Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Fundamento: Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Objetivo: Establecer el procedimiento y protocolo a seguir para el trámite y seguimiento de quejas o denuncias ante el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés (CEPCI) del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. (CPTM), por presuntas conductas contrarias a los Códigos de Ética, Conducta de los Servidores Públicos del CPTM y/o Reglas de Integridad por parte de algún servidor público. Lineamientos: I. Confidencialidad de la información: Por la naturaleza de la información involucrada, se considera esencial que los miembros del CEPCI del CPTM suscriban una cláusula de confidencialidad respecto al manejo de la información que derive de las quejas o denuncias a las que tengan acceso o de las que tengan conocimiento; la cláusula se formalizará mediante el formato que se indica en el Anexo 1. Esto con el fin de salvaguardar la naturaleza de confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá prevalecer respecto del nombre y demás datos de la persona que presente la queja o denuncia, y de los terceros a los que les consten los hechos, a no ser que tengan el carácter de servidores públicos. II. Sobre la presentación de quejas o denuncias y los medios: Quejas.- Son aquellas que se reportan al CEPCI directamente por el afectado, por conductas indebidas de un servidor público, relativas al Código de Ética y de Conducta. Denuncias.- Son aquellas que reporta cualquier persona o servidor público al CEPCI, por observación de conductas indebidas de un servidor público en el desarrollo de su encargo, empleo o comisión, en el marco del Código de Ética y Conducta. Cualquier persona o servidor público podrá presentar la queja o denuncia al Secretario Ejecutivo, físicamente mediante el Formato de Delación, Anexo 2 (CEPCI-01), o de forma electrónica al correo electrónico buzonetica@promotur.com.mx. Podrán presentarse denuncias anónimas, solicitando en su caso se presente alguna evidencia de los hechos, que de pauta al CEPCI para agilizar el trámite correspondiente. 1
Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. III. Sobre la recepción y registro de quejas o denuncias: Presentada la queja o denuncia y para poder continuar con el trámite correspondiente, el Secretario Ejecutivo asignará un folio al expediente. Cuando la queja o denuncia así lo requiera, está deberá ser acompañada del testimonio de un tercero, como se señala en los requisitos del formato de Delación. a) Generación de un folio de expediente: Como garantía de atención y resolución a las quejas o denuncias presentadas, el Secretario Ejecutivo del CEPCI del CPTM, asignará número de folio al expediente correspondiente a cada queja o denuncia en el momento de ser presentada. Éste deberá ser único, consecutivo y por año según el momento en que se reciba cada queja o denuncia, y será responsabilidad del Secretario Ejecutivo velar por la correcta administración de dichos folios, así como salvaguardar la información contenida en cada expediente. b) Acuse de recibo: El Secretario Ejecutivo entregará el acuse de recibo impreso o electrónico a quien haya presentado la queja o denuncia, el cual deberá contener el número de folio del expediente bajo el cual estará respaldada la queja o denuncia, la fecha y hora de recepción, así como la relación de los elementos aportados por el denunciante. El acuse de recibo deberá incluir una leyenda que informe al denunciante lo siguiente: Que la circunstancia de presentar una queja o denuncia, no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación por parte del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. c) Revisión de requisitos mínimos de procedencia: El Secretario Ejecutivo del CECIP del CPTM deberá revisar que la queja o denuncia contenga la siguiente información, sea electrónica o física: 1. Nombre (Opcional). 2. Domicilio o dirección electrónica para recibir notificaciones. 3. Breve relato de los hechos. 4. Datos del Servidor Público involucrado. 5. Medios probatorios de la conducta. 6. Medios probatorios del tercero que haya conocido de los hechos. La revisión de los requisitos no deberá exceder tres días hábiles contados a partir de la recepción de la queja o d) Solicitud de subsanación de deficiencias de la queja o denuncia: Por única vez y en el supuesto de que el Secretario Ejecutivo detecte la necesidad de subsanar alguna deficiencia en la queja o denuncia, solicitará por escrito, correo electrónico o estrados a quien haya 2
Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. presentado ésta, subsane la deficiencia encontrada de manera expedita en un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir de la fecha de haber sido solicitada. De no contar con respuesta alguna por parte del denunciante, el expediente con número de folio se archivará como asunto totalmente concluido. Es importante precisar que la información contenida en la queja o denuncia podrá ser considerada como un antecedente para el CEPCI del CPTM, cuando éstas involucren reiteradamente a un servidor público en particular. e) Aviso al Presidente y demás integrantes del CEPCI del CPTM, para su conocimiento: El Secretario Ejecutivo, mediante correo electrónico, informará al Presidente del CEPCI, sobre la recepción de la queja o denuncia procedentes, el número de expediente asignado y un breve resumen del asunto al que se refiere. En el caso de que la queja o denuncia sea procedente, el Secretario Ejecutivo hará del conocimiento del CEPCI y turnará el expediente original a quien corresponda a efecto de que pueda incorporarse a la orden del día de la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria para su desahogo. Con relación a las quejas o denuncias improcedentes y que no cumplieron con los requisitos establecidos, el Secretario Ejecutivo deberá informar al CEPCI en la sesión correspondiente, sobre la recepción de la queja o denuncia, el número de folio que se le asignó al expediente, y la razón o razones por las que se clasificó como asunto totalmente concluido. IV. De la tramitación, sustanciación y análisis: a) Informe del Presidente al pleno del CEPCI. - El presidente deberá informar mediante correo electrónico a cada uno de los integrantes del CEPCI, sobre la recepción de la queja o denuncia, así como la necesidad de abordar el tema en sesión ordinaria o extraordinaria a efectuarse. Se tendrá un plazo de tres días hábiles contados a partir de la fecha para informar la queja o b) De las medidas preventivas. - Una vez que el CEPCI del CPTM tenga acceso al expediente y lo analice, podrá determinar medidas preventivas cuando la queja o denuncia describa conductas en las que supuestamente se constituyan acciones de hostigamiento, agresión, amedrentar, acoso, intimidación o amenaza a la integridad de una persona o servidor Público. Para determinar las medidas preventivas a que se refiere el punto anterior, deberán establecerse en coordinación con INMUJERES, PRONAID o CNDH. c) Sobre la calificación de la queja o - Para la calificación de la queja o denuncia, el CEPCI del CPTM podrá considerar los siguientes criterios: 3
Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Atenderla por presumir que existen elementos que configuran un probable incumplimiento; o Determinar no competencia del CEPCI para conocer la queja o En caso de no competencia del CEPCI para conocer de la queja o denuncia, el Presidente deberá orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente. Quedará a consideración del CEPCI el informar a otras instancias institucionales sobre su declinación de competencia en favor de dicha instancia, informando al Órgano Interno de Control en su caso. Para determinar la calificación por parte del CEPCI de la queja o denuncia, se contará con un plazo no mayor a treinta días hábiles a partir de haber recibido el expediente de la queja o d) Sobre la atención a la queja o denuncia por parte del CEPCI del CPTM- Si el Comité considera que existe un probable incumplimiento del Código de Ética, Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública o del Código de Conducta de los Servidores Públicos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., y de estimarlo necesario, entrevistará al servidor público involucrado para allegarse de mayores elementos de su delación. La información que derive de las entrevistas, deberá constar por escrito o en medios electrónicos y deberá estar sujeta a la cláusula de confidencialidad suscrita por los miembros del CEPCI, que conocen de las quejas o denuncias. e) Sobre la conformación de una Comisión Permanente o Temporal que conozca de la queja o - El CEPCI del CPTM podrá conformar, en su caso, un Subcomité o Comisión Permanente o Temporal, con al menos tres de los miembros temporales, para que realicen las entrevistas, debiendo éstos dejar constancia escrita, misma que deberá incorporarse al expediente respectivo. f) Recopilación de información adicional. - Los servidores públicos del CPTM deberán apoyar a los miembros del CEPCI y proporcionarán la documentación e informes que requieran, para llevar a cabo sus funciones a cabalidad y poder así, resolver de la manera más imparcial y eficiente posible la queja o En aquellos casos relacionados con conflictos de interés, se solicitará la opinión de la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés de la Secretaria de la Función Pública. g) De la conciliación. - Cuando los hechos narrados en una queja o denuncia afecten únicamente a la persona que la presentó, los miembros del CEPCI podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética y en las Reglas de Integridad. 4
Procedimiento y protocolo para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. En el caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá dar el curso a la queja, dejando constancia de ese hecho en el expediente correspondiente. V. De la resolución o pronunciamiento La resolución o pronunciamiento que emita el CEPCI deberá tener el sentido que el propio Comité determine darle, a partir de las características de la queja o denuncia y del estudio y análisis de la misma. Sin embargo, se debe recordar que la atención de la queja o denuncia deberá concluirse por el CEPCI mediante la emisión de observaciones o recomendaciones, dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de la fecha que se califique como probable incumplimiento. a) De la emisión de la resolución o pronunciamiento por parte del CEPCI: El Secretario Ejecutivo deberá enviar por correo electrónico a los integrantes del CEPCI el proyecto de resolución. El proyecto de resolución que elabore el CEPCI, en pleno deberá considerar y valorar todos los elementos que hayan sido recopilados, así como las entrevistas que se hayan realizado. En el cuerpo del proyecto se deberá establecer si, con base en la valoración de los elementos aportados por el denunciante se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o al Código de Conducta. En sesión extraordinaria, el CEPCI podrán discutir el proyecto de resolución y deberán votar su aprobación, a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o Será facultad del Presidente del CEPCI dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes. b) De la determinación de un incumplimiento. - En el supuesto de que los miembros CEPCI, en pleno, determinen que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o Código de Conducta, se procederá de la siguiente manera: En pleno determinarán sus observaciones. Emitirán sus recomendaciones a la persona denunciada en las que, en su caso, se inste al transgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Reglas de Integridad o al Código de Conducta. De estimar que se actualizó una probable responsabilidad administrativa, informarán al Órgano Interno de Control. Solicitarán al área de Recursos Humanos que dicha recomendación se incorpore al expediente del servidor público. Se remitirá copia de la recomendación al jefe inmediato, con copia al Titular de Unidad Administrativa al que esté adscrito el servidor transgresor. 5
Procedimiento para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. ANEXO 1 CONFIDENCIALIDAD Como parte del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés (CEPCI) del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., me comprometo a 1) Manejar de manera confidencial la información que se genere con motivo de una queja o denuncia presentada en el CEPCI o de las que tenga conocimiento. 2) Guardar confidencialidad sobre esa información como el nombre y datos de la persona que presente la queja o denuncia, y de los terceros a los que les conste los hechos. 3) Solicitar previamente y por escrito autorización para cualquier publicación relacionada con el tema y datos que contenga la queja o denuncia presentadas en el CEPCI. Fecha: Nombre: Firma: 6
Procedimiento para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. ANEXO 2 II. Sobre la presentación de quejas o denuncias y mediante qué medios Formato para formular una delación (CEPCI-01) 7
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Formato de Delación ANEXO 2 II Formato para formular una delación (CEPCI-01) I. Datos de la persona que presenta la delación: Nombre: Puesto: Área de Adscripción: Correo electrónico institucional: Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato: II. Datos de la persona sobre la cual se presenta la delación: Nombre: Puesto: Área de Adscripción: Correo electrónico institucional: Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato: III. Datos de los hechos: Fecha: Lugar: Hora aproximada: Hay testigos: Si No Si se cuenta con los testigos, se deberá llenar la siguiente sección Nombre: Puesto: Área de Adscripción: Nombre y Cargo del Jefe Superior Inmediato: 8
C Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Formato de Delación IV. Descripción de los hechos que dan origen a la delación V. Pruebas Para sustentar la delación cuenta con algún tipo de pruebas: Si No En el caso de que su respuesta sea afirmativa deberá detallar en la siguiente sección y anexarlo al presente formato. Descripción de las pruebas: Nombre y firma de quien presenta la delación 9
Procedimiento para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Resumen RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO 1) Promovente. Hace del conocimiento del Comité presuntos incumplimientos al Código de Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta, mediante la entrega al Secretario Ejecutivo del formato para formular una delación o vía correo electrónico a la dirección buzonetica@promotur.com.mx 2) Secretario Ejecutivo. 3) Secretario Ejecutivo. Recibe y asigna número de folio al expediente de la queja o denuncia y verifica que se acompañe del testimonio de un tercero. Entrega acuse de recibo impreso o electrónico al denunciante En el supuesto de que la queja o denuncia no cumpla con los requisitos, solicita al Promovente que se subsane, indicándole el motivo de la solicitud. 4) Promovente. Recibe solicitud y revisa, si hay omisiones en la queja o denuncia, las subsana y entrega lo correspondiente, para continuar con el trámite 5) Secretario Ejecutivo. Recibe información que subsane el no cumplimiento y continua trámite. En el supuesto de que no se subsanen las omisiones de la queja o denuncia en el tiempo establecido, archiva el expediente como asunto concluido y elabora informe. No A la entrega de la queja o denuncia Tres días hábiles a partir de la recepción de la queja o Cinco días hábiles contados a partir de la fecha de haber sido solicitada. EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA - Formato Anexo 2 Delación -Correo electrónico: buzonetica@promotur.com.mx - Expediente de la queja o denuncia con número de folio. - Testimonio de un tercero. - Acuse de recibo. - Correo electrónico o, en su caso, notificación al Promovente. - Expediente de la queja o denuncia con número de folio. - Solicitud para subsanar. - Solicitud para subsanar. - Correo electrónico o en su caso, escrito del Promovente. No - Información complementaria. - Expediente completo. - Informe. 10
Procedimiento para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO 6) Secretario Ejecutivo Envía correo electrónico informando al Presidente del CEPCI y adjunta breve resumen del asunto para su instrucción. De proceder, informará al CEPCI y turnará el expediente original, para incorporarse a los asuntos a tratar en la sesión correspondiente. 7) CEPCI Recibe expediente original, convoca a sesión a los integrantes del comité 8) CEPCI En la sesión correspondiente se analiza la queja o denuncia y en su caso determina medidas preventivas. 9) CEPCI Califica la queja o denuncia y determina: Si existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o el Código de Conducta. - Un día hábil a partir de que los requisitos de la Delación estén completos. - Tres días hábiles instrucción del Presidente Treinta días hábiles a partir de que los requisitos estén completos. Se conforma en la misma sesión en que se califica la queja o EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA - Correo electrónico. - Expediente original de la queja o Convocatoria Acta de la sesión. Acta de la sesión. 10) Presidente del Comité 11) Secretario Ejecutivo No competencia del CEPCI, notifica al Promovente y lo orienta para que acuda a la instancia correspondiente. Atiende mediante entrevistas la queja o denuncia, se allega de mayores elementos y presenta Proyecto de resolución al CEPCI. Cinco días hábiles a partir de la calificación. Veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la calificación. -Correo electrónico o, en su caso, oficio al Promovente. -Expediente de la queja o -Actas de entrevistas. -Correo electrónico solicitando informes y documentación. -Correo al Secretario Ejecutivo -Expediente de la queja o - Proyecto de resolución. 12) CEPCI El Secretario Ejecutivo recibe y envía a los miembros del Comité correo electrónico con el proyecto de resolución. Un día hábil contados a partir de la fecha Recepción del proyecto. -Correo electrónico. -Expediente de la queja o - Proyecto de resolución. 11
Procedimiento para la recepción y atención de quejas o denuncias recibidas en el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO 13) CEPCI - Convoca a sesión en la que el Secretario Ejecutivo explica el proyecto de resolución al Comité. - En el mismo acto se aprueba o modifica el proyecto de resolución, así como se determinarán sus observaciones y emitirán sus recomendaciones. - Autorizada la resolución y de considerar que hubo una probable responsabilidad administrativa, informara al Órgano Interno de Control. - Solicitará a la Dirección de Recursos Humanos que la resolución se incorpore al expediente del servidor público involucrado. - Notificará al servidor público promovente, al involucrado motivo de la queja o denuncia, y remitirá copia de la recomendación al jefe inmediato y al titular de la unidad administrativa a la que se encuentre adscrito el involucrado. FIN La atención de la queja o denuncia deberá concluir en un plazo máximo de tres meses a partir de que se califique como probable incumplimiento. EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA - Acta de la sesión. - Resolución. - Notificaciones. - Expediente con resolución final. - Oficios en su caso. 12