SUBSECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA INSTRUCTIVO Instructivo para Formalizar Instalaciones de Alimentos a través de la Plataforma Digital (ASDigital) Usuario Externo DIPOL /TIC - ASD
1. OBJETIVO El objetivo de este instructivo es especificar el flujo de las solicitudes de formalización de instalaciones de alimentos (instalaciones, Vehículo de transporte, y vendedor ambulante) en la Plataforma Digital (PD), disponibles para los roles que participan en el proceso de formalización. 2. DEFINICIONES Formalización: Revestir de los requisitos legales desde el punto de vista sanitario a las instalaciones o personas, que involucra la revisión del cumplimiento de lo establecido en el código sanitario y en los reglamentos y normas vigentes que se expresa en un acto administrativo establecido a través de una resolución. Instalación: Es todo establecimiento, recinto, local, lugar de trabajo, predio industrial, empresa, etc., que posea un responsable, una ubicación o dirección definida y un perímetro acotado, en el cual se realicen actividades suscritas a un proceso de formalización o fiscalización por una Autoridad Sanitaria Regional. Fin: Es la caracterización específica de una instalación de acuerdo a las actividades que allí se realizan. Cada fin está conformado por un par [acción + objeto], por ejemplo: elaborar + productos lácteos, expender + confites, transportar + alimentos que requieren frío, etc. Para cada fin existe un riesgo sanitario asociado. Los fines determinan los requisitos reglamentarios específicos que debe cumplir una instalación para poder ser autorizada, o si está o no afecta a las modalidades de autorización inmediata para actividades consideradas de bajo riesgo. Funcionalidades: es una forma de definir tareas específicas dentro de la plataforma, configurables en la administración de perfiles y roles. Roles: "Titulo" o especialidad con que se reconoce formalmente a un conjunto de funcionalidades asociadas una persona que lo desempeña conforme a la capacitación y/o experiencia requerida, tanto dentro o fuera de las SEREMI. Como ejemplo de roles se puede citar a un usuario externo, Funcionario de atención presencial, un fiscalizador y un supervisor de área. Perfiles: Definición de sistema, que entrega información acerca de las características de un usuario determinado, al cual se le asignan roles y funcionalidades dentro de la plataforma. Documento Firmado: cada documento a través del cual se formaliza el cierre de una solicitud, como por ejemplo una resolución.
Firma Electrónica Avanzada (FEA): aquella que permite autenticar certificados electrónicos haciéndolos cumplir con las características básicas de un certificado digital y cumplir con los requisitos de verificación de identidad, establecidos por la ley 19.799. Usuario: Cualquier ciudadano, persona natural o jurídica que hace una solicitud para la formalización de una instalación de alimentos y utiliza la PD como vía de ingreso y aquellos que gestionan el proceso en la institución. Por tanto se distinguen dos tipos de usuario: los externos y los internos, donde ambos tienen acceso a las diversas funcionalidades de la PD y mediante éstas, se relacionan con los trámites en sus diversos estados. Usuario Externo: Cualquier ciudadano, persona natural o jurídica, que hace una solicitud para la formalización de una instalación de alimentos, que genera personalmente un registro en la PD mediante formulario de ingreso, completando los campos mail, Rut, dirección, entre otros, lo que permite que desde la plataforma en forma automática, se le envié su nombre de usuario y contraseña a su casilla de correo electrónica registrada. Un usuario registrado puede ingresar trámites. Usuario Interno: Cualquier funcionario designado por la SEREMI para cumplir la función de informar al usuario sobre la formalización de instalaciones de alimentos, de ingresar su solicitud y antecedentes en la PD y aquellos que gestionan su tramitación hasta emitir su resolución. Todo funcionario que es registrado en la PD genera en forma automática su nombre de usuario y contraseña. Plataforma Digital (PD); Sistema que poseen las SEREMI de Salud, para realizar las solicitudes de formalización de instalaciones de alimentos, ingresando a la dirección web http://asdigital.minsal.cl utilizando el navegador Google. 3. PLATAFORMA DIGITAL El procedimiento de autorización sanitaria de instalaciones de alimentos en la PD cuenta con un proceso de back office que considera reglas de negocio a través de un flujo automatizado, el que tiene roles y funcionalidades disponibles para la formalización de prestaciones. Los sustentos técnicos respecto del pronunciamiento de una solicitud de Autorización Sanitaria de Instalaciones de Alimentos, son los entregados por la normativa vigente, Decreto Supremo 977/96 Reglamento Sanitario de los Alimentos, según el tipo de instalación y fines seleccionados. Estos requerimientos son entregados al usuario, como información producto de consultas preliminares y a través de un documento impreso al momento de ingresar una solicitud con antecedentes completos.
3.1 REGISTRO DE USUARIOS Para utilizar la Plataforma Digital los usuarios externos deben registrarse utilizando las funcionalidades disponibles. Antes de ingresar un trámite en internet, el usuario externo debe seleccionar el navegador Google Chrome y desde ahí dirigirse a la dirección http:// asdigital.minsal.cl Debe presionar en donde se indica ingresa aquí : Una vez seleccionada esta opción se desplegará la siguiente pantalla de registro:
El Registro de Usuario contiene los campos que deben llenarse de forma obligatoria: - Nombre Completo (Razón Social si es una persona jurídica) - Rut - Dirección - Región a la que pertenece el usuario - Comuna de la región seleccionada - Teléfono de contacto - Email (es un campo de extrema importancia ya que a ese correo electrónico se envían los datos personales para acceder a la plataforma) Si quien realiza el registro a la plataforma digital es una Persona Jurídica, debe completar la sección Si Tiene Representante Legal, cuyos campos en este caso son obligatorios. Cuando finaliza el llenado de los campos, debe presionar en Registrar!, apareciendo el siguiente mensaje en la pantalla Cuando presione en Aceptar, debe dirigirse a su correo con el que se registró en la PD para empezar a usar la plataforma. 3.2 CORREO ELECTRONICO Cuando se finalice su registro, recibirá un correo electrónico en donde se le da la Bienvenida a la PD y junto a ello se indica su Nombre de Usuario y Contraseña de acceso, la que contiene los siguientes datos:
4. Ingreso Solicitud de Formalización de Instalaciones de Alimentos El Usuario puede realizar ingreso de una solicitud accediendo personalmente al sistema (vía remota), o a través de atención presencial en las oficinas de la SEREMI de Salud. El arancel correspondiente al trámite, es calculado de acuerdo al tipo de instalación, fines seleccionados y capital declarado. De la misma forma, el usuario puede pagar en forma presencial o vía web. Es importante indicar, que para efectos formales, se considera iniciado un trámite cuando se completan los antecedentes y existe el pago del arancel propio de dicho trámite. a) Pantalla de Inicio b) Inicio de Solicitud Para ingresar una Autorización de Alimentos debe desplegar el menú de la pestaña Trámites y seleccionar Autorización de Alimentos. Se le solicitarán los siguientes antecedentes de la instalación: Tipo de Instalación: Corresponde al listado de tipos de instalación del rubro alimentos, cada uno de los cuales tiene asociados Ejemplos en el
botón respectivo, que permite relacionar el concepto reglamentario de instalación con el nombre de uso común para estas instalaciones. Nombre de Fantasía: Corresponde al nombre propio que lleva la instalación Giro Municipal: Corresponde al o los giros municipales para los cuales solicitará patente. Deben estar relacionados con lo que se está solicitando a la Autoridad Sanitaria Deberá seleccionar el Tipo de Instalación desde el listado desplegable, el cual abarca todos los tipos de instalación de alimentos de consumo humano susceptibles de autorización. Ademas deberá ingresar el Nombre de Fantasía de la instalación, y el Giro municipal que corresponde a la patente específica que solicitará en la Municipalidad correspondiente. En el caso específico de Tipo de Instalación Vehículo de transporte de alimentos y Vendedor ambulante, se desplegarán las secciones pertinentes con las mismas funcionalidades que las que se describen a continuación a modo genérico. Una vez que selecciona un Tipo de Instalación, debe seleccionar el botón celeste Fines, el cual desplegará una ventana listando los distintos fines o actividades posibles de seleccionar, marcando sus respectivos botones de selección. Puede seleccionar un fin o múliples fines para finalmente confirmar presionando el boton azul Agregar. Esta selección desplegará una pantalla para ingresar los atributos de la instalación, necesarios para la tramitación pertinente.
4.1 ATRIBUTOS Los atributos corresponden a un conjunto de características específicas de la instalación que se desa formalizar. Todos los campos deben ser llenados en forma obligatoria. Una vez completados los atributos, podrá acceder a la siguiente sección. 4.2 REQUISITOS En esta sección se despliega el listado de requisitos sanitarios vinculados al tipo de instalación y fines seleccionados. Para ello, debe seleccionar el botón Mostrar/ocultar. Esta sección es informativa y no requiere el ingreso de antecedentes. Luego de revisar la información, podrá acceder a la siguiente sección.
4.3 ANTECEDENTES Corresponde al listado de antecedentes o documentos que deben ser adjuntados en la misma PD para continuar la tramitación. Estos deben ser adjuntados según corresponda, seleccionando el ícono de la columna Adjuntar especificando la ruta de ubicación de los archivos digitalizados. Para visualizar el documento adjuntado debe seleccionar el ícono de la columna Descargar pudiendo eliminar el documento adjuntado, seleccionando el ícono Eliminar. El no adjuntar los documentos requeridos, impedirá continuar el trámite. Recuerde que estos antecedentes serán revisados en el proceso, pudiendo generar el rechazo de la solcitud en caso de omisión o falta de veracidad. 4.4 IDENTIFICACION DEL SOLICITANTE En esta sección se debe ingresar el Rut del usuario solicitante del trámite, el cual debe estar registrado en el sistema. 4.5 DIRECCIÓN DE LA INSTALACIÓN.
Corresponde a los datos de la dirección de la instalación objeto de la tramitación. Se debe indicar el nombre de la calle, el número asignado, y en Otro se debe especificar el nombre de la villa, población, departamento, pudiendo agregar otros datos referencia que faciliten ubicar la instalación. El dato de la región y comuna respectiva permitirá al sistema, direccionar el trámite a la SEREMI con jurisdicción sobre la instalación, esto una vez pagado vía web o cuando se seleccione Pago Caja. 4.6 CONTACTO DEL TRAMITE Corresponde a los datos de quién será la persona de contacto establecido para el trámite específico. Para agregar estos datos, se debe seleccionar el botón Agregar Contacto, lo cual desplegará una ventana con los cuadros de texto correspondiente. Una vez incorporados los datos pertinentes, se debe seleccionar el botón Aceptar. También puede Buscar contactos guardados previamente. 4.7 DATOS GENERALES El formulario requiere en forma obligatoria completetar el requisito Capital Declarado, que sirve como base para el cálculo de arancel del trámite. En el caso de contar con beneficio social, seleccinar el programa afecto entre los establecidos en el listado desplegable. La selección de un Beneficio Social, hace obligatorio adjuntar el documento legal que acredite dicho beneficio.
4.8 DECLARACION DE CUMPLIMIENTO Una vez ingresados la totalidad de los datos requeridos, se despliega una declaración del conocimiento de los requisitos y veracidad de los antecedentes ingresados. Si se cumplen las dos condiciones, el usuario debe seleccionar Declaro conocer las condiciones. Esto generará el documento Declaración de cumplimiento de requisitos sanitarios, que lo hace responsable del ingreso del trámite y que quedará disponible en forma permanente en carpeta del trámite. Para finalizar el ingreso de los datos de la solicitud se debe seleccionar el botón Guardar Trámite. 4.9 Pago Una solicitud adecuadamente ingresada, queda disponible para el pago del arancel correspondiente. Luego del pago pasa a evaluación técnica.