. Referencia rápida. En esta unidad hemos aprendido a crear un nuevo libro y a insertar información en él. También hemos comenzado a darle formato y hemos visto cómo debemos guardarlo para poder utilizarlo en nuevas ocasiones. A continuación se incluye una guía de referencia rápida, que puede resultarte de utilidad para revisar los conceptos estudiados. Crear un nuevo libro 1. Hacer clic en la pestaña del menú Archivo. 2. Seleccionar la opción Nuevo. 3. Por defecto aparece seleccionada la opción Libro en blanco. Esta opción permite la creación de un nuevo libro sin ningún dato ni formato predefinido. 4. Finalmente hacer clic en el botón Crear para poder comenzar a trabajar con el nuevo documento. 1
Celdas, filas, columnas y hojas Un libro contiene diferentes hojas. A su vez, cada hoja está estructurada en filas y columnas. Las intersecciones entre estas filas y columnas forman las celdas, que son el espacio en el que introduciremos la información en Excel. Moverse por el libro Podemos desplazarnos por el libro utilizando los siguientes elementos: Con el ratón Podemos desplazarnos entre las diferentes hojas del libro haciendo clic sobre la etiqueta deseada y utilizando los botones de desplazamiento de hojas. Para desplazarnos dentro de una hoja, podremos emplear las barras de desplazamiento vertical y horizontal. Con el teclado o o o Movimiento celda a celda Movimiento pantalla a pantalla Movimiento en bloques,,,, Tab o Intro RePág, AvPág Inicio, Fin, Ctrl+Inicio, Ctrl+Fin Con el cuadro de nombres Escribir en el Cuadro de nombres la referencia de la celda que se desea activar y pulsar la tecla Intro. Introducir y editar datos Para introducir información en una celda: Hacer clic en la celda deseada y comenzar a escribir. Los datos que introduzca el usuario aparecerán simultáneamente en la celda activa y en la barra de fórmulas. Para finalizar pulsar tecla Intro o Tab, según deseemos continuar escribiendo en la celda situada debajo de la celda activa o en la situada a su derecha. 2
Para modificar un contenido insertado previamente en una celda: Seleccionar la celda que contiene el valor que se desea modificar. Colocar el punto de inserción en la celda, es posible hacerlo de diferentes modos: Hacer un "clic" en la Barra de fórmulas. Hacer "doble clic" sobre la celda activa. Realizar las modificaciones deseadas. Pulsar Intro o Tab para validar los cambios. Seleccionar celdas Podemos seleccionar diferentes elementos de un libro de Excel: Para seleccionar Una celda Un rango Una fila o columna Varias filas o columnas Seleccionar toda la hoja Hacer Clic sobre la celda Clic sobre la primera celda y arrastrar hasta la última Clic en encabezado de fila o columna Clic sobre un encabezado (de fila o columna) y arrastrar hasta conseguir el rango deseado Clic sobre el botón Seleccionar todo Modificar el aspecto de la hoja Para modificar el aspecto de una hoja: Seleccionar la celda, el rango, o texto al que deseamos modificar el formato. En la Cinta de opciones, hacer clic sobre la ficha Inicio. Hacer clic sobre el botón o botones correspondientes al formato que deseamos aplicar. En el grupo Fuente encontramos los siguientes botones. Fuente Tamaño de Fuente Bordes Color de relleno Agrandar/Encoger fuente Estilos: Negrita, Cursiva o Subrayado Color de fuente 3
Ancho de columna y alto de fila Para modificar el ancho de las columnas o el alto de las filas podemos utilizar: El ratón Situar el puntero del ratón sobre la línea que separa dos encabezados de fila y cuando cambie de aspecto (tomando el de una doble flecha ) pinchar y arrastrar en la dirección deseada. La Cinta de opciones Seleccionar las filas o columnas que se desean modificar Hacer clic en la ficha Inicio. En el grupo Celdas hacer clic en el botón Formato. Escoger Alto de fila o Ancho de columna. Escribir el valor deseado. Hacer clic en Aceptar. Alinear el contenidoo de la celda Excel nos permite elegir la posición del texto dentro de la celda, paraa ello contamos con diferentes opciones de alineación y orientación en el grupo Alineación de la ficha Inicio. 4
Mini barra de herramientas La mini barra de herramientas nos permite acceder rápidamente a las opciones de formato más frecuentes: fuente, color de texto... Esta mini barra de herramientas aparece automáticamente cuando seleccionamos un texto, mostrando un aspecto semitransparente, que cambia cuando pasamos el ratón sobre ella. También se muestra la mini barra de herramientas cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una celda o un rango de celdas. Sumar celdas Una de las operaciones más básicas y frecuentes que solemos desear realizar es sumar todos los datos contenidos en una columna o fila. Para ello: Hacer clic en la celda en la que deseamos que aparezca el resultado. Elegir una del las dos opciones: 1. En la ficha Inicio, hacer clic en el botón Suma del grupo Modificar. 2. En la ficha Formulas, hacer clic en el botón Autosuma del grupo Biblioteca de funciones. Excel inserta una fórmula y rodea con un contorno discontinuo de color las celdas incluidas en la misma: Si el rango elegido por defecto es correcto pulsamos la tecla Intro/Enter. En caso contrario, seleccionamos el grupo de celdas que deseamos sumar, y lo validamos pulsando la tecla Intro/Enter. Guardar un libro Para guardar un libro por primera vez debemos seguir los siguientes pasos: Hacer clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. Especificar la ubicación y nombre del archivo. Hacer clic en el botón Guardar. 5
Cerrar y salir de Excel A medida que vamos abriendo libros de Excel, todos se abren en una ventana de libro dentro de la ventana de Excel. A la hora de cerrar tenemos varias opciones: Clic en Para Botón Cerrar de la ventana del libro Cierra el libro de Excel, pero se mantiene abierto el programa Botón Cerrar de la ventana de Excel Cierra los libros abiertos de uno en uno. Sin embargo, al cerrar el último libro abierto se cerrará también el programa. Botón de Office - Salir de Excel Cierra Excel y todos los libros abiertos en él. 6