Lima, IUsn.20\3 N 058-2013-SG/MC Vistos, el Informe N 023-2013--00M-OGPP-SG/MC de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, y el Informe N 466-2013-0GAJ-SG/MC de la Oficina General de Asesoría Jurídica, y; CONSIDERANDO: Que, el Ministerio de Cultura es un organismo del Poder Ejecutivo con personería jurídica de derecho público; Que, mediante Decreto Supremo N 005-2013-MC se aprobó el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura; Que, conforme al numeral 14.6 del artículo 14 del precitado Reglamento, la Secretaría General tiene entre sus funciones aprobar, cuando corresponda, o tramitar la aprobación de directivas sobre asuntos de administración interna del Ministerio; Que, la Oficina General de Asesoría Jurídica, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, ha propuesto la Directiva denominada: tldírectiva para el Trámite y Atención de Expedientes en la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura"; Que, con los documentos del visto, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina General de Asesoría Jurídica emitieron su opinión favorable respecto a la aprobación de la Directiva antes mencionada; Que, el literal c) del numeral 7.2 de la Directiva "Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas del Ministerio de Cultura", aprobada por Resolución Ministerial N 129-2011-MC de fecha 14 de abril de 2011, dispone que la Secretaría General o Viceministerio, según corresponda, aprobará las Directivas de considerarlo conveniente, numerando y expidiendo las respectivas resoluciones; Que, en tal sentido, corresponde aprobar la Directiva antes señalada, con la finalidad de optimizar y uniformizar el procedimiento a seguir para la tramitación de los expedientes que se dirigen a la Oficina General de Asesoría Jurídica, conforme a lo establecido en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y en el marco de las competencias atribuidas a dicho órgano en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura; Con el visado del Director General (e) de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, y el Director General de la Oficina General de Asesoría Jurídica, y;
De conformidad con la Ley N 29565, Ley de creación del Ministerio de Cultura; Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General; y, el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura, aprobado por Decreto Supremo N 005-2013-MC; SE RESUELVE: Artículo 1._ Aprobar la Directiva W O O 5-2013-SG/MC, denominada: "Directiva para el Trámite y Atención de Expedientes en la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura"; que como anexo forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo 2._ Disponer la publicación de la presente Resolución y su anexo, en el portal institucional del Ministerio de Cultura (www.cultura.gob.pe). Regístrese y comuníquese. AL REDO LUNA BRICEÑO Secretario General
Ministerio de Cultura DIRECTIVA N DOS -2013-SG/MC DIRECTIVA PARA EL TRÁMITE Y ATENCiÓN DE EXPEDIENTES EN LA OFICINA GENERAL DE ASESORíA JURíDICA DEL MINISTERIO DE CULTURA l. OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir en la tramitación y atención de los expedientes dirigidos a la Oficina General de Asesoría Jurídica. 11. FINALIDAD Optimizar y uniformizar el procedimiento a seguir para la tramitación de los expedientes que se dirigen a la Oficina General de Asesoría Jurídica, en el marco de las competencias atribuidas a dicho órgano en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura, y conforme a lo establecido en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Dotar de un instrumento de información y orientación al personal que interviene en la ejecución de las labores que competen a la Oficina General de Asesoría Jurídica, a fin de optimizar el ejercicio de las funciones de dicha oficina en relación con el trámite y atención de expedientes. 111. BASE LEGAL Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. Ley N 29565, Ley de creación del Ministerio de Cultura. Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura aprobado por Decreto Supremo N 005-2013-MC. Resolución Ministerial N 129-2011-MC, que aprueba la Directiva N 002 2011/MC denominada: "Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas del Ministerio de Cultura". IV. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios, servidores y todo aquel personal que labora o presta servicios en el Ministerio de Cultura. V. RESPONSABILIDAD La Oficina General de Asesoria Jurídica, dependiente de la Secretaría General, es el órgano responsable de la aplicación, seguimiento y evaluación de lo establecido en la presente Directiva. VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 De los expedientes Los expedientes que se dirijan a la Oficina General de Asesoría Jurídica, deben indicar con precisión y claridad las cuestiones sobre las que se estime necesario su pronunciamiento, sujetándose a las funciones previstas en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio. 1
Ministerio de Cultura 6.2 Ámbito de competencia de la Oficina General de Asesoría Jurídica La Oficina General de Asesoría Jurídica, conforme al artículo 25 del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura, tiene entre sus funciones: 6.2.1 Asesorar y absolver consultas de la Alta Dirección, en asuntos de carácter jurídico vinculados a las competencias del Sector Cultura. 6.2.2 Evaluar los expedientes administrativos y proyectos de resolución a ser expedidos por la Alta Dirección. 6.2.3 Emitir opinión legal sobre los recursos administrativos, quejas y oposiciones que deban ser resueltos por la Alta Dirección. 6.2.4 Visar los convenios y contratos a ser suscritos por la Alta Dirección. 6.2.5 Visar los proyectos de dispositivos legales que expida la Alta Dirección. 6.2.6 Evaluar, formular y proponer disposiciones legales o reglamentarias sobre materias vinculadas al Sector o las que le encomiende la Alta Dirección. 6.2.7 Emitir pronunciamiento legal definitivo respecto de las discrepancias de carácter jurídico que se produzcan dentro de un órgano o entre órganos u organismos del Ministerio, cuando así lo requiera la Alta Dirección. 6.3. De las solicitudes contenidas en los expedientes Las solicitudes remitidas por la Alta Dirección a la Oficina General de Asesoría Jurídicadeberán estar orientadas exclusivamente a la absolución y asesoramiento de los asuntos de carácter jurídico, así como en los que se requiera pronunciamiento legal definitivo respecto a las discrepancias jurídicas surgidas dentro de un órgano, o entre órganos u organismos del Ministerio, siempre y cuando lo solicite la Alta Dirección. Para efectos de emitir el referido pronunciamiento legal, es imprescindible que la unidad orgánica, órgano u organismo no puedan efectuar la absolución de la misma, lo cual deberá estar debidamente sustentado en la solicitud respectiva. 6.4. Finalidad de las solicitudes contenidas en los expedientes Las solicitudes remitidas a la Oficina General de Asesoría Jurídica deberán estar orientadas exclusivamente a la absolución y asesoramiento de los asuntos de carácter jurídico en los que la Alta Dirección deba emitir un pronunciamiento, así como en los planteados por las unidades orgánicas del Ministerio en donde el fundamento jurídico de la pretensión sé.~ razonablemente discutible o los hechos sean controvertidos jurídicamente, si~' que dicha absolución pueda ser efectuada por la propia unidad orgánica: órgano y organismo solicitante. VII. DISPOSICIONES ESPECíFICAS 7.1 Del procedimiento 7.1.1 Los expedientes que ingresan a la Oficina General de Asesoría Jurídica para su atención, son registrados en el Sistema de Registro de ~p'.~,. 2
Ministerio de Cultura Documentos, en el mismo día de su recepción, previa verificación de la documentación adjunta, por parte de la secretaria de la Oficina General. Asimismo, se debe tener en cuenta que el horario de atención y recepción de los expedientes de la Oficina General de Asesoría Jurídica es de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. Lo señalado precedentemente estará sujeto a la política documentaria que adopte la Secretaría General. 7.1.2 Los expedientes ingresados y registrados, son puestos en conocimiento del Director General para su revisión y correspondiente asignación al personal que labora en la Oficina General dentro de las veinticuatro (24) horas de recibidos, para su evaluación, calificación y atención, dentro de los plazos respectivos. 7.1.3 Una vez atendidos los expedientes, éstos serán despachados con el Director General para su aprobación. 7.1.4 Con el visado del Director General, se remiten los expedientes a la secretaria de la Oficina General, con el informe o memorando y documentación adicional necesaria, para su correspondiente descargo en el Sistema de Registro de Documentos y derivación. 7.2 Del contenido de las solicitudes 7.2.1 Las solicitudes a las que se refiere el numeral 6.3 de la presente Directiva, deberán cumplir y adjuntar lo siguiente: 7.2.1.1 Requerimiento donde conste en forma precisa y clara la solicitud de atención, asr como antecedentes completos y debidamente foliados. 7.2.1.2 Informe técnico de la unidad orgánica, órgano u organismo solicitante, en los casos que corresponda. 7.2.1.3 Informe del asesor legal o abogado de la unidad orgánica, órgano u organismo solicitante, en los casos que corresponda. 7.2.1.4 Proyecto de dispositivo normativo, en los casos que corresponda. 7.2.1.5 Exposición de Motivos, análisis costo beneficio y análisis del impacto de la vigencia de la norma en la legislación nacional, en los casos que corresponda. 7.2.1.6 Ayuda Memoria, en los casos que corresponda. 7.2.1.7 Soporte magnético del proyecto de dispositivo legal o remisión del archivo por correo electrónico (ogaj@mcultura.gob.pe). Para la recepción de la solicitud es indispensable que se cumpla con lo establecido en el presente numeral, y que los expedientes que contienen la misma, cuenten con todos los requisitos previstos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Entidad vigente, la normatividad legal aplicable y otros dispositivos de cumplimiento interno del Ministerio. 3
Ministerio de Cultura Al respecto, la Oficina General de Asesoría Jurídica no será responsable por la omisión o incumplimiento de los procedimientos que se encuentran a cargo de la unidad orgánica, órgano u organismo solicitante, quienes serán los únicos responsables por la verificación del cumplimiento de los requisitos que corresponden a cada procedimiento. En caso la solicitud sea recibida e incumpla con alguno de los requisitos antes mencionados o se aprecie que sólo se requiere la confirmación de anteriores pronunciamientos u opiniones adoptadas por la Oficina General de Asesoría Jurídica, se procederá a su devolución. 7.2.2 Tratándose de los convenios, contratos y proyectos de dispositivos legales remitidos por la Alta Dirección para su visado, se adjuntará a los mismos el informe técnico y/o legal, según corresponda, de la unidad orgánica, órgano u organismo respectivo, así como los antecedentes completos que los sustenten. En caso no se cumpla con lo dispuesto en el párrafo precedente dicha documentación no será recibida por la secretaria de la Oficina General de Asesoría Jurídica, o serán devueltos a la unidad orgánica, órgano u organismo solicitante a más tardar al día siguiente de su recepción. Una vez que se cuente con la documentación completa, se realizará el visado del convenio, contrato o proyecto respectivo, derivándose de inmediato a la Alta Dirección para su trámite correspondiente, sin perjuicio del cumplimiento de los procedimientos específicos regulados en otros dispositivos legales internos. 7.2.5 Los expedientes que sean remitidos a la Oficina General de Asesoría Jurídica, sujetos a plazo, conforme a la Ley del Procedimiento Administrativo General, u otros plazos previstos internamente por la Alta Dirección, deberán ser enviados a más tardar tres (3) días hábiles antes de su vencimiento, bajo responsabilidad de la unidad orgánica, órgano u organismo que dilató la tramitación del expediente, salvo norma legal en contrario. 7.2.6 Las coordinaciones para la atención de los expedientes podrán ser efectuadas por escrito, vía correo electrónico, teléfono, reuniones de coordinación o interactuando directamente con la unidad orgánica, órgano u organismo competente. 7.2.7 La opinión de la Oficina General de Asesoría Jurídica materializada en el informe o documento correspondiente, dará cumplimiento a lo solicitado siendo, los posteriores actos de gestión documental, de exclusiva responsabilidad de la unidad orgánica, órgano u organismo que solicitó la consulta. 7.3 Seguimiento y monitoreo 7.3.1 La Oficina General de Asesoría Jurídica podrá solicitar al órgano competente la publicación de los informes legales que tengan efectos en derechos de terceros, o los que deban ser de conocimiento público por residir en temas de interés general, en el Portal de Transparencia del Ministerio de Cultura (www.cultura.gob.pe). 4
Ministerio de Cultura 7.3.2 La Oficina General de Asesoría Jurídica es responsable del seguimiento y monitoreo del procedimiento y lineamientos establecidos en la presente Directiva, dando cuenta sobre su cumplimiento a la Secretaría General. VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1 La Secretaría General del Ministerio de Cultura, a propuesta de la Oficina General de Asesoría Jurídica, dictará las medidas complementarias que se requieran para la correcta aplicación de la presente Directiva. 8.2 Las unidades orgánicas que a la fecha de emisión de la presente Directiva, tengan expedientes que se encuentren en trámite ante la Oficina General de Asesoría Jurídica, deberán adecuar su tramitación a lo establecido en la presente Directiva, para lo cual la referida Oficina General deberá realizar las acciones que sean necesarias. 5