PROGRAMA FIDES-AUDIT INFORME PROVISIONAL DE EVALUACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD FACULTADE DE VETERINARIA UNIVERSIDADE DE SANTIAGO DE COMPOSTELA
INFORME PROVISIONAL DE EVALUACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DATOS DEL CENTRO EVALUADO Universidad Universidade de Santiago de Compostela Centro Alcance del SGIC Todas las titulaciones que se imparten en el centro Fecha de presentación 31/05/10 VALORACIÓN GLOBAL DE LA EVALUACIÓN DEL DISEÑO DEL SGIC La Comisión de Evaluación de la ACSUG, una vez examinada la documentación que integra el diseño del SGIC del citado centro, emite la siguiente valoración global: POSITIVA POSITIVA CONDICIONADA NEGATIVA Página 2 de 12
1.- JUSTIFICACIÓN DE LA VALORACIÓN GLOBAL La Comisión de Evaluación quiere resaltar la satisfacción que le ha proporcionado la oportunidad de evaluar el Sistema de Garantía Interna de Calidad de la Facultad de Veterinaria. Esta comisión desea agradecer la profesionalidad de los responsables y de todas las personas que participaron en la elaboración del SGIC. Uno de los beneficios de la evaluación es, precisamente, recibir un informe elaborado por un equipo independiente y externo al centro, que contiene los puntos fuertes y las áreas de mejora más importantes identificadas, así como las sugerencias para llevar a cabo la implantación del SGIC con las mayores garantías de éxito. El objetivo fundamental del informe es la mejora continua; en este sentido, esperamos que su centro estime constructivos los comentarios y sugerencias que hemos incorporado. La Comisión de Evaluación está formada por 6 evaluadores seleccionados en base a los criterios establecidos por la ACSUG a tal efecto y que se encuentran publicados en su página Web. La evaluación del SGIC ha sido realizada de forma colegiada: cada uno de los miembros de la comisión ha valorado de forma individual la documentación del SGIC de su centro, posteriormente se ha celebrado una reunión de consenso para elaborar el informe definitivo. Debido a que la valoración final ha sido de Positiva condicionada, es necesario realizar una serie de modificaciones en el diseño del SGIC, con objeto de subsanar las debilidades que se ponen de manifiesto en este documento. Una vez recibida la documentación modificada, la Comisión de Evaluación desarrollará un proceso de revisión en el que se analizarán las modificaciones incorporadas. En caso de que en el documento se siguiesen detectando carencias u omisiones que afecten de forma integral y decisiva al sistema, la valoración del SGIC podría ser negativa. Página 3 de 12
2.- FORTALEZAS A juicio de la Comisión de Evaluación, a continuación se detallan las fortalezas más significativas de la propuesta presentada: 1.- Diseño de procedimientos específicos para cada una de las directrices del programa FIDES-AUDIT (clave, estratégicos, apoyo y medición), con una estructura concreta que permite observar con detalle la secuencia de cada uno de ellos. 2.- Desarrollo de mecanismos que regulan y garantizan la puesta en marcha de la mayoría de los procedimientos. 3.- Existencia de órganos con capacidad para gestionar los diferentes aspectos relacionados con todos los procedimientos, destacando la Comisión de Garantía de Calidad del Centro en su labor en la gestión del SGIC. 4.- Existencia de fichas resumen en cada uno de los procedimientos. 5.- Definición de diagramas de flujo, lo que proporciona una visión de conjunto y facilita la comprensión del proceso. 6.- Desarrollo de mecanismos para la gestión y mejora de los recursos materiales y servicios. 7.- La existencia del procedimiento PM-02 ( Revisión de la eficacia y mejora del título ) amplía el alcance del PM-01 ( Medición, análisis y mejora ) lo que facilita la revisión y mejora de las programaciones y desarrollo de las titulaciones oficiales. 8.- La realización, desde el año 2005, de la Memoria de Responsabilidad Social con el fin de informar periódicamente a los grupos de interés sobre los aspectos fundamentales de su actividad como: oferta académica, actividades de investigación, resultados académicos obtenidos, resultados de la satisfacción, resultados económicos y compromiso con el desarrollo sostenible. Página 4 de 12
3.- PUNTOS DÉBILES-PROPUESTAS DE MEJORA La Comisión de Evaluación ha elaborado un Informe Provisional del SGIC con los aspectos que necesariamente deben ser modificados a fin de obtener un informe favorable. Asimismo, se adjunta una serie de recomendaciones a tener en cuenta para la mejora de la propuesta. Aspectos que necesariamente deben ser modificados: 1.- Contextualizar el manual y cada uno de los procedimientos a la realidad de la Facultad de Veterinaria. Deben ser eliminadas todas las indicaciones que la universidad da al centro para la adaptación del modelo de documentación del SGIC, por ejemplo el alcance del SGIC, que se describe en el MC01, ya que no corresponde a la realidad de este centro, sino que todavía se mantiene la narración general de la universidad: Este manual tiene como ámbito de aplicación todos los procesos que se desarrollan en los Centros y Servicios de la ( ) Estos programas se encuadran dentro de todos los títulos de grado y postgrado que se imparten en la. Se debe eliminar además toda referencia a la figura de director de centro manteniendo únicamente la figura de decano. 2.- Revisar el cuadro de responsabilidades que aparece al principio de cada capítulo del manual y de los procedimientos y completarlo con los cargos de los responsables de su elaboración, aprobación de la propuesta y aprobación final del procedimiento, completando además el procedimiento donde se da la explicación de responsabilidades de las firmas para la validez del SGIC (PS04). 3.- Incorporar la fecha de elaboración y revisión en todos los cuadros de responsabilidades. 4.- Incluir en el cuadro resumen de revisiones, en cada capítulo del manual y procedimientos, la versión de la documentación, la fecha y la modificación realizada. 5.- Incorporar un organigrama funcional y jerárquico de los órganos de gobierno donde se incluyan las diferentes comisiones del centro y se señalen las líneas de dependencia. 6.- Incorporar, en la propuesta de información a publicar de PC-11, la Política y los Objetivos de Calidad del Centro, ya que no aparece recogido como uno de los aspectos de los que se deba informar. Página 5 de 12
7.- Incluir la fecha de firma del documento de la política de calidad del centro, F01PE02. 8.- Elaborar un procedimiento específico para la definición y revisión periódica de los objetivos del plan de estudios (MC06). En PM01 y PM02 se indica que se llevará a cabo una revisión de este apartado pero no se recoge el cómo se desarrollará. 9.- Incluir el proceso codificado como PC05, que hace referencia a la Admisión y Matriculación del estudiantado, con la finalidad de que esté documentado dentro del SGIC de la facultad y complete así la información aportada en el P01-PC-01. 10.- Completar el diagrama de flujo del proceso de Captación de Alumnos. 11.- A lo largo de la documentación del SGIC la comisión de evaluación ha detectado que en algunos de los procedimientos no se especifican, con el detalle suficiente, los cauces de información a los grupos de interés. Revisar y ampliar información en donde corresponda. 12.- En la tabla del apartado 5.5 del MC06, donde se aporta información sobre los grupos de interés, además de citar los objetivos y los perfiles, se debe hacer referencia a la dimensión de Garantía de Calidad de los Programas formativos. Se debe modificar además la numeración del apartado. 13.- Incluir toda la información relativa al perfil de egreso dentro del SGIC del centro (cómo se define, aprueba e implementa en los títulos que se imparten en la facultad). Lo que se recoge en el MC05 y en el PC-04 resulta insuficiente. 14.- Eliminar las referencias al certificado AENOR, que se incluyen en el MC09 Recursos materiales y servicios, ya que se refieren al sistema de gestión de la universidad no de la Facultad de Veterinaria. 15.- Revisar el establecimiento de los objetivos de calidad del centro, establecer objetivos plurianuales genera imprecisión ya que no se define la cadencia máxima para su cumplimiento. Se recomienda la existencia de una planificación anual, al margen de que los objetivos puedan incluirse en un marco de actuación más amplio, de dos o más años. Página 6 de 12
16.- Incluir en el SGIC referencias a la metodología de enseñanza-aprendizaje, aunque la comisión de evaluación entiende que la metodología estará recogida en la guía docente, considera que en el sistema debe haber alguna referencia, especificando las responsabilidades, la implicación de los grupos de interés y su modo de participación, cómo se define, aprueba, implementa, se recoge y analiza la información para la revisión orientada a la mejora, así cómo la implementación de dichas mejoras. Explicando cómo se realiza y garantiza la información pública a los estudiantes. 17.- La comisión de evaluación considera que la afirmación que se recoge en el apartado 5.5 del MC05 no es adecuada ni veraz: a los estudiantes potenciales les interesa en mayor medida el perfil de ingreso, siendo una información básica en la elección de los estudios. Igual de básico debe ser para un alumno de nuevo ingreso, a la hora de seleccionar sus estudios, conocer el perfil de egreso con el que se va a graduar. 18.- Aportar más información acerca de cómo se identifican los grupos de interés implicados y su modo de participación en el desarrollo de las prácticas externas y la movilidad de los estudiantes. 19.- Aportar información sobre cómo se recoge y analiza la información para la revisión orientada a la mejora de la orientación profesional de los estudiantes. 20.- En el flujograma del PC-06 se hace referencia a Informes Anuales que sólo se vinculan a la Información Pública. Estos informes deberían servir como retroalimentación para la definición y planificación de las actividades. 21.- El ámbito de aplicación del proceso de gestión de las incidencias, sugerencias, quejas y reclamaciones debería incluir todos los grupos de interés, tanto internos como externos (PM04). 22.- En relación a la información sobre las normativas que afectan a los estudiantes, se deben incluir aquellas propias del centro relativas a las instalaciones donde se desarrolla la enseñanza; así mismo se debería clarificar a través de qué medios se informa de estas normativas a los estudiantes. 23.- En el apartado de destinatarios de la ficha resumen del PC-06 sólo se hace una entrada a estudiantes de nuevo ingreso. La comisión de evaluación considera que el Página 7 de 12
procedimiento de Tutoría y Orientación al Estudiante debe afectar a todo el alumnado del centro. 24.- La Comisión de Evaluación del SGIC considera que el procedimiento presentado para valorar la actividad del PAS no es adecuado, dado que se hace a través de la evaluación del servicio. 25.- Corregir la incoherencia que existe en PS01 ya que las responsabilidades que se le atribuyen al Servicio de Planificación y Programación del PAS no coinciden en el apartado 5 y el apartado 6.2.1. 26.- Incorporar, en el PS-01 Gestión de los recursos humanos, referencias de cómo se lleva a cabo la promoción y reconocimiento del PAS. 27.- En el apartado de responsabilidades del PS01 debe aparecer el Rector ya que es el responsable de nombrar el tribunal de selección de las pruebas para PAS. 28.- La rendición de cuentas de la dimensión de los Recursos Materiales y Servicios, MC09, se debe ampliar a los grupos de interés externos, tales como sociedad y administraciones públicas. 29.- Incluir entre la información recogida para la revisión orientada a la mejora de los recursos materiales y servicios aquellos aspectos relacionados con la seguridad y el medio ambiente. 30.- Aportar más información acerca de la participación de los grupos de interés en el análisis y utilización de los resultados para la mejora de los programas formativos o los estudios de inserción laboral. 31.- En el procedimiento PM01 los indicadores de revisión del proceso de información pública no se consideran suficientes. Sólo está basado en las encuestas de satisfacción realizadas a los estudiantes y al número de incidencias relacionadas con la información publicada. 32.- Especificar los cauces de participación del Rectorado en el cuadro del apartado 11.5 del MC11. Página 8 de 12
33.- Aparte de la información aportada en el PM01 y PM02 se deben incluir las quejas, reclamaciones y sugerencias como fuente de obtención de información en todos los procesos. 34.- Entre los procesos relacionados del MC06 se debe incluir el PM02, ya que es el procedimiento en el que se explica, con detalle, el proceso de revisión y análisis de los títulos oficiales de Grado y Máster. 35.- En el mapa de procesos del SGIC de esta facultad se hace referencia al PS-05 Gestión de expedientes y tramitación de título, pero la comisión de evaluación no ha encontrado evidencias de que este procedimiento forme parte de la documentación del SGIC de este centro. 36.- Revisar la trazabilidad documental, entre el manual y los procedimientos, para generar homogeneidad en el SGIC. A continuación se detallan algunos ejemplos de esa falta de coherencia: los agentes implicados que aparecen en la ficha resumen de los procedimientos, no siempre coinciden con los grupos de interés que se describen en cada capítulo del manual. Por ejemplo en el PE02 y el PC11 existe una estructura heterogénea ya que en el texto se hace referencia a PC11 para la Información Pública, pero éste no aparece como proceso relacionado en el apartado 3.1 de Procesos Relacionados. Revisar las responsabilidades que se definen durante el desarrollo de cada procedimiento y las que se recogen en el diagrama de flujo, ya se han detectado incoherencias: en el diagrama de flujo de PS02, aparecen como responsables del mantenimiento de los Recursos Materiales el Responsable de Conserjería y los Servicios Centrales, mientras que en el texto (apartado 6.2.d) aparece el Decanato en vez de los Servicios Centrales. Los Servicios centrales deberían estar, pero también el Decanato y no sólo el Jefe de Conserjería. 37.- En el PE02 se recoge que la Comisión de Calidad del Centro (CCC) se responsabiliza de revisar periódicamente la vigencia y la actualización de los objetivos de calidad del centro, pero en el PM01 se la responsabiliza además de analizar su cumplimiento. Debe completarse, por tanto, el apartado 7 del PE02 con todas las funciones que se le asignen a esta comisión a lo largo de la documentación del SGIC. Página 9 de 12
38.- Revisar la correspondencia entre el índice de cada uno de los procedimientos y el desarrollo de los mismos ya que se han detectado errores y falta de coherencia a lo largo de la documentación; por ejemplo en el P01PM03 donde el índice aparece mal numerado y sus puntos no coinciden con el desarrollo del subproceso, lo mismo ocurre en el P01PC01. 39.- Completar la referencia del formato asociado al PM-03 que hace referencia a los cuestionarios de medición de la satisfacción de los grupos de interés. Se trata del P01- PM03. 40.- El grupo de interés sociedad en general debería especificarse (por ejemplo colegios y asociaciones profesionales, empleadores ) 41.- Aclarar cómo se analizan los resultados de inserción laboral y como este análisis afecta a la mejora del sistema. 42.- Especificar con claridad el soporte de archivo que será utilizado para la conservación de las evidencias, indicando si será en papel, soporte informático o ambos, por ejemplo el PE-02: ( Política y objetivos de calidad del centro ) dice que la Política y planificación plurianual de calidad del Centro aprobados se archiva en papel o informático y esta se debe conservar en los dos soportes. 43.- Evitar utilizar el término de periodicidad anual, marcando una cadencia concreta de 12 meses (6.2.1 del PM03). 44.- Evitar la redacción en futuro ( se les informará..., se recogerá... ) cambiándola por presente, así como la utilización de expresiones del tipo: El Centro es consciente.... Recomendaciones: 1.- Se recomienda que la figura de Responsable de Calidad del Centro no recaiga directamente en el Decano de la Facultad, sino que opte por la opción de nombrar a un/a Responsable de Calidad del Centro entre los miembros del equipo de dirección. Página 10 de 12
2.- Se recomienda crear un Comité Consultivo en el centro especificando su composición y funciones. Si no se crea este órgano deben incluir en todos los procedimientos agentes externos, tales como colegios profesionales 3.- Se recomienda revisar la documentación del SGIC subsanando los errores detectados en lo que se refiere al Programa FIDES-AUDIT. En ocasiones se habla de los programas AUDIT y FIDES, por ejemplo en el PS-04. En la Comunidad Autónoma de Galicia el establecimiento de Sistemas de Garantía Interna de Calidad se desarrolla a través de un solo programa denominado FIDES-AUDIT. 4.- Se recomienda actualizar la documentación del SGIC, manual de calidad y procedimientos, adaptándola a la nueva normativa, RD 861/2010, de 2 de julio, que modifica al RD 1393/2007, de 29 de octubre. 5.- La comisión de evaluación recomienda incluir, dentro del PC06, procedimiento de tutoría y orientación al estudiante, el apoyo psicopedagógico. 6.- Se recomienda realizar encuestas de satisfacción, además de a los estudiantes y a los docentes, a todos los grupos de interés internos y externos. 7.- La Comisión de Evaluación recomienda estudiar la posibilidad de desarrollar, desde el propio centro, acciones de orientación profesional dirigidas a sus estudiantes, habla de que desarrollará una jornada de orientación profesional, se debe aportar más información sobre el desarrollo de esa actividad. 8.- Se recomienda utilizar las Memorias Anuales de Servicios, documento de salida en el diagrama de flujo del PS-02, en el proceso de mejora. 9.- Revisar el glosario de acrónimos utilizados en la documentación del SGIC y completarlo con todas aquellas siglas que se utilicen a lo largo del texto; por ejemplo las siglas ACMP, MCC o MT no se recogen en el glosario. 10.- Se recomienda no utilizar las siguientes expresiones: convenientemente (página 4 del FADE PC-03: Planificación de la enseñanza, página 3 del FADE-S02-PC-03: Subproceso de Elaboración y aprobación del POD de los Departamentos ), cuando proceda (página 2 del FADE-PS-02: Gestión de los recursos materiales ). Página 11 de 12
11.- En MC05, concretamente en el apartado 5.4, falta alguna información en procesos relacionados, puesto que hacen referencia a procesos identificados mediante asterisco y no aparecen en la tabla. 12.- Se recomienda incluir, en el apartado de agentes implicados de la ficha resumen del proceso del PC07 los profesores responsables de la movilidad y a los coordinadores del programa. 13.- Pasar el corrector ortográfico por todo el documento (por ejemplo, algunas veces aparece ex novo en cursiva, otras no; en el PC08 página 10 aparece la palabra compresión en lugar de comprensión en el segundo párrafo del apartado 6.8, etc). 14.- En el apartado 6 de PM02 (pag. 4) hace referencia a S02PC01 como Procedimiento de Diseño del Título, cuando en realidad es P01PC01. 15.- Se recomienda detallar con claridad, en el plan estratégico del centro, los aspectos relacionados con el SGIC. 16.- Se recomienda valorar la posibilidad de que sea un único órgano el responsable, de la definición, aprobación, implementación, revisión y mejora de los objetivos del plan de estudios. 17.- Se recomienda incluir, para los títulos de máster y doctorado que se imparten en el Centro, cómo se realiza el proceso de admisión de los estudiantes. 18.- Se recomienda eliminar del apartado 2.4.4 Reglamentos y Normas del capítulo Vet- MC02 las Memorias de Grado y Másteres ya que estos no son ni reglamentos ni normas. 19.- Se recomienda realizar un esfuerzo por simplificar la documentación, de tal manera que sea accesible y aplicable, con el fin de facilitar su futura implantación. 20.- Se recomienda considerar la necesidad de poner en marcha actividades formativas en materia de gestión de la calidad; de esta forma se llevaría a cabo la implantación del SGIC en mejores condiciones. Página 12 de 12