Shopping 20-24 ENERO 2016 GUÍA DEL EXPOSITOR Normas de participación, normas de montaje, agenda y herramientas Fitur ORGANIZA
a. Normas específicas de participación para expositores 1. Contratación y adjudicación de espacio 1.1. Cómo puedo ser expositor en FITUR SHOPPING? La contratación de espacio se realiza enviando el impreso de Solicitud de Participación a la Dirección del Certamen, junto con el justificante del abono del pago correspondiente. Los pagos deben realizarse de acuerdo con el calendario que figura en la Agenda del Expositor de esta guía. La solicitud de participación de nuevos expositores queda sujeta a la aprobación de la Dirección de FITUR. 1.2. Adjudicación de espacio Las peticiones se atenderán por riguroso orden de llegada del impreso "Solicitud de Participación", y del correspondiente pago (requisito este último imprescindible y que determinará la fecha de entrada de la petición de participación como expositor). Una vez recibida y aceptada la Solicitud de Participación, la Dirección del Certamen, siempre y cuando se cumplan los criterios de sectorización de FITUR, procederá a ofrecer el mejor espacio disponible en la Feria que se adapte a las necesidades del expositor. Se procederá a adjudicar el espacio tras la aceptación por escrito por parte del expositor, y la recepción del pago correspondiente. La ubicación de los stands se realizará de acuerdo con las áreas de exposición destinadas a cada sector. 1.3. Renuncia del expositor La renuncia del Expositor a su participación en el Certamen es motivo de extinción de la relación contractual entre IFEMA y el Expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas por IFEMA en el momento en que se comunique la misma. La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Dirección del Certamen. A efectos del párrafo anterior constituyen cantidades devengadas aquellas que el Expositor debería haber abonado a IFEMA en el momento de realizar la citada renuncia, de acuerdo con el calendario de plazos de pago reflejado en la Solicitud de Participación. Si la renuncia hubiese sido comunicada a la Dirección del Certamen dentro de los treinta días anteriores a la inauguración del mismo, le será exigido por IFEMA el pago íntegro del espacio contratado. En relación con los servicios ofrecidos en el Catálogo de Servicios de IFEMA que el Expositor hubiese contratado con anterioridad a la comunicación de la renuncia, serán de aplicación los cargos por anulación establecidos en el artículo 7 de las Condiciones Generales de Admisión y Contratación en Certámenes Organizados por IFEMA disponibles en la web. En todos los casos, el expositor recibirá, el correspondiente Contrato de Exposición con el Estado de Cuentas y plano de stand/s. Le recordamos que es necesario realizar los pagos indicados en el contrato dentro de los plazos establecidos.
1.4. Tarifas de participación El expositor podrá construir su propio stand (diseño libre), o contratar alguno de los diferentes modelos de stands modulares que IFEMA ofrece en su Catálogo de Servicios. Existe también la posibilidad de contratar el "Stand Llave en Mano FITUR SHOPPING, que incluye espacio, montaje y servicios. IFEMA ofrece igualmente stands de diseño a la medida del expositor. 1.4.1 SERVICIOS OBLIGATORIOS: Stand de Diseño Libre (ver apartado d) Tarifas de alquiler de espacio Sólo espacio 131 / + IVA M 2 de segunda planta en su stand* 65,5 / + IVA Seguro multiferia 49,93 + IVA Seguro de responsabilidad civil básico 52,61 + IVA Consumo mínimo de energía eléctrica (0,13 kw/ ) 3,738 / + IVA Presencia en elementos promocionales y servicios 365 + IVA Canon de montaje* VER WEB Stand "Llave en Mano" (ver apartado c) Tarifa stand "Llave en Mano" 16 3.635 + IVA M 2 adicional 183 / + IVA Presencia en elementos promocionales y servicios 365 + IVA * ver normas específicas de montaje para stands de diseño libre. Ambos tipos de stand incluyen: A. Presencia en elementos promocionales: Folleto dirigido al visitante con avance de expositores: Folleto Guía que se envía a todos los Visitantes Profesionales de FITUR 2015, registrados de FITUR 2016 y a todos los expositores de FITUR 2016. Catálogo Oficial impreso: Distribuido gratuitamente a los expositores. Catálogo Expositores Online: listado oficial de expositores accesible en www.fituronline.com con datos de contacto, descripción de producto, notas de prensa de cada expositor, ubicación en feria y con posibilidad de solicitud de citas desde la ficha del expositor. Catálogo de expositores en el móvil (APP Fitur) Plano Guía del Visitante: Plano de ubicación de los expositores titulares distribuido gratuitamente en Feria. Puntos de Información interactivos en feria: Ubicados en pabellones y en puertas Norte y Sur. Accesibles a los visitantes, con posibilidad de búsqueda de expositores, impresión de planos individualizados de localización y de rutas para optimizar los recorridos entre stands a visitar. Planeros en pabellones: Información del stand y titular en cada uno de los pabellones. B. Servicios. Una vez tenga adjudicado su stand podrá acceder a las aplicaciones de la Zona de Expositores desde www.fituronline.com: Punto de Encuentro de Profesionales : Base de Datos de Visitantes Profesionales miembros del Punto de Encuentro. Agenda de Reuniones : Programa que permite gestionar la agenda en feria, aceptando citas y reuniones con otros expositores y visitantes del Punto de Encuentro de Profesionales. Estado de Cuentas de su Facturación. Acceso al plano del stand. Sistema de Presupuestación online. Contratación de Servicios online. Aplicación de Catálogo: Cumplimente y actualice sus datos de empresa como expositor titular para el Catálogo Oficial, así como los datos de sus empresas co-expositoras. Una vez dados de alta (siempre que los registre antes del 30 de noviembre) sus coexpositores podrán acceder a la Zona de Expositores. Solicitud de pases personalizados de expositor y co-expositor, ya sea los que le corresponden por superficie o bien pases adicionales a facturar. Envío de invitaciones online. Posibilidad de publicar noticias, novedades y presentaciones en la ficha de catálogo, en el apartado destinado a prensa en la web y en el boletín FITURNEWS. Además, como expositor recibirá este boletín online, con todas las novedades de la feria. Participación en Workshops. 1.4.2 OTROS SERVICIOS: Una vez haya recibido el contrato confirmando la adjudicación de su espacio, podrá acceder a la Zona de Expositores a través de www.fituronline.com, para consultar el catálogo de servicios de IFEMA. Así mismo podrá contratar servicios desde la Zona de Expositores beneficiándose de un 15% de descuento. (No están incluidos los servicios mínimos obligatorios, publicidad exterior, servicio de diseño de stand libre, salas de reuniones y terminal de pago ferial y servicios específicos de la feria como pases de expositor, etc.). También le ofrecemos un servicio integral de diseño de stands, con la máxima garantía de IFEMA y totalmente adaptado a sus necesidades. Nos hacemos cargo de la planificación de su espacio, el diseño, el montaje y el desmontaje. Solicite, gratuitamente y sin compromiso, un proyecto adaptado a sus necesidades enviando un email a infodesign@ifema.es Asi mismo, le proporcionamos un conjunto de servicios publicitarios que le permitirán potenciar su participación en la feria y sacar el máximo rendimiento a su inversión: Publicidad exterior: una amplia gama de soportes estratégicamente situados y de paso obligado para los visitantes y expositores que acuden al Recinto Ferial. Patrocinio de elementos promocionales con su logo o imagen de marca: colgantes de acreditaciones, otros elementos específicos definidos por usted a entregar a los visitantes, etc. Para estos servicios contacte con: publicidadexterior@ifema.es Tel.: (34) 91 722 53 08/40 Le recordamos que los servicios solicitados 15 días antes del inicio del montaje de FITUR tendrán un recargo del 25%.
2. Pases de expositor e invitaciones Se realizarán controles de acceso con el fin de garantizar el carácter profesional de la feria en sus tres primeros días. Cada expositor podrá solicitar gratuitamente un número de pases atendiendo a los contratados. Asimismo, dispondrá de un número de invitaciones de profesional y de público (ver tabla). SUPERFICIE CONTRATADA PASES EXPOSITOR INVITACIONES VISITANTE PROFESIONAL ONLINE pases un día pases permanentes INVITACIONES PÚBLICO FIN DE SEMANA hasta 24 7 15 10 25 25 49 15 30 20 50 50 99 18 30 20 50 100 249 28 45 30 75 250 499 40 60 40 100 500 999 65 75 50 125 desde 1000 90 90 60 150 * Esta relación no aplica en contrataciones en régimen de intercambio, en que se adecuará al acuerdo establecido. 2.1. Pases de expositor Con el fin de garantizar la profesionalidad en la feria, todos los pases de expositor y co-expositor serán personalizados, es decir, incluirán el nombre de la persona titular del pase además del nombre de la empresa. Excepcionalmente para participaciones de más de 500, teniendo en cuenta sus necesidades especiales, se podrán solicitar pases genéricos a nombre de la empresa titular del stand (nombre que aparece en catálogo) hasta un máximo del 40% del total de pases emitidos. Estos pases deberán ser solicitados directamente a la Dirección Comercial. Para poder solicitar pases de coexpositor éste debe estar previamente dado de alta como tal en catálogo. Por cada co-expositor dado de alta, le corresponden 2 pases adicionales gratuitos (excepción hecha de las participaciones de intercambio y/o cesión). Dichos pases deberán incluir el nombre de la persona titular del pase, además del nombre de la empresa. Todos los pases deben ser solicitados a través de la Zona de Expositores. Aquellos pases no solicitados expresamente, no serán remitidos. Cada expositor decide el momento en el que desea solicitar y cumplimentar el apartado de los pases de expositor en Zona de Expositor. FITUR sólo se compromete a enviar al expositor titular los pases solicitados antes del 5 de noviembre de 2015 incluido, junto con el envío del resto de material necesario (avance de expositores, invitaciones de público). Para aquellos pases solicitados con posterioridad a esta fecha, será el expositor quien decidirá desde la propia herramienta si desea recogerlos desde los dos días previos a la inauguración de la feria (18 y 19 de enero de 2016 en horario de 9,30 a 19,00 horas), recibirlos por mensajería con cargo al expositor, o enviar un mensajero cuando los pases estén preparados. La personalización de los 2 pases de cada coexpositor podrá realizarla a través de la aplicación en Zona de Expositor, tanto el titular como el coexpositor. Se podrán solicitar pases de expositor o coexpositor adicionales tanto de 1 día como permanentes. Serán facturados al precio de 16,36 + IVA aquellos correspondientes a 1 día y al precio de 27,27 + IVA los permanentes que se soliciten adicionalmente.
RECUERDE ENVÍO ONLINE DESDE ZONA DE EXPOSITORES 2.2. Invitaciones de visitante profesional a) Cada expositor podrá enviar online invitaciones de visitante profesional a sus contactos desde la Zona de Expositores. Con estas invitaciones podrán registrarse online y obtener gratuitamente su pase para acceder directamente a la feria. b) Cada expositor dispondrá de las invitaciones de visitante profesional gratuitas que le correspondan en función de la superficie contratada (ver tabla) y podrá adquirir adicionalmente invitaciones profesionales, tanto de un día como permanentes, al precio de 9,09 o 16,36 respectivamente (IVA no incluido). c) Será absolutamente necesario que todos los Visitantes Profesionales que vayan a acceder al recinto con una Invitación Profesional, se acrediten como Profesionales del Sector Turístico, bien en los Mostradores de Registro, o a través de www.fituronline.com en el espacio destinado al Pre-registro, para así evitar las colas durante el proceso de registro. Para acreditarse será necesario DNI o Pasaporte, y una tarjeta de visita profesional o documento de la empresa en la que trabaja. En caso contrario no se permitirá el acceso al recinto durante los días profesionales. El pre-registro online estará operativo hasta el 14 de enero de 2016. En los tres primeros días de feria, destinados a profesionales, se ruega abstenerse menores de 16 años. d) Apelamos al buen uso y destino de los Pases de Visitante Profesional para velar por la profesionalidad de la feria en sus tres primeros días de trabajo. Se realizarán controles de acceso con este fin. e) Aquellos Visitantes Profesionales portadores de invitación de 1 día, podrán convertirla en un pase permanente abonando la cantidad de 8 (IVA incluido). 2.3. Invitaciones público general a) Cada expositor recibirá de forma gratuita las Invitaciones de Público General que le correspondan en función de la superficie contratada (Ver tabla). 3. Pasaporte FITUR 2016 El pasaporte Fitur 2016 es un servicio que se ofrece a los expositores, co-expositores y visitantes profesionales pre-registrados, por el que se pueden obtener descuentos y ventajas en el transporte, alojamiento y seguro de viajes, facilitando su desplazamiento y participación en FITUR. Como novedad, este año el público general podrá beneficiarse también de descuentos y ofertas en transporte y alojamiento. El expositor debe solicitar el pasaporte correspondiente a cada pase en la aplicación de Pases e Invitaciones de la Zona de Expositores. El Pasaporte con los bonos con sus correspondientes códigos identificativos será enviado a su e-mail. Para beneficiarse de las ventajas deberán presentarse estos bonos. 4. Catálogos El expositor podrá recoger durante la celebración de la feria, en el mostrador de información situado en la entrada de su pabellón, un ejemplar del Catálogo y publicaciones que en su caso pudieran editarse, sin coste alguno, así como algunos ejemplares para sus co-expositores. El Certamen no se hará cargo de envíos posteriores a la feria de los catálogos no recogidos. b) Cada expositor titular podrá adquirir adicionalmente Invitaciones de Público al precio de 4,55 (IVA no incluido). Para empresas establecidas en el territorio español (excluyendo Canarias, Ceuta y Melilla): 10% de IVA no incluido. Para el resto de empresas esta operación queda no sujeta a IVA español. En caso de empresas de la Unión Europea, el expositor será responsable del IVA que, en su caso, se devengue en su país de establecimiento.
5. Observaciones finales 5.1. Una vez aceptada una propuesta de espacio, la firma y presentación de la Solicitud de Participación constituye un compromiso no revocable por el solicitante y comporta la total aceptación de las Normas Generales de Participación de IFEMA, Feria de Madrid, de las Normas Específicas de FITUR 2016 contenidas en esta guía y los Anexos técnicos a la citada normativa general que están a su disposición, en todo momento, en la web de IFEMA www.ifema.es, en el espacio de información a Expositores y en la página web de cada certamen, y de las disposiciones que, con carácter genérico o específico, fuesen establecidas por la Organización de la Feria. 5.2. El expositor está obligado a atender su stand durante todo el período y horarios de funcionamiento del certamen, esto es, de miércoles 20 de enero a domingo 24 de enero en los horarios oficiales de apertura de la feria a profesionales y público. El incumplimiento de esta normativa podría significar la pérdida del derecho de renovación preferencial del espacio adjudicado. 5.3. Las actuaciones musicales y de grupos folklóricos quedan totalmente prohibidas durante la celebración de FITUR en días de profesionales. No podrán introducirse, por ello, instrumentos musicales en el recinto en esos días. Podrán realizarse, no obstante, dentro del stand del expositor el sábado 23 de enero y el domingo 24 de enero de 2016. El incumplimiento de esta norma significará una penalización de 300. 5.4. Queda terminantemente prohibida la sonorización individual por cualquier sistema cuya difusión no esté limitada estrictamente a la zona de escucha delimitada por su stand y siempre que no causen molestias a visitantes o a otros expositores. El nivel máximo autorizado será de 60 decibelios. El incumplimiento de esta normativa dará lugar al corte automático del suministro eléctrico en Feria y podría significar la posterior pérdida del derecho de renovación preferencial del espacio adjudicado. Asimismo, se deberá prestar especial atención a la distribución de aquellos elementos promocionales que puedan ocasionar ruidos innecesarios los días de profesionales. 5.5. La realización de actividades promocionales, la distribución y exhibición de muestras, folletos, octavillas y toda clase de material promocional, se realizará únicamente dentro del espacio de cada Expositor. Con el fin de evitar conflictos, los expositores y coexpositores que participen en FITUR no podrán mostrar ningún tipo publicidad en sus stands ni en el recinto de IFEMA, en ninguna clase de formato (folletos, videos, fotografías, símbolos, etc.), relativa, ya sea de manera directa o indirecta, a territorios en los que exista una disputa territorial, no solucionada en el momento de celebración de FITUR, con otros países expositores en la feria. El incumplimiento de esta norma podrá conllevar la retirada de la citada publicidad por parte de la Organización de FITUR. 5.6. La realización de actividades y jornadas profesionales (exclusivamente expositores y co-expositores autorizados por su expositor titular) dentro del Recinto Ferial deberá ponerse en conocimiento de la Dirección de FITUR. Para la organización de ruedas de prensa contacte con: Dirección de Comunicación y Prensa (prensa@ifema.es). Para el alquiler de salas en el Recinto Ferial, consulte disponibilidad a: Convenciones y Congresos (convenciones@ifema.es). 5.7. Queda prohibida de forma expresa la instalación, por parte de los expositores, de puntos de acceso Wi-Fi, ya sea para la conexión a INTERNET o para la prestación de otras funcionalidades. El objetivo de esta medida es evitar problemas de interferencias, tanto con los puntos que pudiera instalar de forma independiente cada Expositor, como los puntos de acceso de IFEMA. Dichas interferencias podrían provocar el no funcionamiento de las redes Wi-Fi presentes. Para más información puede consultar el artículo 33 del Reglamento General de Participación de Expositores en Certámenes organizados por IFEMA. 5.8. La realización de actividades que requieran la contratación de un servicio de catering puntual durante la celebración de Fitur requerirá la cumplimentación del formulario de comunicación para la realización de catering en stands disponible en www.fituronline.com, y que deberá remitir a: catering@ifema.es. 5.9. La contratación de cualquier servicio, así como la realización de cualquier actividad por parte de una empresa co-expositora, deberá contar necesariamente con una autorización escrita previa por parte de la empresa titular del stand quien, además, se hará cargo de los posibles gastos que sus co-expositores puedan generar con motivo de su participación en la feria si éstos no realizaran el abono de los mismos. 5.10. No está permitido el acceso en días de profesional a ningún visitante que no pueda acreditarse como perteneciente a los grupos profesionales participantes. Esta norma afecta tanto a expositores como a visitantes, aun cuando tengan el correspondiente pase o invitación. 5.11. Para la entrada/salida excepcional de materiales y objetos durante la celebración del certamen el expositor deberá solicitar un permiso individualizado a la Dirección de Servicios Feriales. 5.12.El montaje de los stands podrá realizarse del 13 al 19 de enero de 2016 en horario de 8,30 a 21,30 horas. La entrada de mercancías y material de decoración a los stands se efectuará el día 19 de enero de 2016 de 8,30 a 24,00 horas. 5.13. La salida de mercancías y material de decoración tendrá lugar, únicamente, el día 24 de enero de 2016, en horario de 18,30 a 24,00 horas. Durante este período, los expositores podrán retirar de sus stands todo el material expuesto en los mismos, siendo aconsejable, por medidas de seguridad, que así se realice. El desmontaje de los stands se realizará los días 25 y 26 de enero en horario de 8,30 a 21,30 horas y el miércoles 27 de enero de 2016 de 8,30 a 15,00 horas. 5.14. Los expositores que participen en concepto de cesión o intercambio en FITUR 2016 no podrán incluir empresas co-expositoras en sus stands, de acuerdo con lo indicado en las Normas Generales de Participación de IFEMA. 5.15.Estas Normas Específicas se complementan con el Reglamento General de Participación de Expositores en Certámenes organizados por IFEMA, que todos los expositores por el hecho de serlo, aceptan.
Accesos y aparcamientos Entrada Norte R V Investour Centro de Convenciones Norte Fiturtech Fitur green Fitur know-how & export Entidades y Organismos Oficiales Españoles Empresa Entidades y Organismos Oficiales Españoles Empresa Empresa Global Entidades y Organismos Oficiales Españoles A Fitur Salud Fitur Shopping Oriente Próximo África Fitur Gay (LGBT) América Europa Asia Pacífico Entrada Sur Registro Visitantes Atención al Expositor Acceso Visitantes Acceso Expositores www.fituronline.com
c. Stand llave en mano Características técnicas Stand abierto a uno o varios pasillos, según situación. Estructura de paneles de aglomerado pintado en plástico mate blanco. Frontis con rótulo y número de stand en cada cara que dé a pasillo. La rotulación será en letra estándar. Almacén con puerta en la siguiente proporción: - stands de hasta 20 : 1 x 1 m. - stands de 20,5 a 60 : 2 x 1 m. - stands a partir de 60,5 m2: 3 x 1 m. Techo del stand cubierto de tela blanca. Instalación eléctrica consistente en un cuadro con diferencial magnetotérmico y base de enchufe de 500 W, preparado para soportar una potencia de 130 W/. Iluminación mediante carriles con focos halógenos orientables con lámparas de 300 W, a razón de un foco por cada 3 de stand. Moqueta ferial ignífuga. Medidas Altura exterior total: 3,00 m. Grosor del tablero: 16 mm. Medida de los pilares: 20 x 20 cm. Altura del frontis: 40 cm. Rótulo se sitúa en el frontis en una plancha de 1,80 m. ancho x 40 cm. altura. Servicios incluidos - Dibujos orientativos. - El stand quedará abierto por 1 o más lados/pasillos en función de la ubicación. Limpieza tipo A. Consta de una limpieza diaria que se realizará antes de la apertura del certamen, que incluye la limpieza del suelo del stand y la recogida de papeleras. No se realizará la limpieza de los objetos expuestos. Derechos de montaje. Seguro Multiferia y Seguro de Responsabilidad Civil. Observaciones Todos los servicios o modificaciones que se deseen introducir a partir de estas características correrán a cargo del expositor. La distribución de todos los elementos que componen el stand, los extras solicitados, así como los elementos estructurales necesarios para la sustentación del stand, se tratarán de adaptar a las necesidades del expositor, siempre y cuando sea factible técnicamente y se reciba el plano con las indicaciones pertinentes quince días antes, como máximo, del primer día del comienzo del montaje. Una vez realizado el montaje del stand, los cambios de ubicación de todos los elementos que no hayan sido comunicados en la fecha establecida, serán facturados. La eliminación, por parte del expositor, de algún elemento del stand prefabricado no implica reducción del coste. Todo el material utilizado, tanto estructural como eléctrico, está en régimen de alquiler y cualquier deterioro se facturará según tarifa en vigor. Tarifas Suelo + Stand Llave en Mano 16 : M 2 adicional: 3.635 + IVA. 183 + IVA. Presencia en Elementos Promocionales y Servicios: 365 + IVA. El expositor podrá disponer de su Stand Llave en Mano desde el día 19 de enero de 2016 a las 8,30 h.
d. Stand de diseño libre Normas específicas de montaje. Todas las empresas estarán obligadas a realizar un montaje de su stand, que incluya como mínimo las paredes medianas con la pared del pabellón o con otros stands. Las empresas que opten por la construcción de sus stands deberán enviar el proyecto a la Dirección de Servicios Feriales de IFEMA para su aprobación, antes del 14 de diciembre de 2015: fax: (34) 91 722 51 27 / e-mail: stecnica@ifema.es Normativa de alturas. Máxima ocupación espacial a ocupar con cualquier elemento. La empresa encargada de los trabajos de montaje de un stand deberá abonar a IFEMA, antes de comenzar dichos trabajos, las tarifas de derechos de montaje correspondientes en concepto de los servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje de la Feria. En caso de que, como expositor titular, quiera asumir el pago de dicho canon y que se le incluya en su factura, debe contratarlo en la Zona de Expositores (fituronline.com). Altura m Altura máxima autorizada en línea perimetral: 4m. Para poder elevar o colgar cualquier elemento decorativo a una altura máxima de 6m es preciso retranquear 1m hacia el interior en todo el perímetro. Esta posibilidad no existe en los módulos de conexión entre pabellones, ni en los laterales de entrada de los pabellones 9 y 10. Cerramientos. Los elementos de construcción, decoración y focos, no podrán sobresalir más de 50cm del espacio adjudicado y a partir de una altura mínima de 2,5m. Cerramientos ciegos en el entorno perimetral m Los cerramientos ciegos perimetrales no podrán ser superiores al 50% de cada fachada a pasillo. Para hacer cerramientos de mayor longitud, estos deberán retranquearse un mínimo de 3m hacia el interior y no podrán exceder del 80% de la longitud de la fachada. Segunda planta La altura máxima permitida para stands de dos plantas es, en pabellones, de 7m. Segunda planta. Máxima ocupación segunda planta. La segunda planta deberá retranquearse 1m en todo el perímetro del stand. En los módulos de conexión entre pabellones y en las zonas laterales de la entrada a los pabellones 9 y 10 no está permitido construir una segunda planta. 7m Deberán presentar un certificado o un proyecto con su dirección de obra correspondiente y firmado por un técnico competente. Esta documentación deberá estar visada por el colegio correspondiente. En el certificado o proyecto deberán especificarse las dimensiones, la carga de uso y el aforo, siendo responsabilidad exclusiva del Expositor el cumplimiento de los límites establecidos en el mismo. La interpretación y aplicación de la normativa para cada caso particular corre a cargo de IFEMA, quien se reserva el derecho de arbitrar excepciones si lo considera necesario, en base al respeto a la perspectiva general del certamen y la visibilidad de los stands vecinos.
e. Menú Zona de Expositores ZONA DE EXPOSITORES Si usted fue expositor en la pasada edición, le recordamos que para acceder a la Zona de Expositor deberá introducir el mismo usuario y contraseña que tuvo en la edición pasada. En caso de haber olvidado sus claves, puede solicitar ayuda en la propia Zona de Expositores. Si participa usted por primera vez, una vez acepte una propuesta de espacio y le sea adjudicado un stand, se le enviarán un usuario y una contraseña para entrar en la Zona de Expositores. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mi cuenta Documentos & Descargas Presupuesto Mi espacio Facturas y pagos Contratación de servicios Datos para catálogo Mi red de contactos Pases e Invitaciones 1 Mi cuenta Actualice los datos de contacto de su empresa en la base de datos de IFEMA. Modifique la contraseña de acceso y nombre de usuario. Acceda al Calendario del Expositor para preparar la feria. 2 3 Documentos y Descargas Presupuesto Inicio Calendario del Expositor Mis datos Cambiar contraseña Cambiar nombre de usuario Material Gráfico Normativas y Documentos Comunicaciones Calcule su propio presupuesto de participación on-line de forma rápida, sencilla y cómoda. 4 Formalice su solicitud de Participación en la Feria, y visualice y descargue el plano detallado de su stand una vez adjudicado. 5 6 Mi espacio Facturas y pagos Acceda a su Estado de cuentas y facturas en un solo click Contratación de servicios Contrate y presupueste todos aquellos servicios que pueda necesitar y benefíciese del 15% de descuento al realizar la contratación online. Podrá también consultar y modificar sus pedidos. 7 Datos para catálogo Introduzca y actualice sus datos de contacto para el catálogo de la feria, así como los de sus empresas coexpositoras. Recuerde que esta documentación facilitará los encuentros comerciales con visitantes profesionales ofreciendo datos imprescindibles de su empresa y de los productos y servicios presentados en la feria. Realizar presupuesto Solicitud de participación Plano del stand Estado de cuentas Facturas Presupuestar servicios Contratar servicios Pague con su tarjeta de crédito en entorno seguro Acceso a catálogo 8 Acceda al Punto de Encuentro de Profesionales. Gestione su Agenda de Reuniones en la feria. Publique sus noticias en su ficha de catálogo y en la Sala de Prensa. Envíe invitaciones electrónicas a sus contactos profesionales. 9 Mi red de contactos Pases e invitaciones Solicite sus pases de expositor y co-expositor. Solicite sus pasaportes FITUR con los bonos de descuento y ventajas en transporte, alojamiento y seguros. Solicite las cartas para gestionar los visados pertinentes si los necesita. Punto de encuentro Gestionar mi agenda de reuniones Publicar mis noticias Enviar invitaciones Pases de Expositor Bonos / Pasaporte FITUR Carta apoyo visados Enviar invitaciones No deje de participar en los foros y jornadas técnicas para estar al día sobre las últimas tendencias del sector. Recuerde que encontrará la información más actualizada sobre los mismos en la web fituronline.com y en la APP de la feria.
f. Contacte con sus clientes y posibles clientes con antelación Comunique su participación en FITUR y anuncie previamente los productos, servicios y novedades que va a presentar en el evento. Incluya sus noticias en su ficha de catálogo desde la Zona de Expositores online y póngase en contacto con el Departamento de Prensa para dar más difusión a su presencia. Envíe a sus clientes invitaciones online para que visiten la feria. Obtendrán su pase de acceso directo tras registrarse como profesionales en la web. Organice su Agenda de Citas en feria con antelación: - Contacte con los visitantes profesionales que se registren en el Punto de Encuentro e invíteles a visitar su stand. Entre en la Zona de Expositores en la web y seleccione la aplicación Punto De Encuentro en el menú Mi red de contactos. Puede realizar búsquedas por actividad, interés, país o nombre y enviar correos a una selección de visitantes resultante o bien correos individualizados visitante a visitante. - Solicite citas a otros expositores: Desde el catálogo de expositores disponible en fituronline.com puede realizar búsquedas y solicitar citas con otros expositores en el botón de cita de su fichas de catálogo. - Entre en su Agenda de Reuniones para responder y gestionar las solicitudes de cita que pueda recibir de otros expositores o visitantes. - Y además, para rentabilizar aún más su asistencia en la feria, participe en los workshops que organizamos. g. Workshops / encuentros B2B Con el fin de complementar la participación del expositor y co-expositor en FITUR y multiplicar sus contactos comerciales, FITUR pone en marcha, una vez más, rondas de negocios. Qué son?: Encuentros B2B (business to business) cuyo objetivo es favorecer las alianzas comerciales poniendo en contacto a los agentes que participan en esta feria. Cómo se organizan?: FITUR le organiza agendas de trabajo con citas preestablecidas de acuerdo con los intereses explícitos de los participantes. Dónde se celebran?: En un área específica construida y adaptada a estos workshops, en FITUR 2016. Cómo participar?: Mediante la formalización de la documentación específica que la dirección comercial de FITUR le remitirá en el mes de octubre y que deberá cumplimentar antes del 20 de noviembre. El registro puede realizarse también desde los microsites correspondientes en www.fituronline.com Además, puede proponer operadores para que les invitemos a los encuentros y a la feria (antes del 20 de octubre). Para más detalles puede contactar con nosotros: fiturb2b@ifema.es. En Fitur 2015 se programaron más de 5.000 citas profesionales en los workshops Hosted Buyers e Investour Africa. Multiplique sus oportunidades de negocio a través de los encuentros B2B en FITUR 2016.
h. Agenda del expositor Qué hacer MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC ENE FEB Quién le informa Herramienta Expositores en FITUR SHOPPING: Requisito: envío de la solicitud de participación más pagos en los plazos correspondientes. 15 SEP Pago 50% espacio Dirección Comercial FITUR Solicitud de Participación Online 4 Planifique sus objetivos de participación: Contactos, imagen de empresa, marca, promoción, medios, asistencia a jornadas... Pago 50% del espacio adjudicado (para expositores de la pasada edición o nuevos expositores con espacio confirmado). Fecha límite 15 septiembre. Departamento de Servifema Estado de Cuentas y facturas disponibles en Zona de Expositores accesible desde fituronline.com 5 Introducción de datos de catálogo para su inclusión en el Listado de Avance de Expositores publicado en la Guía del Visitante FITUR 2016 (folleto que se envía a todos los Visitantes Profesionales de FITUR 2015, y a todos los Expositores y Visitantes pre-registrados en FITUR 2016). Fecha límite 15 de octubre. Comience a preparar sus actividades promocionales complementarias: Presentaciones a la industria o a los medios, publicidad en feria... FITUR ofrece múltiples posibilidades promocionales: publicidad en catálogo y plano guía del visitante, banners, publicidad exterior en el recinto durante la feria, patrocinios especiales... 15 OCT Datos catálogo para Guía del Visitante La empresa gestora del catálogo oficial de FITUR 2016 y la Dirección Comercial de FITUR Empresa gestora del catálogo oficial de FITUR, la Dirección Comercial de FITUR y Dpto. Publicidad Exterior Tras la adjudicación del espacio podrá acceder con su clave de expositor a la Zona de Expositores, desde la cual podrá gestionar sus Datos de catálogo e inscribir coexpositores Posibilidades promocionales disponibles en www.fituronline.com 7 Comunique las novedades que va a presentar a los medios de comunicación, a otros expositores y a los visitantes profesionales, publicando gratuitamente sus noticias en el área de prensa y en su ficha de catálogo en www.fituronline.com y en el boletín online FITURNEWS. Departamento de Prensa Entre en el apartado Publicar Noticias del menú Mi Red de Contactos en la Zona de Expositores 8 Prepare el diseño del stand teniendo en cuenta sus objetivos marcados, material, personal, servicios, catering, decoración... IFEMA le informará sobre los servicios que le ofrecemos (también disponible en www.fituronline.com). Solicitud de pases de expositor y coexpositor para el envío que realiza FITUR (ver punto 2 de la Guía del Expositor). Fecha límite 5 noviembre. A partir de esta fecha el envío se realizará a su cargo o bien podrá recoger los pases en feria. Proponga invitados para el programa de compradores. Fecha límite 20 de octubre. Regístrese en el B2B antes del 20 de noviembre. 20 OCT Programa Compradores 5 NOV Solicitud pases Línea IFEMA Dirección Comercial de FITUR Dirección Comercial de FITUR Presupuesto y contratación de servicios en Zona de Expositores (descuento del 15%) Menú Pases e Invitaciones en Zona de Expositores Menú Documentos y Descargas en Zona de Expositores 3 9 2 Introducción de datos para el Catálogo Oficial a través de la herramienta de catálogo en Zona de Expositores. Fecha límite 30 noviembre. La empresa que gestiona los datos para el Catálogo de FITUR se pondrá en contacto con cada expositor una vez adjudicado su stand, con objeto de informarle sobre la forma de proceder. Fecha límite para dar de alta coexpositores con el fin de que estos reciban clave de acceso a Zona Expositores: 30 noviembre. 20 NOV B2B La empresa gestora del catálogo oficial de FITUR 2016, la Dirección Comercial de FITUR y Departamento Publicidad Exterior Menú Datos para Catálogo en Zona de Expositores 7 Utilice el servicio del Punto de Encuentro (www.fituronline.com), con objeto de remitir a todos los Visitantes Profesionales inscritos en el mismo información relativa a sus productos/servicios. Puede solicitar claves de acceso para sus coexpositores en la Zona de Expositores. Solicite citas con otros Expositores de su interés desde sus correspondientes fichas del catálogo online. 30 NOV Datos para el Catálogo Oficial y alta coexpositores Línea IFEMA Línea IFEMA Punto de Encuentro disponible en la Zona de Expositores dentro de Mi Red de Contactos Catálogo FITUR 2016 disponible en fituronline.com 8 Chequee su agenda en Zona de Expositores para responder y gestionar las citas que le hayan solicitado otros expositores y visitantes. Si desea preparar alguna jornada, rueda de prensa, presentación de producto, etc. durante la celebración de FITUR, y va a necesitar alguna sala en IFEMA, es necesaria la previsión de la reserva con tiempo. Complete el pago del 100% del espacio contratado. Fecha límite 1 de diciembre. 15 DIC Solicitud carta para visado 1 DIC Pago 100% espacio Línea IFEMA Solicite presupuesto sin ningún tipo de compromiso a través del Centro de Convenciones Departamento de Servifema Menú: gestionar mi Agenda de Reuniones en la pestaña Mi red de contactos en Zona Expositores Puede ver las salas del recinto en el navegador de salas diponible desde fituronline.com Estado de Cuentas y facturas disponibles en la Zona de Expositores 8 5 9 Solicite las cartas de invitación si requiere visados. Fecha límite 15 de diciembre. Envíe su proyecto de stand de diseño libre a la Dirección de Servicios Feriales. Fecha límite 14 de diciembre. 14 DIC Proyectos de stand Dirección Comercial FITUR Secretaría Técnica (Departamento Servicios Feriales) Menú Pases e Invitaciones en la Zona de Expositores El plano está disponible en el apartado Mi Espacio de la Zona de Expositores 4 En diciembre recibirá un paquete con todos los pases solicitados antes del 5 de noviembre (ver punto 2 de la Guía). No dude en ponerse en contacto con la Dirección del Certamen si observa cualquier anomalía. Dirección Comercial FITUR Diga a sus clientes actuales y potenciales dónde estará ubicado su stand y qué podrán encontrar en él. Ponga en marcha su campaña de publicidad, banners, mailings. Envíe invitaciones electrónicas. Línea IFEMA Zona de Expositores. Mi red de contactos. Enviar invitaciones 8 Inscribase en los workshop (B2B) que le interesen: Hosted Buyers, Investour etc. No olvide informar a sus coexpositores. Si necesita contratar servicios adicionales, azafatas, mobiliario, catering... hágalo cuanto antes. Las contrataciones realizadas 15 días antes del comienzo del montaje de la feria tendrán un recargo del 25%. 13-19 ENE Montaje de stands 19 ENE. Entrada mercancías y entrega stands modulares Dirección Comercial FITUR Línea IFEMA Microsites Investour y Fitur B2B disponibles en fituronline.com Presupuesto y contratación de servicios en Zona de Expositores (descuento del 15%) 3 6 Montaje de stands del 13 al 19 de enero en horario de 8,30 a 21,30 h. Entrega de stands modulares contratados con IFEMA: 8,30 h. (19 de enero). Entrada de mercancías y material de decoración: de 8,30 a 21,30 h. (19 de enero). Del 18 al 23 de enero en los mostradores de acreditación de expositores situados en Puerta Sur se entregarán los pases de expositor y/o coexpositor ya solicitados y no enviados, y se podrán solicitar nuevos pases, ya sean los gratuitos disponibles o adicionales a facturar. Celebración de la feria: 20 al 22 de enero: Exclusivamente Visitantes Profesionales. 23 y 24 de enero: Visitantes Profesionales y Público. Salida de mercancías: día 24 de enero, de 18,30 a 24,00 h. Desmontaje de Stands. del 25 y 26 de enero de 8,30 a 21,30 y 27 de enero de 8,30 a 15,00 h. 18-23 ENE Pases disponibles en mostradores de registro en Puerta Sur 20-22 ENE FITUR profesionales 23-24 ENE FITUR público y prof. 24 ENERO Salida mercancías 25-27 ENERO Desmontaje stands Secretaría Técnica (Departamento Servicios Feriales) Dirección Comercial FITUR Secretaría Técnica
i. Contacte con nosotros Departamento Pregúnteme sobre... Contacto Dirección del certamen Directora: Ana Larrañaga Directora Comercial Área Internacional: Lourdes Sierra Director Comercial Área Nacional: David Solar Coordinadora: Ana Mucientes Secretaría: Mª Carmen Sánchez, Pilar de la Calle, Macarena Ferrer, Ana Isabel Prieto Contratación de espacio. Temas generales de la participación en feria. Pases de expositor. Invitaciones de visitante profesional y público. Tel. España: 902 22 15 15 Tel. Internacional: (34) 91 722 30 00 Fax: (34) 91 722 57 87 fitur@ifema.es Tel. España: 902 22 15 15 Contratación de servicios. Tel. Internacional: (34) 91 722 30 00 lineaifema.expositor@ifema.es Servifema Facturación y contratación de servicios Tel. España: 902 22 15 15 Facturación de servicios. Tel. Internacional: Cobros. (34) 91 722 30 00 Adquisición de Catálogos de Ferias. Fax: (34) 91 722 57 95 servifema@ifema.es Secretaría técnica Dirección de servicios feriales Dirección de comunicación y marketing Director: Raúl Díez Jefe de Prensa IFEMA: Marta Cacho Jefe de Prensa FITUR: Jesús González Prensa Internacional: Elena Valera Secretaria Prensa: Pilar Serrano Labores de soporte técnico a expositores y montadores. Revisión de proyectos de montaje de stands. Soluciones a los problemas técnicos durante la actividad ferial. Relaciones con los medios de comunicación. Información de prensa de ferias y salones organizados por IFEMA. Información de prensa institucional. Acreditaciones de prensa para ferias y salones. Tel. España: 902 22 15 15 Tel. Internacional: (34) 91 722 30 00 Fax: (34) 91 722 51 27 stecnica@ifema.es Tel.: (34) 91 722 58 23 Fax: (34) 91 722 57 93 prensa@ifema.es Convenciones y congresos Relaciones externas Protocolo Seguridad y autoprotección Servicio médico y emergencias de seguridad Publicidad exterior Telecomunicaciones Empresa gestora del catálogo oficial Otros www.fituronline.com Alquiler de los diferentes espacios de reuniones y convenciones del recinto ferial, tanto durante las ferias como fuera de las mismas. Coordinación de actividades extraferiales. Visitas institucionales. Visitas guiadas. Protocolo de todos los actos. Relaciones institucionales. Seguridad general. Accesos al Parque Ferial. Aparcamientos. Caterings Emergencias (seguridad y médicas). Atención sanitaria a expositores y visitantes durante la celebración de ferias, montajes y desmontajes. Contratación de soportes publicitarios en el recinto ferial. Información previa a la contratación de líneas de teléfono y fax, líneas RDSI, conexiones de banda ancha por cable, WI-FI u otras. Asesoramiento técnico y configuración. Gestión del catálogo. Publicidad en Catálogo, Guía Visitante, Web y Plano Guía de FITUR. Áreas patrocinables FITUR. Pases de expositor. Workshops, B2Bs Tel.: (34) 91 722 50 72 Fax: (34) 91 722 57 89 convenciones@ifema.es Tel.: (34) 91 722 50 82 Fax: (34) 91 722 58 01 infoifema@ifema.es Tel.: (34) 91 722 50 65 Fax: (34) 91 722 57 81 dsinternos@ifema.es Tel.: (34) 91 722 54 00 Tel.: (34) 91 722 50 65 Tel.: (34) 91 722 53 40 / 08 Fax: (34) 91 722 53 09 publicidadexterior@ifema.es telecomunicaciones@ifema.es The Globaldit catalogo.fitur@ditglobal.com Tel.: (34) 96 335 49 00 pasesfitur@ifema.es fiturb2b@ifema.es LINEA IFEMA LLAMADAS DESDE ESPAÑA INFOIFEMA 902 22 15 15 LLAMADAS INTERNACIONALES (34) 91 722 30 00 FAX (34) 91 722 57 87 IFEMA Feria de Madrid Avda. del Partenón, 5 28042 Madrid. España fitur@ifema.es