CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA Bruselas, 9 de junio de 2011 (10.06) (OR. en) 11336/11 POLGEN 99 CSC 39 CAB 38 NOTA PUNTO "I/A" De: Grupo Antici A: Coreper/Consejo Asunto: Tratamiento de los documentos internos del Consejo Introducción 1. A instancias del Coreper, el Comité de Seguridad del Consejo (CSC) debatió los días 26 de septiembre y 16 de noviembre de 2010, y 17 de febrero de 2011 el tratamiento de la información sensible no clasificada dentro del Consejo, con el fin de volver a informar al Grupo Antici (véase doc. 12204/10 de 14 de julio de 2010). 2. El Grupo Antici debatió este punto los días 16 y 30 de mayo de 2011, y ultimó el proyecto de directrices que figuran en el anexo. 3. Al examinar esta cuestión, se tuvo plenamente en cuenta el deseo expresado anteriormente por el Coreper de que cualesquiera directrices fueran "escuetas y proporcionadas de modo que no entorpezcan el funcionamiento fluido del Consejo". 11336/11 jv/cb/psm 1
4. Del debate celebrado hasta el momento ha surgido una orientación general con respecto al tratamiento de la información sensible no clasificada dentro del Consejo; las actuales directrices sobre el tratamiento de los documentos internos del Consejo que no se hacen públicos automáticamente (marcados con el código "LIMITE") deberían desarrollarse un poco más y hacerse más visibles con el fin de reforzar los aspectos de protección, almacenamiento y eliminación de los procedimientos de tratamiento. Además, las nuevas directrices deberían ser aprobadas por el Consejo. 5. Con sujeción a la confirmación del Coreper, se ruega al Consejo que apruebe las directrices que figuran en el anexo. 11336/11 jv/cb/psm 2
ANEXO DIRECTRIC PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS DEL CONSEJO I. Introducción 1. El presente documento establece unos requisitos específicos relativos al tratamiento de los documentos no clasificados del Consejo, de distribución interna en el Consejo, sus miembros, la Comisión, el Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) y, según las políticas, otras instituciones de la UE (por ejemplo el Parlamento Europeo, el Tribunal de Justicia, el Banco Central Europeo) y órganos (por ejemplo el Comité de las Regiones y el Comité Económico y Social Europeo). La divulgación inoportuna al público de dichos documentos podría afectar negativamente al proceso decisorio del Consejo. 2. Estos requisitos específicos se aplican al funcionamiento del Consejo y, en consecuencia, deben ser respetados por los Estados miembros por cuanto son miembros del Consejo, conforme al principio de cooperación leal que rige las relaciones entre las instituciones de la UE y los Estados miembros. 3. Las directrices incluidas en el presente documento sustituyen a las directrices establecidas en el documento 5847/06, de 16 de marzo de 2006, sobre el tratamiento de los documentos con el código "LIMITE". 11336/11 jv/cb/psm 3
II. Códigos y legislación aplicable 4. Los documentos que son internos del Consejo deben llevar el código "LIMITE" en la página de portada, así como al pie de todas las páginas posteriores, en todas las versiones lingüísticas. "LIMITE" es un código de distribución, no un nivel de clasificación en la acepción de las normas de seguridad del Consejo 1. 5. Los documentos con el código "LIMITE" se consideran amparados por la obligación de secreto profesional con arreglo al artículo 339 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE) y al artículo 6.1 del Reglamento interno del Consejo 2. Además, deben ser tratados de conformidad con la legislación correspondiente de la UE, y en particular: i) el Reglamento (CE) n 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión 3 ; ii) el Reglamento (CE) n 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos 4 ; iii) el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) nº 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica 5. 6. Los documentos no clasificados que no llevan el código "LIMITE" son automáticamente accesibles al público; este es el caso de la mayoría de los documentos del Consejo 6. 1 2 3 4 5 6 Decisión 2011/292/UE del Consejo, de 31 de marzo de 2011, sobre las normas de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE (DO L 141 de 27.5.2011, p. 17). Decisión 2009/937/UE del Consejo, de 1 de diciembre de 2009, por la que se aprueba su Reglamento interno (DO L 325 de 11.12.2009, p. 35) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43. DO L 8 de 12.1.2001, p. 1. DO L 43 de 15.2.1983, p. 1. En 2010, representaron el 75,5% de todos los documentos oficiales del Consejo. 11336/11 jv/cb/psm 4
III. Medidas mínimas de protección para los documentos LIMITE 7. Los documentos "LIMITE" deben ser almacenados, siempre que sea posible, en locales oficiales. Los funcionarios de la UE y de los Estados miembros no deben dejar los documentos "LIMITE" a la vista sobre sus escritorios cuando dejen sus despachos sin cerrar con llave ni cuando reciban visitas exteriores. Cuando no se usen, dichos documentos deben guardarse bajo llave. 8. Cuando salgan de los locales oficiales, los documentos "LIMITE" deben permanecer en todo momento en posesión del funcionario, bien llevados por el funcionario mismo, bien guardados bajo llave. 9. La EXTRANET es el sistema de distribución electrónica de los documentos oficiales del Consejo, incluidos los marcados con el código "LIMITE". Si, de modo excepcional, fuera necesario enviar documentos "LIMITE" por correo, fax no cifrado o correo electrónico, se cuidará que sean enviados únicamente previa autorización, por un funcionario debidamente autorizado y solamente a los destinatarios habilitados para recibirlos 7. 10. Cuando se envíen documentos "LIMITE" por correo, los sobres y paquetes deberán ser remitidos a una persona que figurará por su nombre o función, deberán llevar una dirección de vuelta y no deberá figurar en ellos el código "LIMITE". 11. Los sistemas de comunicación e información que traten documentos "LIMITE" no precisan más medidas técnicas específicas que las medidas normales de protección de la red. 12. Debe ponerse especial precaución al almacenar grandes cantidades de documentos "LIMITE" en soportes de grabación (por ejemplo discos duros extraíbles, lápices de memoria y CD), pues el daño colectivo causado por la pérdida de dichos soportes y su consiguiente revelación no autorizada podrían ser más perjudiciales para el proceso decisorio del Consejo que la revelación no autorizada de un sólo documento "LIMITE". 7 La EXTRANET permite al usuario individual obtener documentos oficiales del Consejo con el código "LIMITE" en su ordenador personal antes de transcurrida una hora desde su emisión. Además, la disponibilidad de los documentos se notifica con rapidez al usuario por medio de la función "e-notification" del sistema. No obstante, en circunstancias excepcionales, y para facilitar la preparación puntual de los debates, los documentos "LIMITE" pueden ser distribuidos por correo electrónico. 11336/11 jv/cb/psm 5
13. Cuando los documentos "LIMITE" ya no sean necesarios y hayan sido adecuadamente archivados, todas sus copias restantes deberán ser eliminadas mediante trituración u otro método equivalente de destrucción. Cuando esto no sea posible, los documentos deberán romperse a mano. No son necesarios requisitos particulares para el borrado de documentos "LIMITE" sobre soportes de almacenamiento informático reutilizables. IV. Distribución de documentos "LIMITE" 14. Los documentos del Consejo con el código "LIMITE" podrán entregarse a cualquier funcionario de la administración nacional de un Estado miembro del Consejo, del Consejo Europeo, de la Comisión Europea y del SEAE. Los documentos "LIMITE" podrán entregarse asimismo a nacionales de un Estado miembro debidamente autorizados para acceder a dichos documentos según sus funciones. 15. Determinados documentos "LIMITE" podrán ser entregados a los Estados adherentes 8 y a otras instituciones y órganos de la UE según el código de materia que figure en la portada del documento. 16. Los contratistas privados podrán disfrutar de acceso privilegiado a los documentos "LIMITE" de conformidad con las obligaciones contractuales correspondientes, que deberán ajustarse a esta política, en particular por lo que respecta al secreto profesional y a la no revelación. 17. Los documentos "LIMITE" no podrán ser entregados a ninguna otra entidad o persona, ni a los medios de comunicación ni al público en general sin autorización previa (de preferencia por escrito) de un funcionario habilitado (véase apartados 18 y 19 infra). 18. Excepcionalmente, podrán ponerse a disposición de las presidencias de las correspondientes comisiones del Parlamento Europeo copias impresas de documentos "LIMITE", mediante solicitud por escrito a la Secretaría General del Consejo y previo acuerdo de los funcionarios del Consejo debidamente autorizados, dándose por sentado que el Parlamento Europeo los tratará de manera coherente con esta política y no hará públicos dichos documentos ni partes de los mismos sin autorización previa. 8 El Consejo ha acordado unas modalidades internas para la aplicación de los procedimientos de información y consultas con los Estados adherentes (véase documento 16326/04 de 6 de enero de 2005, Ampliación - Modalidades de aplicación internas de la UE para el período de interinidad). 11336/11 jv/cb/psm 6
19. Los documentos "LIMITE" sólo podrán ser entregados a terceros Estados u organizaciones internacionales por decisión del Consejo o por personas debidamente autorizadas a entregar dichos documentos en virtud de una Decisión del Consejo. Se pedirá a las terceras partes que traten dichos documentos de manera coherente con esta política y no los hagan públicos sin autorización previa. V. Acceso público a los documentos "LIMITE" 20. Los documentos "LIMITE" no deberán hacerse públicos salvo que un funcionario del Consejo debidamente autorizado, la administración nacional de un Estado miembro (véase apartado 21) o, cuando proceda, el Consejo, hayan tomado una decisión a tal fin, de conformidad con el Reglamento (CE) n. 1049/2001 y con el Reglamento interno del Consejo. 21. Los funcionarios y agentes de las instituciones u órganos de la UE distintos del Consejo no podrán decidir por sí mismos hacer públicos documentos "LIMITE" sin consultar primero a la Secretaría General del Consejo. Los funcionarios y agentes de la administración nacional de los Estados miembros consultarán a la Secretaría General del Consejo antes de tomar una decisión en este sentido, salvo si es manifiesto que dicho documento puede hacerse público, de conformidad con el artículo 5 del Reglamento (CE) n. 1049/2001. 22. El contenido de los documentos "LIMITE" sólo podrá publicarse en sitios Internet o plataformas de la red protegidos y aprobados por el Consejo, o con características de acceso protegido (por ejemplo EXTRANET-L). 11336/11 jv/cb/psm 7