REGLAMENTO COMITÉ DE SOLIDARIDAD POR EL CUAL SE MODIFICA EL REGLAMENTO DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD

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1 REGLAMENTO COMITÉ DE SOLIDARIDAD 26 DE ABRIL DE 2011 COOPERATIVA DE TRABAJADORES DE LA CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A. COTIEMPO. POR EL CUAL SE MODIFICA EL REGLAMENTO DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE COTIEMPO, EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES, ESTATUTARIAS, Y CONSIDERANDO 1. Qué es necesario conformar y definir las funciones del Comité de Solidaridad a fin de promover y dinamizar la participación de la base de los asociados en la gestión administrativa como le debe corresponder a las entidades de carácter asociativo. 2. Qué es necesario actualizar el reglamento en su estructura y desarrollo, de conformidad con las normas vigentes. 3. Que mediante la expedición de la ley 79 de y la Circular Básica Jurídica se define que las cooperativas deben crear el Comité de Solidaridad y reglamentar el Fondo de Solidaridad para sus asociados por medio de una gestión socio-empresarial. 4. Que el numeral 7 del artículo 4 de la Ley 454 de agosto 8 de 1998, promulgó los principios de la economía solidaria, entre ellos la Solidaridad como mecanismo para mejorar la calidad de vida del asociado y su grupo familiar. 5. Que COTIEMPO contempla la Solidaridad como un valor fundamental y como práctica permanente dentro de sus Estatutos, en concordancia con los principios y valores de la Economía Solidaria. 6. Qué de conformidad con el artículo 67 del Estatuto de COTIEMPO, el Consejo de Administración creó el Comité de Solidaridad y le da facultades para organizar y desarrollar la solidaridad. 7. Qué es función del Consejo de Administración reglamentar las normas, procedimientos y criterios básicos para orientar las diferentes actividades del Comité de Solidaridad y en particular el desarrollo de la función de solidaridad en sus aspectos conceptuales, estructurales y operativos. 8. Que de conformidad con la Circular Básica Jurídica No 007 de 2008, la cual establece el manejo y contabilización de los recursos del Fondo de Solidaridad. RESUELVE Expedir el reglamento de Solidaridad que se materializa en los artículos siguientes como el conjunto de directrices, normas y procedimientos de orden conceptual, estructural y operativo dentro de los cuales estará enmarcado el cumplimiento de la solidaridad de COTIEMPO y a las cuales deberán ceñirse tanto los órganos que en él intervienen como cada una de las personas que cumplan labores relacionadas con la función solidaria. CAPITULO I OBJETIVO ARTÍCULO 1. OBJETO: El Fondo de solidaridad tiene como fin cumplir funciones de previsión y seguridad patrimonial y de bienestar social, al igual que auxiliar a los asociados y su núcleo familiar en casos de verdadera y comprobada calamidad, en las modalidades y conforme lo establezca el presente reglamento. CAPITULO II ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO ARTÍCULO 2º. INSTALACIÓN: Una vez el Consejo de Administración comunique por escrito a los miembros elegidos, el Coordinador citará al Comité para realizar la reunión de instalación. ARTÍCULO 3. CONFORMACION: El Comité de Solidaridad estará conformado por mínimo tres (3) asociados, elegidos por el Consejo de Administración, quienes elegirán de su seno un Coordinador y un Secretario. El coordinador debe ser un integrante del Consejo de Administración

2 ARTÍCULO 4. PERIODO: Los miembros del Comité de Solidaridad y los suplentes, serán elegidos o reelegidos para periodos de dos (2) años y podrán ser removidos total o parcialmente, por el Consejo de Administración. ARTÍCULO 5º: LUGAR DE REUNIÓN: El Comité de Solidaridad, sesionará en las oficinas de COTIEMPO, un lugar diferente claramente establecido o de manera virtual, previo acuerdo de los miembros. ARTÍCULO 6 : REUNIONES DEL COMITE: El Comité de Solidaridad se reunirá de manera ordinaria cada vez que sea necesario para lo cual será convocado por su Coordinador. Las reuniones del Comité que sean realizadas a solicitud de la Gerencia, la Junta de Vigilancia, el Consejo de Administración o la Revisoría Fiscal, serán sesiones extraordinarias. ARTÍCULO 7 : CONVOCATORIA: El Comité de Solidaridad será citado por el Coordinador, con la anticipación que acuerden sus miembros previamente, a través de los medios disponibles: , teléfono, comunicación escrita, etc., indicando orden del día, fecha, hora y lugar o si es reunión virtual. PARÁGRAFO: Cuando sean reuniones extraordinarias, solo podrán tratar los temas propuestos en el Orden del Día, en todo caso no podrá incluir puntos no acordados en la convocatoria, como proposiciones y varios. ARTÍCULO 8º: QUÓRUM: El Comité de Solidaridad, sesionará con la asistencia de tres (3) de sus miembros. Constituirá quórum la asistencia de Dos (2) de sus miembros. Podrá asistir a las reuniones la Gerencia, si así lo consideran los miembros del comité, quien sólo tendrá derecho a voz pero no a voto. ARTÍCULO 9 : ACTAS: De las actuaciones del Comité de Solidaridad, se dejará constancia en acta suscrita por el Coordinador y Secretario, la cual deberá ser transcrita al Libro Oficial dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación. En todo caso el Comité no podrá realizar la siguiente reunión si el acta anterior aún no ha sido aprobada. El acta será prueba fehaciente de las decisiones tomadas por sus integrantes y deben contener como anexos las pruebas idóneas que justifican las causas de la solidaridad o calamidad de los asociados beneficiarios de los auxilios. ARTÍCULO 10 : CAUSALES DE REMOCION: Se consideran causales para perder la calidad de integrante del Comité, las siguientes: 1. Dejar de asistir a tres (3) reuniones continuas o discontinuas habiendo sido convocado de acuerdo con la anterioridad pactada. 2. Por quedar incurso en cualquier inhabilidad o incompatibilidad establecidas en el estatuto. 3. Por revocatoria del mandato por parte del Consejo de Administración 4. Por pérdida de la calidad de asociado de COTIEMPO PARÁGRAFO: Cuando se declare remoción de alguno de los integrantes del Comité, el coordinador informará al Consejo de Administración para que éste, mediante oficio, le notifique la pérdida de calidad de miembro del Comité y en orden numérico llene la vacante el siguiente integrante en caso de ser necesario. CAPITULO III FUNCIONES COMUNES Y GENERALES ARTÍCULO 11º: Con base en el Artículo 71 del Estatuto vigente, serán funciones comunes y generales para los Comités de COTIEMPO: 1. Conocer y procesar los asuntos internos y externos en que se desarrolla el servicio correspondiente y hacer la gestión del mismo. 2. Revisar el Reglamento de solidaridad y operación del Servicio y expresar su acatamiento o proponer al Consejo de Administración las reformas que consideren necesarias para facilitar su funcionamiento. 3. Mantener el espíritu de autogestión permanente, como impulso a la información para la participación social Solidaria y la seguridad institucional. 4. Proponer la asignación presupuestal necesaria para desarrollar las actividades, revisar y controlar el presupuesto asignado, dirigir su ejecución y proponer los ajustes convenientes. 5. Elaborar su programa de actividades, ejecutarlo y evaluarlo permanentemente.

3 6. Conocer, consultar y aplicar la legislación vigente y las normas que regulan la organización y prestación del servicio. 7. Garantizar que las actividades y proyectos a desarrollar quedan en las actas y serán estas la base de información al Consejo de Administración. 8. Realizar los estudios y concretar las conclusiones correspondientes para respaldar sus recomendaciones y asesoría al Consejo de Administración sobre el servicio asumido. 9. Aportar y desarrollar conocimiento y experiencia colegiados y adecuados sobre los asuntos que competen al Comité, para hacer las aplicaciones y formular soluciones y prácticas de beneficio común a los asociados. 10. Ejercer en coordinación con el Consejo de Administración y con las autoridades competentes, la adecuada interpretación y aplicación de los Principios y Valores de la Economía Solidaria y recomendar de acuerdo a sus funciones procedimientos adecuados para mantener la calidad del servicio. 11. Verificar que haya adecuada información institucional sobre la solidaridad o los servicios, con participación activa de los asociados en el proceso de autogestión. 12. Las demás que le asignen la Asamblea o el Consejo de Administración. CAPITULO IV FUNCIONES ESPECÍFICAS ARTÍCULO 12 : FUNCIONES: Son funciones del Comité de Solidaridad: 1. Elegir el Coordinador y relator del Comité. 2. Diagnosticar mediante análisis e investigaciones, las necesidades en materia de solidaridad. 3. Formular estrategias y diseñar mecanismos atinentes a la solución de las necesidades de Solidaridad. 4. Elaborar el presupuesto anual de las actividades a realizar. 5. Estudiar las recomendaciones de la administración sobre la viabilidad del auxilio 6. Aprobar los auxilios y su cuantía mediante acta debidamente aprobada. 7. Informar al Consejo de Administración de irregularidades observadas o comprobadas en los trámites de solicitud de los asociados. 8. Controlar los recursos asignados al fondo de solidaridad y presentar recomendaciones al Consejo de Administración. 9. Proponer al Consejo de Administración las normas relacionadas con el Fondo de Solidaridad. 10. Evaluar las diferentes calamidades familiares producidas por hechos naturales y especiales que permita el reconocimiento de un auxilio de solidaridad. 11. Velar porque la información, servicios y apoyos que el comité brinda a los asociados tenga la divulgación periódica y necesaria en todos los medios disponibles. 12. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento. 13. Rendir informes periódicamente al Consejo de Administración. 14. Las demás que le asigne el Consejo de Administración, los estatutos y los reglamentos. ARTÍCULO 13 : FUNCIONES COORDINADOR: Son funciones del coordinador: a. Presidir las reuniones del Comité. b. Citar a los miembros para reuniones ordinarias y extraordinarias. c. Llevar el control del presupuesto de Solidaridad y su ejecución. d. Coordinar las actividades asignadas a sus miembros. e. Firmar las Actas f. Exigir que se transcriban las actas al Libro Oficial. g. Acudir a los eventos o sitios donde se requiera expresar la solidaridad h. Inspeccionar los sitios donde hayan ocurrido los hechos objeto de la solidaridad i. Organizar campañas que contribuyan a mejorar los problemas de duelo de los asociados j. Otras que le asigne el Comité y el Consejo de Administración ARTÍCULO 14 : FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son funciones del Secretario: a. Elaborar, transcribir y firmar las actas del Comité de Solidaridad. b. Entregar las actas elaboradas y aprobadas a la administración para su archivo y custodia.

4 c. Velar porque las estadísticas respecto de los auxilios y seguros entregados a los asociados sean llevados de manera actualizada por la administración. d. Acudir a los eventos o sitios donde se requiera expresar la solidaridad e. Inspeccionar los sitios donde hayan ocurrido los hechos objeto de la solidaridad f. Organizar conjuntamente con el coordinador campañas que contribuyan a mejorar los problemas de duelo de los asociados. g. Otras que le asigne el Comité de Solidaridad CAPITULO V DEL FONDO DE SOLIDARIDAD ARTÍCULO 15º: DEFINICIÓN: La solidaridad involucra el auxilio y la ayuda mutua por calamidad doméstica personal o familiar en concordancia con los lineamientos que a continuación se detallan. ARTÍCULO 16º: DEL FONDO DE SOLIDARIDAD: El Fondo de Solidaridad se define como la reserva de recursos destinados a conceder auxilios a los asociados que se encuentran en calidad de calamidad doméstica. ARTÍCULO 17º: CALAMIDAD DOMÉSTICA: Se define como todo suceso imprevisto, repentino y ajeno a la voluntad del asociado que lo coloque a él, su cónyuge o compañero (a) permanente, sus hijos y padres dependientes, en condiciones de inferioridad física, moral, económica o social. Se excluyen aquellas que se deriven de la influencia del alcohol, drogas psicoactivas y estimulantes que modifiquen el comportamiento habitual del individuo. La dependencia económica de los familiares deberá ser comprobada a través de documentos probatorios. ARTÍCULO 18º: Constituyen solidaridad o calamidad doméstica los siguientes hechos: 1. Fallecimiento del asociado. 2. Fallecimiento del cónyuge, compañero(a) permanente, padres e hijos para los casados, hermanos o padres del asociado soltero todos con dependencia económica comprobada. 3. Deterioro grave de la vivienda causada por fenómenos naturales o accidentes como incendio, inundaciones, lluvias, condiciones atmosféricas graves, movimientos sísmicos, deslizamientos de tierras y acciones terroristas. 4. Hospitalización y/o cirugía del asociado y su grupo básico familiar. 5. Pago de ofrendas florales, y demás presentes que dirija la cooperativa a los asociados, trabajadores, familiares o trabajadores de la entidad con motivo de la ocurrencia de hechos 6. Cancelación total o parcial de los servicios funerarios y exequiales, ARTÍCULO 19º: HECHOS NO CONCURRENTES: Sin excepción, no podrán ser considerados como concurrentes a la calamidad doméstica los que resulten de las responsabilidades civil, penal o comercial, por las siguientes causas: 1. Incumplimiento de las obligaciones de arrendamiento, pago de cuentas de amortización de vivienda o de cualquier otra índole. 2. Ejecuciones por cheques sin fondos, letras de cambio u otros documentos negociables. 3. El pago de impuestos o similares. 4. Embargos por cualquier causa. 5. Cualquier otro compromiso civil o comercial en el que hubiese existido consentimiento o acuerdo entre las partes. ARTÍCULO 20 : ASIGNACION DE RECURSOS: El Fondo de Solidaridad obtendrá recursos por los siguientes sistemas: 1. Por el porcentaje que designe la Asamblea de los excedentes anuales. 2. Por los recursos que COTIEMPO reciba a titulo de donaciones o herencias, de personas naturales o jurídicas, con destinación especifica al Fondo de Solidaridad. 3. De las actividades que para el efecto realice el mismo Comité. 4. Por los recursos que destine la Asamblea General con cargo al presupuesto de gastos. ARTÍCULO 21 : PLAN Y PRESUPUESTO: A fin de cumplir con la ejecución del Fondo de Solidaridad,

5 previamente el Comité de Solidaridad deberá elaborar un plan de actividades y presupuesto que se proponen desarrollar en el periodo para el cual fueron elegidos. Dicho presupuesto deberá ser presentado para aprobación del Consejo de Administración. Una vez aprobado, el Comité es autónomo sobre las formas de operación que adopte para llevar a cabo el desarrollo del Plan ya aprobado. ARTÍCULO 22 : ACTIVIDADES Y EJECUCION: Los gastos e inversiones que ocasionen las actividades contempladas en el Plan y presupuesto, serán autorizados a través del Comité pero su ejecución las realizará la Gerencia. ARTÍCULO 23º: REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN DE AUXILIOS: Se establecen los siguientes requisitos para acceder a los auxilios a través del Fondo de Solidaridad de COTIEMPO : 1. Ser asociado hábil y tener un año de antigüedad en COTIEMPO 2. Presentar solicitud escrita a la Gerencia justificando el tipo de calamidad, quien la tramitará ante el Comité de Solidaridad para su concepto y aprobación. 3. Adjuntar copia del registro civil de nacimiento o matrimonio o prueba supletoria, constancia de convivencia, según el caso en calamidades relacionadas con el grupo familiar. 4. Informe evaluativo de la correspondiente calamidad, donde conste los resultados de la inspección ocular del lugar donde se produjo la situación calamitosa, consignada en acta debidamente firmada por el Coordinador y Secretario del Comité de Solidaridad. 5. Que la solicitud de auxilio se haga mientras el asociado esté activo. 6. La solicitud y los documentos soporte deberán presentarse dentro de los noventa (90) días siguientes al hecho. En caso contrario se pierde el derecho. PARÁGRAFO: En ningún caso se concederá más de un (1) auxilio al año (periodo fiscal) por grupo familiar. ARTICULO 24: BENEFICIARIOS: CASADOS El Asociado El Cónyuge ó compañero (a) permanente Los padres del Asociado Los hijos menores hasta los 24 años SOLTEROS Asociado Padres Hijos ó en su defecto hermanos hasta los 24 años ARTÍCULO 25º: CUANTIA DE LOS AUXILIOS QUE SE CONCEDERÁN A TRAVÉS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD: CONCEPTO MONTO MÁXIMO REQUISITOS Fallecimiento del Asociado y/o miembro de su Grupo básico familiar Cubrimiento 100% del servicio funerario a través de entidad especializada en exequias. Estar afiliado a la cooperativa.

6 Gastos Clínicos Hasta el cincuenta por ciento (50%) del costo total, sin que supere en ningún caso el sesenta por ciento (60%) de un salario mínimo legal mensual vigente, en la fecha de expedición de los correspondientes comprobantes. Se tendrán en cuenta únicamente los casos de intervenciones quirúrgicas o gastos de hospitalización, no cubiertos por la EPS a la cual se encuentren inscritos. El auxilio será otorgado, exclusivamente, para gastos de clínica u honorarios médicos, droga post-operatoria y terapias post-operatorias, según consten en la correspondiente remisión de la clínica o médico con la orden de salida. Auxilio Odontológico El 37% de un S.M.L.M.V aproximado al mil mas cercano. Se deberá presentar certificación del odontólogo que esté realizando el tratamiento, donde se indique lo que se le está haciendo, costo total del mismo y abonos que haya realizado el paciente. Los soportes que se presenten deben tener como máximo 3 meses de expedición. El giro se hará directamente al asociado.

7 Deterioro grave de la vivienda causada por fenómenos naturales. Monto que aprueba el Consejo de Administración. Visita por parte del Comité para evaluar la gravedad de los daños. ARTÍCULO 26º: REGISTRO DE AUXILIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD: COTIEMPO llevará un registro detallado de todas las solicitudes de auxilios que se concedan o se nieguen. Esta información detallada permitirá la concreción del balance social y las posteriores reformas al presente reglamento. ARTÍCULO 27 : CONTROL DEL AUXILIO: COTIEMPO por intermedio de la Gerencia mantendrá el Control permanente de los auxilios concedidos y si llega a comprobar fraude en el estudio de los documentos se procederá a informar al Consejo de Administración para que la Junta de Vigilancia profiera la investigación conforme a lo establecido en el estatuto. ARTÍCULO 28 : OTORGAMIENTO Y AGOTAMIENTO DE AUXILIOS: Los auxilios se otorgarán de acuerdo al orden cronológico de presentación y hasta el agotamiento del presupuesto establecido para el Fondo de Solidaridad, el cual podrá ser incrementado con cargo al presupuesto anual previa autorización del Consejo de Administración. ARTÍCULO 29 : TERMINO PARA LA SOLICITUD DE LOS AUXILIOS: El asociado tendrá un plazo máximo de noventa (90) días corrientes a partir de la ocurrencia del hecho para solicitar el auxilio correspondiente dependiendo de la causa invocada, una vez cumplido este plazo prescribe por parte de COTIEMPO toda obligación con el respectivo auxilio del asociado. CAPITULO VI RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD ARTÍCULO 30º: RESPONSABILIDADES: Por ser el Comité de Solidaridad un Órgano con carácter Administrativo, asume las responsabilidades establecidas en las normas, así: a. Son responsables de la acción, Omisión o extralimitación en sus funciones de conformidad con el derecho común b. Circular Básica Jurídica No 007/2003 Capitulo IV, Literal d), c. De conformidad con normas superiores, los integrantes del Comité de Solidaridad, serán responsables, Penal, Civil y Administrativamente, de acuerdo con la causa de la gravedad. ARTICULO 31º: SANCIONES: Los integrantes del Comité de Solidaridad serán sancionados por el incumplimiento de sus funciones de conformidad con lo establecido en el Estatuto. Así, mismo, y por disposición del Artículo 158 de la Ley 79 de 1988, le serán aplicables las sanciones establecidas en el Código de Comercio, en los códigos Civil, Penal y Administrativo. CAPITULO VII OTRAS DISPOSICIONES ARTÍCULO 32º: CUANTÍAS MÍNIMAS PARA SOLICITUDES DE AUXILIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD: COTIEMPO concederá auxilios por calamidad, cuando los costos y gastos superen la cuantía equivalente a el 22% de un S.M.L.M.V. aproximado al mil mas cercano. ARTÍCULO 33º: TÉRMINO PARA LAS DECISIONES DE CONCESIÓN DE AUXILIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD: El comité de solidaridad resolverá las solicitudes de auxilio con prontitud sin excederse del tiempo límite de un mes.

8 ARTÍCULO 34º: CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: COTIEMPO no recibirá ninguna solicitud de auxilio de solidaridad que no cumpla los requisitos y no sea acompañada de los documentos completos, exigidos en cada caso. ARTÍCULO 35 : FALSEDAD Y SANCIONES: Cuando existan indicios de fraude o falsedad de documentos presentados para solicitar auxilios, COTIEMPO se abstendrá de concederlos e informará a la Junta de Vigilancia y al Consejo de Administración por escrito para que se investigue disciplinariamente y en caso de ser necesario se apliquen las sanciones correspondientes. ARTÍCULO 36 : CUENTA ESPECIAL: El Departamento de Contabilidad de COTIEMPO abrirá una cuenta especial para el manejo y control de los ingresos y egresos del Fondo de Solidaridad. ARTÍCULO 37º: LIBRO DE REGISTRO Y CONTROL: El Secretario del Comité de Solidaridad velará porque la administración lleve un libro de registro y control mensual de las solicitudes que afecten el Fondo de Solidaridad. ARTÍCULO 38º: AUXILIOS NO CONTEMPLADOS: Cualquier auxilio de solidaridad no contemplado en el presente reglamento será de exclusiva decisión del Consejo de Administración y será resuelto de manera excepcional y por única vez, dependiendo de la gravedad de la calamidad. ARTÍCULO 39 : INFORME DE GESTION ASAMBLEA: Al final del ejercicio el Comité de Solidaridad elaborará y entregará al Consejo de Administración y a la Junta de Vigilancia, un informe detallado de sus actividades para presentarlo a la Asamblea General. ARTÍCULO 40 : VIGENCIA DEL REGLAMENTO: El presente Reglamento tendrá vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Consejo de Administración y para efectos de darlo a conocer a todos los asociados. ARTÍCULO 41 : MODIFICACIONES AL REGLAMENTO: Toda modificación ó revisión del presente Reglamento, antes de ser aprobada por El Consejo de Administración, deberá ser discutida por el Comité de Solidaridad. ARTÍCULO 42 : INTERPRETACION LEGAL: Los aspectos no regulados en el Presente Reglamento corresponderá definirlos, interpretarlos y aplicarlos al Consejo de Administración, observando siempre la responsabilidad establecida en este Reglamento, en los Estatutos de COTIEMPO y en las normas Legales vigentes. ARTÍCULO 43º: VIGENCIA: El presente reglamento rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga todos los reglamentos anteriores. Dado en Bogotá, D. C. el 26 de abril del año dos mil once. (2011), según acta No COMUNIQUESE Y CUMPLASE DANILO PIZARRO Presidente del Consejo JAIRO MENDEZ Secretario