MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL H. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL FIDEICOMISO DE RIESGO COMPARTIDO

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL H. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL FIDEICOMISO DE RIESGO COMPARTIDO Página 1 de 15

2 C O N T E N I D O 1. Antecedentes 2. Objetivo 3. Marco Legal 4. Integración del Comité 5. Suplencias 6. Funciones del Comité 7. De la Operación del Comité 8. Funciones y Responsabilidades de los Integrantes del Comité 8.1. Del Presidente 8.2. Del Secretario Ejecutivo 8.3. De los Vocales 8.4. De los Asesores 8.5. De los Invitados 9. Responsabilidad de los Integrantes del Comité 10. Generales Página 2 de 15

3 1. Antecedentes En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como lo señalado en los artículos 19, 20, 21, 22 y 23 de su Reglamento en vigor, y a fin de apoyar al Fideicomiso de Riesgo Compartido en la revisión de los programas y presupuestos de adquisiciones; dictaminar los procedimientos de contratación; proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones; analizar trimestralmente los informes de la conclusión de casos dictaminados; autorizar cuando se justifique, la creación de Subcomités de Adquisiciones y de Revisión de Bases, entre otras; el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizó el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso de Riesgo Compartido, según consta en su Acuerdo No. 03E-01-08, tomado en la Tercera Sesión Extraordinaria celebrada el 11 de abril de Con motivo de diversas reformas a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP) y a su Reglamento (RLAASSP), así como a la reasignación de funciones instruida por el Director General y Delegado Fiduciario Especial del Fideicomiso de Riesgo Compartido, mediante Oficio No /13, del 23 de julio de 2013, es necesario actualizar dicho Manual de Integración y Funcionamiento, a fin de ajustarlo a los cambios derivados fundamentalmente de las reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 28 de mayo de 2009 (a la LAASSP) y el 28 de julio de 2010 (a su Reglamento), así como hacer congruente la estructura y denominación de las áreas y unidades administrativas que integran y participan en el referido Comité. Entre los cambios realizados al presente Manual destacan: A). Actualización de los Integrantes del Comité y precisión de sus funciones. B). Suplencias del Comité. C). Actualización de la denominación de las áreas y unidades administrativas que participan en el Comité. D). Actualización del articulado referido de la LAASSP y el RLAASSP. Por lo anterior, dicho Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios se presenta a su consideración y, en su caso, aprobación. Página 3 de 15

4 2. Objetivo El objeto del presente Manual es regular lo relativo a la integración y funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, con apego a lo dispuesto en los artículos 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 19, 20, 21, 22 y 23 de su Reglamento en vigor, así como definir el alcance de la intervención de cada uno de sus integrantes y participantes, a fin de apoyar al Fideicomiso de Riesgo Compartido en la revisión de los programas y presupuestos de adquisiciones; dictaminar los procedimientos de contratación; proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios; analizar trimestralmente los informes de la conclusión de casos dictaminados; autorizar cuando se justifique, la creación de Subcomités de Adquisiciones y de Revisión de Convocatorias, elaborar y aprobar el presente Manual y coadyuvar en el cumplimiento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su Reglamento y demás disposiciones que le resultan aplicables, para asegurar el cumplimiento de los principios establecidos en el Artículo 134 Constitucional. 3. Marco Legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Artículo 134). Capítulo Diez del Tratado de Libre Comercio. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, vigente. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley Federal de Archivos Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, vigente. Página 4 de 15

5 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Reglamento de la Ley Federal de Archivos Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación Decreto de creación del FIRCO, publicado en el Diario Oficial de la Federación del 3 de marzo de Contrato de creación del FIRCO, de fecha 1 de abril de Convenio Modificatorio, de fecha 30 de noviembre de Acuerdo de Sectorización del FIRCO, publicado en el Diario Oficial de la Federación del 17 de marzo de Decreto que Regula el Fideicomiso de Riesgo Compartido, publicado en Diario Oficial de la Federación del 6 de agosto de Criterios Específicos y Procedimientos para la Administración Integral de Documentos, Expedientes y Archivos. 4. Integración del Comité. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 19 de su Reglamento en vigor, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios se integrará de la siguiente manera: Presidente: Titular de la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas, con derecho a voz y voto. Secretario Técnico: Titular de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, con derecho a voz. Vocal: Titular de la Dirección Ejecutiva de Microcuencas, con derecho a voz y voto. Página 5 de 15

6 Vocal: Vocal: Vocal: Vocal: Vocal: Asesor: Asesor: Invitados: Titular de la Dirección Ejecutiva de Apoyo a los Agronegocios, con derecho a voz y voto. Titular de la Dirección de Análisis y Servicios Institucionales, con derecho a voz y voto. Titular de la Gerencia de Administración y Finanzas, con derecho a voz y voto. Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo al Financiamiento, con derecho a voz y voto. Titular de la Gerencia de Servicios de Comunicaciones y Sistemas, con derecho a voz y voto. Titular de la Gerencia Jurídica, con derecho a voz. Titular del Órgano Interno de Control, con derecho a voz. Las personas cuya intervención se estime necesaria por cualquiera de los miembros o los asesores, para aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité, con derecho a voz. Estas personas sólo permanecerán en la sesión durante la presentación y discusión del tema para el cual fueron invitados. 5. Suplencias. Los integrantes del Comité con derecho a voz y voto (miembros titulares), así como los asesores del mismo, podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán tener el nivel jerárquico inmediato inferior al del titular, y sólo podrán participar en su ausencia, en el entendido de que al acreditar a su suplente, se le tendrán por otorgadas las facultades decisorias necesarias para su participación en las reuniones del Comité. Las ausencias del Presidente del Comité deberán ser suplidas, invariablemente, por el Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo al Financiamiento, en su calidad de área contratante, sin que éste, a su vez pueda delegar dicha suplencia; por lo que en ausencia del Presidente del Comité o de su Suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo. Las ausencias del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo al Financiamiento, en su calidad de área contratante, serán suplidas por el Titular de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Página 6 de 15

7 Generales, quien asiste al Comité con derecho sólo a voz, en su carácter de Secretario Técnico del Comité. Para los casos en que el Titular de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales supla al representante del área contratante, porque éste tome el cargo de Presidente, tendrá derecho a voz y voto. Cuando el Secretario Técnico participe en las reuniones del Comité, con tal carácter, su suplente sólo fungirá como invitado en el Comité 6. Funciones del Comité (Artículos 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 20 de su Reglamento). A). Revisar el programa y el presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como sus modificaciones y formular las observaciones y recomendaciones convenientes; B). Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la licitación pública por encontrarse en alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones I, III, VIII, IX Segundo Párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del Artículo 41 de la LAASSP. C). Dictaminar los Proyectos de políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios que le presenten, así como someterlas a la consideración del Órgano de Gobierno. En su caso, autorizar los supuestos no previstos en las mismas; D). Establecer en dichas políticas, bases y lineamientos, los aspectos de sustentabilidad ambiental incluyendo la evaluación de las tecnologías que permitan la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero y la eficiencia energética, que deberán observarse en las adquisiciones, arrendamientos y servicios, con el objeto de optimizar y utilizar de forma sustentable los recursos para disminuir costos financieros y ambientales; E). Analizar trimestralmente el informe de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen y, en su caso, recomendar las medidas para verificar que el Programa y Presupuesto de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, se ejecuten en tiempo y forma, así como proponer medidas tendientes a mejorar o a corregir sus procesos de contratación y ejecución. F). Elaborar y aprobar el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité, conforme a las bases que expida la Secretaría de la Función Pública. G). Autorizar, cuando se justifique, la creación de Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como aprobar los manuales de integración y funcionamiento de los mismos, estableciendo los límites de responsabilidad respecto de los asuntos que puedan conocer dentro de sus áreas de influencia, y la forma y términos en que deberán informar al propio Comité. Página 7 de 15

8 Además deberán determinar las áreas y los niveles jerárquicos de los servidores públicos que los integren; H). Autorizar, en los casos que se estime necesario, la creación, integración y funcionamiento de Subcomités encargados de la revisión de convocatorias de licitaciones e invitaciones a cuando menos tres personas, mismos que quedarán integrados por los servidores públicos que determine el propio Comité; I). Establecer su Calendario de Sesiones Ordinarias del Comité para el ejercicio inmediato posterior; J). Determinar los rangos de los montos máximos de contratación en que se ubica el Fideicomiso de Riesgo Compartido, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 42 de la LAASSP, a partir del presupuesto autorizado para las adquisiciones, arrendamientos y servicios. K). Revisar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios antes de su publicación en CompraNet y en la página de Internet, de acuerdo con el presupuesto aprobado para el ejercicio correspondiente. L). Aprobar el Programa Integral de Aseguramiento de Bienes Patrimoniales y de Personas del FIRCO, y vigilar que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo al mismo; M). Coadyuvar con el Fideicomiso de Riesgo Compartido en el cumplimiento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, y demás disposiciones aplicables. 7. De la Operación del Comité. Las sesiones del Comité se realizarán conforme a lo siguiente: A. Las sesiones ordinarias del Comité se celebrarán por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar; B. Sólo en casos justificados se podrán realizar reuniones extraordinarias urgentes, a solicitud del Titular del Área interesada, y a través de convocatoria emitida por el Presidente del Comité; C. Las reuniones se llevarán a cabo cuando asista la mayoría de los miembros con derecho a voz y voto. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. D. Las sesiones sólo podrán llevarse a cabo cuando esté presente el Presidente del Comité o su Suplente; Página 8 de 15

9 E. La convocatoria de cada sesión, junto con el orden del día y los documentos correspondientes a cada asunto, se entregarán en forma impresa o por medios electrónicos a los miembros del Comité como sigue: Para reuniones ordinarias, cuando menos con tres días hábiles de anticipación a la celebración de la sesión. Para reuniones extraordinarias, cuando menos con un día hábil de anticipación a la celebración de la sesión. En caso de inobservancia a dichos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo. F. Los asuntos relacionados con solicitudes de excepción a la licitación pública que se sometan a la consideración del Comité, deberán presentarse en el formato establecido y autorizado para tal efecto (Anexo No. 1), el cual deberá contener como mínimo lo siguiente: 1. La información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado; 2. La justificación y fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación, de conformidad con lo establecido en el segundo párrafo del artículo 40 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 71 de su Reglamento; 3. La indicación de si los contratos serán abiertos o con abastecimiento simultáneo, en su caso, si la contratación se encuentra sujeta o no a los tratados, así como las condiciones de entrega y pago; 4. La relación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, la requisición o solicitud de contratación, y la que acredite la existencia de suficiencia presupuestaria, así como la que haga constar la cantidad de existencias en inventario, y 5. El formato deberá estar firmado por el Secretario Técnico, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas respectivas. 6. Las especificaciones y justificaciones técnicas serán elaboradas y firmadas por el Titular del Área Solicitante o Técnica, según corresponda. Página 9 de 15

10 H. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere el inciso anterior deberá ser firmado en la sesión por cada asistente con derecho a voto. I. De cada sesión se elaborará un acta, que será aprobada y firmada por todos los que hubieran asistido a ella, a más tardar en la sesión ordinaria inmediata posterior. En dicha acta se deberá señalar el sentido de los acuerdos tomados por los miembros con derecho a voto y los comentarios relevantes de cada caso. Los asesores y los invitados firmarán únicamente el acta como constancia de su asistencia y/o participación y como validación de sus comentarios. La copia del acta debidamente firmada, deberá ser integrada en la carpeta de la siguiente sesión. J. El original del acta señalada quedará en custodia de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. K. Invariablemente se incluirá en el orden del día de las sesiones ordinarias, un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. L. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo. M. En la última sesión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del Comité, el calendario de sesiones ordinarias del siguiente ejercicio, y en la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal se analizará, previo a su difusión en CompraNet y en la página de Internet del Fideicomiso de Riesgo Compartido, el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado y se aprobarán los rangos de los montos máximos a que alude el Artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, a partir del presupuesto autorizado al Fideicomiso para las adquisiciones, arrendamientos y servicios. N. Los documentos originales correspondientes a las sesiones del Comité, deberán conservarse bajo la responsabilidad de la Gerencia de Servicios de Apoyo al Financiamiento y de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, según corresponda, por un periodo mínimo de cinco años, y atendiendo a los términos previstos en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Ley Federal de Archivos y los Criterios Específicos y Procedimientos para la Administración Integral de Documentos, Expedientes y Archivos. O. El Comité rechazará todo asunto que habiéndose presentado a su dictamen, no haya sido debidamente soportado, lo que deberá quedar asentado en el acta respectiva, sin que ello impida que el asunto pueda ser presentado en una subsecuente sesión, una vez que se subsanen las deficiencias observadas. Página 10 de 15

11 P. En ningún caso el Comité emitirá su dictamen condicionado a que se cumplan determinados requisitos o a que se obtenga documentación que sustente o justifique la contratación que se pretenda realizar. Q. El Comité no dictaminará los siguientes asuntos: La procedencia de la contratación en los casos de excepción a que se refiere el penúltimo párrafo del Artículo 41 de la Ley. Los procedimientos de contratación por monto que se fundamenten en el Artículo 42 de la LAASSP. Los asuntos cuyos procedimientos de contratación se hayan iniciado sin dictamen previo del Comité. 8. Funciones y Responsabilidades de los Integrantes del Comité Del Presidente: A. Expedir las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. B. Presidir, coordinar y dirigir las reuniones del Comité. C. Convocar a los miembros del Comité cuando sea necesario. D. Emitir su voto respecto de los asuntos que se sometan a la consideración del Comité. E. Emitir su voto de calidad, tomando las decisiones que juzgue más adecuadas en caso de empate. E. Firmar los formatos de los asuntos que sean dictaminados en las reuniones del Comité. F. Validar los informes que correspondan al H. Comité Técnico. G. Firmar las actas correspondientes a las reuniones a las que hubiere asistido. H. Validar el calendario de reuniones ordinarias del Comité. I. Vigilar que los nombramientos de los integrantes del Comité y el Manual de Integración y Funcionamiento del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso de Riesgo Compartido, se mantengan actualizados. Página 11 de 15

12 J. Dar seguimiento al cumplimiento de los Acuerdos tomados por el H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Del Secretario Técnico A. Elaborar las convocatorias, órdenes del día y listados de los asuntos que se tratarán; B. Incluir en las carpetas correspondientes los soportes documentales necesarios, así como remitir dichos documentos a los participantes en el Comité. C. Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité para verificar que exista el quórum necesario para sesionar. D. Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, levantar el acta de cada una de las sesiones del Comité y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos. E. Vigilar que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado. F. Efectuar las actualizaciones del Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones. G. Remitir a cada integrante del Comité la carpeta que incluya la documentación de los asuntos a tratar para la reunión a celebrarse con la anticipación a que se refiere el inciso E. del numeral 7. del presente Manual. H. Llevar a las reuniones del Comité, la documentación adicional que pudiere requerirse, tales como requisiciones, justificaciones que hubieren presentado usuarios, cotizaciones, catálogos, muestras, oficios de presupuesto autorizado de los casos a tratar, así como los informes que estime convenientes. I. Elaborar los informes que corresponda al H. Comité Técnico. J. Proponer el calendario de sesiones ordinarias del Comité. K. Mantener actualizados los nombramientos de los integrantes del Comité, entregando a cada uno copia del presente Manual de Integración y Funcionamiento y de cualquier otro manual o procedimientos con que se cuente para el debido cumplimiento de sus responsabilidades en el Comité. L. Resguardar la documentación que se genere en el seno del Comité y vigilar que se conserve por un plazo mínimo de cinco años. Página 12 de 15

13 M. Rubricar los formatos de los asuntos que sean dictaminados en las sesiones del Comité a que hubiere asistido. N. Firmar las actas correspondientes a las sesiones a que hubiere asistido. O. Elaborar y presentar al Comité los informes trimestrales y demás que le sean requeridos por el mismo. P. Realizar las demás funciones y actividades que le encomiende el H. Comité de Adquisiciones en pleno o el Presidente del mismo, o que le correspondan de acuerdo a los ordenamientos legales aplicables. Q. Suplir las ausencias del Presidente del Comité, desempeñando las funciones y responsabilidades correspondientes De los Vocales: A. Analizar y opinar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estimen pertinentes. B. Emitir su voto para cada uno de los asuntos que deban decidirse. C. Realizar las demás funciones y actividades que les encomiende el Comité o que les corresponda de acuerdo a los ordenamientos legales aplicables. D. En su caso, enviar al Secretario Técnico del Comité antes de la sesión, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Comité. Los envíos se harán por escrito, por lo menos con cinco días hábiles de anticipación, para permitir la correcta integración a la carpeta de cada sesión. E. Firmar los formatos de asuntos que sean dictaminados en las reuniones del Comité a que hubiere asistido. F. Firmar las actas correspondientes a las reuniones a las que hubieren asistido De los Asesores. A. Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en las sesiones del Comité, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado. B. Abstenerse de firmar documentos que contengan cualquier decisión inherente a las funciones del Comité. Página 13 de 15

14 C. Suscribir las actas de cada sesión como constancia de su participación en relación con los aspectos de su función de asesor De los invitados A. Aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieren sido invitados. B. Suscribir el acta de la sesión a la hubieren asistido como constancia de su participación en relación con los aspectos de invitado. C. En caso de que durante su participación tengan acceso a información clasificada en términos de la Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, deberá suscribir documento en el que se obligue a guardar la debida reserva y confidencialidad. 9. Responsabilidad de los Integrantes del Comité. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. Cuando la documentación sea insuficiente a juicio del Comité, el asunto se tendrá como no presentado, lo cual deberá quedar asentado en el acta respectiva. Los dictámenes de procedencia de las excepciones a la licitación pública que emitan los miembros del Comité, no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos. 10. Generales El presente Manual entrará en vigor al momento de su aprobación por parte del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Una vez aprobado el presente Manual de Integración y Funcionamiento, deja sin efecto el autorizado por el H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso de Riesgo Compartido con su Acuerdo número 03E-01-08, tomado en la Tercera Sesión Extraordinaria, celebrada el día 11 de abril de Página 14 de 15

15 10.3 El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso de Riesgo Compartido, podrá autorizar las modificaciones y actualizaciones que, en su caso, requiera el presente Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Los casos no previstos en el presente Manual, respecto a su integración y funcionamiento, serán resueltos por el H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso de Riesgo Compartido. Página 15 de 15