Corporación MAPFRE Comité de Auditoría

Transcripción

1 Corporación MAPFRE Comité de Auditoría MEMORIA DE ACTIVIDADES 2004 ESTRUCTURA DE AUDITORIA INTERNA SISTEMA MAPFRE Enero 2005

2 CORPORACIÓN MAPFRE Comité de Auditoría INDICE Pág. 1. Comité de Auditoría 3 2. Memoria de actividades Hechos posteriores 13 2

3 1. COMITÉ DE AUDITORÍA CORPORACIÓN MAPFRE cuenta con un Comité de Auditoría desde el año 2000, cuyas competencias y normas de funcionamiento se encuentran recogidas en el Código del Buen Gobierno del SISTEMA MAPFRE en el que se desarrollan ampliamente los principios institucionales y empresariales que rigen en el grupo al que pertenece CORPORACION MAPFRE, S.A., así como toda la reglamentación de los órganos de gobierno de la entidades integrantes del mismo. En cumplimiento del art. 47 de la Ley de Medidas de Reforma del Sistema Financiero, Ley 44/2002, de 22 de noviembre, la sociedad, mediante acuerdo del Consejo de Administración de 12 de marzo de 2003, adaptó la composición de su Comité al requisito legal de estar presidido por un consejero no ejecutivo, designando entonces presidente a D. Manuel Jesús Lagares Calvo, consejero independiente, en sustitución de D. Domingo Sugranyes Bickel. Todos los miembros del Comité de Auditoria de CORPORACION MAPFRE, S.A. son consejeros externos, a excepción del Secretario, que lo es también del Consejo de Administración. La composición actual del Comité de Auditoría es la siguiente: Nombre Tipo Consejero D. Manuel Jesús Lagares Calvo (Presidente) Independiente D. Carlos Alvarez Jiménez (Vicepresidente 1º) Dominical D. Francisco Ruiz Risueño (Vicepresidente 2º) Dominical (independiente en entidad matriz) D. Luis Hernando de Larramendi Martínez Dominical (independiente en entidad matriz) D. Antonio Miguel-Romero de Olano Dominical (independiente en entidad matriz) D. Alfonso Rebuelta Badías Dominical (independiente en entidad matriz) D. José Manuel González Porro (Vocal Secretario) Ejecutivo La regulación del Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE, S.A., contenida en el Código del Buen Gobierno del SISTEMA MAPFRE, ha sido ampliamente difundida entre los accionistas e inversores desde su aprobación, habiéndose comunicado igualmente a la Comisión Nacional del Mercado de Valores. En la Junta General de Accionistas, celebrada el 6 de marzo de 2004, se acordó la modificación de estatutos para que estos recogieran la regulación del Comité de Auditoría, en los siguientes términos: 3

4 Comité de Auditoría Artículo 23º bis El Consejo de Administración designará de su seno un Comité de Auditoria que estará integrado por un mínimo de tres y un máximo de siete miembros, en su mayoría consejeros no ejecutivos. El Presidente del Comité será designado de entre los consejeros no ejecutivos. La duración de su mandato será de un máximo de cuatro años, pudiendo ser reelegido una vez transcurrido un plazo de un año desde su cese. Será Secretario del Comité el del Consejo de Administración. El Comité tendrá las siguientes competencias: 1. Verificar que las Cuentas Anuales, así como los estados financieros semestrales y trimestrales y la demás información económica que deba remitirse a los órganos reguladores o de supervisión, es veraz, completa y suficiente; que se ha elaborado con arreglo a la normativa contable de aplicación y los criterios establecidos con carácter interno por la Secretaría General del SISTEMA MAPFRE; y que se facilita en el plazo y con el contenido correctos. 2. Proponer al Consejo de Administración para su sometimiento a la Junta General de Accionistas el nombramiento del Auditor Externo de la sociedad, así como recibir información sobre la actuación del mismo y sobre cualquier hecho o circunstancia que pueda comprometer su independencia. 3. Supervisar la actuación del Servicio de Auditoría Interna, a cuyo efecto tendrá pleno acceso al conocimiento de sus planes de actuación, los resultados de sus trabajos y el seguimiento de las recomendaciones y sugerencias de los auditores externos e internos. 4. Conocer el proceso de información financiera y de control interno de la sociedad, y formular las observaciones o recomendaciones que considere oportunas para su mejora. 5. Informar a la Junta General de Accionistas en relación con las cuestiones que se planteen sobre materias de su competencia. Artículo 23º ter El Comité de Auditoría se reunirá normalmente con periodicidad trimestral, y cuantas veces sea preciso con carácter extraordinario. Las reuniones se convocan por el Secretario -o por quien haga sus veces- por orden del Presidente, a iniciativa propia o a solicitud de un número de miembros no inferior a dos, los cuales, en el supuesto de que la reunión no se hubiera celebrado en el plazo de diez días, podrá convocarla directamente 4

5 mediante comunicación notarial. La convocatoria podrá hacerse por carta, correo electrónico, telex o telegrama con una antelación mínima de setenta y dos horas. Será válida la reunión cuando concurran, presentes o representados, más de la mitad del total de los miembros del Comité y se halle presente el Presidente o el Vicepresidente, o exista el consentimiento expreso del primero. También será válida la celebración de reuniones sin previa convocatoria cuando asistan la totalidad de los miembros del Comité y exista acuerdo unánime de celebrar la reunión. El Comité adoptará sus decisiones por mayoría absoluta de los miembros concurrentes a la reunión y será de calidad el voto de quien la presida. En caso de vacante, ausencia o enfermedad del Presidente y del Vicepresidente, presidirá la reunión el miembro de mayor edad de entre los presentes; en caso de vacante, ausencia o enfermedad del Secretario, le sustituirá el miembro de menor edad de entre los presentes. Cuando a juicio del Presidente razones de urgencia o eficacia lo aconsejen, el Comité podrá, si ninguno de sus miembros se opone a ello, adoptar decisiones sin reunión formal sobre propuestas concretas que sean sometidas a su consideración por el Presidente. Para ello, el Secretario remitirá -por correo, correo electrónico, mensajero, telegrama, telefax o cualquier otro medio adecuado- las correspondientes propuestas y documentación a los miembros del Comité, quienes deberán transmitir al Secretario su conformidad o reparos por los mismos medios dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a la recepción de dicha documentación, entendiéndose aprobadas aquellas propuestas que hayan merecido la conformidad de la mayoría de los miembros del Comité. De cada reunión se levantará la correspondiente acta, que podrá ser aprobada por el Comité, al término de la sesión o en reunión posterior, o por el Presidente de la sesión y un miembro del Comité en quien éste delegue al efecto. Las actas serán firmadas por el Secretario del Comité o de la sesión, por quien hubiera actuado en él como Presidente y, en su caso, por el miembro del Comité que la haya aprobado por delegación. De los principales temas tratados y acuerdos adoptados por el Comité se dará cuenta al Consejo de Administración de la sociedad. " 5

6 2. Memoria de Actividades 2004 El Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE se ha reunido durante 2004 en las siguientes fechas: 16 de febrero 26 de abril 19 de julio 25 de octubre 21 de diciembre Para una mejor comprensión de las actividades realizadas durante el ejercicio 2004 por el Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE, éstas se han agrupado en cuatro grandes epígrafes relacionados con: 2.1. Información Económico-Financiera Auditoría Externa Supervisión de la Unidad de Auditoría Interna Gestión de Riesgos, Control Interno, Normas Internacionales de Información Financiera y Otros asuntos tratados en el Comité de Auditoría. 2.1 Información Económico-Financiera: El Código del Buen Gobierno del SISTEMA MAPFRE establece que el Consejo de Administración de CORPORACION MAPFRE adoptará las medidas precisas para asegurar que la información financiera semestral, trimestral y cualquier otra que la prudencia exija poner a disposición de los mercados se elabore con arreglo a los mismos principios, criterios y prácticas profesionales con que se elaboran las cuentas anuales y goce de la misma fiabilidad que éstas. A tal efecto, dicha información será revisada por el Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE. De acuerdo con estos principios, el Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE ha verificado en 2004 la siguiente información: 6

7 Informe de Gestión y Cuentas Anuales 2003 Individuales y Consolidadas de CORPORACION MAPFRE y sus sociedades filiales. (Fecha reunión: 16.02). La Información que trimestralmente CORPORACION MAPFRE remite a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV). (Fecha reunión:16.02; 26.04; y 25.10). Previamente, esta información económico-financiera es revisada por la Dirección General de Auditoría Interna que emite un informe en el que se resalta que la elaboración de los Estados Financieros Intermedios de la Corporación se han realizado aplicando los mismos criterios que para las Cuentas Anuales y que éstos son razonables, objetivos y comprobables, prevaleciendo siempre el Principio de Prudencia sobre cualquier otro. Además, si las hubiese, se analizan las transacciones económicas entre empresas del Grupo. Los Informes Trimestrales, Semestrales y Anuales así como los hechos relevantes comunicados a la C.N.M.V. están disponibles en la Web Corporativa: Asimismo, la información elaborada por CORPORACIÓN MAPFRE para Inversores y Analistas es revisada y analizada por el Comité de Auditoría antes de su emisión. Al igual que los Informes Trimestrales, Semestrales y Anuales que se envían a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, las presentaciones de la Compañía para Inversores y Analistas, el Informe sobre Gobierno Corporativo, la Memoria del Comité de Auditoría y los Hechos Relevantes y otras comunicaciones a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) están disponibles en la Web Corporativa: Auditoría Externa Las relaciones del Consejo de Administración de CORPORACION MAPFRE con los Auditores Externos de la Sociedad se encauzan a través del Comité de Auditoría. El Auditor Externo de CORPORACION MAPFRE y sus filiales es la firma Ernst & Young, excepto en las filiales ubicadas en El Salvador que el auditor es PriceWaterhouseCoopers. A tal efecto, el Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE: 7

8 Ha aprobado el Presupuesto para la Auditoría Externa de las Cuentas Anuales Individuales y Consolidadas del ejercicio 2004 por un importe de 1856 miles de euros, habiéndose devengado también 610 miles de euros por servicios relacionados con la auditoría de cuentas anuales y 209 miles de euros por otros servicios complementarios prestados, cifras ambas éstas últimas que se considera no comprometen la independencia de los auditores (Fecha reunión: 25.10). Por otra parte, y con la finalidad de garantizar la independencia del Auditor Externo, el Comité de Auditoría supervisa la relación de los honorarios satisfechos a la firma de auditoría y los ingresos totales de ésta, porcentaje que según el Código del Buen Gobierno de MAPFRE no debe superar el 5%. Para el ejercicio 2004 este porcentaje se situó en el 0,022%. Ha recibido, analizado y solicitado información adicional a la firma Ernst & Young en relación con los Informes Preliminares al de Cuentas Anuales 2004 de CORPORACIÓN MAPFRE y sus sociedades filiales (Fecha reunión: 21.12). Estos Informes Preliminares los emite la firma auditora para todas las sociedades filiales de CORPORACIÓN MAPFRE sobre los Estados Financieros Intermedios de la compañía al 30 de septiembre y tienen como finalidad detectar con anticipación suficiente aquellos asuntos que, de no ser resueltos satisfactoriamente en tiempo y forma, podrían dar lugar a salvedades en el Informe de Auditoría Externa. Ha recibido y analizado los Informes Preliminares emitidos por Deloitte sobre el Balance de Situación y la Cuenta de Perdidas y Ganancias al 30 de septiembre de 2004 de las Sociedades del Grupo Caja Madrid, Banco de Servicios Financieros Caja Madrid-Mapfre, S.A., Caja Madrid Bolsa, S.V. S.A., Gesmadrid SGIIC, S.A. y Caja Madrid Pensiones, S.A., Entidad Gestora de Fondos de Pensiones, sociedades en las que Corporación MAPFRE tiene una participación accionarial significativa. (Fecha reunión: 21.12). El Auditor Externo acude a las reuniones del Comité de Auditoría para aquellos asuntos relacionados con la Auditoría de Cuentas Anuales e Informes Preliminares a la Auditoría de Cuentas Anuales. (Fecha reunión: y 25.10). Ha realizado un seguimiento trimestral de las Directrices Generales a seguir en relación con el Auditor Externo aprobadas por el Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE en su reunión de fecha 19 de julio que, en síntesis son las siguientes: 8

9 Tanto en las distintas Memorias de Cuentas Anuales como en el Comité de Auditoria de CORPORACION MAPFRE se dará información pormenorizada sobre los honorarios facturados por los auditores, distinguiendo entre: Los servicios correspondientes a las Auditorias de Cuentas Anuales. Los servicios relacionados con las Auditorias de Cuentas Anuales. Otros servicios. A los efectos anteriores, se entienden como servicios correspondientes a las Auditorías de las Cuentas Anuales todos aquellos servicios recurrentes cuyo objeto sea proporcionar a terceros fiabilidad sobre las Cuentas Anuales elaboradas por la Entidad. Los Servicios Relacionados con la Auditoria se caracterizan, a diferencia de los anteriores, por ser puntuales (no recurrentes) y se materializan en un certificado, una opinión específica o un informe sobre una investigación. Bajo la denominación de Otros Servicios se incluyen todos aquellos trabajos de consultoría que no estén expresamente prohibidos. Cualquier duda sobre el encuadre de un servicio solicitado al Auditor Externo en una de las tres categorías anteriores, deberá ser planteada a la Dirección General de Auditoría Interna. (Fecha reunión: 16.02; 26.04; y 25.10). Como parte de la Auditoría de las Cuentas Anuales correspondientes al ejercicio 2003, los auditores externos realizaron un estudio y evaluación del Sistema de Control Interno identificando aspectos susceptibles de mejora que se plasmaron en las correspondientes recomendaciones emitidas por el auditor externo. El Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE ha analizado y evaluado los informes de Control Interno de todas las sociedades filiales, tanto en España como en el exterior y ha sido informado, a través, de la Dirección General de Auditoría Interna, de la implantación de las recomendaciones efectuadas por el auditor. (Fecha reunión: 19.07). El Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE recibe y analiza la Encuesta de Satisfacción sobre los Servicios prestados por el Auditor Externo. Por tercer año consecutivo se ha realizado esta encuesta entre personas de las distintas sociedades que tuvieran en 2003 una auditoría completa de sus Cuentas Anuales. La información analizada ha sido la siguiente: análisis global y evolución de los 9

10 servicios prestados y Planes de Acción para mejorar la calidad del servicio. (Fecha reunión: 19.07). 2.3 Supervisión de la Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna del SISTEMA MAPFRE y de CORPORACION MAPFRE está formada por una Dirección General y ocho Servicios de Auditoría en España y diez Unidades de Auditoría Interna en los principales países de Iberoamérica y Asia. La Unidad de Auditoría Interna dispone de una aplicación propia, integral y común para todos los auditores internos, denominada Auditm@p que, además, se utiliza para informar on-line al Comité de Auditoría. Desde junio de 2004 la aplicación Auditm@p dispone de un módulo especial con información relevante para el Comité de Auditoría. En relación con la Supervisión de la Unidad de Auditoría Interna, el Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE: Ha autorizado el Plan Anual de Auditoría Interna para el ejercicio 2004 de CORPORACIÓN MAPFRE y sus sociedades filiales, que incluye la Memoria del año 2003, el Plan de Auditoría para 2004, la estructura y presupuesto de la Unidad y el Plan de formación de los auditores internos (Fecha reunión: 18.02). Ha conocido, revisado y aprobado los Informes de Actividades de la Unidad de Auditoría Interna, que son emitidos trimestralmente por la Dirección General de Auditoría Interna y que hacen especial hincapié en aquellos aspectos relevantes acaecidos en el trimestre relacionados con los informes de auditoría interna y el control interno, así como el cumplimiento de objetivos del Plan Anual de Auditoría Interna, seguimiento de la implantación de las recomendaciones propuestas por los Servicios y Unidades de Auditoría, Formación de los auditores internos, colaboraciones con el Auditor Externo y con otras áreas o departamentos de las compañías del Grupo y el seguimiento del presupuesto de la Unidad. (Fecha reunión: 26.04; 19.07; y 21.12). 10

11 Ha recibido información de las auditorías internas realizadas a las Oficinas de Distribución Bancaria (ODB) por la Unidad de Auditoría de Caja Madrid. Estas oficinas dedicadas a la Distribución de productos Bancarios del Grupo Caja Madrid forma parte del conjunto de acuerdos entre el Grupo Caja Madrid y MAPFRE. (Fecha reunión y 25.10). Ha conocido y evaluado los resultados del Benchmarking denominado GAIN, Global Auditing International Network, estudio promovido por el Instituto de Auditores Internos, con sede en Nueva York ( que mide las fortalezas y debilidades de los Departamentos de Auditoría Interna (Fecha reunión: 19.07). Ha aprobado el Primer Plan de Auditoría Interna de Sistemas para el año 2004, Plan elaborado por la Dirección General de Auditoría Interna y realizado bajo la modalidad de outsourcing con las firmas PriceWaterhouseCoopers y KPMG (Fecha reunión: 26.04). 2.4 Gestión de Riesgos, Control Interno, Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y otros asuntos tratados en el Comité de Auditoría Gestión de Riesgos El Comité de Auditoría de CORPORCION MAPFRE, solicitó a la Dirección General de Auditoría el inicio de los trabajos necesarios para establecer un Sistema Formal de Evaluación de Riesgos y elaborar los correspondientes Mapas de Riesgos. En la Memoria del Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE del año 2003 se informó de los Mapas de Riesgos de MAPFRE VIDA, MAPFRE SEGUROS GENERALES y Grupo MAPFRE VERA CRUZ en Brasil. Durante el año 2004 se han elaborado los Mapas de Riesgos de las principales compañías de Corporación MAPFRE en Colombia, Venezuela, Argentina y Puerto Rico y el segundo Mapa del Grupo MAPFRE en Brasil. Con tal motivo se ha utilizado la segunda versión de la aplicación desarrollada internamente, Riskm@p. (Fecha reunión: 18.02; y 19.07). 11

12 El Comité de Auditoría de Corporación MAPFRE autorizó la celebración de un Seminario de Formación sobre Riesgos que se celebró en el mes de mayo en Cartagena de Indias, Colombia, para los auditores internos de las Unidades de Auditoría de MAPFRE en USA, Colombia, Argentina, La Seguridad y Brasil. (Fecha reunión: 26.04). Ha sido informado por el Director General de Auditoría de los trabajos realizados en la Unidad de Reaseguro para adaptarse a los requerimientos de Riesgos establecido por el Financial Services Authority (FSA) del Reino Unido. (Fecha reunión: 19.07). El Comité Auditoría de Corporación MAPFRE ha analizado las Normas sobre riesgos vigentes en los países de Iberoamérica en las que CORPORACIÓN MAPFRE tienen filiales, en concreto. (Fecha reunión: 19.07). País México Puerto Rico Colombia Norma sobre: Administración Integral de Riesgos Risk Based Capital Reglas Especiales sobre Gestión de Riesgos Perú Riesgos de Tecnología de la Información Chile Brasil El Salvador Reglamento sobre Administración de Riesgos Operativos Políticas Generales de Administración Riesgos e implantación de Controles Internos Reglamento de la Unidad de Auditoría Interna Asimismo, el Comité ha analizado y revisado con detalle los Modelos de Capital ajustado a Riesgos de CORPORACIÓN MAPFRE para el año 2003 que exigen las Agencias de Calificación de Riesgos Standard & Poor s y A.M. Best. (Fecha reunión: y 19.07). 12

13 Siendo una constante preocupación del Consejo de Administración de CORPORACIÓN MAPFRE y de su Comité de Auditoría la continua mejora del Control Interno, el Comité de Auditoría ha dedicado especial atención al documento Enterprise Risk Management- Integrated Framework, conocido como Informe COSO II (The Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión), documento que define con precisión la gestión del riesgo empresarial y el Control Interno. (Fecha reunión: 25.10) Normas Internacionales de Información Financiera El Comité de Auditoria de CORPORACIÓN MAPFRE con la finalidad de velar por la calidad de la información financiera, ha realizado un seguimiento puntual de todo el proceso de implantación de las Normas Internacionales de Información Financiera en CORPORACIÓN MAPFRE, prestando atención tanto a los impactos contables como aquellos no contables que la nueva normativa puede producir en CORPORACIÓN MAPFRE Otros asuntos tratados en el Comité de Auditoría Memoria de Actividades del Comité de Auditoría de CORPORACIÓN MAPFRE correspondiente al ejercicio (Fecha reunión: 18.02). Asuntos tratados y acuerdos por los Comités de Auditoría de las filiales de CORPORACIÓN MAPFRE en Perú, Puerto Rico, El Salvador, Colombia, México y Brasil. (Fecha reunión: y 25.10). 3. Hechos Posteriores El 7 de febrero de 2005 el Comité de Auditoría de CORPORACION MAPFRE revisó y analizó las Cuentas Anuales 2004 (Individuales y Consolidadas) y el Informe de Gestión Individual y Consolidado de CORPORACION MAPFRE e informó favorablemente al Consejo de Administración de CORPORACION MAPFRE, sobre la Información Económica del ejercicio En la misma reunión aprobó El Plan de Auditoría Interna 2005 que incluye la Memoria correspondiente al ejercicio 2004, el Plan de Auditoría interna y el Presupuesto para el año 2005 de la Unidad de Auditoría. La actualización del Plan de Carrera para los auditores internos de MAPFRE. El Libro de Objetivos y Estrategias de Auditoría Interna para el periodo ooo000ooo--- 13