PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE TRES SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA PARA EL AYUNTAMIENTO DE CASTELLON

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE TRES SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA PARA EL AYUNTAMIENTO DE CASTELLON Excmo. Ayuntamiento de Castellón de la Plana

2 Índice de contenido 1Objeto del contrato...3 2Situación actual...3 3Requisitos técnicos Descripción funcional de las salas Sala de formación Sala de junta de gobierno local Sala de vicealcaldía Requisitos hardware Sala de formación Sala de junta de gobierno local Sala de vicealcaldía Kit de videoconferencia portátil Requisitos software Sala de formación Sala de junta de gobierno local Sala de vicealcaldía Servicios Servicio de instalación y puesta en marcha Servicio de formación Instalación y puesta en marcha Duración del contrato Presupuesto...11

3 1 Objeto del contrato El objeto de este contrato es dotar al Ayuntamiento de Castellón de tres sistemas de videoconferencia y salas de reuniones y formación virtuales, con el objetivo de reducir el gasto económico e incrementar la productividad. La celebración de reuniones y eventos a distancia supone un ahorro considerable para el Consistorio de tiempo y dinero ya que elimina los gastos de desplazamiento de los asistentes. 2 Situación actual. El Ayuntamiento de Castellón no dispone actualmente de un sistema de videoconferencia que permita ofrecer a sus usuarios la realización de reuniones virtuales, más allá de la posibilidad de conectar un ordenador portátil a la red utilizando herramientas o plataformas gratuitas disponibles en la red. Se disponen de tres salas denominadas de ahora en adelante, sala formación, sala de la junta de gobierno local y sala de vicealcaldía, que deberán de contar con dichos sistemas. En el anexo I podemos ver una descripción técnica de la sala de formación. En el anexo II podemos ver una descripción técnica de la sala de la junta de gobierno local. En el anexo III podemos ver una descripción técnica de la sala de vicealcaldía. 3 Requisitos técnicos Se deberá garantizar una vida útil de 5 años de todos los elementos hardware y software suministrados en el contrato, o en su defecto de repuestos equivalentes o superiores en prestaciones. Por ello, los fabricantes de los elementos hardware deberán mantener inventario de piezas y repuestos de todos los sistemas, contando desde el día que el modelo fue sacado al mercado. Los elementos hardware ofertados no deben tener más de 1-2 años de antigüedad en mercado, para garantizar así la vida útil de la solución. 3.1 Descripción funcional de las salas. Todas las salas contarán con tres subsistemas: Subsistema de emisión de video: El subsistema de emisión de video será el encargado de emitir las señales de video para que puedan ser observadas por los asistentes locales a la

4 videoconferencia o a la formación. Subsistema de captación de video: El sistema de captación de video comprende el conjunto de cámaras instaladas en la sala, con objeto de recoger y enviar la señal de video de la sala a la unidad de videoconferencia. Subsistema de sonido: El subsistema de sonido comprende los medios técnicos necesarios para captar y transmitir el sonido de la sala y a su vez emitir en la sala el sonido remoto recibido por la unidad de videoconferencia. Este subsistema se divide en dos partes: captación y emisión del sonido. Ambos deben cumplir con las siguientes características: El subsistema de emisión de audio ha de ser capaz de emitir el sonido del sitio remoto y el del local (si fuese necesario) de manera nítida y clara para todos los asistentes al acto, locales y remotos. El subsistema de captación de audio deberá a la vez ser capaz de recoger el sonido de las zonas de participación de la sala, para un transporte del mismo de manera clara y nítida al sitio remoto. En todo caso, se han de evitar la emisión de ecos, acoples y reverberaciones y todas las posibles distorsiones o pérdidas de sonido, tanto en el sitio remoto como en el local. Todas las salas contarán con una unidad de videoconferencia que será la encargada la interconexión de los tres subsistemas anteriores y contará con los requisitos hardware y software mínimos para la correcta ejecución de todas las funcionalidades generales requeridas en las salas y las funcionalidades particulares requeridas en cada una de las salas y especificadas en los siguientes subapartados. La Unidad de videoconferencia deberá de contar con estas características mínimas: Entradas y salidas de audio y video necesarias para el correcto funcionamiento de la solución propuesta. Teclado inalámbrico con dispositivo incorporado para controlar el puntero del ratón. Almacenamiento tipo ssd suficiente para realizar una grabación de vídeo, en formato FullHD, de una duración mínima de 5 horas. Conectividad inalámbrica ac y b/g/n. y Bluetooth. Conexión ethernet RJ 45 a 1000 Mbps. Funcionalidades generales para todas las salas: Conectarse y crear a servicios de videoconferencia en la nube tales como Skype, Webex, Google Hangouts, etc. Conectarse a servicios de videoconferencia basados en protocolos H.323 y/o SIP, a través de software proporcionado por el organizador de la videoconferencia. Poder conectar al subsistema de emisión de video otros dispositivos a través de conectores HDMI, VGA y RCA.

5 Poder realizar presentaciones. Servicio de organización de videoconferencias o reuniones virtuales: Videoconferencia (pantalla completa, hasta 4 tomas de vídeo o pantalla dividida) Hasta 10 personas por reunión con duración ilimitada. Compartición de aplicaciones o pantalla completa VoIP o retrollamada telefónica Herramienta de comentarios y pizarra Grabación de reuniones (vídeo incluido) Aplicaciones móviles gratuitas Compartición de la función de presentador Sala de formación. Los posibles escenarios que el sistema debe cumplir son: Un profesor interviniendo en una clase por videoconferencia mientras se desplaza por la sala y los alumnos interviniendo a su vez. Varias personas en la mesa de reuniones interviniendo en una misma reunión por videoconferencia Sala de junta de gobierno local. Esta sala se usa para distintos actos por lo que en la solución propuesta los elementos que se sitúen encima de la mesa o dificulten el transcurso de otros actos, deben poder montarse o desmontarse en no más de 15 minutos. Evitando, en la medida de lo posible, el máximo número de elementos cableados fijos. Los posibles escenarios que el sistema debe cumplir son: Varias personas en la mesa de reuniones interviniendo en una misma reunión por videoconferencia o reunión retransmitida en directo en redes sociales o servicios online de streaming Sala de vicealcaldía Esta sala se usa para distintos actos por lo que en la solución propuesta los elementos que se sitúen encima de la mesa o dificulten el transcurso de otros actos, deben poder montarse o desmontarse en no más de 15 minutos. Evitando en la medida de lo posible el máximo número de elementos cableados fijos. Los posibles escenarios que el sistema debe cumplir son: Varias personas en la mesa de reuniones interviniendo en una misma reunión por videoconferencia o reunión retransmitida en directo en redes sociales o servicios online de streaming.

6 3.2 Requisitos hardware. Todos los elementos hardware suministrados deberán incorporar un mínimo de tres años de garantía de los diferentes fabricantes implicados en la solución. Todos los elementos hardware suministrados deberán poder utilizarse, indistintamente, en todas las salas en caso de avería del algún elemento de la sala Sala de formación. Se deben suministrar los siguientes elementos: Subsistema de emisión de video, Debe incluir una matriz de conexión en la pared con diferentes entradas para conectar más dispositivos Proyector características mínimas: 1000 Lúmenes mínimo :1 de contraste mínimo Tecnología LCD o LED. Ratio 16:9, con posibilidad de proyectar ratio 4:3. Mínimo 1 entrada de RGB, HDMI y RCA. Keystone automático vertical y horizontal Auto apagado. Conexión al sistema integrado de videoconferencia de alta definición y resolución nativa mínima 1280x800. Distancia de proyección 0.6 a 3 metros. Tamaño de proyección adecuado a la pantalla suministrada en el marco de este contrato. Colocación Frontal mesa de techo / Frontal techo / Posterior mesa / Posterior Nivel de ruido máximo: Modo normal: 32 dba, típico, modo Eco: 28dBA, típico Sistema de captura de vídeo. 2 cámaras para poder realizar de manera correcta las funciones de esta sala, las características técnicas mínimas de las cámaras deberán ser estas: Transmisión y captura de video en HD hasta 1920x1080p a 30fps y 1280x720 a 60 fps. Zoom óptico mínimo 10x. Sensor 1/3 CMOS. Capacidad de giro mínima 90 grados. Longitud focal mínima 3,7mm 33.9mm. Enfoque y balance a blancos automático.

7 Totalmente gestionable por el mando. El movimiento de la cámara a las posiciones que se deseen mostrar podrá ser de manera manual y con preajustes a posiciones fijas (presets). Podrán ser colgadas de techo, pared o sobremesa. Compatibilidad de manejo 100% con la unidad de videoconferencia, así como desde el lugar remoto de la videoconferencia. Pantalla de proyección. Ratio 16:9 Fija en pared Tamaño de proyección adecuado para las dimensiones de la sala. Micrófono Un micrófono de solapa para el profesor y 2 micrófonos de mesa adecuados para el tamaño de la mesa de reuniones. Todos los micrófonos han de posibilitar ser configurados a mute desde la unidad de videoconferencia y el sistema debe ofrecer la posibilidad de que todos puedan emitir en la sala de forma simultánea. El sonido captado en los diferentes modelos de micrófonos ha de ser uniforme, con el mínimo de variaciones de volumen entre ellos. Altavoces 3 altavoces de tamaño lo más reducido posible. Han de colocarse tantos como se estime conveniente y situados a criterio del diseñador, siempre cumpliendo que el sonido sea claro, nítido, y sin acoples, ecos o reverberaciones. Deberá describirse expresamente la solución propuesta tanto a nivel de suministro como de instalación Sala de junta de gobierno local Se deben suministrar los siguientes elementos: Subsistema de emisión de video: Pantalla de al menos 55 con las siguientes características: Tecnología LED Full HD 1080 Relación de aspecto: 16:9 Conexión RGB, 3 puertos HDMI Soporte con ruedas para poder trasladar la pantalla fuera de la sala en los momentos en los que no se use para determinar la altura de la pantalla una vez instalada en el

8 soporte se deberá tener en cuenta las características de la sala especificadas en el Anexo II. Sistema de captura de vídeo. 2 cámaras para poder realizar de manera correcta las funciones de esta sala, las características técnicas mínimas de las cámaras deberán ser estas: Transmisión y captura de video en HD hasta 1920x1080p a 30fps y 1280x720 a 60 fps. Zoom óptico mínimo 10x. Sensor 1/3 CMOS. Capacidad de giro mínima 90 grados. Longitud focal mínima 3,7mm 33.9mm. Enfoque y balance a blancos automático. Totalmente gestionable por el mando. El movimiento de la cámara a las posiciones que se deseen mostrar podrá ser de manera manual y con preajustes a posiciones fijas (presets). Podrán ser colgadas de techo, pared o sobremesa. Compatibilidad de manejo 100% con la unidad de videoconferencia, así como desde el lugar remoto de la videoconferencia. Micrófono Un micrófono de solapa y 3 micrófonos de mesa adecuados para el tamaño de la mesa de reuniones. Todos los micrófonos han de posibilitar ser configurados a mute desde la unidad de videoconferencia y el sistema debe ofrecer la posibilidad de que todos puedan emitir en la sala de forma simultánea. El sonido captado en los diferentes modelos de micrófonos ha de ser uniforme, con el mínimo de variaciones de volumen entre ellos. Altavoces 4 altavoces de tamaño lo más reducido posible. Han de colocarse tantos como se estime conveniente y situados a criterio del diseñador, siempre cumpliendo que el sonido sea claro, nítido, y sin acoples, ecos o reverberaciones. Deberá describirse expresamente la solución propuesta tanto a nivel de suministro como de instalación Sala de vicealcaldía Se deben suministrar los siguientes elementos: Subsistema de emisión de video: Pantalla de al menos 42 con las siguientes características: Tecnología LED Full HD 1080

9 Relación de aspecto: 16:9 Conexión RGB, 3 puertos HDMI Sistema de captura de vídeo. 1 cámara para poder realizar de manera correcta las funciones de esta sala, las características técnicas mínimasroot de las cámaras deberán ser estas: Transmisión y captura de video en HD hasta 1920x1080p y 30fps o 1280x720 a 60 fps. Zoom óptico mínimo 10x. Sensor 1/3 CMOS. Capacidad de giro mínima 90 grados. Longitud focal mínima 3,7mm 33.9mm. Enfoque y balance a blancos automático. Totalmente gestionable por el mando. El movimiento de la cámara a las posiciones que se deseen mostrar podrá ser de manera manual o con preajustes a posiciones fijas (presets). Podrán ser colgadas de techo, pared o sobremesa. Compatibilidad de manejo 100% con la unidad de videoconferencia, así como desde el lugar remoto de la videoconferencia. Micrófono 2 micrófonos de mesa adecuados para el tamaño de la mesa de reuniones. Todos los micrófonos han de posibilitar ser configurados a mute desde la unidad de videoconferencia y el sistema debe ofrecer la posibilidad de que todos puedan emitir en la sala de forma simultánea. El sonido captado en los diferentes modelos de micrófonos ha de ser uniforme, con el mínimo de variaciones de volumen entre ellos. Altavoces 2 altavoces de tamaño lo más reducido posible. Han de colocarse tantos como se estime conveniente y situados a criterio del diseñador, siempre cumpliendo que el sonido sea claro, nítido, y sin acoples, ecos o reverberaciones. Deberá describirse expresamente la solución propuesta tanto a nivel de suministro como de instalación Kit de videoconferencia portátil Se requiere el suministro de un sistema de videoconferencia portátil compuesto de un ordenador portátil modelo DELL VOSTRO 3559 i5 4GB o similar con Windows 10 Profesional, así como un sistema de videoconferencias Logitech Connect o similar. Este kit será utilizado para realizar videoconferencias en otras salas no dotadas de infraestructura para ello.

10 3.3 Requisitos software Sala de formación. Las funcionalidades del software Camtasia Studio & Snagit Bundle o similar. Capturar video y audio de un acto que está teniendo lugar en esa sala para poder retransmitirlo en tiempo real a través de redes sociales o servicios online de streaming y/o grabarlo para poder compartirlo bien en la intranet municipal bien, en la web municipal o redes sociales Sala de junta de gobierno local Las funcionalidades del software: Capturar video y audio de un acto que está teniendo lugar en esa sala para poder retransmitirlo en tiempo real a través de redes sociales o servicios online de streaming y/o grabarla para poder compartirlo bien en la intranet municipal bien, en la web municipal o redes sociales Sala de vicealcaldía. Las funcionalidades del software: Capturar video y audio de un acto que está teniendo lugar en esa sala para poder retransmitirlo en tiempo real a través de redes sociales o servicios online de streaming y/o grabarla para poder compartirlo bien en la intranet municipal bien, en la web municipal o redes sociales. 4 Servicios 4.1 Servicio de instalación y puesta en marcha El adjudicatario procederá al suministro, instalación y puesta en marcha de los Sistemas de Videoconferencia en las salas designadas por Ayuntamiento. Los trabajos de instalación y puesta en marcha de cada uno de los Sistemas de Videoconferencia incluirán: Desembalado de todos los elementos y colocación en la estructura soporte. Cableado y conexión de todos los elementos. Se empleará cableado adecuado específico para la transmisión de las señales transportadas en cada tramo. Todo el cableado deberá estar certificado. La continuidad de todos los cables deberá certificarse de extremo a extremo durante la puesta en marcha de todo el sistema. El cableado de alimentación, datos y señal de todos los elementos discurrirá por el interior del soporte, que también albergará una regleta para alimentación de equipos de al menos 3 enchufes shucko. Configuración para la integración de todos los elementos suministrados.

11 Ejecución de un plan de pruebas previamente acordado con el Ayuntamiento, que asegure el correcto funcionamiento del Sistema de Videoconferencia y su integración con la infraestructura de comunicaciones y de gestión del Ayuntamiento. Limpieza y retirada de embalajes y material sobrante. La formalización de la puesta en marcha se realizará mediante la firma de un Acta de Instalación, siguiendo un modelo establecido por el Ayuntamiento, firmada por el adjudicatario y el responsable del contrato. El acta de Instalación incluirá los resultados de las pruebas realizadas durante la puesta en marcha. El plazo máximo para finalizar todos los trabajos descritos en este apartado será de 8 semanas desde la formalización del contrato. El Ayuntamiento acordará con el adjudicatario un calendario de instalación en el que se especificarán fechas para la instalación de las salas. Los trabajos de instalación se harán preferiblemente en horario de tarde para no interferir con el desarrolla de la actividad de la sala. Tras la instalación y las pruebas se entregará una documentación completa en la que explicará con detalle la solución instalada en cada una de las salas y un breve manual del funcionamiento de las mismas. 4.2 Servicio de formación Se prestaran dos sesiones de formación de 4 horas de carácter técnico para los técnicos municipales donde se explicará la arquitectura y el funcionamiento de las salas a nivel técnico y funcional. La formación se realizará en las dependencias municipales en el horario designado por el responsable del contrato. 5 Duración del contrato La duración del contrato comprenderá desde la firma del contrato hasta el el fin de la instalación y puesta en marcha. La duración máxima del contrato será de 8 semanas. 6 Presupuesto El presupuesto máximo será de ,00 más IVA, que desglosa de la siguiente manera: Suministro de hardware y software necesarios para las salas más IVA. Servicio de despliegue de la nueva infraestructura y migración de los servicios actuales: más IVA. Castellón de la Plana, (Documento firmado electrónicamente al margen)

12 Anexo I. Sala de Formación

13 ANEXO II- Sala de junta de gobierno local

14 ANEXO III- Sala de vicealcaldía