MANUAL DE USUARIO REPLICADOR EXPERTOS

Transcripción

1 Replicador Expertos 1 MANUAL DE USUARIO REPLICADOR EXPERTOS

2 Replicador Expertos 2 Contenido INTRODUCCIÓN Descargar programas de instalación Preparar la base de datos de Microsip para una empresa nueva Configurar las series de los Documentos que se expiden en el sistema Instalación del Servidor de replicación para Microsip Configuración del Servidor de replicación para Microsip Instalación del Programa Expertos Punto de Venta Configuración del Programa Expertos Punto de Venta Instalación del Programa Cliente Configuración del Replicador Expertos - Cliente

3 Replicador Expertos 3 INTRODUCCIÓN ElReplicador Expertosfue creado con el objetivo de tener información consistente en tiempo real en todas las sucursales y/o cajas de la empresa. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante la ejecución del programa, ya que le guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él, proporcionando al usuario la información clara y concisa de cómo utilizar elreplicador Expertos para su correcto funcionamiento. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos. 1. Descargar programas de instalación. Para descargar los programas de instalación del Replicador Expertos deberá ingresar a la página 1. Abra el explorador de internet. 2. Ubíquese en la barra de direcciones y escriba la dirección del sitio web y presione la tecla Enter. 3. A continuación aparecerá la pantalla principal de Expertos Punto de Venta.

4 Replicador Expertos 4 Deberá descargar los programas Instalador Expertos (Se instala en las terminales Cliente (cajas) y en el Servidor) Instalador Cliente (Se instala en las sucursales en el equipo en el que se encuentre la base de datos de Microsip). Servidor (Se instala en Matriz en el equipo en el que se encuentre la base de datos). Para iniciar la descarga de los programas solo deberá seleccionar y dar clic sobre el nombre del programa que desea descargar. Si utiliza el navegador Google Chrome la descarga inicia automáticamente y los archivos los almacena en la carpeta de descargas. Si utiliza el navegador hacer con el archivo. Internet Explorer antes de iniciar la descarga le preguntara que desea Deberá de Seleccionar la opción de guardar, al realizar esta acción desplegara la pantalla de Guardar como, en la cual usted podrá seleccionar la ubicación en la que guardara la descarga, de forma predeterminada se guardan en la carpeta de descargas.

5 Replicador Expertos 5 2. Preparar la base de datos de Microsip para una empresa nueva. Si se va a utilizar el replicador en una empresa nueva, 1. Se deberán dar de alta en el sistema los datos de la empresa, se recomienda que el nombre abreviadono lleve espaciosde ser necesariose deberá agregarun guion bajo [_]. 2.1 Configurar las series de los Documentos que se expiden en el sistema. Para configurar los series de los documentos que se expiden en el sistema 1. Deberá de entrar a cada uno de los módulos de Microsip en los cuales trabaja el replicador 2. En el menú principal deberá de seleccionar la opción Herramientas Preferencias de la empresa.

6 Replicador Expertos 6 a) Configurar el tipo de moneda. 3. Se debe configurar el tipo de moneda de la misma manera, tanto para la matriz como en las sucursales. Se deberá verificar que este escrito igual, ya que si en la matriz se define con letras mayúsculas y en la sucursal con letras minúsculas, se toma como un tipo de moneda distinto. b) Punto de Venta 4. En la pantalla de preferencias de la empresa deberá seleccionar la opción de Facturación y seleccionar la pestaña con la modalidad de la empresa. 5. Seleccionar el tipo de documento y asignar la serie que corresponde al documento, se debe usar un identificador único tanto para la matriz como para cada una de las sucursales, si se usan series iguales al momento de replicar, la información se sustituye y ocasionará perdida de información. En este ejemplo se usa la serie M para la matriz.

7 Replicador Expertos 7 b) Inventarios 6. En la pantalla de preferencias de la empresa deberá seleccionar la opción siguiente folio automático y en el cuadro de texto ingresar la serie y el folio que se va a utilizar. También se deberá configurar el Folio para cada uno de los conceptos que están dados de alta en el catálogo de conceptos con la serie definida para la sucursal. 6. Deberá seleccionar el concepto, dar doble clic para que despliegue la pantalla con la información correspondiente y seleccionar la opción de modificar. 7. Seleccionar la opción siguiente folio automático y en el cuadro de texto ingresar la serie y el folio que se va a utilizar.

8 Replicador Expertos 8 8. Se guardan los cambios. Esto se deberá realizar para cada uno de los conceptos que estén dados de alta en el módulo. c) Compras 9. En la pantalla de preferencias de la empresa deberá seleccionar la pestaña de Folios. 10. Seleccionar el tipo de documento y asignar la serie que corresponde al documento, se recomienda sea un identificadorúnico tanto para la matriz como para cada una de las sucursales,si se usan series iguales al momento de replicar, la información se sustituye y ocasionara perdida de información. d) Cuentas por Pagar En este módulo se deberán configurar los folios para cada uno de los conceptos que están dados de alta en el sistema en el catálogo de conceptos.

9 Replicador Expertos Deberá seleccionar el concepto, dar doble clic para que despliegue la pantalla con la información correspondiente y seleccionar la opción de modificar. 12. Seleccionar la opción siguiente folio automático y en el cuadro de texto ingresar la serie y el folio que se va a utilizar. 13. Se guardan los cambios. Esto se deberá realizar para cada uno de los conceptos que estén dados de alta en el módulo. e) Cuentas por Cobrar En este módulo se deberán configurar los folios para cada uno de los conceptos que están dados de alta en el sistema en el catálogo de conceptos.

10 Replicador Expertos Deberá seleccionar el concepto, dar doble clic para que despliegue la pantalla con la información correspondiente y seleccionar la opción de modificar. 15. Deberá seleccionar la pestaña de Folio, opción siguiente folio y en el cuadro de texto ingresar la serie y el folio que se va a utilizar. 16. Se guardan los cambios. Esto se deberá realizar para cada uno de los conceptos que estén dados de alta en el módulo. NOTA:Las series utilizadas en las sucursales deberán ser diferentes en cada una de ellas, ya que al momento de replicar la información si se tienen series repetidas se sustituirán los documentos.

11 Replicador Expertos 11 f) Almacenes Los almacenes se deberán de dar de alta según las sucursales que se tengan, el almacén predeterminado se queda para la matriz o sucursal que loesté utilizando, los almacenes deberán llevar el nombre de la sucursal o matriz según sea el caso. g) Cajas El nombre de las cajas deberá llevar la siguiente estructura CAJA 01 Nombre de la sucursal

12 Replicador Expertos 12 Para configurar la serie de los folios de los documentos que se manejan en las cajas. 1. Deberá seleccionar la pestaña de Folios e ingresar la serie que se utilizara para cada una de las cajas, aquí al igual que en las sucursales se deberá dar de alta una serie diferente para cada una de ellas. En el ejemplo se utiliza la siguiente estructura. NOMBRE DE LA CAJA CAJA 01 FARMACIAS DE LA LAGUNA CAJA 02 FARMACIAS DE LA LAGUNA CAJA 03 FARMACIAS DE LA LAGUNA SERIE MA MB MC Donde la M hace referencia a la serie utilizada por la matriz y la A, B, C seria la serie asignada a la caja. NOTA: Las series utilizadas en las cajas no se deberán repetir en ninguna de las sucursales ya que al momento de replicar la información si se tienen series repetidas se sustituirán los documentos y ocasionara perdida de información. h) Usuarios y Cajeros El nombre de los cajeros y los usuarios deberá llevar la siguiente estructura Nombre del usuario o cajero + Nombre o identificador de la sucursal Esto con el objetivo de que los nombres no se repitan en ninguna de las sucursales y al momento de replicar la información no se sustituyan.

13 Replicador Expertos 13 En el ejemplo se utiliza la siguiente estructura. USUARIO MARIACORTEZ-FL NOMBRE MARIA CORTEZ - FL Donde María Cortez es el nombre del usuario y FL es el identificador de la sucursal en este caso Farmacias de la Laguna

14 Replicador Expertos Instalación del Servidor de replicación para Microsip. La instalación del servidor de replicación para Microsip se debe de realizar en el servidor en el cual se encuentre la base de datos. Para iniciar la instalación del servidor de replicación para Microsip. 1. Seleccione el programa setup_server_sync.zip que descargó de la página, si ya tiene instalado Java 1.7 puede descargarlo con la opción que dice Servidor sin Inst.Java 2. Deberá dar doble clic sobre la carpeta para extraer el instalador del programa, seleccionar extraeren, aquí seleccionara la ubicación en que estará el instalador 3. Despuésde extraer el archivo lo selecciona y deberá dar doble clic para ejecutar el instalador. 4. Al realizar esta acción inmediatamente nos despliega la pantalla de Bienvenida al asistente de instalación del servidor de replicación, y deberá seleccionar la opción siguiente. 5. En la siguiente pantalla debera de seleccionar la versiòn de Microsip con la que esta trabajando, despues de seleccionar la versión, de click en el botón Siguiente.

15 Replicador Expertos 15 Versión de Microsip Importante:Si selecciona una versión diferente de Microsip a la que tiene instalada, se podría dañar su base de datos. 6. En la siguiente pantalla muestra la carpeta en la que se instalará el servidor de replicación, de manera predeterminada se sugiere C:\ExpertosPV, se sugiere esa ubicación para evitar problemas de permisos de Administrador en el funcionamiento del programa. 7. En la siguiente pantalla muestra la carpeta en la que se crearan los accesos directos en el menú INICIO, deberá seleccionar la opción siguiente.

16 Replicador Expertos Por último nos muestra la confirmación, si la configuración está correcta seleccionamos la opción de Instalar. 9. Después de que realiza la instalación nos muestra la siguiente pantalla de confirmación, y selecciona la opción de Finalizar, al realizar esta acción instalará Java (JSE 7) (Si se seleccionó la versión con Java incluido) y la configuración de la instalación del servidor de replicación para Microsip. 10. Si instalamos Java nos despliega la siguiente pantalla y seleccionamos la opción de instalar.

17 Replicador Expertos Empezara el proceso de instalación y al finalizar nos muestra un mensaje de confirmación si se instalo correctamente y seleccionamos la opción cerrar. En seguida abrirá la pantalla de configuración del servidor de replicación para Microsip.

18 Replicador Expertos Configuración del Servidor de replicación para Microsip. Durante la instalación del software la configuración se inicia automáticamente pero si desea abrirla manualmente lo puede hacer desde: 1. Menú de Inicio de Windows > Todos los programas > Expertos punto de Venta Configurar el servidor. 2. Al seleccionar la opción de configurar el servidor nos despliega la pantalla en la cual podrá iniciar la configuración. El sistema necesita un usuario y contraseña especiales, se debe crear si es la primera vez que se configura el servidor, lo puede hacer con el botón Crear usuario.

19 Replicador Expertos 19 El nombre del usuario yla contraseña vienen de forma predeterminada y no se deben de modificar. 3. En la opción de conexión deberá seleccionar la que usa para conectarse a Microsip, después de esto deberá hacer clic en Conectar. Si no aparece ninguna conexión será necesario entrar a Microsip y dar de alta la conexión a la base de datos. 4. Después de conectar deberá seleccionar la empresa con la que trabajara el servidor de replicación para Microsip. 5. La siguiente opción es el Puerto, el sistema usa de forma predeterminada el puerto 4445 de TCP para hacer las conexiones, pero se puede configurar uno diferente si lo desea. Este puerto debe estar abierto en el router de la empresa para las sucursales puedan conectarse a él. 6. La última opción es el intervalo de tiempo en el que el Servidor buscará existencias nuevas en la base de datos de Microsip para enviarlas a las sucursales, estas existencias son las del almacén predeterminado de la empresa solamente. 7. Después de Guardar la configuración seleccionamos la pestaña de base de datos y debemos hacer clic enel botón Actualizarla base de Datos.

20 Replicador Expertos Al seleccionar esta opción nos despliega la siguiente pantalla en la cual debemos ingresar la contraseña del SYSDBA y hacer clic enel botón Actualizar. 9. A continuación el sistema mostrará una lista de la información que se puede replicar a las sucursales, si se desea cambiar esta configuración se solicitará la contraseña del SYSDBA. Importante: Se debe mantener la integridad de la información de Microsip, por ejemplo si se desactivan los Proveedores pero no los precios de compra estos últimos marcarán error al replicarse porque no se tendrá la información completa. Si no está seguro de cuales desactivar/activar puede consultar a su distribuidor Microsip o con Expertos Punto de Venta. Importante: Para que los cambios tengan efecto deberá reiniciar las sesiones de Microsip y el programa Expertos que se encuentren activas. El replicador no va a detectar los cambios de las sesiones que no se reinicien.

21 Replicador Expertos Instalación del Programa Expertos Punto de Venta. La instalación del Programa Expertos se debe de realizar en las terminales Cliente (cajas) y en el servidor. Para iniciar la instalación del programa expertos. 1. Seleccione el programa setup_expertos que descargo de la página 2. Deberá dar doble clic sobre la carpeta para extraer el instalador del programa, seleccionar extraeren, aquí seleccionará la ubicación en que estará el instalador 3. Despuésde extraer el archivo lo selecciona y deberá dar doble clic para ejecutar el instalador.

22 Replicador Expertos Al realizar esta acción inmediatamente nos despliega la pantalla de Bienvenida al asistente de instalación, y deberá seleccionar la opción siguiente. 5. En la siguiente pantalla debera de seleccionar la versión de Microsip con la que esta trabajando, despues de seleccionar la versiòn, presione la opción siguiente. Nota:Si selecciona una versión diferente de Microsip a la que tiene instalada se podría dañar la base de datos de Microsip.

23 Replicador Expertos En la siguiente pantalla muestra la carpeta en la que se instalará el Programa de Expertos, la dirección viene predeterminada en C:\ExpertosPV, para el correcto funcionamiento del programa no se recomienda cambiarla. 7. En la siguiente pantalla muestra las acciones adicionales que se realizaran al instalar el programa de expertos en este caso es la opción para crear un acceso directo en el escritorio, deberá seleccionar la opción siguiente. 8. Después nos muestra la confirmación, si la configuración esta correcta hacemos clic en la opción de Instalar.

24 Replicador Expertos Al finalizar la instalación nos muestra la siguiente pantalla de confirmación y seleccionamos la opción de Finalizar. Si dejamos seleccionada la opción deejecutar Expertos Punto de Venta automáticamente nos abrirá la pantalla principal delprograma. Nota: El programa Expertos Punto de Ventase instala de acuerdo al número de licencias que se hayan solicitado. 6. Configuración del Programa Expertos Punto de Venta. Lo puede realizar después de la instalación, en caso de que no para abrir la pantalla de configuración deberá realizar lo siguiente: 1. Abrir el menú de Inicio -> Todos los programas -> Expertos Punto de Venta ->Expertos Punto de Venta o directamente del acceso directo del escritorio que se generó al instalar el programa.

25 Replicador Expertos Al seleccionar la opción de Expertos Punto de Venta nos despliega la pantalla en la cual podrá iniciar la configuración. 3. Se ingresa con el usuario y la contraseña del SYSDBA y selecciona la opción de aceptar. 4. Deberá seleccionarla empresa con la que vamos a trabajar en este caso es MATRIZ_FARMACIA_LAGUNA y seleccionamos la opción de aceptar. 5. Deberá seleccionar del menú la opción de Sistema -> Base de Datos y en la pantalla que despliega seleccione la opción de actualizar. 6. Nuevamente deberá seleccionar del menú la opción de Sistema Administrar Sucursales

26 Replicador Expertos Despliega la pantalla de sucursales y seleccionamos la opción de agregar. 8. Se deberán agregar las sucursales (la matriz se considera como sucursal),ingresando un nombre y ligándola al almacén que le corresponde deberá seleccionar la opción de aceptar. 9. El replicador cuenta con una opción para enviar todos los catálogos de la matriz a las sucursales para hacerlo debe seleccionar una sucursal y hacer clic en el botón Enviar tablas. 10. Al seleccionar esta opción nos despliega la pantalla en la cual seleccionaremos las tablas que se le van a enviar a la sucursal, para seleccionar todas damos clic derecho - seleccionar todas y aceptar.

27 Replicador Expertos 27 Nota: Esta acción es individual para cada sucursal. 11. Para finalizar la configuración seleccionamos nuevamente del menú la opción de Sistema Configuración. 12. Al seleccionar esta opción nos despliega la pantalla de configuración en la que seleccionamos la sucursal local para el servidor. Nota: para poder seleccionar se deberá primero seleccionar la opción de modificar. 13. Después de seleccionar la sucursal local deberá guardar y cerrar.

28 Replicador Expertos Instalación del Programa Cliente. La instalación del Programa Cliente se deberáde realizar en cada una de las sucursales de la empresa en el equipo en el que se encuentre la base de datos. Para iniciar la instalación del Programa Cliente. 1. Seleccione el programa setup_cliente que descargo de la página 2. Deberá dar doble clic sobre la carpeta para extraer el instalador del programa, seleccionar extraeren, aquí seleccionara la ubicación en que estará el instalador. 3. Despuésde extraer el archivo lo selecciona y deberá dar doble clic para ejecutar el instalador.

29 Replicador Expertos Al realizar esta acción inmediatamente nos despliega la pantalla de Bienvenida al asistente de instalación, y deberá seleccionar la opción siguiente. 5. En la siguiente pantalla debera de seleccionar la versión de Microsip con la que esta trabajando, despues de seleccionar la versiòn, presione la opción siguiente. Importante:Si selecciona una versión diferente de Microsip a la que tiene instalada se podría dañar la base de datos de Microsip. 6. En la siguiente pantalla muestra la carpeta en la que se instalara el Replicador para Microsip, la dirección viene predeterminada en C:\ExpertosPV, para el correcto funcionamiento del programa no se recomienda cambiarla.

30 Replicador Expertos En la siguiente pantalla nos muestra la confirmación, para la instalación del Replicador de Microsip, si la configuración esta correcta seleccionamos la opción de Instalar. 7. Después de que realiza la instalación nos muestra la siguiente pantalla de confirmación y seleccionamos la opción de Finalizar. Si dejamos seleccionada la opción deiniciar el replicador automáticamente nos abrirá la pantalla principal delprograma.

31 Replicador Expertos Configuración del Replicador Expertos - Cliente. Antes de iniciar con la configuración del Replicador Expertos Cliente se tiene que tener en cuenta lo siguiente: 1. Se prepara la base de datos Microsip como se realizó en la Matriz, asignando series diferentes a cada una de las sucursales en las que se va a trabajar, capturar los nombres de los cajeros, usuarios, cajas y almacenes. Podrá ver cómo realizarlo en el punto 2. Preparar la base de datos de Microsip para una empresa nueva. Los nombres de las sucursales se definieron en el punto 6. Configuración del Programa expertos Punto de Venta. Si es una empresa y o sucursal existente se recomienda realizar el mismo procedimiento capturando en la matriz el nombre de las sucursales como almacén. 2. Si la sucursal es nueva el almacén deberá llevar el nombre de la sucursal sies una sucursalque ya esté trabajando se tendrá que renombrar el almacén para identificar a que sucursal pertenece. Nota:Las series utilizadas tanto en las sucursales como en la matriz deberán ser diferentes en cada una de ellas, ya que al momento de replicar la información si se tienen series, nombres de usuarios, cajeros, cajas y almacenes repetidos se sustituirán los documentos y ocasionara perdida de información. 3. Deberá solicitar la dirección IP pública del servidor en el que se encuentra instalado el servidor de replicación para Microsip o sunombre de dominio (Puede ser un DNS dinámico). Teniendo listo lo anterior empezamos con la configuración.

32 Replicador Expertos 32 Para abrir la pantalla de configuración deberá realizar lo siguiente: 4. Abrir el menú de Inicio -> Todos los programas -> Expertos Punto de Venta -> Replicador para Microsip o si ya está iniciado el programa puede mostrar la pantalla haciendo clic con el botón derecho del mouse en icono que se encuentra en la barra de Tareas. Replicador Expertos - Cliente 5. Al seleccionar la opción de Replicador para Microsip nos despliega la pantalla en la cual podrá iniciar la configuración. 6. Igual que el servidor, este programa requiere un usuario especial para conectarse a la base de datos (Solo tiene acceso a la base de datos, pero no a Microsip), si es la primera vez que se configura en la base de datos se debe crear haciendo clic en Crear Usuario. 7. En conexión debe estar seleccionada la que se usa en Microsip y hacer clic enconectar. Si no aparece ninguna es necesario entrar a Microsip y crear la conexión a la base de datos. 8. Después deberá seleccionar la empresa con la que se va a trabajar.

33 Replicador Expertos Se debe ingresarla dirección del servidoro nombre de dominio en la cual se instaló el servidor de replicación para Microsip y el puerto (puede ser un DNS dinámico). 10. La última opción es el intervalo entre el cual el programa buscará existencias nuevas en el almacén predeterminado de la empresa. 11. Selecciona la opción de guardar, al realizar esta acción se enviara un mensaje de confirmación. 12. Selecciona la pestaña debase de datos y seleccionamos la opción de actualizar, aparece la pantalla de actualización en la que se tiene que capturar la contraseña del usuario SYSDBA, si está correcta iniciara la actualización en la sucursal.

34 Replicador Expertos Deberá seleccionarlo que se quiere replicar o sincronizar y seleccionar la opción de guardar, al seleccionar esta opción despliega la pantalla de acceso en donde se deberá capturar nuevamente la contraseña del SYSDBA. De las sucursales se envían al servidor documentos generados como Compras o Ventas, para cambiar la configuración es necesario confirmarlo con la contraseña del SYSDBA. Importante: Para que los cambios tengan efecto debera reiniciar Microsip y el programa Expertos que se encuentren activos. 10. Deberá ingresar nuevamente al replicador cliente, va a marcar que no se tienen sucursales configuradas, selecciona la pestaña de base de datos y debe hacer clic enel botón Solicitar sucursales. 11. El servidor enviará las sucursales, se debe seleccionar la que será local ya que así se identificará ante el servidor. 12. Es necesario reiniciar el replicador. 13. A partir de este momento ya se estará replicando información entre la sucursal y el servidor.