3 DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato será de 2 meses a partir del día siguiente a la firma del contrato.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL II CONGRESO SOBRE EL ÉXITO EDUCATIVO Y LA AUTONOMÍA DE LOS CENTROS DOCENTES. 1 OBJETO DEL CONTRATO Constituyen el objeto de este contrato los trabajos necesarios para la organización y gestión del II Congreso sobre El Éxito Educativo y La Autonomía de los Centros Docentes. 2 LUGAR Y FECHA DE CELEBRACIÓN La actividad principal objeto del presente contrato se realizará en el Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla (FIBES), durante los días 15, 16 y 17 de noviembre de DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato será de 2 meses a partir del día siguiente a la firma del contrato. 4 CONTENIDO DEL TRABAJO La empresa adjudicataria se hará cargo de todos los servicios de organización y asistencia y pondrá a disposición de la Consejería de Educación el equipo técnico y humano necesario con experiencia demostrada en eventos similares para la consecución del objeto fijado en este Pliego de Prescripciones Técnicas. La Consejería de Educación facilitará la información necesaria para la correcta ejecución de sus obligaciones contractuales. La Consejería de Educación ha efectuado, con anterioridad a la adjudicación de este contrato, una reserva de salas y espacios para la realización del Congreso. La empresa adjudicataria asumirá dicha reserva y será responsable de su gestión y abono desde el momento en que adquiera dicha condición. Todos los espacios físicos deberán estar adaptados a cualquier tipo de discapacidad física. 4.1 TRANSPORTE: Se facilitará el transporte hasta Sevilla (ida y vuelta) para 395 participantes procedentes de las diferentes Comunidades Autónomas del Estado Español de acuerdo con la siguiente proporción:

2 Asistentes de la CCAA* Andalucía 57 Aragón 18 Asturias (Principado de) 13 Balears (Islas) 16 Canarias 24 Cantabria 9 Castilla y León 24 Castilla-La Mancha 22 Cataluña 37 Comunidad Valenciana 30 Extremadura 16 Galicia 23 Madrid (Comunidad de) 34 Murcia (Región de) 18 Navarra (Comunidad Foral de) 10 País Vasco 23 Rioja (La) 7 Ceuta 7 Melilla 7 Ministerio de Educación 5 (Madrid) Total 395 * Este cupo incluye a los Consejeros/as de las 17 Comunidades Autónomas, a quienes se prestará atención personalizada para sus necesidades de transporte. Además para los 15 ponentes detallados a continuación: Ponentes País Comunidad Autónoma Méjico 1 Alemania 1 Finlandia 1 España Andalucía 11 España Asturias (Principado de) 1 Total 15 Y para otras 90 personas de diversa procedencia, mayoritariamente de Andalucía. La empresa adjudicataria ofrecerá a las personas congresistas los siguientes medios de transporte: Avión en compañía Low Cost. Tren.

3 Autobús. Vehículo particular (se abonaría el kilometraje). Los ponentes recibirán atención personalizada para sus necesidades de transporte. Los Consejeros/as de las distintas Comunidades Autónomas llegarán a Sevilla la tarde del domingo 14 de noviembre. El resto de las personas asistentes al evento lo harán la mañana del lunes 15 de noviembre. Serán necesarios los siguientes traslados en autobús: 15 de noviembre de 2010, h. Traslado de 500 congresistas desde FIBES hasta el lugar de la ciudad donde comience la visita guiada. 16 de noviembre de 2010, 11:00 h, Traslado de 500 congresistas desde FIBES a distintas localidades de Sevilla en un radio no superior a 20 Km, ida y vuelta. 16 de noviembre de 2010, h. Traslado de 500 congresistas desde FIBES hasta el lugar donde comience la visita guiada. Los autobuses deberán estar adaptados para las personas con discapacidad física que asistan al Congreso, o, en su defecto, se les deberá facilitar el transporte en taxi u otros vehículos adaptados. La empresa adjudicataria se pondrá en contacto con los ponentes y les facilitará el transporte desde su punto de procedencia hasta Sevilla (ida y vuelta) según sus necesidades, así como el alojamiento. 4.2 ALOJAMIENTO El alojamiento de los 500 participantes se hará en hoteles de cuatro estrellas de la zona de Nervión-Buhaira, preferentemente en los alrededores de la estación de San Bernardo. Los Consejeros/as de Educación de las distintas Comunidades tendrán previsto el hotel para la noche del día 14, la empresa adjudicataria se pondrá en contacto con ellos para atender sus necesidades específicas de alojamiento. En los hoteles se contará con la presencia de personal de la empresa para atender cualquier incidencia que se produzca tanto a la llegada como a la salida de los congresistas y personalidades, es decir, los días 14, 15 y 17 de noviembre. El régimen de alojamiento será en habitación individual con desayuno.

4 4.3 NECESIDADES ESPACIALES La empresa adjudicataria gestionará las relaciones con el Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla (FIBES). Los espacios a utilizar en el mismo serán: 1 sala con capacidad para personas (Auditorium Al-Andalus). Su uso será durante las tardes de los días 15 y 16 de noviembre, y la mañana del día 17 de noviembre. Mesa presidencial dotada de micrófonos de mesa, en la que puedan participar 5 personas. Atril con micrófono de atril y solapa. 2 pantallas de proyección de gran tamaño (3 x 2 m o similar), con posibilidad de reproducción en DVD y presentación en formato de power point o similar. 2 Micrófonos inalámbricos de mano en sala. La mañana del día 17 de noviembre, de 9:30 a 11:00 se necesitará traducción simultánea de alemán-castellano y de finés (o, en su defecto, inglés)-castellano. 9 espacios para talleres de trabajo (Sala Bahía, Sala Ronda, Sala Marismas, Sala Mezquita, Sala Cazorla, Sala Mojácar, dos despachos grandes adaptados para 30 personas cada uno, y la Sala Club adaptada también para 30 personas). Las salas Bahía, Ronda, Marismas, Mezquita, Cazorla y Mojácar estarán dotadas con los equipos de sonido e iluminación necesarios y todos los espacios tendrán una disposición en teatro, con presencia en la zona del escenario de una mesa en la que puedan participar al menos 3 personas; todos los espacios deben estar dotados de un cañón de proyección y un equipo informático adecuados para presentaciones en formato power point o similar. 1 sala despacho para organización. Contará con mobiliario adecuado para la ubicación y el trabajo del personal responsable del desarrollo del Congreso y capacidad para 6 personas, con 2 equipos informáticos con conexión a Internet y dos impresoras. 1 Sala Vip que contará con las condiciones adecuadas y habituales para la recepción de personalidades e invitados y servicio permanente de agua, café, zumos y pastas. 1 Sala para prensa. Se prestará servicio de prensa con diarios de ámbito local y tres de los más relevantes de ámbito nacional. 1 sala de primeros auxilios con personal sanitario. Contará con las características y equipamiento propios de su función. Será necesaria la presencia de una ambulancia durante el desarrollo del Congreso.

5 Zona de recepción, acreditación e información. Se contará con una zona de recepción, acreditación y distribución de material a los congresistas. Espacio que servirá también como punto de información permanente durante el desarrollo del Congreso. Guardarropa Durante toda la celebración del Congreso la empresa adjudicataria gestionará un guardarropa al servicio de los congresistas, ofreciéndoles la posibilidad de depositar temporalmente sus equipajes, especialmente durante la jornada de clausura, momento previo al regreso de los congresistas a sus lugares de origen. Zona de pausa en la cúpula. Se preverán los espacios adecuados para los distintos servicios de restauración contemplados en este pliego. Para una actuación de clausura se ha de recubrir el suelo del escenario del Auditorio Al-Andalus del Palacio de Congresos con linóleo sobre la moqueta preexistente. 4.4 CATERING Y RESTAURACIÓN Domingo 14 de noviembre, cena de protocolo en un restaurante del centro de la ciudad para los 17 Consejeros, el Ministro de Educación y el Presidente de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Lunes 15 de noviembre, cena de protocolo para 50 personas en un restaurante céntrico de la ciudad. Martes 16 de noviembre, almuerzo para los 500 Congresistas, servido en FIBES, de 14:00 a 16:30. Miércoles 17 de noviembre, buffet para 500 congresistas, en FIBES, a partir de las 14:00. Los menús que se ofrezcan en el Palacio de Congresos serán supervisados por la Dirección General de Ordenación. 4.5 ESCENOGRAFÍA Las publicaciones impresas o electrónicas y notificaciones hechas por cualquier medio contendrán el logo institucional del Ministerio de Educación y la mención expresa: «Programa financiado por el Ministerio de Educación».

6 Se encargara, además, del diseño y producción de: 500 folletos con el programa del Congreso. 500 carpetas de congresista. 500 libretas para tomar apuntes. 500 bolígrafos roller serigrafiado. 500 acreditaciones. Diseño, producción y arte final de tarjetas personalizadas sobre cartulina estucada mate 300 g. Con funda plástica, pinza y cinta para colgar. La empresa adjudicataria se encargará además de facilitar a los asistentes: 500 planos de la ciudad 500 planos de transportes urbanos Las carpetas contendrán los folletos, libretas, bolígrafos y planos. Se producirán los elementos señalética adaptados al espacio que la empresa adjudicataria, previa consulta con la, considere oportunos. Todos los elementos publicitarios y materiales aquí reseñados deberán ajustarse al Manual de Identidad Corporativa de la Junta de Andalucía y del Ministerio de Educación. 4.6 PERSONAL Se dispondrá de al menos 16 azafatas/os. Se contratarán las azafatas/os necesarias/os para cubrir las siguientes funciones: Preparación del material a entregar a los congresistas, labores de recepción y acreditación, mantenimiento de un punto de información permanente, atención en salas (micrófono y servicio de agua en la mesa) gestión de guardarropa, sala de equipajes, asistencia en Sala V.I.P. y sala de prensa y servicios de recepción en hoteles. Servicio Sanitario. Se contratará la presencia de personal sanitario en la Sala de Primeros Auxilios durante la celebración del Congreso. Un traductor o traductora de alemán-castellano y de finés (o, en su defecto, inglés)-castellano con los horarios detallados en el punto 4.3. Intérpretes de lenguaje de signos para las conferencias que se celebren el Auditorio 1. Personal Técnico. La empresa adjudicataria garantizará la suficiencia de personal técnico para la ejecución de las distintas tareas descritas en este pliego. Personal de seguridad. Se contratarán los efectivos necesarios para garantizar la seguridad en el interior y en los accesos al recinto durante la celebración del evento.

7 La empresa adjudicataria pondrá a disposición del desarrollo del Congreso a un equipo con experiencia en el desarrollo de eventos similares y contará con la infraestructura y personal suficiente para la atención personalizada a los asistentes al Congreso en sus provincias de origen. 4.7 FOTOGRAFÍA Y GRABACIÓN La empresa adjudicataria realizará un reportaje fotográfico de todo el desarrollo del Congreso que incluya un mínimo de 300 fotogramas y un máximo de 1000 en formato digital, éste último con envío al correo corporativo de la en un plazo no superior a 24 horas desde la celebración del evento. Asimismo se llevará a cabo la grabación en formato DVD en tamaño regular compatible con cualquier lector de DVD de 60 minutos de duración, de todos los actos que conforman la celebración del referido Congreso, de los cuales se entregarán 10 copias a la Consejería de Educación. 4.8 CONTACTO DE LOS CONGRESISTAS CON LA EMPRESA La empresa deberá facilitar a los asistentes los medios de contacto que permitan resolver cualquier incidencia que se produzca durante el periodo de inscripción y, al menos, un teléfono de asistencia que deberá estar operativo, en horario laboral, desde el inicio del proceso de la inscripción y con el mismo horario a lo largo del fin de semana del 13 al 14 de noviembre de SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL La empresa adjudicataria deberá estar en posesión de una póliza de seguro de responsabilidad civil por daños a terceros GRATIFICACIÓN DE LOS PONENTES La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de los honorarios de los ponentes, de la conductora del evento y de los regalos del alumnado y profesorado de Conservatorio que intervenga en el acto de clausura, de la forma que se detalla a continuación: 1 minuta de 600 euros para el ponente de la plenaria. 1 minuta de 500 euros para la conductora del evento. 4 minutas de 400 euros para los participantes en la mesa redonda. 30 regalos institucionales valorados entre 20 y 30 euros.

8 5. IMPORTE DE LICITACIÓN El precio total del presente contrato asciende a la cantidad de TRESCIENTOS NOVENTA MIL EUROS. Cada una de las actuaciones detalladas a continuación está presupuestada independientemente, con carácter orientativo, no constituyendo en ningún caso precio unitario ni cerrado: Transporte Alojamiento Necesidades espaciales y técnicas Catering/Restauración Escenografía Personal Fotografía y grabación TOTAL Cada una de las actuaciones está presupuestada independientemente, con carácter orientativo, no constituyendo en ningún caso precios unitarios ni cerrados. Se valorarán las mejoras económicas y de otro carácter que las empresas presenten en relación con cada uno de los apartados, lo que habrá de repercutir sobre el precio total, en consonancia con lo dispuesto en el Anexo del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares que rige el presente contrato. Sevilla, 19 de julio 2010 LA DIRECTORA GENERAL DE ORDENACIÓN Y EVALUACIÓN EDUCATIVA Fdo.: Mª del Pilar Jiménez Trueba