PE-GCO01. Presentación de Ofertas REVISIONES: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Rev Fecha Revisado Firma Aprobado Firma Descripción

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1 Pág. 1 de 13 REVISIONES: Rev Fecha Revisado Firma Aprobado Firma Descripción 00 09/03/12 Gerente Gerente Emisión inicial Comercial Comercial

2 Pág. 2 de 13 INDICE PORTADA 1 1 ÍNDICE 2 2 OBJETIVO 3 3 ALCANCE 4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 DEFINICIONES 6 RESPONSABILIDADES 4 7 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 8 REGISTROS 7 9 ANEXOS

3 Pág. 3 de OBJETIVO Garantizar un nivel mínimo de calidad en las Ofertas en su continente y en algunos aspectos de su contenido. a) Sobre el continente se persigue que: La presentación sea impecable en todas sus partes. Su apariencia sea atractiva. Facilite el manejo de la Oferta. b) Sobre el contenido se persigue que: Dé respuesta a las exigencias expresadas por el Cliente. Esté organizado adecuadamente. Sea suficiente. Esté expuesto con terminología exacta y con lenguaje claro y sencillo. - Dotar a las Ofertas de un carácter propio, de modo que por su conocimiento y presentación se ajusten a nuestra identidad corporativa y sólo puedan ser, inequívocamente, nuestras. - Contribuir a la formación de una imagen de Empresa moderna. - Conseguir homogeneidad en nuestra documentación. 3. ALCANCE Este Instructivo debe ser aplicado cada vez que la empresa presente una oferta a un Cliente, exceptuando las presentaciones de oferta donde vayamos en U.T.E. o Consorcio y Dycasa no lleve la mayoría en la participación. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No tiene. 5. DEFINICIONES No tiene.

4 Pág. 4 de RESPONSABILIDADES Jefe de Área Comercial Institucional, Jefe de Área Comercial Legal y Personal de Preparación de Ofertas: Realizar la lectura de los Pliegos Licitatorios para chequear la existencia y el orden de los contenidos. Generar y obtener la documentación solicitada en los Pliegos Licitatorios. Conformar las carpetas de la Presentación (separadores, lomos, carátulas, etc.) Embalar en sobre o caja, según corresponda. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Las presentes normas tienen carácter general, y por tanto, siempre prevalecerán sobre ellas, las necesidades o exigencias de nuestros Clientes expresadas en los Pliegos Licitatorios, cualquier otro procedimiento o las condiciones particulares de las U.T.E.s en las cuales Dycasa no tenga la mayoría de la participación. Además de cubrir las necesidades de nuestros Clientes y de cumplir con las exigencias de las presentes normas, se debe intentar conocer la situación de la competencia en esta área e intentar superarla. ASPECTO EXTERNO DE LAS OFERTAS La documentación que compone la oferta estará contenida en carpetas. Para su presentación a los Clientes, las carpetas se incluirán en sobres o cajas, en función del volumen de aquellas. A las ingenierías externas que preparan proyectos para presentaciones se les debe de pedir que las carpetas y las cajas que las contengan sean del color azul. Descripción de Sobres y Cajas: Tipo y Tamaño: Sobre para documentación IRAM A-4. Cajas: estas serán comunes e irán forradas en papel color azul o color madera. Material: Papel para los sobres. Cartón forrado para las cajas. Color: Madera para los sobres. Azul o madera para forrar las cajas. Para la documentación IRAM A-4 se utilizará el sobre o la caja, en función del volumen de documentos. Para documentación IRAM A-3 se utilizará siempre la caja. Se adjunta modelo de carátula exterior, esta podrá ser modificada en función de las exigencias de los Pliegos Licitatorios. (Anexo 01)

5 Pág. 5 de 13 Descripción de las Carpetas: - Descripción de la carpeta para documentación IRAM A-4. Material: Cartón recubierto con plástico, con el agregado en la tapa de una lámina de nylon transparente (tipo sobre). Sujeción: Metálica de 4 anillas. Color: Normalizado, azul Dycasa. Espesor del lomo: Se recomiendan los siguientes tamaños: ancho = 2,5 cm ancho = 5,0 cm ancho = 7,5 cm ancho = 10,0 cm Separadores: Deben ser en color y con pestañas numeradas o referenciadas (sin el logo impreso). Contenido de la Portada: Nombre del Cliente y su Logotipo si lo tuviera. Título y clave del Proyecto. Foto, esquema o dibujo. Número de Sobre, Documentación y Tomo. Marca y Logotipo de Dycasa (y otros licitadores en caso de U.T.E.). Fecha y lugar de presentación. La portada se debe realizar en papel color blanco, impresa en colores y se incluirá dentro del Sobre-tapa ; la escritura se realizará en imprenta. El tamaño del nombre del Cliente y su Logotipo, si lo tiene, debe ser de mayor tamaño que el de Dycasa. Se adjunta modelo de la portada para IRAM A-4 en Anexo nº 2. Cuando la proposición económica conste de tan pocas hojas que no sea adecuado incluirla en una carpeta, se recomienda usar una carpetilla con tapa superior cristal transparente y tapa inferior opaca en color azul. Descripción de la carpeta para documentación IRAM A-3. En el caso de que además haya que incluir Proyectos, Variantes, o cualquier otra documentación en tamaño IRAM A-3, que no convenga plegar o reducir a tamaño IRAM A-4, la carpeta que los contenga responderá a la siguiente normalización: Material: Cartón recubierto con plástico. Sujeción: Metálica de 4 tornillos.

6 Pág. 6 de 13 Color: Normalizado, azul Dycasa. Espesor del lomo: Se recomiendan los siguientes tamaños: ancho = 2,5 cm ancho = 5,0 cm ancho = 7,5 cm ancho = 10,0 cm Separadores: Deben ser en color y con pestañas numeradas o referenciadas (sin el logo impreso). Contenido de la Portada: Nombre del Cliente y su Logotipo si lo tuviera. Título y clave del Proyecto. Foto, esquema o dibujo. Número de Sobre, Documentación y Tomo. Marca y Logotipo de Dycasa (y otros licitadores en caso de U.T.E.). Fecha y lugar de presentación. El tamaño del nombre del Cliente y su Logotipo, si lo tiene, debe ser de mayor tamaño que el de Dycasa. Se adjunta el modelo de la portada en el Anexo nº 3. - Índice: En cada carpeta debe existir un índice detallado que exprese el contenido de cada separador. - Planos: Cuando sean planos aislados encuadernados en las carpetas IRAM A-4, se usarán bolsas de plástico antiadherente y transparentes. Observaciones: Como norma general se recomienda: a) Incluir con frecuencia ilustraciones y gráficos, preferentemente en color, en tamaño normalizado IRAM A-4 ó IRAM A-3, utilizando si fuera necesario para conseguirlo, fotocopias en color, reducidas o ampliadas. b) Todos los textos deben estar escritos según las normas que se adjuntan en el Anexo nº 4. c) Cuidar la calidad de las fotocopias. d) Cuando se incluya en la oferta una fotocopia de un documento cuyo contenido esté en color (fotos de Maquinaria, fichas de Seguridad, etc.), deberá ser en color sólo en el original. Si dicho documento tiene únicamente en color el Logotipo, la fotocopia podrá ir en blanco y negro. CONTENIDO FORMAL DE LAS OFERTAS Al inicio de cada estudio, el Personal de la Gerencia Comercial responsable definirá por escrito la documentación que conviene presentar en la oferta, según las características de la misma, e informará al Gerente Comercial. A lo largo del estudio podrá ir perfilándose la definición inicial si

7 Pág. 7 de 13 las circunstancias lo aconsejan. En el Anexo nº 5 se adjunta el impreso que sirve de modelo para esta definición (F-1498). El impreso una vez cumplimentado será archivado electrónicamente en la carpeta correspondiente a cada una de la Licitaciones. - Documentación general: Administrativa: La actual elaborada por la Gerencia Comercial. Antecedentes Técnicos: Con este título suelen pedirse en los Pliegos de Licitatorios: Certificados, Relación y/o Memorias de Obras Similares. Certificados de Obras Similares: Se incluirán los certificados suministrados por los Comitentes. Relación de Obras Similares: Se recomienda cumplir con los siguientes requisitos: Ajustarse al diseño normalizado según Anexo nº 6, en caso de que el Cliente no proporcione ninguno. Incluir obras de la misma especialidad que la que se esté ofertando, ajustándose suficientemente a sus características. Memorias de Obras Similares: Deberán contener como mínimo los datos requeridos por el Cliente. Las Fichas Técnicas pueden emplearse para este fin. - Documentación económica: Prepararla de acuerdo con el modelo que suele presentar el Cliente. 8. REGISTROS - Acta de Apertura en Licitaciones Públicas. - Carta de Recepción de Oferta en Licitaciones Privadas que no tengan Apertura Pública, si el Cliente la otorga. 9. ANEXOS - ANEXO 01 MODELO DE INSCRIPCION EN EL SOBRE - ANEXO 02 CARÁTULA PARA CARPETAS IRAM A-4 - ANEXO 03 CARÁTULA PARA CARPETAS IRAM A-3 - ANEXO 04 NORMAS PARA UNIFICAR EL FORMATO DE LOS TEXTOS EN PRESENTACIONES DE OFERTAS - ANEXO 05 DOCUMENTOS DE LA OFERTA - ANEXO 06 PLANILLA DE OBRAS SIMILARES

8 Pág. 8 de 13 ANEXO 01 MODELO DE INSCRIPCION EN EL SOBRE DYCASA SOCIEDAD ANÓNIMA Av. Leandro N. Alem 986, Piso 4º (C1001AAR) Ciudad Autónoma de Buenos Aires

9 Pág. 9 de 13 ANEXO 02 CARÁTULA PARA CARPETAS IRAM A-4

10 Pág. 10 de 13 ANEXO 03 CARÁTULA PARA CARPETAS IRAM A-3

11 Pág. 11 de 13 ANEXO 04 NORMAS PARA UNIFICAR EL FORMATO DE LOS TEXTOS EN PRESENTACIONES DE OFERTAS La finalidad principal al establecer una metodología en cuanto a textos incluidos en presentaciones de ofertas, no es otra que mejorar la calidad final de toda la documentación que es necesario presentar cuando se pretende la adjudicación de una obra o proyecto. Si queremos que nuestras presentaciones sean "inequívocamente" Dycasa, debemos dotarlas de una estructura especial, de un carácter propio que las identifique. Nuestras recomendaciones, en cuanto a textos incorporados a presentaciones de ofertas son las siguientes: - Herramientas Siempre que sea posible, conviene mecanografiar los textos que acompañen a una oferta en PC's, utilizando para ellos los programas Word o Excel u otros con características similares. La impresión final de los textos, siempre que sea posible, se hará en impresora láser. - Estructura de los Textos Aconsejamos la siguiente estructura como referencia: Margen izquierdo de 2,5 cm y margen derecho de 2 cm. Margen superior de 4,5 cm en hojas con membrete y de 3 cm en hojas sin membrete. Margen inferior de 2 cm. Espaciado interlineal sencillo. Textos justificados. No utilizar ningún tipo de sangría en la primera línea de párrafo, empezando cada uno de ellos donde acaba el margen izquierdo, salvo que se quiera sangrar el párrafo completo. Tipo de letra Arial en tamaño 11.

12 Pág. 12 de 13 ANEXO 05 DOCUMENTOS DE LA OFERTA DOCUMENTOS DE LA OFERTA Obra: Fecha: 09/03/2012 Licitación Nº: Hoja 1 de 1 Lugar de presentación de la Oferta: Fecha: Hora: Lugar de apertura de la Oferta: Fecha: Hora: EMPRESA / SOCIO PERSONA RESPONSABLE OBSERVACIONES La Oferta Causales de rechazo de la Oferta Marco Legal NECESARIO DOCUMENTOS VER TAMBIÉN QUIÉN LO HACE? PLIEGO SECTOR DYCASA Socio OBSERVACIONES Nº DESCRIPCIÓN FOLIO ART. RESPONSABLE 100% 0% C.G. C.P. EN DYCASA SOBRE Nº ANTECEDENTES EMPRESARIALES (texto a título informativo completar según Pliego) Índice SOBRE Nº OFERTA ECONÓMICA Índice (texto a título informativo completar según Pliego)

13 Pág. 13 de 13 ANEXO 06 PLANILLA DE OBRAS SIMILARES DECLARACIÓN JURADA - OBRAS EJECUTADAS ÚLTIMOS 18 AÑOS OBRAS EJECUTADAS ÚLTIMOS 18 AÑOS COMITENTE NOMBRE DE LA OBRA LUGAR MONTO DEL CONTRATO C/IVA FECHA PLAZO BÁSICO FINAL TERMINACIÓN INICIO En $ ARG En $ ARG CONTRATO REAL CONTRATO REAL TIPO DE OBRA Y DESCRIPCIÓN TAREA REALIZADA GRADO DE PARTICIPACIÓN OBSERVACIONES