DEPARTAMENTO FISCAL NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS

Transcripción

1 DEPARTAMENTO FISCAL NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS INTRODUCCION Como continuación a nuestra Circular 5/2010, en esta Circular se pretende ampliar y comentar los aspectos prácticos, en relación con las notificaciones obligatorias por medios electrónicos. Mediante el Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, se regula el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias, que consiste en que determinadas personas y entidades, que se entiende que disponen de los medios tecnológicos precisos, están obligadas a recibir por medios electrónicos (Internet) las comunicaciones y notificaciones que les realice la AEAT por esta vía. Sin embargo, esta obligatoriedad no se produce automáticamente a partir del 1 de enero de 2011, sino que la inclusión en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias debe realizarse mediante notificación por medios no electrónicos, de la forma en que habitualmente la AEAT practica sus notificaciones. DIRECCION ELECTRÓNICA HABILITADA (DEH). La dirección electrónica habilitada (DEH) sirve para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática pueda practicar la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. Asociada a la dirección, su titular dispondrá de un buzón electrónico en el que recibirá las notificaciones correspondientes. De esta manera, las notificaciones no se envían a ninguna cuenta de correo electrónico particular. OBLIGADOS A RECIBIR ELECTRÓNICA. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES POR VÍA Están obligados a recibir comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos las personas y entidades que se relacionan a continuación: Sociedades Anónimas (NIF letra A) y de Responsabilidad Limitada (NIF letra B). Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad española (NIF letra N). Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes (NIF letra W). Uniones Temporales de empresas (NIF letra U). 1

2 Entidades con NIF letra V. Contribuyentes inscritos en el Registro de Grandes Empresas. Contribuyentes que tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto sobre Sociedades. Contribuyentes que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA. Contribuyentes que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades del IVA. Contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME). Contribuyentes con autorización para presentar declaraciones aduaneras mediante el sistema de transmisión electrónica de datos (EDI). OBJETO DE LAS COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS. La notificación electrónica pasa a ser la forma habitual de notificación de las actuaciones de la Agencia Tributaria. Sin embargo, la Agencia Tributaria podrá practicar notificaciones por los medios no electrónicos tradicionales en los siguientes supuestos: Cuando la comunicación o notificación sea por comparecencia espontánea del obligado tributaria o su representante en las oficinas de la AEAT. Cuando la comunicación o notificación electrónica sea incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia. PROCEDIMIENTO DE INCLUSIÓN OBLIGATORIA EN EL SISTEMA Y FORMA DE ACCESO A LA DEH. A) Cómo empieza este nuevo procedimiento? La Agencia tributaria notificará por carta a los obligados a recibir comunicaciones y notificaciones electrónicas su inclusión de oficio, asignándoles una DEH. En el escrito que va a recibir la empresa se dice textualmente: AVISO IMPORTANTE En este envío se incluye también la notificación de su inclusión en el sistema obligatorio de notificaciones tributarias por medios electrónicos. Lea debidamente su contenido 2

3 En los supuestos de nuevas altas en el Censo de Obligados Tributarios, la notificación de la inclusión en el sistema DEH se podrá realizar junto a la asignación del NIF definitivo. A partir de este momento, el receptor estará obligado a controlar el contenido de este buzón virtual. Para poder acceder a la DEH, es necesario que la empresa disponga de un certificado electrónico, facilitado por la Agencia Tributaria. El acceso a la DEH puede ser realizado directamente por el obligado tributario (si dispone de certificado electrónico), o mediante un apoderado (que disponga, por supuesto, de certificado electrónico), con poder expreso para recibir notificaciones telemáticas de la Agencia Tributaria. La relación de entidades emisoras de certificados electrónicos admitidos por la entidad prestadora del servicio se encuentra en en el apartado requisitos de acceso. 1.1) Obtención del certificado electrónico de la FNMT de forma gratuita en las Oficinas de la Agencia Tributaria Para la obtención del certificado electrónico, se deberán siguientes pasos: seguir los 1) Entrar en la web de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre ( y seleccionar la opción Obtenga su CERTIFICADO. Se teclea el NIF y la FNMT le devolverá un código de solicitud. 2) A continuación, será necesario personarse en una oficina de la Agencia Tributaria para proceder a la identificación, teniéndose en cuenta que: 2.1 Si se trata de persona física, deberá aportar el DNI o pasaporte y el código de solicitud del certificado. 2.2 Si se trata de una persona jurídica, sólo podrán solicitar el certificado: a) Los administradores o representantes legales de la entidad. b) Los representantes voluntarios que aporten un poder con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado. Deberá aportarse el código de solicitud del certificado y la siguiente documentación: 3

4 Certificado del Registro Mercantil (o nota simple con todas las hojas selladas) relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de la entidad. DNI o pasaporte y certificado del Registro Mercantil (o nota simple con todas las hojas selladas) relativo al nombramiento del representante y vigencia del cargo, que deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de personación. Para realizar este trámite, una vez obtenido el código de solicitud del certificado de la FNMT, debe solicitarse cita previa a través de Internet, en el portal de la AEAT NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS OBLIGATORIAS-, una vez haya recibido la notificación de inclusión en el sistema. Una vez identificada la persona física o jurídica y una vez transcurrido un plazo mínimo de 24 horas, podrá descargarse el certificado en el mismo ordenador en el que se obtuvo el código de solicitud. 1.2) Apoderamiento para recibir notificaciones electrónicas Otra posibilidad consiste en que el acceso a las notificaciones electrónicas que les remita la Agencia Tributaria las realice otra persona que ya disponga de certificado electrónico propio y a quien el interesado haya apoderado expresamente para la recepción de dichas notificaciones mediante su inscripción a tal efecto en el Registro de Apoderamientos de la AEAT. Esto permite que el tercer apoderado acceda a las comunicaciones o notificaciones recibidas a través de su propio buzón. B) Cómo funciona? Se recibe algún tipo de aviso si la AEAT ha enviado alguna comunicación o notificación a la DEH? La iniciativa corresponderá siempre al interesado, siendo éste responsable del control y seguimiento de las eventuales notificaciones que la Administración pudiere colgar en el buzón virtual (o dirección electrónica asignada). Para entrar a acceder a dicho buzón virtual (o dirección electrónica), vía Internet, será necesario acudir al siguiente punto de acceso a la DEH: Sede Electrónica AEAT: Y, seguidamente, acceder a NOTIFICACIONES ELECTRONICAS OBLIGATORIAS, y entrar en CONSULTA AL BUZON DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS. Es preciso acceder periódicamente (como mínimo, una vez cada 10 días) al buzón de notificaciones de la DEH, como si se tratara de otra cuenta de correo electrónica más. No obstante, la Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, S.A., entidad prestadora del servicio, contempla la posibilidad, al configurar el perfil del buzón electrónico, de consignar una cuenta de correo electrónico personal en la que, de forma no vinculante, se le informará de las entradas de las nuevas comunicaciones y notificaciones realizadas por la AEAT. 4

5 Parece, pues, aconsejable, contratar este servicio que prestará Correos, a fin evitar posibles retrasos de recepción de las notificaciones. C) Acceso al buzón electrónico Cumplidos los requisitos indicados, el contribuyente incluido en el sistema DEH accederá a su buzón electrónico por Internet a través de la dirección indicada anteriormente ( pudiendo ver su buzón si hace clic en el botón entrar. Previamente, el sistema nos solicita la selección del certificado electrónico, o DNI-e si se trata de una persona física. Asimismo, siempre será posible el acceso al contenido de las comunicaciones y notificaciones de la Agencia Tributaria, tanto pendientes de notificar como ya notificadas, por comparecencia electrónica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria a través de la dirección EFECTOS DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRONICAS. Los efectos de la notificación en la DEH se producen en el momento del acceso al contenido del acto notificado, o bien, si este acceso no se efectúa, por el transcurso del plazo de 10 diez días naturales desde su puesto a disposición en dicha dirección electrónica. Transcurrido el plazo indicado, la notificación se entiende practicada y así constará en el buzón electrónico. Todas las comunicaciones y notificaciones estarán 30 días naturales en el buzón de la DEH. Durante ese período, si han sido leídas, se podrá visualizar por 5

6 completo su contenido cuantas veces se precise. Con posterioridad a este plazo, sólo se podrán consultar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. El sistema de notificación electrónica acredita la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, que tendrá lugar mediante la recepción en la DEH asignada al destinatario del aviso de la puesta a disposición de la notificación. Igualmente, el sistema acredita la fecha del acceso del destinatario al contenido del documento notificado o en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo legalmente establecido. Este documento es un resumen comentado de novedades legislativas publicadas preparado por nuestros profesionales. No constituye una opinión profesional y, por tanto, declinamos cualquier responsabilidad sobre decisiones que puedan adoptarse basadas exclusivamente en su contenido, siendo, en todo caso, necesario complementarlo con asesoramiento específico referido a cada caso. Autor de la circular: DEPARTAMENTO FISCAL La información que le remitimos a través de nuestras circulares y las sucesivas que se envíen por correo electrónico u otras formas de comunicación telemática tiene siempre interés empresarial, sin que suponga ninguna comunicación comercial, publicidad ni ofrecimiento de servicios profesionales por parte de BROSA. En cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos, le informamos que hemos incorporado sus datos en nuestros ficheros (dotados de las necesarias medidas de seguridad) exclusivamente para la remisión de informaciones profesionales que creemos pueden ser de su interés. Si no desea recibir más información o bien quiere ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos, puede hacerlo en la siguiente dirección: BROSA Abogados y Economistas, S.L. CIF: B Avda. Diagonal 598, Barcelona Tel info@brosa.es Avda. Diagonal 598 Tel. (+34) Fax Fiscal (+34) Fax Jurídico (+34) Barcelona- Velázquez, 10 Tel. (+34) Fax (+34) Madrid- Hurtado de Amézaga, 8, 1º derecha. Tel. (+34) Fax (+34) Bilbao- Firma asociada en Portugal: José Franco Caiado & Asociados, Rua Da Emenda Lisboa- 6