GUÍA DEL EXPOSITOR NORMAS ESPECÍFICAS DE LA FERIA

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1 GUÍA DEL EXPOSITOR NORMAS ESPECÍFICAS DE LA FERIA

2 1 CÓMO SER EXPOSITOR 1.1. La contratación de espacio se realiza cumplimentando el formulario de Solicitud de Participación que encontrará en pudiendo realizarse online, enviarla por a unigolf@ifema.es o a través de fax al número: (34) Junto a la Solicitud de Participación se deberá enviar el justificante de abono correspondiente al pago de la cuota de reserva Para solicitar su participación en la Feria, es requisito imprescindible que la actividad de la empresa, organismo público o privado, esté incluida dentro de los sectores objeto de UNIGOLF (consultar sectores en el documento Solicitud de Participación). La admisión de solicitudes, así como la asignación de espacios son competencia exclusiva de la Dirección del Certamen En el caso que la EMPRESA CONTRATANTE designe otra entidad como EMPRESA DE FACTURACIÓN, los datos de ambas deberán figurar en la Solicitud de Participación, y debe ser firmada por ambas empresas. Los pagos deben realizarse de acuerdo con el calendario que figura en la Agenda del Expositor La firma y presentación de las Solicitudes de Participación comporta la total aceptación de las Normas Generales de Participación de IFEMA y de las disposiciones que con carácter genérico, fuesen establecidas por la Organización de la Feria Una vez adjudicado el espacio, la Dirección del Certamen enviará el CONTRATO DE EXPOSICIÓN, con el plano de ubicación y cotas del stand, propuesto, así como toda la información sobre servicios ofrecidos por IFEMA, que le permitan rentabilizar al máximo su presencia en la Feria La renuncia del expositor a su participación es motivo de pérdida de la cantidad adelantada. Si la renuncia tuviera lugar en los 30 días anteriores a la inauguración del Certamen le podrá ser exigido el pago íntegro de su espacio, aun cuando éste pueda ser ocupado posteriormente por otro expositor. (Ver artículo 7 de las Normas Generales de Participación). 2 TARIFAS DE PARTICIPACIÓN DESCUENTO PARA EXPOSITORES 5% de descuento por pronto pago * 2.1. La Feria se desarrolla bajo un formato de diseño libre para espacios superiores a 16 m 2 y un formato de stand Modular Todo incluido desde 9 m 2. A) SUELO + STAND MODULAR: Módulo de 9 m 2 : IVA (1) Módulo de 12 m 2 : IVA (1) Módulo de 16 m 2 : IVA (1) M 2 adicional: /m 2 +IVA (1) Esta tarifa incluye stand modular (abierto a pasillos, moqueta, rotulación en letra adhesiva estandarizada, iluminación, pequeño almacén o mueble bajo con llave, cuadro eléctrico con enchufe) y servicios generales. B) SÓLO SUELO (superficies superiores a 16 m 2 ): 150 / m 2 +IVA (1) SERVICIOS GENERALES (Incluidos en modalidad Suelo más stand modular, de obligada contratación en modalidad Solo Suelo): - Presencia en Elementos Promocionales: 100 +IVA (1) - Seguro Responsabilidad Civil (hasta ): 52,61 +IVA (1) - Seguro Multiferia (hasta ): 49,93 +IVA (1) - Consumo mínimo de energía (0,13 kw/m 2 ): 3,738 /m 2 +IVA (1) * Aquellos expositores que abonen el 100% de su participación antes del 20 de marzo de 2017 contarán con un descuento del 5% en su factura final sobre la superficie contratada, no aplicable a los servicios. De igual manera, aquellas empresas que contraten alguno de los stands Todo Incluido, se les aplicará el descuento sobre la parte correspondiente al suelo en base al tramo de la superficie contratada. 1

3 2.2 SERVICIOS GENERALES La participación como expositor implica la contratación automática de: Seguro de Responsabilidad Civil (*):... 52,61 + IVA (1) Seguro multiferia (*):... 49,93 + IVA (1) Consumo mínimo de energía eléctrica (0,13 kw/m2)(*):...3,738 /m 2 + IVA (1) Marketing Package (*): IVA (1) (*) Incluido en el Stand Modular Todo Incluido El Marketing Package es un concepto que engloba el acceso a los siguientes servicios y elementos: ELEMENTOS DE PROMOCIÓN Incluye el nombre y datos del expositor en: Avance listado de expositores: Folleto digital y newsletter que se enviará periódicamente actualizado a todos los participantes de la Feria (Visitantes, expositores, medios de comunicación y descargable desde Catálogo oficial de expositores on-line (con las opciones de búsqueda avanzada, preparar visita, solicitar citas de reunión, sectorización ). Plano guía del visitante: Plano de ubicación del listado de expositores distribuido gratuitamente en Feria, con el programa completo de todas las actividades y servicios de Feria de Madrid. Puntos de Información Interactivos en Feria: Ubicados en distintos puntos estratégicos de la Feria. Accesibles a los visitantes, con posibilidad de búsqueda de expositores e impresión de planos individualizados de localización. Planeros de Pabellones: Información del stand y titular en cada uno de los pabellones. SERVICIOS Zona de Expositores: accesible desde que le permitirá: Cumplimentar y actualizar los datos de su empresa y productos para el catálogo oficial de la Feria. Acceder al Punto de Encuentro Profesional: base de datos de visitantes profesionales miembros del Punto de Encuentro Profesional para ponerse en contacto con ellos, enviarles información, invitación a su stand, Gestor de reuniones: programa que permite ofrecer y gestionar citas y reuniones en Feria, con otros expositores y visitantes del Punto de Encuentro Profesional. Estado de Cuentas de su facturación on-line. Contratación de Servicios on-line. Sistema de Presupuestación on-line. Publicar las noticias y novedades de su empresa en la Sala de Prensa Virtual. Pases de Expositor e Invitaciones para sus clientes (ver punto 5). 2

4 3 STANDS DE DISEÑO LIBRE 3.1. Todo expositor que opte por la construcción de su stand bajo la modalidad de Diseño Libre deberá enviar el proyecto, plantas, alzados frontales y laterales, a la Dirección de Servicios Feriales de IFEMA. Fax (34) stecnica@ifema.es para su aprobación, antes del 15 de marzo de DERECHOS DE MONTAJE La empresa encargada de los trabajos de montaje de los stands de diseño libe deberá abonar a IFEMA, antes de comenzar dichos trabajos, las tarifas de derechos de montaje correspondientes en concepto de los servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje de la Feria: servicio de asistencia sanitaria (ATS), tarifas reducidas en los servicios de restauración, Inspección de instalaciones eléctricas, conexiones y suministro de electricidad durante el montaje y desmontaje, utilización y mantenimiento de cuartos de pintura, servicio personalizado de atención al montador y señalización individualizada de espacios. En función del diverso uso de las instalaciones y servicios, las tarifas de derechos de montaje, para el conjunto del stand, serán las siguientes: Espacios sin decoración u ocupados por moqueta o tarima: Tarifa A 2,01 /m 2 + IVA (1) Stands modulares básicos de aluminio o similar: Tarifa B 4,02 /m 2 + IVA (1) Stands modulares de diseño en aluminio, de carpintería y resto de materiales: Tarifa C 6,32 /m 2 + IVA (1) 3.3. NORMAS ESPECÍFICAS DE MONTAJE PARA STANDS DE DISEÑO LIBRE La altura máxima autorizada de los stands, en su línea perimetral, es de 4 metros. Se podrá elevar un elemento puntual en el perímetro hasta una altura máxima de 6 metros, excepto en las medianas con los stands vecinos. En ningún caso se podrá, ni por elementos de construcción ni de decoración superar la altura de 6 metros. Los cerramientos ciegos perimetrales a pasillo no podrán ser superiores al 80 % de cada fachada o pasillo. Para hacer cerramientos de mayor longitud estos deberán retranquearse un mínimo de 3 metros hacia el interior. Las señalizaciones, banderas y focos no podrán sobresalir más de 50 cm. del espacio adjudicado, y a partir de una altura mínima de 2,5 metros, ni sobrepasar la altura máxima de 4 metros en el perímetro. Los focos deberán estar dirigidos hacia el interior del stand. Ante cualquier duda, se consultará a la Dirección de Servicios Feriales de IFEMA. No se permite el almacenamiento de embalajes en el interior del pabellón. Para este servicio rogamos solicite información a la secretaría del certamen. Estas normas específicas se complementan con las Normas Generales de participación de IFEMA. La interpretación y aplicación de la normativa para cada caso particular corre a cargo de IFEMA, quien se reservará el derecho de arbitrar excepciones si lo considera necesario, en base al respeto a la perspectiva general del certamen y la visibilidad de los stands vecinos. MONTAJE DE STANDS DE DISEÑO LIBRE: - Días 11 y 12 de abril y del 17 al 19 de abril de 8:30 h. a 21:30 h. ENTRADA DE MERCANCIAS Y MATERIAL DE DECORACIÓN: - Del 18 al 19 de abril de 8:30 h. a 21:30 h. CELEBRACIÓN DE UNIGOLF 2017: - Del 20 a 22 de abril de 2017 de 10 a 20 h. SALIDA DE MERCANCÍAS Y MATERIAL DE DECORACIÓN: - Día 22 de abril de 20:30 a 24 h. - Día 23 de abril de 8:30 h. a 15 h. DESMONTAJE DE STANDS: - Del 23 al 24 de abril de 8:30 h. a 21:30 h. (1) Empresas establecidas en el territorio español (excluyendo Canarias, Ceuta y Melilla): 10% de IVA no incluido. Para el resto de empresas esta operación queda no sujeta a IVA español. En caso de empresas de la Unión Europea, el expositor será responsable del IVA que, en su caso, se devengue en su país de establecimiento. 3

5 4 STAND MODULAR TODO INCLUIDO Unigolf 2017 da la posibilidad de participar bajo un formato sencillo, eficaz y rentable de stand modular llave en mano. Una fórmula de participación que permite rentabilizar al máximo la inversión y optimizar tiempo y recursos. Bajo este formato se ofrecen un tipo de Stand Modular. STAND MODULAR A PARTIR DE 9 m 2 Espacio. Stand abierto a pasillos. Estructura de aluminio en color gris. Paredes de aglomerado pintado en color blanco. Almacén con puerta de 1 x 1. Moqueta ferial. Cuadro eléctrico con diferencial, magnetotérmico y una base de enchufe de 500 w, preparado para una potencia de 130 w/m 2. Iluminación mediante carriles de focos halógenos de 300 w, a razón de 1 foco por cada 4 m 2 de stand. Rotulación en letra estandarizada con nombre del expositor y nº de stand, en cada fachada a pasillo (máximo 20 caracteres). Dibujo orientativo OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA: Todos los servicios o modificaciones que se deseen introducir a partir de estas características correrán a cargo del expositor. La distribución de todos los elementos que componen el stand, los extras solicitados, así como los elementos estructurales necesarios para la sustentación del stand, se tratarán de adaptar a las necesidades del expositor, siempre y cuando sea factible técnicamente y se reciba el plano con las indicaciones pertinentes antes del 15 de marzo de Una vez realizado el montaje del stand, los cambios de ubicación de todos los elementos que no hayan sido comunicados en la fecha establecida, serán facturados. La eliminación o sustitución, por parte del expositor, de algún elemento formativo del stand modular no implica reducción del coste. Todo el material utilizado, tanto estructural como eléctrico está en régimen de alquiler y cualquier deterioro se facturará según tarifa en vigor. Adicionalmente cualquier expositor puede contratar elementos que figuran en el Catálogo de Servicios de IFEMA. 5 PASES DE EXPOSITOR E INVITACIONES PARA SUS CLIENTES 5.1.Con objeto de garantizar el carácter profesional de la Feria, se realizarán controles de acceso para validar la correcta lectura de pases durante el acceso a la misma. Cada expositor recibirá, en función de la superficie adjudicada un número de pases de expositor y de invitaciones on-line para sus clientes, según figura a continuación y accesibles en Zona Expositores en Cada expositor podrá solicitar Pases de Expositor adicionales a un coste de 5 /unidad + IVA (1) Módulos de 4 y 9 m pases Stands de 9,5 y 12 m pases Stands de 12,5 y 25 m pases Stands de 25,5 y 50 m pases Stands de 50,5 y 75 m pases Stands de 75,5 y 100 m pases Stands de 100,5 y 200 m pases Más de 200 m pases 5.3.Las invitaciones para Visitantes podrán personalizarlas con el nombre de la empresa participante y remitirlas a sus clientes desde Zona de expositores. Sus clientes deberán registrarse online para obtener el pase de acceso directo a la Feria. 4

6 6 CATÁLOGO DE SERVICIOS DE IFEMA 6.1. Una vez que el espacio haya sido adjudicado, podrá acceder al Catálogo de Servicios de IFEMA, en el que se incluyen los servicios que pueden complementar su participación en la Feria. Estos se podrán contratar a través de en Zona de expositores. Utilizando este canal se beneficiará de un 15% de descuento sobre los precios de cada servicio, además de poder hacerlo hasta el día anterior al comienzo del montaje sin el recargo del 25% por contrataciones de última hora. (No están incluidos los servicios mínimos obligatorios, publicidad exterior, salas de reuniones y terminal de pago ferial y Servicios Específicos de la Feria como pases de expositor, etc.) 6.2. Le ofrecemos un servicio integral de diseño de stands, con la máxima garantía de IFEMA y totalmente adaptado a sus necesidades. Nos hacemos cargo desde el momento de la planificación de su espacio, pasando por el diseño, el montaje y el desmontaje. Solicite gratuitamente y sin compromiso un proyecto a infodesign@ifema.es Encontrará un conjunto de Servicios Publicitarios que le permitirán potenciar su participación en la Feria y sacar el máximo rendimiento a su inversión: Publicidad exterior: una amplia gama de soportes estratégicamente situados y de paso obligado para los visitantes y expositores que acuden al Recinto Ferial. Patrocinio de elementos promocionales con su logo o imagen de marca: colgantes de acreditaciones, otros elementos específicos definidos por usted a entregar a los visitantes. Banner en la web de la Feria. Consulte todos estos elementos en la web en la Zona de expositores, Servicios Publicitarios y Elementos de Promoción, o envíe un a publicidadexterior@ifema.es o a través del teléfono (+34) / OTROS SERVICIOS PARA EL EXPOSITOR El personal de IFEMA, Feria de Madrid, no está autorizado a recepcionar ninguna mercancía destinada a su stand. Asegúrese, por tanto de que siempre haya alguna persona en el stand para recepcionarla. En caso de que no fuese posible le recomendamos contacte con la empresa colaboradora de transporte, manipulación y almacenaje de mercancías. Tel (+34) / 5341 / 5334 / ANUNCIE Y COMUNIQUE SU PRESENCIA EN LA FERIA La comunicación será clave para rentabilizar su inversión en UNIGOLF 2017: Prepare actividades promocionales complementarias a su participación como expositor: presentaciones a clientes, al sector, medios de comunicación, etc. Comunique a los medios de comunicación, clientes, proveedores y empleados su presencia en la Feria. Tan importante como participar es comunicar que se va a participar. Elementos Promocionales: utilice los elementos promocionales de los que dispone la Feria; banners, publicidad en el catálogo de expositores; publicidad exterior en el recinto ferial, etc. UNIGOLF News Comunique las novedades que va a presentar a los medios de comunicación, a otros expositores y a los visitantes profesionales, publicando gratuitamente sus noticias. Catálogo de servicios de IFEMA: Prepare el material necesario para su participación en la Feria, proyecto de stand de diseño libre o personalización de su stand modular, preparación del material y folletería a exponer, personal necesario, servicios, catering y decoración, etc. Invitaciones Personalizadas: envíe las Invitaciones Personalizadas con el nombre de su empresa y número de stand que le remitiremos en formato digital. Punto de Encuentro Profesional; remita a todos los visitantes profesionales inscritos en el Punto de Encuentro información relativa a sus productos y servicios. 5

7 Servicio de Reuniones; concierte citas con visitantes y otros expositores inscritos en el Punto de Encuentro. Jornadas, Presentaciones, Ruedas de Prensa: si desea realizar algún evento o presentación de productos durante UNIGOLF y sí va a necesitar alguna sala de la Feria de Madrid es Puerta Norte necesario que las solicite con cierta previsión y antelación para Nort Entrance proceder a su reserva. Todas estas acciones son un importante valor añadido adicional a su participación en UNIGOLF. Puerta Norte Nort Entrance Aeropuerto Airport Acceso Este East Access Puerta Este East Entrance Puerta Sur South Entrance COORDENADAS GEOGRÁFICAS: 40º 27' 53.95" N / 3º 37' 0.00" W Puerta Este East Entrance Puerta Sur South Entrance 6

8 9 AGENDA DEL EXPOSITOR CUÁNDO CÓMO DÓNDE A PARTIR DE FEBRERO DE MARZO DE MARZO 2017 Envío a IFEMA del formulario SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN Fecha límite para el envío de proyectos de stands de diseño libre y de boxes. 5% de descuento abonando el 100% antes del 20 de marzo. Inserción de datos del expositor para Catálogo online. Si necesita contratar servicios adicionales, mobiliario, parking hágalo a través de Zona de Expositor obtendrá un descuento del 15%sobre los precios que figuran en el Catálogo de Servicios. Solicitud online unigolf@ifema.es stecnica@ifema.es servifema@ifema.es Estado de cuentas disponible en Zona de Expositores Zona de Expositores 31 DE MARZO 2017 Fecha límite pago 100% MARZO Y ABRIL 2017 Invite a sus clientes a visitar su stand. Envíe por la Invitación Electrónica Zona de Expositores ABRIL 2017 Imprima sus Pases de Expositor. ANUNCIE Y COMUNIQUE SU PRESENCIA EN LA FERIA Zona de Expositores DE ABRIL 2017 Y 17 A 19 DE ABRIL 2017 MONTAJE DE STANDS Y HORARIOS DE FERIA En horario de 8.30 a 21.30h Dirección Servicios Feriales 18 Y 19 DE ABRIL 2017 Entrega de stands modulares a partir de las 8.30 h. Entrada de mercancías y material de decoración desde 8.30 hasta las 21.30h. Dirección Servicios Feriales DE ABRIL 2017 CELEBRACIÓN FERIA Jueves 20 desde las hasta las 20.00h (sólo profesionales) Viernes 21 desde las hasta las 20.00h (profesionales y público) Sábado 22 desde las hasta las 20.00h. (profesional y público) DE ABRIL 2017 Día 22 de abril de de a h. Dirección Servicios Feriales Día 23 de abril de de 8.30 a h. 23 y 24 DE ABRIL 2017 Desmontaje stands de 8.30 a h. Dirección Servicios Feriales 7

9 10 CONTACTE CON NOSOTROS Dirección del Certamen IFEMA Director: Carlos González García de la Barga Coordinador: Mercedes Monasterio (+34) Secretaría: Lola Morales Call Center Zona de expositor Secretaría Técnica (Dirección de Servicios Feriales) Llamadas nacionales: Llamadas internacionales: (+34) Correo electrónico para expositores: Correo electrónico para visitantes: Correo electrónico genérico: Teléfono: Fax: (+34) Correo electrónico: Línea IFEMA Expositores Desde España Internacional (+34) Servifema Teléfono: Fax: (+34) Correo electrónico: Dirección de Comunicación y Marketing Director: Raúl Díez Jefe de prensa y relaciones con los medios: Marta Cacho Prensa Internacional: Elena Valera Prensa Unigolf: Iciar Martínez Relaciones con los medios de comunicación Información de prensa de ferias y salones organizados por IFEMA Información de prensa institucional Acreditaciones de prensa para ferias y salones Iciar Martínez Tel.: (+34) iciar.martinez@ifema.es Convenciones y Congresos Alquiler de los diferentes espacios de reuniones y convenciones del recinto ferial, tanto durante las ferias como fuera de las mismas Coordinación de actividades extraferiales Tel.: (+34) Fax: (+34) convenciones@ifema.es Relaciones Externas (Protocolo) Visitas institucionales Visitas guiadas Protocolo de todos los actos Relaciones institucionales Tel.: (+34) Fax: (+34) infoifema@ifema.es Seguridad y Autoprotección Seguridad general Accesos al Parque Ferial Aparcamientos Tel.: (+34) Fax: (+34) dseguridad@ifema.es Servicio Médico Emergencia médica Atención sanitaria a expositores y visitantes durante la celebración de ferias, montajes y desmontajes. Tel.: (+34) Publicidad Exterior Contratación de soportes publicitarios en el recinto ferial Tel.: (+34) /08 Fax: (+34) publicidadexterior@ifema.es IFEMA - Feria de Madrid Tel unigolf@ifema.es