COOLEVER COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO REGLAMENTO DE CARTERA Y COBRANZA

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1 COOLEVER COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO REGLAMENTO DE CARTERA Y COBRANZA CAPITULO I... 4 OBJETIVOS POLÍTICAS Y PRINCIPIOS... 4 ARTÍCULO 1º OBJETIVO GENERAL... 4 ARTÍCULO 2º OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 ARTÍCULO 3º POLÍTICAS... 4 ARTÍCULO 4º PRINCIPIOS... 5 CAPITULO II... 5 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL... 5 ARTÍCULO 5º CALIFICACIÓN DE LA CARTERA... 5 ARTÍCULO 6º EVALUACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO... 7 ARTÍCULO 7º CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO... 7 ARTÍCULO 8º SUSPENSIÓN DE CAUSACIÓN DE INTERESES E INGRESOS POR OTROS CONCEPTOS... 8 ARTÍCULO 9º MEDICIÓN Y DEPURACIÓN DE CARTERA... 8 ARTÍCULO 10º CLASIFICACIÓN DE CARTERA... 8 CAPITULO III... 9 COMITÉ DE CARTERA... 9 ARTÍCULO 11º OBJETIVOS... 9 ARTÍCULO 12º CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ... 9 ARTÍCULO 13º ORGANIZACIÓN INTERNA DEL COMITÉ ARTÍCULO 14º FUNCIONES DEL COMITÉ DE CARTERA ARTÍCULO 15º RESPONSABILIDADES ARTÍCULO 16º REUNIONES Y CONVOCATORIA ARTÍCULO 17º ACTAS ARTÍCULO 18º RESERVA DE LA INFORMACIÓN CAPÍTULO IV PROCESO DE COBRANZA ARTÍCULO 19º ETAPAS DE COBRO DE CARTERA ARTÍCULO 20º ACUERDOS DE PAGO ARTÍCULO 21º REQUISITOS PARA CELEBRAR ACUERDOS DE PAGO ARTÍCULO 22º ATRIBUCIONES PARA APROBACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO ARTÍCULO 23º INCUMPLIMIENTO ACUERDO DE PAGO ARTÍCULO 24º REESTRUCTURACIÓN DE CRÉDITOS ARTÍCULO 25º CASTIGOS DE CARTERA CAPITULO IX DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 26º SANCIONES ARTÍCULO 27º GESTIÓN DE COBRO ARTÍCULO 28º ACTUALIZACIÓN CENTRALES DE RIESGO ARTÍCULO 29º CONTROL Y SEGUIMIENTO

2 ARTÍCULO 30º REFORMAS DEL REGLAMENTO ARTÍCULO 31º ASPECTOS NO CONTEMPLADOS ARTÍCULO 32º VIGENCIA DEL REGLAMENTO

3 COOLEVER COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO REGLAMENTO DE CARTERA Y COBRANZA El Consejo de Administración de COOLEVER COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO, en uso de sus facultades legales, estatutarias, reglamentarias y CONSIDERANDO: Que en virtud del régimen de cartera y provisiones proferido por la Superintendencia de Economía Solidaria mediante la Circular Financiera y Contable que esta emitió y las circulares externas que la modifican, se hace necesario adecuar a dichas disposiciones, las políticas, estrategias, prácticas y procedimientos en el manejo de la actividad de cartera y cobranza. Que de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 790 de 2003, las cooperativas de ahorro y crédito, las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales con actividad de ahorro y crédito, deben implementar políticas y estrategias orientadas a un proceso gerencial comprensivo de manejo de riesgos que les permita identificarlos, medirlos, monitorearlos y controlarlos, así como proteger su patrimonio de los efectos de una eventual ocurrencia de los riesgos inherentes a la actividad de ahorro y crédito, ante lo cual se hace necesario que la actividad de colocación en cartera, se ajuste a tales políticas y estrategias. Que es política del Consejo de Administración la implementación de reglamentos que permitan además del adecuado cumplimiento de las disposiciones legales, fijar las condiciones y criterios en el proceso de otorgamiento, seguimiento y cobranza de su cartera de crédito. Que el Gobierno Nacional ha expedido la reglamentación de la evaluación del Riesgo de Crédito contenida en el Capítulo II de la Circular Básica Contable Financiera, reformada mediante circulares 004 de agosto de 2008, 04 de enero de 2009, y circular externa 003 de 2013 emanadas de la Superintendencia de la Economía solidaria haciéndose necesario introducir un reglamento de cartera y cobranza de las entidades vigiladas para contemplar los parámetros mínimos obligatorios establecidos en dicha reglamentación. Que el reglamento interno de recuperación de cartera es el acto administrativo de carácter general expedido por el consejo de administración que contiene las reglas que rigen el desarrollo de la función de cobro, dentro del marco de las disposiciones legales y de orden administrativo vigentes. Que el reglamento interno de cartera deberá incluir las directrices necesarias para que la cooperativa tenga el conocimiento real y actualizado del estado de la cartera y la exacta identificación de sus deudores, así como las medidas de seguimiento y gestión desde la generación del título ejecutivo hasta su cancelación, pasando por todas las etapas de cobro persuasivo y coactivo. RESUELVE: Expedir el reglamento de gestión de cartera y cobranza de crédito de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO COOLEVER. 3

4 CAPITULO I OBJETIVOS POLÍTICAS Y PRINCIPIOS Artículo 1º Objetivo General Determinar las políticas de seguimiento, control y cobranza de la cartera de crédito, buscando implementar procedimientos técnicos para la administración eficiente de la misma. Ajustar las políticas y procedimientos de seguimiento, control y cobranza de la cartera de crédito a la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 Artículo 2º Objetivos Específicos Implementar procedimientos técnicos para la administración eficiente de la cartera Mantener indicadores de cartera dentro de los patrones de riesgos aceptados por la normatividad vigente. Crear una cultura de pago en la comunidad de asociados, que contribuya a la estabilidad de la entidad y al mejoramiento de sus servicios. Establecer mecanismos conforme con la normatividad vigente que permitan una adecuada evaluación, calificación, clasificación, provisión de la cartera de crédito y control del riesgo crediticio. Establecer mecanismos que revelen y establezcan las contingencias de pérdida del valor de la cartera y realizar los registros de acuerdo con la realidad económica y contable. Artículo 3º Políticas El recaudo de la cartera se realizara de conformidad con los principios cooperativos, las normas vigentes sobre la materia, el estatuto y el presente reglamento El proceso de cobranza estará orientado a crear una cultura de buen pago La recuperación de la cartera se realizará de forma que coadyuve al cumplimiento de los flujos de caja, con recaudos eficientes y dentro los términos pactados El proceso de recaudo estará orientado a conocer de manera oportuna las dificultades del deudor, que permitan llegar acuerdos de pagos convenientes para las partes Informar oportunamente a los asociados de los atrasos en sus obligaciones financieras La administración de la cartera estará guiada a generar compromisos de pagos directos, que eviten costos innecesarios a los asociados El contacto con al asociado se efectuara con respeto, en horarios adecuados, de manera cortés, transparente, ética y confidencial. 4

5 Artículo 4º Principios Los organismos de la administración, ejecución, vigilancia y control de la Cooperativa, en la interpretación y la aplicación del presente reglamento, tendrán en cuenta los principios cooperativos y la legislación vigente para el sector solidario. CAPITULO II PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Artículo 5º Calificación de la Cartera Atendiendo lo previsto en la Circular Contable y Financiera proferida por la Superintendencia de Economía Solidaria, los créditos se calificarán según los niveles de riesgo que a continuación se detallan: 1. CALIFICACIÓN OBJETIVA: En primera instancia, la cartera de crédito se calificará de acuerdo con las edades de vencimiento, a saber: CATEGORÍA COMERCIAL CONSUMO VIVIENDA MICROCREDITO Categoría A 0-30 días 0-30 días 0-60 días 0-30 días Categoría B días días días días Categoría C días días días días Categoría D días días días días Categoría E > 360 días > 180 días > 540 días > 120 días 2. CALIFICACIÓN SUBJETIVA: Se debe tener en cuenta la existencia de riesgos potenciales que afecten el recaudo normal de los créditos, tal como se detalla a continuación: Categoría A. Crédito normal: Los créditos de ésta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas. La información crediticia de deudor y codeudor (es) indica una capacidad de pago adecuada para el normal cumplimiento de la obligación. El asociado está cumpliendo a cabalidad con los términos del crédito y la garantía otorgada representa un factor secundario como fuente de pago de la obligación. Estar cumpliendo a cabalidad con los términos del crédito implica que además del pago oportuno de las cuotas de amortización, también se debe cumplir con los demás compromisos derivados de la obligación, incluyendo la actualización de la información y documentos solicitados por la Cooperativa, renovación de pólizas de seguro, avalúos de garantías. 5

6 Categoría B. Crédito Subnormal Los créditos calificados en ésta categoría, están bien atendidos y protegidos, pero existen debilidades potenciales provenientes de situaciones que afectan o pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o sus codeudores, en los términos originalmente pactados, o la suficiencia de las garantías constituidas, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito. Las operaciones que deben incluirse en ésta categoría pueden poseer una o más de las siguientes características u otras de análoga naturaleza, a saber: Acuerdo de pago y estructura inadecuados respecto del tipo de crédito Documentación desactualizada o insuficiente Condiciones adversas de mercado que pueden afectar la actividad económica en que se desenvuelve el deudor, o del área geográfica en que desarrolla sus negocios Tendencias o desequilibrios adversos en la condición financiera del deudor que pueden afectar el flujo de ingresos que ha de servir como fuente normal de pago Incumplimiento de políticas internas de la Cooperativa Inadecuada supervisión del crédito. Cuando menos, entiéndase subnormal el crédito que presente la morosidad indicada en la calificación objetiva. Categoría C. Crédito Deficiente Estos créditos presentan deficiencias en la capacidad de pago del deudor o sus codeudores o pérdida o deterioro en el valor de las garantías que comprometen el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos, aunque no en forma significativa. Cuando menos, entiéndase deficiente el crédito que presente la morosidad indicada en la calificación objetiva. Categoría D. Crédito de Difícil Cobro Es aquel que tiene cualquiera de las características del crédito deficiente, pero cuya probabilidad de pérdida es mayor en razón de que las falencias que presenta son más acentuadas que en la categoría anterior, dando lugar a que la probabilidad de recaudo sea altamente dudosa. Cuando menos, entiéndase de difícil cobro el crédito que presente la morosidad indicada en la calificación objetiva. Categoría E. Crédito Irrecuperable: Es aquel crédito que mediante concepto emitido por un abogado y por la gerencia de la Cooperativa y luego de haberse surtido todas las acciones posibles de cobro, se estime irrecuperable. No obstante lo anterior, cuando menos, entiéndase como irrecuperable el crédito que presente la morosidad indicada en la calificación objetiva. 6

7 3. Regla de Arrastre: Conforme los lineamientos de la Circular Contable y Financiera, cuando se califique en B, C, D o en E cualquiera de los créditos de un mismo deudor, deberá llevar a la categoría de mayor riesgo los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor, salvo que existan razones valederas para su calificación en una categoría de menor riesgo. Se exceptúan de lo previsto en este artículo, para efectos del arrastre, las obligaciones crediticias al día y garantizadas como mínimo en un 100% con los aportes sociales del deudor, siempre que la Cooperativa no registre pérdidas acumuladas, ni pérdidas en el ejercicio en curso y esté cumplimiento la relación de solvencia exigida en el decreto 1840 de La regla de arrastre no será aplicable al codeudor o codeudores vinculados a la respectiva operación de crédito. Artículo 6º Evaluación de la Cartera de Crédito Atendiendo lo previsto en la Circular Contable y Financiera, proferida por la Superintendencia de Economía Solidaria, la Cooperativa deberá evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de créditos, cada tres meses de acuerdo con los criterios fijados y la metodología técnica establecida por el consejo de administración, introduciendo las modificaciones del caso en las respectivas calificaciones y provisiones cuando haya nuevos análisis o información que justifique dichos cambios. Dicha evaluación consiste en el establecimiento de metodologías estadísticas y analíticas que permitan conocer loa potenciales riesgos futuros y el estado de la calidad de la misma. Adicionalmente del seguimiento realizado de conformidad con la metodología previamente establecida, en los siguientes casos la evaluación se realizara de manera trimestral: a) Las organizaciones solidarias que ejercen la actividad financiera sometidas a cualquier medida cautelar deberá efectuar una evaluación total de créditos cuyo monto aprobado exceda los 50 SMLMV. b) Cuando el indicador de cartera vencida de las organizaciones solidarias que ejercen actividad financiera, exceda en dos desviaciones estándar el promedio del sector. Para tal efecto, la superintendencia de economía solidaria publicara en su página We4b, la información estadística que sirva de base para estos parámetros. c) Créditos que incurran en mora después de ser restructurados o novados. d) Créditos otorgados a entidades publicas territoriales. e) Créditos otorgados a personas jurídicas que no cumplan con lo señalado en el artículo 21 de la Ley 79 de Las evaluaciones de la cartera de créditos deberán presentarse a la siguiente reunión del Consejo de Administración, para su conocimiento y fines pertinentes. Artículo 7º Criterios de Evaluación de la Cartera de Crédito Para la evaluación de la cartera de crédito se procederá conforme a los siguientes criterios: Capacidad de pago, así como los ingresos y egresos del deudor. Cuando se trate de la financiación de un proyecto con fines comerciales o empresariales, además se deberá tener en 7

8 cuenta el flujo de caja del mismo, considerando las condiciones del crédito (plazo, períodos de pago, otros), de conformidad con información financiera actualizada y documentada. Dicha actualización quedará a criterio del Comité de Crédito, dependiendo de la manera como se haya venido atendiendo la obligación. 2. Solvencia del deudor y codeudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento global interno y externo y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. 3. Naturaleza, liquidez, cobertura y valor de las garantías, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas, su valor de mercado técnicamente establecido, lo razonablemente estimados de su realización y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Para el caso de las garantías hipotecarias, se tendrá en cuenta el avalúo practicado con una antelación no superior a tres (3) años. 4. Servicio de la deuda y cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas, entendiéndose como tales cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada, independientemente de los conceptos que comprenda (capital, intereses, capital e intereses o cualquier otro). 5. El número de veces que el crédito haya sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. 6. Información comercial proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes de que disponga la Cooperativa. Artículo 8º Suspensión de Causación de Intereses e Ingresos por otros Conceptos En todos los casos, cuando se califique en C, o en otra categoría de mayor riesgo un crédito, dejarán de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden. Artículo 9º Medición y Depuración de Cartera Para gestionar la cartera, lo primero que se debe hacer es conocerla, es decir, determinar el monto de las deudas a favor de la entidad, el monto de las deudas a favor de la cooperativa, excluyendo aquellos conceptos que no son exigibles por la inexistencia de títulos ejecutivos y la identificación de los registros que presentan inconsistencias en la información, información incompleta, como la falta de identificación del deudor con el fin de adelantar las acciones para solucionar esas deficiencias El presente reglamento establece la obligación de generar periódicamente el reporte del monto total de cartera y el seguimiento mensual de su evolución, tanto en su monto global, como por cada grupo de cartera de acuerdo a los criterios de clasificación. Artículo 10º Clasificación de Cartera Definir criterios de clasificación de la cartera que permitan ver la composición de la misma por grupos y conocer el monto de cartera y el número de deudores de cada uno de ellos es una medida 8

9 indispensable para orientar la gestión de la cartera. Para el efecto, la cooperativa definió criterios de clasificación de su cartera, como por ejemplo: la naturaleza de la obligación, antigüedad, cuantía gestión adelantada 1. Naturaleza de la deuda: Se pueden diferenciar las deudas según la modalidad de crédito y línea de crédito 2. Antigüedad: Se clasificará la cartera por cada vigencia, según la fecha de otorgamiento del crédito. Clasificar la cartera según su antigüedad permitirá orientar las acciones frente a la más reciente, priorizar la cartera que está cerca a prescribir y, por último, identificar las deudas que ya prescribieron con el fin de decretar su prescripción y darlas de baja para concentrar las acciones en la cartera cobrable. 3. Por cuantía: Permitirá detectar las deudas de mayor valor con el fin de priorizar su gestión. Muy seguramente el mayor porcentaje de la deuda a recuperar estará concentrada en un pequeño grupo de grandes deudores, para el efecto de podrán establecer rangos de deuda 4. Gestión adelantada: Permite diferenciar de un lado, a aquellos deudores que no han sido objeto de ninguna actuación de cobro de la administración, y de otro, a quienes habiendo sido objeto de acciones de cobro no han cumplido con el pago. Dentro de estos últimos se deben identificar quienes han mostrado alguna voluntad de pago de aquellos renuentes, como mínimo se deben, separar los deudores con acuerdo de pago de los deudores con mandamiento de pago. 5. Según el perfil del deudor: Se puede clasificar los deudores según corresponda a personas naturales, jurídicas, sociedades liquidadas, personas fallecidas, cobro a la aseguradora. CAPITULO III COMITÉ DE CARTERA Artículo 11º Objetivos Coolever deberá evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de acuerdo con los criterios de evaluación definidos en la normatividad vigente con el objetivo de garantizar que esté bien protegido y se asegure su oportuna recuperación. Comité de Cartera tiene como objetivo el de apoyar al consejo de administración y a la Gerencia de Coolever, en la verificación de la cartera, deudores, garantías y acciones de cobro. Artículo 12º Creación y conformación del Comité Se crea el Comité de Cartera de la Cooperativa, como órgano permanente, de carácter técnico y de apoyo al Consejo de administración. 9

10 Este comité será designado por el consejo de administración, Con un mínimo de tres (3) máximo cinco (5) personas, estará conformado por un directivo, funcionarios o asociados que tengan conocimientos técnicos sobre la materia,( diferentes a los integrantes del comité de crédito), verificando en todo caso que cumplan condiciones de idoneidad personal o profesional y éticamente responsables. Su nombramiento y cambios posteriores deberán constar en las actas respectivas, las cuales estarán a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria para cuando ésta lo requiera Artículo 13º Organización interna del comité El comité evaluador de cartera designara, entre sus miembros y por acuerdo unánime entre ellos, a quienes han de actuar en calidad de Presidente y Secretario, pudiendo efectuar cambios en cualquier momento por circunstancias o hechos que lo hagan necesario o conveniente. Artículo 14º Funciones del comité de cartera Para el cumplimiento del objetivo aquí establecido, el Comité ejercerá las siguientes funciones: 1. Evaluar permanentemente el riesgo de la cartera de créditos de conformidad con los criterios señalados en la Circular básica contable financiera emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria. 2. Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo 3. Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos 4. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de la respectiva obligación. 5. Verificar la constitución de las garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico. 6. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación 7. Verificar la efectividad de la gestión de cobranza, y realizar seguimiento al estado de los procesos en la cobranza administrativa y judicial. 8. Presentar informes al Consejo de Administración con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito. 9. Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas. 10. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito. Artículo 15º Responsabilidades 10

11 El Comité de Cartera tiene las siguientes responsabilidades: 1. Velar por que se cumplan en forma oportuna, eficiente y total las instrucciones impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria respecto de la evaluación, Clasificación, Calificación y Provisión de la Cartera de Crédito. 2. Comprobar que dentro de los procedimientos internos del manejo de los créditos de cartera, se tomen en cuenta y se apliquen los principios que están establecidos en el Reglamento de Crédito. 3. Emitir pronunciamientos, informes, conceptos, observaciones y recomendaciones por escrito, en forma oportuna y debidamente justificados legal y técnicamente al Consejo de Administración y a la Gerencia, sobre todo cuanto corresponda al cumplimiento de sus funciones y verificar las decisiones que con base en ellos sean adoptadas. 4. Mantener una constante relación, comunicación e información con los entes de control y vigilancia internos (Gerencia General, Comité de Riesgos, Consejo de Administración), para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de estos organismos dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades. PARÁGRAFO: La existencia del Comité de Cartera no exime de las responsabilidades que en el proceso de otorgamiento y desembolso de la cartera, bajo distintas modalidades aprobadas de acuerdo con los reglamentos de la cooperativa en cumplimiento del desarrollo del giro de cada una de estas, tienen el consejo de administración, el Representante Legal y los demás Administradores de Coolever. Artículo 16º Reuniones y Convocatoria El comité deberá reunirse ordinariamente por lo menos cada tres meses o extraordinariamente cuando las circunstancias así lo exijan. Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el presidente, con una antelación no inferior a tres (3) días calendario. Artículo 17º Actas El comité evaluador de la cartera llevara un libro de actas en el cual quedaran consignados todos los aspectos tratados en cada reunión ordinaria o extraordinaria, cuya actualización será responsabilidad del secretario del respectivo comité igualmente prepara y diseñara el formato correspondiente para la evaluación de los créditos, el cual entregara copia al Consejo de Administración para su respectivo conocimiento, el formato correspondiente de evaluación individual se archivara en la carpeta del asociado correspondiente. Todo cuanto aparezca en las Actas tiene el carácter de información privilegiada de Coolever, las Actas deberán ser firmadas por el Coordinador y los Vocales del Comité. Artículo 18º Reserva de la información La actuación del comité, así como la de cada una de las personas que forman parte de este órgano en el proceso de la evaluación y calificación de la cartera de crédito, tiene el carácter de 11

12 confidencial y en consecuencia todos los asuntos que maneja, la información que obtienen, los pronunciamientos, acuerdos o decisiones que adopten, los planes que haya de ejecutar y, en general, todo cuando guarde relación con su funcionamiento, no puede ser divulgado por medios diferentes a los propios de Coolever, ni a personas u organismos internos o externos diferentes a aquellos que deban conocerlos por razón de la aplicación de normas legales, estatutarias o reglamentarias a solicitud de autoridad legítima y competente. La confidencialidad aquí señalada se refiere a las ideas, opiniones, conceptos, pronunciamientos o posiciones que asuman en relación con cada caso, asunto o tema específico; se entiende también a otros organismos directivos y de control de Coolever cuyas actuaciones puede conocer por razón de su función. El comité de Evaluación de Cartera y sus integrantes, por el hecho de manejar información privilegiada, no pueden tampoco en ningún caso utilizar dicha información para obtener de ella cualquier tipo de beneficio personal, familiar, profesional o gremial, ni tampoco, en sentido contrario, para ocasionar perjuicios morales, sociales, económicos y técnicos a Coolever, y/o sus asociados, ni a personas o entidades diferentes. CAPÍTULO IV PROCESO DE COBRANZA Artículo 19º Etapas de cobro de cartera Este proceso de gestión de cobro de cartera será ejecutado por el área de gestión de cartera se realizará estableciendo segmentación del total de la cartera de créditos, con el fin de determinar el cobro preventivo, administrativo, administrativo con aviso a deudores solidarios, pre jurídico y jurídico; clasificando la cartera vencida por edades en todas las líneas de crédito, una vez realizado el cierre mensual de la cartera. 1. Etapa Preventiva Para aquellas obligaciones, cuyo recaudo se realiza por caja, se dará un aviso al deudor cada mes, por cualquiera de las siguientes canales: Cuentas de cobro, correo certificado, telefónico, correo electrónico o mensaje de texto al móvil, con 8 días de antelación al vencimiento de la respectiva cuota. La gestión preventiva será realizada por el área responsable en la cooperativa y/o por empresas de cobranza autorizadas. 2. Pre jurídica o de cobro a deudores solidarios Pasado la etapa preventiva de gestión sin respuesta satisfactoria y con mora superior a un (1) día y si el deudor o deudores solidarios no responden, se efectuara la gestión de cobranza sin que haya iniciado un proceso judicial. Se notificara por medio de comunicación escrita, correo certificado, visitas domiciliarias, llamadas telefónicas, mensajes de correo electrónico y/o mensajes de texto vía celular, estableciendo una fecha límite de pago y que en caso de no cumplir con esta fecha serán excluidos de la Cooperativa y enviados a cobro externo. 12

13 Dadas las responsabilidades que el codeudor, deudor solidario, garante o aval, adquiere por haber respaldado la solicitud de crédito, La Cooperativa puede en cualquier momento realizar la gestión de cobro a los otros obligados. La gestión preventiva será realizada por el área responsable en la cooperativa y/o por empresas de cobranza autorizadas. Parágrafo 1. Todos los gastos que ocasione el proceso de cobro jurídico, estarán a cargo del deudor y/o deudores solidarios. 3. Etapa Jurídica No existiendo solución de pago en las anteriores etapas de gestión y transcurridos 91 días sin resultado alguno, se judicializará la obligación a través de abogados externos contratados para el efecto. Parágrafo 1. Todos los gastos que ocasione el proceso de cobro jurídico, estarán a cargo del deudor y/o deudores solidarios. Parágrafo 2. Para entablar el proceso de demanda se requiere evaluar si el caso lo amerita, determinando la viabilidad de recuperar la obligación por esta vía. Parágrafo 3: Los abogados encargados del cobro jurídico presentarán un informe mensual al comité de cartera, detallando las gestiones adelantadas para la recuperación. Artículo 20º Acuerdos de pago La celebración de acuerdos de pago es un mecanismo para procurar el pago de la obligación a través del compromiso que se suscribe del deudor con la cooperativa, aprobado por el funcionario competente, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en los estatutos y reglamentos de Coolever. Para facilitar la recuperación de la cartera de crédito, la cooperativa podrá llegar a acuerdos de pago, para lo cual será necesario elaborar un acta de acuerdo que tenga como mínimo: fechas de pago, cuota, plazo y demás condiciones pactadas. Deberá estar firmada por las personas interesadas en cumplir dicho acuerdo con el visto bueno del ente aprobador. Se deberá tener en cuenta como mínimo los siguientes criterios para el otorgamiento de facilidades de pago, según el tipo de deuda y/o deudor, en cuanto monto, antigüedad, capacidad de endeudamiento. Tales criterios pueden considerar aspectos como Plazos máximos. En ningún caso podrá ser superior al plazo máximo señalado en el reglamento de crédito. Garantías exigibles, las previstas en el código de comercio, en el reglamento de crédito, siempre con la condición de que cubran el valor total de la deuda. Podrán concederse plazos sin garantías, cuando el término no sea superior a un año y el deudor denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro 13

14 Valor mínimo de cuota inicial Condiciones para acceder a la facilidad, como no haber incumplido un acuerdo con otra obligación en la cooperativa Consecuencias de su incumplimiento Artículo 21º Requisitos para celebrar Acuerdos de Pago Para la celebración de acuerdos de pago se tendrán en cuenta los siguientes requisitos: En caso de encontrarse el deudor en instancia pre jurídica o jurídica, la elaboración del Acuerdo de Pago corresponderá al abogado externo de acuerdo a las instrucciones recibidas por la cooperativa. Para acogerse al acuerdo de pago, el deudor debe demostrar capacidad de pago. Artículo 22º Atribuciones para aprobación de acuerdos de pago Para saldos de deuda hasta (10) SMLMV, serán aprobados por el Gerente. Para saldos de deuda mayores de 10 hasta 300 SMLMV para personas naturales y SMLMV para personas jurídicas serán aprobados por el Comité de Cartera Para saldos de deuda que excedan los 300 SMLMV para personas naturales y SMLMV para personas jurídicas serán aprobados por el Consejo de Administración. Artículo 23º Incumplimiento Acuerdo de Pago Cuando un acuerdo de pago es incumplido, se iniciara inmediatamente el proceso de cobro Jurídico. Artículo 24º Reestructuración de Créditos Se entiende por reestructuración de un crédito, el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Antes de reestructurar un crédito deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones. En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no puede convertirse en una práctica generalizada. Por lo anterior, no se consideran Reestructuraciones las siguientes operaciones efectuadas por Coolever con sus Asociados de manera ordinaria: a) El Prepago parcial o total de una o de varias de las Obligaciones a cargo del Asociado con Coolever; bien sea en efectivo o con el producto de un nuevo crédito otorgado por Coolever a favor del Asociado (Refinanciación). 14

15 b) La modificación de las condiciones iniciales del crédito tendientes a favorecer al asociado pero que no han sido solicitadas por el deudor ni obedecen a incumplimientos o a la incapacidad de pagar el crédito en las condiciones iniciales; sino que se originan en decisiones del Consejo de Administración tales como la ampliación de los plazos, la reducción de tasas de interés u otro tipo de operaciones similares. c) La modificación de las condiciones iniciales del crédito solicitadas por el asociado que no obedecen a incumplimientos o a la incapacidad de pagar el crédito en las condiciones originales; sino que pretenden pagar el crédito en menos tiempo. d) Cuando un asociado tenga dificultades para el pago de las obligaciones contraídas con la cooperativa en las condiciones originalmente pactadas debido al deterioro potencial o real de su capacidad de pago, podrá solicitar extraordinariamente a la cooperativa la reestructuración de todas sus obligaciones en una sola obligación, caso en el cual no se considera REFINANCIACION y se le dará el tratamiento establecido en el presente reglamento para las REESTRUCTURACIONES. En éstos casos los plazos podrán extenderse a juicio de la instancia aprobatoria de manera extraordinaria hasta el plazo máximo establecido para los créditos de libre inversión pudiendo considerar además del pago por nómina y el débito automático de cuenta de ahorro, la posibilidad de comprometer cuotas extras de primas y de cesantías cuando corresponda a créditos de Vivienda y Educación. Parágrafo 1: Consideraciones de los créditos reestructurados. Al aprobarse una reestructuración, se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. Identificar y marcar en el aplicativo todos los créditos reestructurados. 2. A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo, dependiendo dicha calificación de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto al momento de la reestructuración. Se podrá mantener la calificación previa a la reestructuración cuando se mejoren las garantías admisibles. 3. Una vez cumplido el requisito señalado en el literal anterior, se aplica la ley de arrastre, se determina la calificación de los créditos de cada asociado y se deberán constituir las provisiones respectivas. 4. El mejoramiento de la calificación de los créditos reestructurados se debe hacer en forma escalonada, es decir, una vez cumplido el requisito de calificación en el literal anterior se debe aplicar las dos cuotas mensuales pagadas consecutivas para adquirir una calificación de menor riesgo (por ejemplo: de calificación E a D), y así sucesivamente hasta llegar a calificación A. 5. No obstante, si el crédito presenta mora, independientemente de la calificación que tenga en ese momento, se deberá llevar inmediatamente a la calificación que tenía al efectuarse la reestructuración (acumulando la mora del inicio y del proceso de reestructuración incumplido), efectuar la ley de arrastre y calcular las provisiones. 6. En aquellos casos en que, como producto de acuerdos de reestructuración o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalización de intereses que se encuentren registrados en cuentas de orden, se contabilizarán como abonos diferidos en el código y su amortización en el estado de resultados se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados. 15

16 7. Los ingresos de todos los créditos que sean reestructurados más de una vez deberán contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente a los intereses se llevará por cuentas de orden. 8. Se debe efectuar un seguimiento permanente respecto del cumplimiento del acuerdo de reestructuración. 9. En caso de existir garantía hipotecaria o prendaria se debe hacer actualización del avalúo de las mismas cuando la primera tenga más de tres años y la segunda, más de un año de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realización y poder registrar en el balance las valorizaciones. 10. En los sistemas de información que administren la cartera de crédito de la organización solidaria se deberá dejar evidencia del número de reestructuraciones realizadas a las operaciones activas del crédito. Artículo 25º Castigos de Cartera Coolever podrá castigar obligaciones crediticias en cualquier tiempo bajo los siguientes requisitos: 1. Cuando el proceso de cobro jurídico demuestre su irrecuperabilidad total. 2. Desde el cobro administrativo sin necesidad de haber sido enviado a cobro jurídico y habiéndose agotado todos los recursos necesarios, por los siguientes hechos: Por consideraciones del monto y antigüedad Por la incapacidad de pago comprobada por deudor y deudores solidarios. Ausencia total del deudor y deudores solidarios 3. La decisión será tomada por el consejo de administración con base en la información suministrada por la Gerencia y el Comité de Cartera, la cual contendrá: Un concepto individual de las obligaciones a castigar por parte de los Abogados encargados de cada caso. Correspondencia enviada y trámites efectuados en el proceso de cobranza. 4. Esta relación será remitida al respectivo ente de control y vigilancia estatal, en los formatos diseñados para el efecto. 5. Es de aclarar que el castigo no libera la posibilidad de que la obligación sea recuperada. 6. Los créditos castigados serán reportados a la Central de Información Financiera CIFIN y otras instituciones o centrales de riesgo con que Coolever llegare a tener convenios de reporte de calificación de cartera. 16

17 CAPITULO IX DISPOSICIONES GENERALES Artículo 26º Sanciones El incumplimiento en los pagos establecidos en el acuerdo de pago o acuerdo de reestructuración, será razón suficiente para iniciar el cobro a los deudores solidarios o en su defecto para remitir el caso a cobro jurídico, aplicando la Cláusula Aceleratoria señalada en el reglamento de crédito. Artículo 27º Gestión de cobro Se elaboraran y se mantendrán actualizados los procedimientos que se seguirán dentro de la labor de cobro, desde la medición y depuración, pasado por la planeación y definición de las políticas de gestión, la puesta en marcha de las mismas hasta la finalización de la gestión de recuperación de cada crédito. En este sentido el presente reglamento definirá los protocolos de actuación de los funcionarios en cada una de las etapas de cobro persuasivo o coactivo, es decir señalaran las diferentes rutinas y tareas de estas etapas y precisara los tiempos, requisitos y secuencias propios de cada proceso y procedimientos. Artículo 28º Actualización centrales de riesgo La cooperativa mantendrá el compromiso de efectuar las actualizaciones a las Centrales de Riesgos para informar el comportamiento de pago de todos sus deudores y cuidará por su veracidad, exactitud, oportunidad y de la autorización de consulta. Artículo 29º Control y seguimiento El Comité de Cartera definirá los principales indicadores para medir la gestión de la cartera y evaluar los resultados de las acciones. Dentro de estos se puede incluir indicadores que midan la efectividad, la velocidad con la que la cooperativa puede contactar a los asociados morosos, una vez han sido identificados, y el costo y la efectividad de los esfuerzos de cobro. Artículo 30º Reformas del Reglamento El estudio y aprobación de modificaciones al presente reglamento serán competencia exclusiva del consejo de administración, el cual se ceñirá a las disposiciones legales, estatutarias vigentes y los principios cooperativos generalmente aceptados 17

18 Artículo 31º Aspectos No Contemplados Los casos no previstos en este documento serán resueltos por el Consejo de Administración de COOLEVER, quien tiene la facultad para interpretar, estudiar y modificar parcial o totalmente este reglamento de cartera y cobranza. Artículo 32º Vigencia del Reglamento El presente Reglamento de cartera y cobranza fue aprobado en reunión ordinaria del Consejo de Administración el día 02 de abril de 2013, según consta en Acta Nº 343 y rige a partir del primero de Abril de 2013, derogando todas las disposiciones que le sean contrarias. Para constancia se firma el presente reglamento de cartera y cobranza de Coolever en la ciudad de Bogotá D.C. A los 02 días del mes de abril de del año Dos Mil trece (2013). CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DORA ELVIRA HURATADO CHACON Presidente LUIS EDUARDO CARRETERO SOCHA Secretario 18