Manual Embajadores EAFIT

Transcripción

1 1 Manual Embajadores EAFIT Medellín: Cra. 49 N 7 sur 50 Tel: (4) Ext. 9339

2 2 Querido Embajador, De parte de todo el equipo de la Oficina de Relaciones Internacionales queremos felicitarte por unirte a nuestro Programa de Embajadores EAFIT a la vez que te damos una calurosa bienvenida. Hoy has decidido apoyarnos en la hermosa labor de promover nuestra Universidad en el mundo como destino académico y mostrar una cara muy diferente de nuestro país y de nuestra ciudad de aquella que conocen. Solo quiero reiterarte que cuentas con todo nuestro apoyo para realizar tu labor pues tu participación es muy importante y hará la diferencia en el futuro de la movilidad estudiantil con tu universidad de destino. Marcela Wolff López Jefe de Relaciones Internacionales

3 3 Qué es el Programa Embajadores EAFIT? El Programa de Embajadores EAFIT (PREE) es una iniciativa de la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad EAFIT que tiene como fin apoyar el proceso de internacionalización de nuestra Universidad, al mismo tiempo que tiene como meta aumentar la movilidad estudiantil internacional entre las universidades de destino de nuestros embajadores y nuestra Universidad. Qué significa ser un Embajador EAFIT? Un Embajador EAFIT funciona como nuestro representante en su universidad de destino. Él o ella ha adquirido un compromiso y ha hecho su misión el promover a la Universidad EAFIT como destino académico a la vez que presenta una nueva cara de Colombia y de Medellín siendo fieles a los valores institucionales de nuestra Universidad. Quién puede ser un Embajador EAFIT? El Programa Embajadores EAFIT está abierto inicialmente a estudiantes eafitenses que vayan a realizar un intercambio internacional o nacional. Ellos participan de forma voluntaria y aplican durante el tiempo de convocatoria para su intercambio. Sin embargo, ha sido recientemente abierto a egresados realizando estudios en otros países y a miembros de la comunidad universitaria que expresen su deseo de paricipar. Para recibir más información sobre el programa o si quieres hacer parte de él durante tu semestre de intercambio escríbenos a movilidad@eafit.edu.co

4 4 Deberes del Embajador EAFIT El Embajador EAFIT debe comprometerse a: Mantener siempre un comportamiento intachable en seguimiento de los valores eafitenses de Tolerancia, Excelencia, Responsabilidad, Integridad y Audacia. Ser fuente de información para los estudiantes en su universidad de destino que estén interesados en realizar un semestre de intercambio en la Universidad EAFIT. Capacitarse a conciencia con la información contenida en este manual y solicitar información adicional que requiera y no se encuentre en este documento al Asesor en Movilidad Internacional de la Oficina de Relaciones Internacionales de EAFIT. Participar en todas las actividades para estudiantes internacionales, patrocinadas por la Oficina de Relaciones Internacionales de su universidad de destino, que permitan promover a la Universidad EAFIT. O en caso de que dichas actividades no sean programadas por la Oficina de Relaciones Internacionales de su universidad de destino, comprometerse a gestionar con ellos una charla informativa a la cual se invite a toda la comunidad estudiantil con el fin de promover a la Universidad EAFIT como destino académico para intercambios internacionales. Al finalizar su período como Embajador, deberá entregar un informe de las actividades realizadas y si ha lugar, de los estudiantes que gracias a él o ella participarán en un intercambio internacional en EAFIT. Esto último con el fin de tener la oportunidad de ser los Buddies de éstos estudiantes.

5 5 Derechos del Embajador EAFIT El Embajador EAFIT tiene derecho a: Solicitar apoyo al Asesor en Movilidad Internacional de la Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad EAFIT cuando requiera información no contenida en este Manual o cuando requiera remitir a estudiantes que tengan dudas que sólo el Asesor pueda contestar. Un paquete de información que contiene este manual, los formatos a diligenciar como participante del programa, el botón que lo identifica como Embajador EAFIT y material promocional de apoyo sobre EAFIT para su misión. Ser presentado ante los coordinadores de la Oficina de Relaciones Internacionales de su universidad de destino con el fin de facilitar su labor como Embajador. Recibir un certificado por su participación en el Programa Embajadores EAFIT, después de su período de intercambio, que será una excelente adición a su hoja de vida como parte de sus actividades extracurriculares.

6 6 Paso a paso de un Embajador EAFIT La misión que tienes puede sonar sencilla pero de tus acciones depende en gran parte el interés que se genere sobre nuestra universidad y. A continuación detallamos un paso a paso de lo que debes hacer como embajador. PASO 1: Inscribirse al programa Esto es completar el formato que te entregamos en la charla de despedida y que también está disponible en: EAFIT-Universidad-EAFIT.aspx#.Up0GedLuJnE PASO 2: Reclamar tus credenciales y el material impreso Una vez hayas sido ratificado como Embajador EAFIT puedes pasar por la ORI a reclamar tu botón, tu carta de presentación y el material impreso que corresponda para el tipo de universidad a la que vas. PASO 3: Preparar tu material Esto significa leer este manual y el material que te dimos para que puedas responder al menos el 90% de las preguntas que tengan los estudiantes en tu universidad anfitriona. Las que no sepas nos las refieres. PASO 4: Presentarte ante la ORI de tu universidad anfitriona En este paso requieres usar la carta de presentación que te entregamos en la ORI. La carta está diseñada para presentar a todos nuestros estudiantes que estarán en dicha universidad. De este modo, sería mejor que acordaran un día y una hora para que vayan todos juntos. PASO 5: Realizar la actividad de promoción Dependiendo de la universidad será la actividad de promoción que realicen. Hay universidades que tienen ferias o eventos para que los estudiantes internacionales promocionen sus universidades y solucionen dudas generales de los estudiantes interesados. Otras no tendrán éstos eventos. En ese último caso, es necesario que soliciten la oportunidad de ofrecer una charla sobre EAFIT. Tienen problemas con este paso? Escríbannos para ayudarles! PASO 6: Hacer firmar el formato de cumplimiento de funciones y enviar a la ORI Envíalo a movilidad@eafit.edu.co PASO 7: Recibir tu certificado de Embajador EAFIT

7 7 Qué debe saber un Embajador EAFIT? Es importante que el Embajador EAFIT conozca la siguiente información: Un estudiante de su universidad de destino deberá primero aplicar al intercambio dentro de las fechas establecidas por dicha universidad. Así como EAFIT tiene un período de convocatoria, tu universidad de destino también lo tendrá y los estudiantes deberán cumplir con las fechas y requisitos de la misma. Una vez realice el proceso y sea seleccionado, su universidad lo nominará para participar en un intercambio académico en la Universidad EAFIT. NOTA: Se recomienda informarse con la Oficina de Relaciones Internacionales de la universidad de destino sobre el proceso que deben llevar a cabo sus estudiantes para aplicar al convenio de intercambio con EAFIT Cuando recibamos las nominaciones de parte de tu universidad de destino, los estudiantes recibirán instrucciones del proceso de aplicación. Sin embargo, como Embajador debes conocer cómo es el proceso. Para esto, refiérete a la sección de Proceso de Aplicación. Los cupos disponibles para estudiantes de tu universidad de destino dependerán del convenio que se haya firmado, sin embargo en EAFIT tratamos de aceptar todas las nominaciones. En EAFIT hay clases en inglés, sin embargo éstas son más comunes en el Departamento de Negocios Internacionales. Para otras carreras, especialmente para las Ingenierías recomendamos que los estudiantes extranjeros tengan un nivel B2 de Español. EAFIT también recibe estudiantes extranjeros que vengan de universidades con las que no tengamos convenio. Sin embargo, en dichos casos, el estudiante deberá pagar el costo de la matrícula que dependerá del número de créditos que desee cursar en nuestra Universidad. Cada UME en pregrado cuesta 149 USD aproximadamente y cada materia tiene alrededor de 4 UMES.

8 8 Las materias que los estudiantes extranjeros deseen cursar dependen de la carrera a la que pertenezcan. Recuerda que no todas las carreras están cobijadas por el convenio que tenemos con tu universidad de destino, por eso debes asegurarte de qué carreras pueden aplicar. Cómo es el proceso de aplicación de un estudiante extranjero en convenio? Aunque nosotros enviamos las instrucciones de cómo aplicar directamente al estudiante nominado, es importante que conozcas el proceso para que resuelvas cualquier duda que surja durante tus presentaciones o conversaciones con los estudiantes de tu universidad de destino. 1. Aplicación a la convocatoria de la universidad de origen para realizar un intercambio 2. Selección del estudiante por parte de su universidad de origen 3. Nominación del estudiante es enviada a EAFIT 4. El Asesor en Movilidad Internacional de la ORI de EAFIT entra en contacto con el estudiante nominado para que realice el proceso de aplicación 5. El estudiante debe completar el formato online Y el impreso. El formato online es para la ORI y el impreso es para Admisiones. Es importante hacer hincapié en que deben llenar AMBOS. 6. El estudiante anexa a su formulario impreso los siguientes documentos de soporte en formato digital PDF: Carta de motivación (a veces la escriben en su formulario impreso) Certificado de notas de las materias cursadas hasta el momento de aplicación al intercambio Certificado de suficiencia del Español en nivel B2 para aquellos que vayan a cursar materias en Español Copia del pasaporte abierto en la página de la foto. Si la universidad no hizo la nominación directamente (como es el caso de ICHEC), el estudiante deberá anexar una carta de nominación firmada por el coordinador de intercambios de su universidad 7. El estudiante enviará todas las copias digitales a y movilidad@eafit.edu.co su documentación será revisada por el Asesor. Si todo está en orden

9 9 procederemos a emitir la carta de aceptación que será necesaria para el proceso de solicitud de la visa de estudiante. 8. Una vez el estudiante reciba su Carta de Aceptación física, podrá proceder a solicitar la visa de estudiante. La visa que solicita es la TP3 y el proceso varía según el consulado. Por esto es bueno que ellos entren en contacto con el consulado para conocer el proceso. No es recomendable venirse con visa de turista a Colombia y luego solicitar la visa de estudiante pues tendrán que ir a Bogotá a realizar este procedimiento. 9. Cuando los estudiantes son reportados a Admisiones, ellos recibirán un enlace donde pueden hacer su inscripción para obtener sus códigos. Una vez tengan códigos se le matriculan las materias que seleccionó previamente en su formato de aplicación. Igual, al llegar a Medellín es probable que algunos de esos cursos se crucen o no vayan a ser ofrecidos por lo que tienen una semana para hacer reajustes luego de su orientación. 10. Finalmente, para todos los procesos siguientes a esta etapa, los estudiantes extranjeros contarán con un Buddy que se les asigna según idioma y carrera para facilitar su transición a la vida estudiantil en EAFIT.

10 10 Qué servicios ofrece la ORI de EAFIT? La Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad EAFIT ofrece los siguientes servicios: Programa de intercambio de estudiantes Gestión de acuerdos de cooperación Asistencia con procesos de Admisiones y Registro e Información General Buddy program Servicio de recibimiento en el aeropuerto Envío de certificados de notas a las universidades de origen Medellín: Cra. 49 N 7 sur 50 Tel: (4) Ext. 9339

11 11 Con qué herramientas cuento para mi presentación/charla informativa sobre EAFIT? Con el fin de hacer tu labor más sencilla, hemos construido diferentes tipos de presentaciones y hemos agrupado material que te puede servir para tu presentación. Te invitamos a conocerla en: Por otro lado, ten en cuenta que en nuestro canal en YouTube tenemos disponibles testimonios de estudiantes en francés, en portugués, en inglés y en español en caso de que quieras enriquecer tu presentación. ( Necesitas más? No dudes en contactar a tu Asesor en Movilidad Internacional para solicitarla. Cómo han hecho su labor otros Embajadores? Ya varios estudiantes han participado en los eventos internacionales de sus universidades anfitrionas y nos han contado sus experiencias. Algunos prepararon comidas típicas de Colombia, otros prefirieron construir su propia presentación en PowerPoint donde destacaran otros aspectos de su vida universitaria como lo es la vida social y cultural en Medellín o los viajes tan interesantes que se pueden hacer. Recuerda que el eafitense es creativo así que dales una muestra de tu creatividad al momento de presentar a tu país y a tu universidad! Después de cumplir con mis actividades, qué debo hacer? Una vez hayas participado del evento internacional de tu universidad de destino y/o hayas realizado una charla informativa, debes pedirle al Coordinador de la ORI de dicha universidad que diligencie el formato de cumplimiento de actividades disponible en la página de Embajadores EAFIT.