Nueva regulación de la legalización de los libros de los empresarios

Transcripción

1 Circular Mercantil Nueva regulación de la legalización de los libros de los empresarios Febrero 2015 Estimados Sres.: El 29 de septiembre de 2013 entró en vigor la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización (en adelante, la Ley ), que introdujo novedades relevantes en relación con la legalización de los libros de llevanza obligatoria por los empresarios de conformidad con las disposiciones legales aplicables. En concreto, el artículo 18 de la Ley establece: 1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. 2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. 3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación. 1 Donostia San Sebastián Vitoria Gasteiz Pamplona bsk@grupobsk.com

2 Si bien el artículo transcrito no introdujo modificaciones en los sujetos obligados a legalizar los libros ni en los libros objeto de legalización, sí incorporó tres novedades relevantes en lo que al sistema de legalización de libros se refiere: (i) (ii) (iii) los libros han de cumplimentarse en soporte electrónico, los libros han de ser legalizados tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio y los libros han de ser presentados telemáticamente en el Registro Mercantil competente para su legalización. La ausencia de una regulación transitoria específica y de un plazo de adaptación en la Ley ha venido provocando desde su entrada en vigor diversas dudas, como es la posibilidad de agotar los libros legalizados con anterioridad a dicha entrada en vigor, así como una disparidad de formas de actuar respecto de la implantación de las nuevas obligaciones por cada Registro Mercantil. Pues bien, la publicación en el Boletín Oficial del Estado del pasado lunes de la Instrucción, de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre Legalización de Libros de los Empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley (en adelante, la Instrucción ) viene a despejar gran parte de las dudas generadas en torno a esta materia, unificando los diferentes criterios existentes hasta el momento y estableciendo los principios conforme a los cuales deberá llevarse a cabo la legalización de los libros obligatorios. A la vista del contenido de la Instrucción, respondemos a continuación a las principales dudas surgidas en torno a la legalización de libros de conformidad con la Ley: 1. A qué libros y sujetos afecta la modificación? Conforme al citado artículo 18 de la Ley, todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios tendrán que cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse por vía telemática en el Registro Mercantil competente por razón de su domicilio social. Cabe destacar que entre dichos libros (además de los libros de contabilidad) se encuentran los libros de actas, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas. En el caso de las Sociedades Unipersonales, incluirá igualmente los libros de contratos del Socio/Accionista Único con la sociedad. 2

3 Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio deberán ser legalizados igualmente de conformidad con las reglas establecidas en la Ley y en la Instrucción. Las nuevas reglas serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio. 2. A partir de qué momento deben observarse los nuevos requisitos? Pueden seguir formalizándose libros en formato papel? Pueden utilizarse los libros legalizados y pendientes de cumplimentar? No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013: (i) (ii) (iii) libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles; libros en soporte papel; o libros en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática como CD/DVD. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, actas de ejercicios y contratos abiertos antes de 29 de septiembre de 2013 (en adelante, el Ejercicio de cierre ), sin que puedan ser agotados. Así, por ejemplo, cuando el ejercicio social coincida con el año natural: las actas correspondientes al ejercicio iniciado el 1 de enero y cerrado el 31 de diciembre de 2013 (momento en que la Ley ya se encontraba en vigor) pueden transcribirse en los libros legalizados de conformidad con el sistema anterior; pero las actas correspondientes al ejercicio iniciado el 1 de enero y cerrado el 31 de diciembre de 2014 deberán ya legalizarse en soporte electrónico y telemáticamente. Una vez finalizado el Ejercicio de cierre (en el ejemplo utilizado, el 31 de diciembre de 2013), se procederá al cierre de los libros mediante diligencia. 3

4 Si en dichos libros se han transcrito, con posterioridad a la terminación del Ejercicio de cierre, asientos contables, actas o contratos de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, actas o contratos al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente. 3. Cuándo debe procederse a la legalización? La presentación de los libros para su legalización en el Registro Mercantil debe producirse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Por ejemplo, si el ejercicio social se cierra el 31 de diciembre de 2014, el último día para legalizar el libro de las actas de 2014 será el 30 de abril de En caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador así lo hará constar en la certificación que se extienda con ocasión de la legalización de los libros correspondientes. 4. Cómo afecta la modificación a la legalización de los libros de actas y a los libros de contratos con el socio/accionista único? Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el Socio Único, de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013 deberán ser incluidas en libros legalizados de conformidad con el nuevo procedimiento establecido en la Ley. En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. El libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad o individual para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio. Las mismas reglas referidas en los párrafos anteriores serán de aplicación a los libros de contratos del Socio/Accionista Único con la sociedad. 4

5 5. Cómo afecta la modificación a los libros registros de socios y de acciones nominativas? Los libros registros de socios (en las sociedades de responsabilidad limitada) o de acciones nominativas (en las sociedades anónimas), ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de A partir de dicha fecha, se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. 6. Cómo proceder si los libros de ejercicios anteriores no se encuentran debidamente legalizados? Podrán ser objeto de legalización los libros de actas y los libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios de un ejercicio determinado sin que lo esté el/los inmediatamente/s anterior/es (en el caso de los libros registros de socios o de acciones nominativas, aunque falte el libro inicial). No se legalizarán nuevos libros en formato físico, por lo que las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado sus libros (de actas, de contratos de socio/accionista único con la sociedad, de socios o de acciones nominativas), bien con arreglo a la legislación anterior o a la Ley, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente todas las actas, contratos y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. 5

6 7. Pueden corregirse los errores contenidos en libros legalizados conforme a la Ley? A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación un archivo en el que conste certificación del Órgano de Administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos. 8. En qué formato y mediante qué programa deben enviarse los libros al Registro Mercantil competente? Si bien con carácter anterior a la publicación de la Instrucción algunos registros venían aceptando la presentación de libros en soporte digital (CD/DVD), la Instrucción establece que únicamente podrá procederse a la legalización de libros en soporte telemático (nos remitimos a lo anteriormente explicado). A dichos efectos, los libros han de ser cumplimentados y tramitados utilizando el programa LEGALIA (descargable gratuitamente desde la página web del Colegio de Registradores Para poder hacer uso de dicho programa es preciso tener una cuenta de abonado (también gratuita) y disponer de certificado de firma electrónica. La información que deberá completarse a través del programa LEGALIA incluye la siguiente: Con el primer envío telemático únicamente se acreditará la diligencia de cierre de los libros en papel, mediante el envío de un archivo que incluya la certificación del Órgano de Administración que haga constar dicha circunstancia. Además, y en todos los envíos: una relación de libros cuya legalización se solicita, con indicación de su firma digital; certificación de las firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita; y un fichero de cada libro. 9. Implica el nuevo sistema que ahora el contenido de los libros será público? El contenido de los libros no será público. La protección de la información presentada se realizará mediante la huella digital generada para cada libro. 6

7 10. Qué ocurre si de manera excepcional no resulta posible la presentación de los libros por vía telemática? Excepcionalmente, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, se abre la posibilidad a que el Registrador permita la presentación de libros en formato papel y siempre que por justa causa no sea posible su presentación en formato electrónico. Únicamente la experiencia con los Registros Mercantiles nos confirmará las circunstancias que los Registros admitirán como supuestos de imposibilidad por justa causa. Además, y también de forma excepcional, cuando exista una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, el Registro Mercantil podrá permitir la presentación de libros mediante dispositivos de almacenamiento de datos, dando debido cumplimiento al formato y contenido de los distintos ficheros y presentando los modelos que se especifican en la Instrucción. Una de las cuestiones a las que deberemos hacer seguimiento es la flexibilidad con la que los Registros permitirán acogerse a esta excepción. Debe tenerse en cuenta que, si bien la Instrucción acelerará con total seguridad la homogeneización de criterios en todos los Registros, debido a su reciente publicación podrían seguir arrastrándose en un primer momento distintos ritmos en el proceso de adaptación de cada uno de ellos a la Ley. Finalmente, no queremos dejar de recordarles el deber de diligente administración que las leyes imponen a los administradores de las sociedades, deber que comprende la correcta llevanza y legalización de los libros y que cobra especial relevancia en el ámbito concursal, en el que puede incidir en la calificación del concurso. * * * Quedamos a su disposición para aclarar o ampliar el contenido de la presente circular. Sin otro particular, les saluda muy atentamente. BSK LEGAL & FISCAL 7