Circular Informativa ASUNTO: LEGALIZACIÓN DE LIBROS OBLIGATORIOS DE LOS EMPRESARIOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Transcripción

1 CIRCULAR 24/2015 ASUNTO: LEGALIZACIÓN DE LIBROS OBLIGATORIOS DE LOS EMPRESARIOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Oviedo, 30 de Noviembre de Muy señores nuestros: Estando próximos al cierre contable del ejercicio 2015, queremos recordarles la obligación de legalización telemática de todos los libros de los empresarios regulados en el Código de Comercio. En esta Circular Informativa les indicamos las instrucciones precisas para llevar a cabo esta obligación. Adicionalmente incluimos unos breves comentarios sobre la necesidad de conservar la documentación de contenido contable, mercantil y fiscal. Como de costumbre, quedamos a su disposición para cualquier aclaración al respecto. TELENTI, C.T.C., S.L. San Francisco,21, 1º Oviedo Tel Fax telenti@telenti.com INPACT INTERNATIONAL

2 LEGALIZACIÓN DE LIBROS OBLIGATORIOS DE LOS EMPRESARIOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Señala el Código de Comercio que "Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, y los libros registros de socios y de acciones nominativas, se cumplimentarán en soporte electrónico y se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio". A continuación se describen las instrucciones precisas para llevar a cabo dicha obligación. INSTRUCCIONES PARA LA LEGALIZACION DE LIBROS MERCANTILES El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios iniciados a partir del día 29 de septiembre de Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico. La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil, deberá ser por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de No obstante, los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014, que no hayan sido Circular Informativa 24/2015 2/7

3 trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. En el caso de que no se dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, se podrá solicitar al Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio. Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados hasta 31 de diciembre de A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Circular Informativa 24/2015 3/7

4 En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial. En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros. Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita. Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. Circular Informativa 24/2015 4/7

5 A los efectos de prueba, el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalización. Cuando interese al empresario, por razones de confidencialidad y de seguridad en los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros a legalizar, podrá utilizar determinados procedimientos de encriptación mediante algoritmos de cifrado por bloques simétrico o utilizar sistemas de cifrado con doble clave, pública y privada, que pongan a disposición entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida. Recordar por último, que los libros a legalizar son los que relaciona el artículo 25 del Código de Comercio, esto es: Diario Inventario y Cuentas Anuales Balances de comprobación (sumas y saldos) Registro de Acciones Nominativas en el caso de S.A. Registro de Socios en el caso de S.L. Libro de Actas Libro de Actas del Consejo Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE CONTENIDO CONTABLE, FISCAL Y MERCANTIL De acuerdo con la legislación mercantil (Código de Comercio) los libros y justificantes de la actividad mercantil, deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos. Circular Informativa 24/2015 5/7

6 Por su parte, a efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, así como los soportes documentales (facturas, documentos bancarios, etc), incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal, deben conservarse, al menos, durante el periodo (actualmente de 4 años) en que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria. Este plazo empieza a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Así por ejemplo, una sociedad deberá conservar toda la documentación relativa al año 2014: A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2019 ( cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2014 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2015). A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2020 (seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2014). Ante esta regla general debemos mencionar dos supuestos muy habituales en la práctica que "modifican" estos periodos de forma sustancial al efecto que nos ocupa: 1º.- Existencia de bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): Todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa. Con la entrada en vigor de la nueva Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, a partir del 1 de enero de 2015, se limita el plazo temporal de ese derecho de comprobación a diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación. Una vez transcurrido dicho plazo de diez años, aunque prescribe la capacidad de la Administración para comprobar e investigar esas bases imponibles negativas, sin embargo, a efectos de consolidar la compensación de las mismas, el sujeto pasivo está obligado a la acreditación de la procedencia y cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación Circular Informativa 24/2015 6/7

7 pretenda realizar. Para ello debe exhibir a la Administración tributaria la correspondiente liquidación o autoliquidación de la que haya resultado la base imponible negativa, así como la contabilidad, con acreditación de su depósito durante el plazo de esos diez años en el Registro Mercantil. En consecuencia, deberá conservarse al menos la contabilidad y declaraciones por el impuesto que acrediten las bases imponibles negativas durante todo el periodo de compensación de las mismas. 2º.- Para las adquisiciones de elementos de inmovilizado: estas facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción a contar desde el ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. RECORDAR: Guardar de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años). Circular Informativa 24/2015 7/7