Mesa 2: Avances y Retos en la Organización de Archivos

Transcripción

1 Mesa 2: Avances y Retos en la Organización de Archivos Mejora en la Transparencia y Acceso a la Información a través de la implementación de un Sistema Integral de Archivos en la SCT Diciembre 2010

2 Etapas Proyecto sobre organización y mantenimiento de los archivos de trámite y concentración en la SCT Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT

3 Fases del Proyecto Diagnóstico, Revisión y Análisis de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico Instalación de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoración de los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales como de los 31 Centros SCT

4 Unidades Administrativas Centrales SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-méxico Vinculación Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Asuntos Jurídicos Comunicación Social Planeación Evaluación Carreteras Federales Conservación de Carreteras Servicios Técnicos Aeronáutica Civil Autotransporte Federal Transporte Ferroviario y Multimodal General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Puertos Marina Mercante Fomento y Administración Portuaria Programación, Organización y Presupuestos Recursos Humanos Recursos Materiales Desarrollo Carretero Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

5 Yucatán Quintana Roo 95 Campech e Chihuahua Coahuila Durango Zacatecas Nayarit Jalisco Edo. de Méx. 77 Sonora 31 Centros SCT Nuevo León Tamaulipas San Luis Potosí Ags. Hidalgo Querétaro Guanajuato Veracruz Michoacán 22 Colima DF Mor. Tlax. Puebla Tabasco Guerrero Oaxaca Chiapas Sinalo a Baja California Sur Baja California

6 Cuadro Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental validado Donde Estamos? Asesoría y capacitación a más de 1,500 servidores públicos en la instalación y depuración de expedientes Registro en el Sistema Automatizado de Archivos del lfai de alrededor de 7,000 expedientes a nivel nacional

7 Actualizar el registro en el Sistema Automatizado del IFAI Realizar las transferencias primarias hacia el archivo de concentración Qué tenemos que hacer? Depurar la documentación que carece de valores documentales, para realizar el proceso de baja definitiva Registrar los inventarios del archivo de concentración

8 Contar con un Sistema de Archivos Actualizado y operando en la totalidad de las unidades administrativas de la SCT Hacia donde vamos? Mejorar la imagen de las Unidades Administrativas y reducir el peso de las oficinas Dar cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a la normatividad en materia de organización y conservación de archivos

9 Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT

10 Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Objetivo Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso oportuno a la información, transparente la gestión pública y favorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a las disposiciones normativas en materia de organización y conservación de archivos

11 Acciones realizadas para la Estandarización Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite y concentración Documentación conforme a la norma ISO 9001:2008 Auditoria para la incorporación al alcance del Sistema de Gestión de Calidad del proceso Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración en la SCT

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19 Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT Meta: 90% de las series documentales definidas en el cuadro general de clasificación deben de contar con registro de expedientes en el SICCA del IFAI ESTADO AVANCES EN SERIES CON REGISTROS CENTROS SCT REGION CENTRO PAIS Ene-10 SERIES IDENTIFICADAS EN EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION SERIES CON REGISTROS DE EXPEDIENTES AVANCE PORCENTUAL SERIES CON REGISTROS DE EXPEDIENTES Nov-10 AVANCE PORCENTUAL QUERETARO % %

20 Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT Meta: 50% DE EXPEDIENTES ACTIVOS EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE REGISTRADOS POR SERIE DOCUMENTAL EN EL SICCA DEL IFAI ESTADO AVANCES EN SERIES CON REGISTROS CENTROS SCT REGION CENTRO PAIS TOTAL Ene-10 EXPEDIENTES ACTIVOS POR SERIE DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE EXPEDIENTES REGISTRADOS AVANCE PORCENTUAL EXPEDIENTES REGISTRADOS Nov-10 AVANCE PORCENTUAL QUERETARO 37, % %

21 Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT Meta: 75% DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INVENTARIADOS ESTADO AVANCES EN SERIES CON REGISTROS CENTROS SCT REGION CENTRO PAIS Ene-10 TOTAL EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN EXPEDIENTES INVENTARIADOS AVANCE PORCENTUAL EXPEDIENTES INVENTARIADOS Nov-10 AVANCE PORCENTUAL QUERETARO 7, % 7,722 99%

22 TOTAL Registro de Expedientes en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico del IFAI Registro de Expedientes en el Sistema de Administración de archivos del IFAI Unidad administrativa Oficina del C. Secretario Subsecretaria de Infraestructura y sus Direcciones Generales Subsecretaria de Transporte y sus Direcciones Generales Subsecretaria de Comunicaciones y sus Direcciones Generales Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales Coordinación Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales Coordinación Centros SCT y sus Direcciones Generales Centros SCT Diciembre ,282 6,921 Diciembre ,790 3, ,675 6,000 2, , ,007 Noviembre ,502 4,895 6, ,294 7,427 2, , ,861

23 Transferencias Documentales y Donación de Papel (Cifras en Toneladas) Coordinación Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales Coordinación Centros SCT y sus Direcciones Generales Centros SCT UNIDAD ADMINISTRATIVA Oficina del C. Secretario Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales Totales Transferencias Documentales Donación de Papel

24 Certificación Bajo la Norma ISO 9001:2008

25 El registro de expedientes en el IFAI, las transferencias documentales al archivo de concentración y la depuración de la documentación para su donación al CONALITEG, ha permitido, por un lado, sistematizar y estandarizar la operación en la organización de los archivos en áreas centrales y en los 31 Centros SCT y por otro, reducir el peso excesivo que representa la documentación en las oficinas.

26 Archivo Histórico El Archivo de Concentración a nivel central, se ha integrado el Archivo Histórico de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, cuyo periodo abarca de 1867 a 1990, contenidos en aproximadamente 40,000 expedientes y esta constituido por los siguientes fondos documentales: Fondo Documental: Secretaría de Estado y del Despacho de Fomento, Colonización, Industria y Comercio. Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas. Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Transportes.

27 Gracias Lic. Roberto Loyo Cárdenas Director de Proyectos de Calidad y Coordinador de Archivos de la SCT Correo rloyoc@sct.gob.mx