PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE TORMENTA O HURACÁN

Transcripción

1 Universidad Interamericana de Puerto Rico Recinto de San Germán PLAN DE EMERGENCIA EN CASO DE TORMENTA O HURACÁN d e a g o s t o d e

2 ÍNDICE Título Página 1. Centro de Operaciones de Emergencia Oficina de Seguridad Conservación y Servicios Generales Recursos Humanos Transportación Centro de Informática y Telecomunicaciones Personal Administrativo Facultad Residencias Estudiantiles Concesionarios Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán Anejo 12. Formulario para Registrar Daños a la Planta Física o la Propiedad Mueble.... Anejo

3 Página 2 de 14 Centro de Operaciones de Emergencias Composición: Sra. Frances Caraballo Sr. Víctor Bonilla Sra. Marisol González Sr. José Aníbal Rivera Sra. Evelyn Torres Sra. Tary del C. García Sr. Raúl Medina Sra. Janine Haderthauer Dra. Nyvia I. Alvarado 1. Anualmente, se revisará y se publicará el Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán. 2. Se actualizarán los números telefónicos y celulares de los integrantes del Centro de Operaciones de Emergencia y el Consejo Administrativo. 3. Se coordinarán los talleres a ofrecer a la Comunidad Universitaria entre los meses de junio a septiembre. 4. Ante el posible paso de una tormenta o huracán, la Ejecutiva Principal impartirá instrucciones a la Decana de Administración para poner en efecto este plan y se convocará a los integrantes del Centro de Operaciones de Emergencias. En ausencia de la Ejecutiva Principal, la Decana de Estudios tomará el mando durante la emergencia en articulación con la Decana de Administración. 5. El Centro de Mando se establecerá en la Sala de Reuniones del Centro de Informática y Telecomunicaciones. 6. Los integrantes del Centro de Operaciones de Emergencias cotejarán que se completen las actividades establecidas por oficina y servirán de facilitadores. 7. Se mantendrá informada a la Comunidad Universitaria a través de los mensajes en el cuadro telefónico y los boletines emitidos por la emisora Radio Sol 1090 AM. Además, con la autorización de la Ejecutiva Principal, se procederá a dejar un mensaje de texto o voz en los teléfonos celulares o residenciales mediante el Sistema de Alerta. 8. Al finalizar las labores de esta primera etapa, la Decana de Administración informará a la Ejecutiva Principal las gestiones realizadas.

4 Página 3 de Se mantendrán informados a través de los boletines oficiales emitidos. 2. De ser necesario, y hasta donde las circunstancias lo permitan, se mantendrán comunicados con la Ejecutiva Principal o el Recinto. 1. Tan pronto le sea posible, los integrantes del Centro de Operaciones de Emergencia se presentarán al Recinto y se comunicarán con la Ejecutiva Principal. 2. Se evaluará la situación del Recinto y de ser necesario, se establecerá la nueva ubicación del Centro de Mando. 3. Coordinarán y cooperarán en la ejecución de las siguientes tareas: a. mantener informada a la comunidad universitaria b. coordinar la ayuda necesaria para restablecer los servicios c. cotejo de asistencia de los colaboradores en el Recinto d. evaluación y entrega de materiales, según le sea solicitado e. asistirán al personal de las oficinas de Seguridad y Propiedad en la documentación correspondiente a los daños ocasionados en el Recinto. 4. Se mantendrá informada a la Ejecutiva Principal de las necesidades y la acción tomada en los Decanatos, la Gerencia de Servicios de la Matrícula y Rectoría.

5 Página 4 de 14 Oficina de Seguridad 1. Al 1 de junio, se realizará un inventario de materiales y equipos disponibles. De ser necesario, se preparará informe de necesidades. Estos documentos se referirán a la Decana de Administración. 2. Tan pronto se emita un aviso de tormenta o huracán, el personal adscrito a esta dependencia, se presentará a la Oficina de Seguridad. 3. La Cadena de Mando será como sigue: Ejecutiva Principal, Decana de Administración y Director de Seguridad. 4. Permanecerán abiertos los portones #1, #2 y #3, de acuerdo a las instrucciones impartidas. 5. Se cotejará la propiedad y se identificarán posibles proyectiles durante el paso del huracán o tormenta. Se preparará un informe, el cual se referirá a la Decana de Administración y al Director de Conservación y Servicios Generales. 6. Se cotejarán los vehículos de seguridad y se abastecerán de combustible. 7. Se brindará apoyo a las siguientes áreas: a. Transportación mover los vehículos oficiales a la plazoleta del Edificio Lamar y la planta baja del Centro de Estudiantes. 8. Se procederá a levantar las vallas de todos los brazos mecánicos. 9. Se protegerán las cámaras de vigilancia electrónica. De ser necesario, se recogerán y ubicarán en la Oficina de Seguridad. 10. Se revisará el equipo de prevención de incendios. 11. Recibirán los radios de comunicación interna asignados en el Recinto y procederán a cargarlos. 12. Mientras no exista riesgo, el(los) oficial(es) permanecerán destacados en el portón #1. De lo contrario, se trasladarán a la Residencia Archilla Cabrera. 13. El Director de Seguridad ofrecerá a la Decana de Administración un informe de las acciones tomadas. 1. Se destacará el personal asignado al turno de trabajo en la Residencia Archilla Cabrera. 2. El personal de turno tendrá el siguiente equipo para su uso: a. Radios de comunicación interna

6 Página 5 de 14 b. Radios AM-FM c. Botiquín de primeros auxilios d. Lámparas e. Baterías f. Capas, guantes y botas g. Soga h. Uniforme adicional i. Cámara j. Directorio telefónico k. Libro de novedades l. Control de entrada y salida de visitantes 3. El cuadro telefónico se transferirá a la Residencia Archilla Cabrera y el oficial de seguridad, tendrá a su cargo esta función. De ser necesario, se podrá proveer el teléfono celular (787) El acceso al Recinto estará restringido. Los portones #2 y #3 con acceso a la Ave. Universidad Interamericana permanecerán cerrados. 5. el paso del ojo del huracán se experimenta un período de calma. El peligro no ha pasado, manténgase en un lugar seguro. 6. El Oficial a Cargo rendirá un informe al Director de Seguridad. 1. El Director de Seguridad o el Oficial a Cargo se comunicará con la Decana de Administración, quién informará a la Ejecutiva Principal. 2. El personal de la Oficina de Seguridad del próximo turno de trabajo se presentará en el Recinto para el relevo del personal que estuvo durante la emergencia, conforme al plan de trabajo. 3. Continuaremos con el control de acceso al Recinto en el Portón #1. El acceso estará limitado para el personal autorizado a trabajar después de la emergencia. Se llevará un registro de los colaboradores que lleguen a trabajar. 4. Se realizará una inspección visual para identificar los daños a la propiedad. Se procederá a fotografiar los mismos para las posibles reclamaciones al seguro. 5. Procederán a realizar los informes de acuerdo a las áreas asignadas. 6. Dirigirán el tránsito en el Recinto.

7 Página 6 de 14 Conservación y Servicios Generales 1. Al 1 de junio, se realizará un inventario de materiales y equipos disponibles. De ser necesario, se preparará un informe de necesidades, el cual se referirá a la Decana de Administración. Mantendrán un inventario de materiales, equipos y herramientas para el proceso de recuperación (después del paso de la tormenta o huracán). 2. Realizarán una inspección en los predios del Recinto para identificar y recoger escombros y posibles proyectiles. 3. Se establecerá un plan para la poda de árboles en el Recinto para proteger las líneas eléctricas y prevenir futuros daños a la propiedad y vías de rodaje. 4. Se inspeccionarán y abastecerán las reservas con agua. 5. Se asegurarán que las herramientas, equipos y vehículos estén abastecidos de combustible. 6. Protegerán las estructuras con paneles o tormenteras en las áreas identificadas. 7. Proveerán las bolsas plásticas necesarias para proteger el equipo, según soliciten los supervisores de las diferentes áreas. La entrega se realizará en el Portón #1. 8. Se asegurarán del buen funcionamiento de las generadoras eléctricas portátiles. 9. En la medida que sea posible, se asegurarán o guardarán los equipos y antenas expuestas que puedan sufrir daños. 10. Completarán el recogido de basura en los zafacones ambientales y coordinarán con la compañía los servicios contratados para estos fines. 11. En caso de algún proyecto de construcción o mantenimiento, se asegurará el área. Si el proyecto es contratado o en coordinación con la Oficina Central del Sistema, se asegurará que se tomen las medidas de seguridad requeridas. 12. Procederán a cerrar las llaves de gas en los siguientes edificios: Arte, Marquis Science Hall y las cafeterías en los edificios James R. Beverley y Dr. Ismael Vélez, en coordinación con el concesionario. 13. Cotejarán que las instalaciones físicas estén debidamente cerradas. 14. Procederán a estacionar los vehículos oficiales en los lugares designados: plazoleta del edificio Lamar y planta baja del edificio James R. Beverley. Entregarán la llave correspondiente al Oficial Administrativo I a cargo de la oficina de Transportación. En su ausencia, se entregarán al oficial de seguridad destacado en el Portón # Los departamentos de Servicios de Limpieza, Ornato, Electricidad y Refrigeración informarán al Director las tareas realizadas y pendientes.

8 Página 7 de Al finalizar las tareas, entregarán los radios de comunicación interna en el Portón # El Director de Conservación y Servicios Generales ofrecerá a la Decana de Administración un informe de las acciones tomadas. 1. Se evaluará si amerita la presencia de algún colaborador durante la emergencia. 1. Los colaboradores se presentarán al Recinto, de acuerdo a los boletines emitidos. 2. De presentarse al Recinto, firmará la lista de asistencia preparada por la Oficina de Recursos Humanos y se comunicará con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Los colaboradores ejecutarán conforme a las instrucciones impartidas por el supervisor y en cumplimiento con las reglas de seguridad. 4. Se cotejará el área de trabajo y se informarán los daños a la Oficina de Seguridad. No se moverá nada hasta que se presente la Guardia Universitaria o el personal autorizado para tomar las fotos. Se preparará un informe, el cual incluya estimados en pérdidas. 5. Si algún colaborador resulta lesionado durante el proceso, se informará al Centro de Operaciones de Emergencias para que personal de las oficinas de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia. Recursos Humanos 1. Al 1 de junio de cada año, mantendrá un directorio telefónico actualizado de los empleados del Recinto y proveerá copia a la Decana de Administración. 2. Elaborará las listas de asistencia para el cotejo de personal en el Recinto al momento de aviso de tormenta o huracán y las canalizará a la Oficina de Seguridad. 3. Emitirá informes de asistencia, según solicitados.

9 Página 8 de Los colaboradores se presentarán al Recinto, de acuerdo a los boletines emitidos. 2. De presentarse al Recinto, firmarán la lista de asistencia preparada por la oficina de Recursos Humanos y se comunicarán con la directora para recibir instrucciones. 3. Cotejarán su área de trabajo e informarán los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta que se presente la Guardia Universitaria o el personal autorizado para tomar las fotos y se le autorice. 4. El supervisor a cargo redactará el informe de daños. Este informe se referirá al Decanato de Administración. 5. Atenderán las situaciones que les sean referidas. 6. Emitirá un informe de asistencia, según solicitado. Transportación 1. Tan pronto se emita el aviso de tormenta o huracán, los colaboradores se presentarán en la Oficina de Transportación. 2. Se dará inicio al cotejo de todos los vehículos y se abastecerán de gasolina. 3. Los vehículos pesados tales como camiones y camionetas, entre otros se ubicarán en la plazoleta del Edificio Lamar. 4. Los vehículos livianos (automóviles) se ubicarán en la Planta Baja del Edificio James R. Beverley. 5. Se protegerán los abastos de aceites usados, equipos, herramientas y la oficina. 6. El Oficial Administrativo I recibirá la totalidad de las llaves de los vehículos y las entregará a la Guardia Universitaria en el Portón #1. 7. Se referirá un informe de las acciones tomadas a la Decana de Administración. 1. Se evaluará si amerita la presencia de algún colaborador durante la emergencia. 1. El personal se presentará al Recinto, de acuerdo a los boletines emitidos.

10 Página 9 de De presentarse al Recinto, firmarán la lista de asistencia preparada por la oficina de Recursos Humanos y se comunicarán con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Procederá a realizar el cotejo para el informe de daños. De haber alguno, comuníquese al Centro de Operaciones de Emergencias o a la Guardia Universitaria. 4. Tan pronto sea posible, se procederá a reubicar los vehículos en el área de Transportación o área asignada, aquellos vehículos a utilizarse en las labores de recuperación del Recinto, serán ubicados en el estacionamiento del Centro Religioso. 5. Se preparará un informe de las gestiones realizadas. Centro de Informática y Telecomunicaciones 1. Al finalizar la jornada de trabajo, la Telefonista o el Director del Centro de Informática y Telecomunicaciones transferirán el cuadro telefónico a la Oficina de Seguridad o a la residencia estudiantil Archilla Cabrera, según corresponda. El oficial de Seguridad tendrá a su cargo, atender las llamadas. 2. Emitirá los mensajes de texto o voz, según solicitado por la Ejecutiva Principal. Personal Administrativo 1. Cada supervisor actualizará el directorio telefónico de los colaboradores a su cargo y referirá a la Oficina de Recursos Humanos. 2. Participarán de los talleres coordinados por el Decanato de Administración. 3. Al momento de emitir el aviso, se procederá a mover objetos cercanos a las ventanas y proteger el equipo con bolsas plásticas, las cuales solicitará el supervisor de cada área a la Oficina de Conservación y Servicios Generales. Las mismas se entregarán en el Portón #1. 4. Los teléfonos permanecerán conectados. 5. Al salir de su área, se asegurará de apagar luces, acondicionadores de aire, desconectar equipos eléctricos y de cerrar bien las puertas y ventanas. De tener problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o a la Oficina de Seguridad. 6. Mantenerse informado de las decisiones tomadas por la administración del Recinto.

11 Página 10 de Se evaluará si amerita la presencia de algún colaborador durante la emergencia. 1. Se mantenderá informado a través del cuadro telefónico, mensajes en la emisora Radio Sol 1090 AM y los medios noticiosos. Además, la Universidad considerará el enviar mensaje mediante el sistema de alerta de emergencia. 2. De presentarse al Recinto, firmará la lista de asistencia preparada por la oficina de Recursos Humanos y se comunicará con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Coteje su área de trabajo e informe los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos y se redacte el informe. Espere a ser autorizado. 4. El supervisor a cargo redactará el informe, el cual se entregará en el Decanato de Administración para la acción correspondiente. 5. Si algún colaborador resulta lesionado durante el proceso, se informará al Centro de Operaciones de Emergencias para que personal de la Oficina de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia. Facultad 1. Si al momento de emitirse la comunicación relacionada a la suspensión de clases se encuentra reunido en el salón, notifique a los estudiantes y oriénteles a mantenerse informados a través de los medios noticiosos y la emisora Radio WSOL 1090 AM. Además, la Universidad considerará el enviar mensaje mediante el sistema de alerta de emergencia. 2. Si el curso es el último en reunirse en ese salón, cooperará en cerrar las ventanas y desconectar los equipos. 3. Proteja las pertenencias en su oficina. Aleje objetos de las ventanas y coloque los libros y objetos sobre el nivel del piso.

12 Página 11 de Al salir de su oficina, asegúrese de cerrar bien las puertas y ventanas. Si tiene problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o con la Oficina de Seguridad. 5. Informe a su supervisor inmediato la acción tomada. 1. Se evaluará si amerita la presencia de algún colaborador durante la emergencia. 1. Se mantenderá informado a través del cuadro telefónico, mensajes en la emisora Radio Sol 1090 AM y los medios noticiosos. Además, la Universidad considerará el enviar mensaje mediante el sistema de alerta de emergencia. 2. De presentarse al Recinto, firmará la lista de asistencia preparada por la oficina de Recursos Humanos y se comunicará con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Coteje su área de trabajo e informe los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos y redactar el informe. Espere a ser autorizado. 4. Redacte un informe de los daños, provea costos y canalice los mismos al supervisor inmediato o encargado de su área. 5. Si resultara lesionado durante el proceso, informe al Centro de Operaciones de Emergencia para que personal de la Oficina de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia. Residencias Estudiantiles 1. Se referirá a los residentes el Plan de Emergencia en Caso de Huracanes. 2. Todo estudiante que permanezca en la residencia designada debe contar con los siguientes artículos de primera necesidad: a. alimentos no perecederos y agua b. efectos de primeros auxilios y medicamentos recetados de uso diario c. efectos personales, incluyendo ropa de cama y almohadas d. linterna e. baterías de reserva

13 Página 12 de 14 f. agua potable 3. Deberán mantener la ropa y utensilios de cocina limpios, antes de que se afecten los servicios de energía eléctrica y agua potable. a. Aparte las camas y objetos personales de las ventanas. b. Guarde sus pertenencias y documentos importantes en el guardarropas, sobre el nivel del piso. c. Evite dejar objetos debajo de las camas. 4. Informe cualquier situación que pueda presentar peligro. 5. Todo residente será responsable de tomar las medidas preventivas necesarias para proteger su propiedad personal y la habitación. El Recinto no será responsable de los daños ocasionados a la propiedad personal que no se haya protegido. 6. Desconecte todos los artefactos eléctricos. Si tiene nevera, proceda a retirar todos los alimentos dejando la misma vacía, limpia, desconectada y con la puerta abierta. 7. Al momento de desalojar la habitación, deberá cerrar puertas y ventanas, desconectar y apagar todos los equipos eléctricos y luces. 8. Esté atento a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología. 9. Aquellos residentes que tengan que permanecer en el Recinto, se moverán al área designada por el personal a cargo. 1. Manténgase en la residencia; no salga a la intemperie. Aléjese de puertas y ventanas. 2. el paso del ojo del huracán, se experimenta un período de calma. El peligro no ha pasado, manténgase en un lugar seguro. 3. Manténgase en calma. 4. Siga instrucciones y colabore con el personal de apoyo. 5. Tome precauciones con el uso de linternas y equipos para prevenir incendios. 6. Haga buen uso de las reservas de agua y comestibles. 7. Utilice ropa cómoda y zapatos que le permitan moverse con facilidad. 1. Espere instrucciones por parte del personal de apoyo, quién le orientará e indicará el momento en el cual regresará a su habitación. Es importante que haga una inspección visual e informe a la mayor brevedad los posibles daños. 2. Recoja sus pertenencias tan pronto sea autorizado. 3. Informe cualquier emergencia al personal de apoyo, tales como: problema de salud, líneas eléctricas averiadas o posible riesgo de incendio o peligro, entre otros.

14 Página 13 de Haga buen uso de las reservas de agua potable, alimentos y otros artículos de primera necesidad; los servicios regulares pueden tardar en restablecerse. 5. No consuma alimentos que no se hayan almacenado o confeccionado adecuadamente. 6. Deposite los desperdicios en bolsas plásticas o contenedores en los lugares designados. Evite epidemias. 7. Mantenga las reservas de agua bien tapadas, evitando la propagación de mosquitos o contaminación. 8. Coopere con el personal de apoyo en aquellas tareas que permitan la pronta recuperación del funcionamiento normal de la residencia. 9. Manténgase en el área designada y espere instrucciones. 10. Colabore en todas las tareas que redunden en su bienestar y en el de los demás. Concesionarios 1. Al 1 de junio de cada año, mantendrán un directorio telefónico actualizado de sus empleados. Referirán al Decanato de Administración los números telefónicos del personal identificado como enlace con el Recinto. 2. Mantendrán un inventario actualizado de equipos y materiales. 3. Al momento de emitir el aviso, procederán a mover objetos cercanos a las ventanas y protegerán el equipo. 4. Los teléfonos permanecerán conectados. 5. Se asegurarán de cerrar bien las puertas y ventanas. De tener problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o a la Oficina de Seguridad. 6. Se mantendrán informados de los mensajes emitidos por el Recinto a través de los medios noticiosos o de la emisora radial 1090AM. 1. la emergencia, permanecerá en el Recinto el personal previamente autorizado por la Ejecutiva Principal. 1. Se mantendrán informados a través del cuadro telefónico, mensajes en la emisora Radio Sol 1090 AM y los medios noticiosos.

15 Página 14 de Cotejarán su área de trabajo y evaluarán los daños. De ser necesario, prepararán un informe. 3. Tomarán la acción correspondiente para restablecer las operaciones. 4. Prepararán un informe a la Ejecutiva Principal de la acción tomada.