Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 4

Transcripción

1 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 4 Composición: Sra. Frances Caraballo Sr. Víctor Bonilla Sra. Evelyn Torres Sr. José Aníbal Rivera Sra. Marisol González Sra. Tary del C. García Sr. Efraín Angleró Sra. Janine Haderthauer 1. Anualmente, se revisará el Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán. 2. Se actualizarán los números telefónicos y celulares de los miembros del Comité de Operaciones de Emergencia y el Consejo Administrativo. 3. Se divulgará a la comunidad universitaria el Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán. 4. Se coordinarán los talleres a ofrecer a la Comunidad Universitaria entre los meses de junio a septiembre. 5. La Decana de Administración Interina procederá a activar este plan y convocará a los miembros del Centro de Operaciones de Emergencias tan pronto se emita un aviso de tormenta o huracán. 6. El Centro de Mando se establecerá en la Sala de Reuniones del Decanato de Administración ubicada en la planta alta del edificio Eusebio López Acosta. 7. Los miembros del Centro de Operaciones de Emergencias cotejarán que se completen las actividades a realizar, por oficina y servirán de facilitadores. 8. Se mantendrá informada a la comunidad universitaria a través de los mensajes en el cuadro telefónico y boletines emitidos por la emisora Radio Sol 1090 AM. 9. Al finalizar las labores de esta primera etapa, la Decana de Administración Interina informará a la Ejecutiva Principal.

2 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 5 1. Se destacará el siguiente personal: a. Un oficial de seguridad ubicado en la Residencia Archilla Cabrera. b. Dos oficiales para la vigilancia preventiva de la propiedad, mientras las condiciones ambientales les permitan ejecutar sus funciones. 2. El personal de turno tendrá el siguiente equipo para su uso: a. Radios teléfonos portátiles b. Radios AM-FM c. Botiquín de primeros auxilios d. Lámparas y baterías e. Capas, guantes y botas f. Soga g. Ropa adicional h. Cámara 3. El cuadro telefónico se transferirá a la Residencia Archilla Cabrera y el oficial de seguridad tendrá a su cargo, el directorio telefónico. 1. Tan pronto le sea posible, los miembros del Centro de Operaciones de Emergencia se presentarán al Recinto y se comunicarán con la Decana de Administración Interina. 2. Se evaluará la situación del Recinto y de ser necesario, se establecerá la nueva ubicación del Centro de Mando. 3. Los miembros del Centro de Operaciones de Emergencias realizarán las siguientes tareas: a. cotejo de asistencia de personal en el Recinto b. distribución de materiales, según le sea solicitado c. asistirán al personal de las oficinas de Seguridad y Propiedad en la documentación correspondiente a los daños ocasionados en el Recinto. 4. Se mantendrá informado a la Ejecutiva Principal.

3 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 6 Oficina de Seguridad 1. Al 1 ro de junio, se realizará un inventario de necesidades y recursos disponibles. 2. Tan pronto se emita un aviso de tormenta o huracán, el personal adscrito a esta dependencia, se presentará a la Oficina de Seguridad. 3. La Cadena de Mando será como sigue: Ejecutiva Principal, Decana de Administración Interina y Director de Seguridad. En ausencia dla Ejecutiva Principal, la Decana de Estudios tomará el mando durante la emergencia en articulación con la Decana de Administración Interina. 4. Permanecerá abierto el portón #1, ubicado en la Avenida Dr. Harris. 5. Se cotejará la propiedad y se identificarán posibles proyectiles durante el paso del huracán o tormenta. Se preparará un informe, el cual se referirá a la Decana de Administración Interina y al Director de Conservación y Servicios Generales para la acción correspondiente. 6. Se cotejarán los vehículos de seguridad y se abastecerán de gasolina. 7. Se brindará apoyo a la Oficina de Transportación para trasladar los vehículos oficiales a la plazoleta del Edificio Lamar y planta baja del Centro de Estudiantes. 8. Se procederá a levantar las vallas de los brazos mecánicos. 9. Se protegerán las cámaras de vigilancia electrónica. De ser necesario, se recogerán y ubicarán en la Oficina de Seguridad. 10. Mientras no exista riesgo, el oficial permanecerá destacado en el portón #1. De lo contrario, se trasladará a la Residencia Archilla Cabrera. 11. El Director de Seguridad ofrecerá a la Decana de Administración Interina un informe de las acciones tomadas. 1. Se destacará el siguiente personal: a. Un oficial a cargo ubicado en la Residencia Archilla Cabrera. b. Dos oficiales para la vigilancia preventiva de la propiedad mientras las condiciones ambientales les permita ejecutar sus funciones. 2. El personal de turno tendrá el siguiente equipo para su uso: a. Radios teléfonos portátiles b. Radios AM-FM

4 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 7 c. Botiquín de primeros auxilios d. Lámparas y baterías e. Capas, guantes y botas f. Soga g. Alimentos de primera necesidad h. Ropa adicional i. Cámara j. Directorio telefónico 3. El cuadro telefónico se transferirá a la Residencia Archilla Cabrera y el oficial a cargo, tendrá el directorio telefónico. 4. Se le proveerá al oficial a cargo el telefóno celular Se protegerán los vehículos y otros equipos que no sean utilizados durante la emergencia. 6. El acceso al Recinto estará restringido. Los portones con acceso a la Ave. Universidad Interamericana permanecerán cerrados. 7. el paso del ojo del huracán se experimenta un período de calma. El peligro no ha pasado, manténgase en un lugar seguro. 8. El oficial a cargo rendirá un informe al Director de Seguridad. 1. El oficial a cargo se comunicará con la Ejecutiva Principal y la Decana de Administración Interina. 2. Se establecerá el control de acceso al Recinto en el Portón #1. El acceso estará limitado para el personal autorizado a trabajar después de la emergencia. Los portones con acceso a la Ave. Universidad Interamericana permanecerán cerrados. Se llevará un registro de los colaboradores que lleguen al Recinto a trabajar. 3. Se realizará una inspección visual para identificar los daños a la propiedad. Se procederá a fotografiar los mismos para las posibles reclamaciones al seguro. 4. El personal de la Oficina de Seguridad del próximo turno de trabajo se presentará en el Recinto para el relevo del personal que estuvo durante la emergencia conforme al plan de trabajo.

5 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 8 Conservación y Servicios Generales 1. Deberán realizar un inventario de necesidades, recursos disponibles e identificación de áreas al 1 ro de junio de cada año. 2. Tendrán a su cargo el recogido de posibles proyectiles. 3. Llenarán las reservas de agua. 4. Velarán que las sierras, generadores eléctricos, vehículos oficiales y otros equipos estén provistos de combustible. 5. Mantendrán un inventario de materiales para el proceso de recuperación después del paso de la tormenta o huracán. 6. Protegerán las estructuras con paneles o tormenteras. 7. Proveerán a las dependencias del Recinto, las bolsas plásticas necesarias para proteger el equipo, según soliciten los supervisores de las diferentes áreas. 8. Procederán a estacionar los vehículos oficiales en los lugares designados: plazoleta del edificio Lamar y planta baja del edificio James R. Beverley. Entregarán la llave correspondiente al Oficial Administrativo I a cargo de Transportación. 9. Procederán a cerrar las llaves de gas en los siguientes edificios: Arte, Marquis Science Hall, cafeterías de Beverley, Campus School y Lamar Borinquen. 10. Cotejarán que las instalaciones físicas estén debidamente cerradas. 11. Descontinuarán los servicios de electricidad en los edificios académicos. 12. Asegurarán los equipos utilizados al finalizar la jornada de cada día. Le comunicará al supervisor inmediato las necesidades a ser atendidas, tareas realizadas y tareas pendientes. 1. Se evaluará si amerita la presencia de algún colaborador durante la emergencia. 1. Los colaboradores se presentarán al Recinto tan pronto les sea posible. 2. Se firmará la Hoja de Asistencia y se comunicará con su supervisor inmediato para recibir instrucciones.

6 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 9 3. Los colaboradores ejecutarán conforme a las instrucciones impartidas por el supervisor. 4. Se cotejará el área de trabajo y se informarán los daños a la Oficina de Seguridad. No se moverá nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos. Se preparará un informe que incluya estimados en pérdidas. 5. Si algún colaborador resulta lesionado durante el proceso, se informará al Centro de Mando para que personal de la Oficina de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia. Recursos Humanos 1. Al 1 ro de junio de cada año, mantendrá un directorio telefónico actualizado de los empleados del Recinto y proveerá copia a la Decana de Administración Interina. 2. Elaborará listas de asistencia para cotejo de personal en el Recinto al momento de aviso de tormenta o huracán y las canalizará a la Decana de Administración Interina. 3. Asumirá las mismas responsabilidades descritas bajo personal administrativo. 4. Emitirá informes de asistencia, según solicitados. 1. Los colaboradores se presentarán al Recinto tan pronto les sea posible. 2. Firmarán la Hoja de Asistencia y se comunicarán con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Cotejarán su área de trabajo e informará los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos. 4. El supervisor a cargo redactará el informe de daños. Este informe se entregará en el Decanato de Administración. 5. Atenderán las situaciones que les sean referidas. 6. Emitirá informe de asistencia según solicitado.

7 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 10 Transportación 1. Tan pronto se emita el aviso de tormenta o huracán, todos los colaboradores se presentarán en la Oficina de Transportación. 2. Se dará inicio al cotejo de todos los vehículos y se abastecerán de gasolina. 3. Los vehículos pesados tales como camiones, camionetas, entre otros se ubicarán en la plazoleta del Edificio Lamar. 4. Los vehículos livianos (automóviles) se ubicarán en la Planta Baja del Edificio James R. Beverley. 5. Se protegerán los abastos de aceites usados, equipos, herramientas y la oficina. 6. El Oficial Administrativo I recibirá la totalidad de las llaves de los vehículos y las entregará a la Guardia Universitaria en el Portón #1 y mantendrá a la Decana de Administración Interina informada de las acciones tomadas. 1. la emergencia el personal mínimo necesario permanecerá en el Recinto. 1. El personal se presentará al Recinto tan pronto le sea posible. 2. Firmarán la Hoja de Asistencia y se comunicarán con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 3. Se procederá a realizar el cotejo para el informe de daños; de haber alguno, comuníquese al Centro de Mando o a la Guardia Universitaria. 4. Tan pronto sea posible, se procederá a reubicar los vehículos en el área de Transportación. Aquellos vehículos a utilizarse en las labores de recuperación del Recinto, serán ubicados en el estacionamiento del Centro Religioso.

8 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 11 Personal Administrativo 1. Cada supervisor actualizará el directorio telefónico de los colaboradores a su cargo y referirá a la Oficina de Recursos Humanos. 2. Participarán de los talleres coordinados por la Decana de Administración Interina. 3. Al momento de emitir el aviso, se procederá a mover objetos cercanos a las ventanas y proteger el equipo con bolsas plásticas, las cuales solicitará el supervisor de cada área a la Oficina de Conservación y Servicios Generales. 4. Los teléfonos permanecerán conectados. 5. Se asegurará de cerrar bien puertas y ventanas. De tener problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o a la Oficina de Seguridad. 6. Mantenerse informado de las decisiones tomadas por la administración del Recinto. 1. Se mantenderá informado a través del cuadro telefónico, mensajes en la emisora Radio Sol 1090 AM y los medios noticiosos. 2. Preséntese al Recinto tan pronto le sea posible al Centro de Mando. Utilice ropa y zapatos cómodos. 3. Firme la Hoja de Asistencia y comuníquese con su supervisor inmediato para recibir instrucciones. 4. Coteje su área de trabajo e informe los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos. 5. El supervisor a cargo redactará el informe, el cual se entregará en el Decanato de Administración. 6. Si algún colaborador resulta lesionado durante el proceso, se informará al Centro de Mando para que personal de la Oficina de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia.

9 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 12 Facultad 1. Si al momento de emitirse la comunicación sobre suspensión de clases se encuentra reunido en el salón, notifique a los estudiantes y oriénteles a mantenerse informados a través de los medios noticiosos y la emisora Radio WSOL 1090 AM. 2. Si el curso es el último en reunirse en ese salón, solicite a los estudiantes cerrar las ventanas y desconectar los equipos. 3. Proteja las pertenencias en su oficina. Aleje objetos de las ventanas y almacene libros y objetos sobre el nivel del piso. 4. Al salir de su oficina, asegúrese de cerrar bien las puertas y ventanas. Si tiene problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o con la Oficina de Seguridad. 5. Informe a su supervisor inmediato la acción tomada. 1. la emergencia el personal mínimo necesario permanecerá en el Recinto. 1. Preséntese al Recinto tan pronto le sea posible. 2. Firme la Hoja de Asistencia y comuníquese con su supervisor inmediato para que reciba instrucciones. 3. Coteje su área de trabajo e informe los daños a la Oficina de Seguridad. Recuerde no mover nada hasta tanto se presente la Guardia Universitaria o personal autorizado para tomar las fotos. 4. Redacte un informe de los daños y canalice los mismos al supervisor inmediato o encargado de su área. 5. Si resultara lesionado durante el proceso, informe al Centro de Mando para que personal de la Oficina de Servicios de Primeros Auxilios y Recursos Humanos atiendan la emergencia.

10 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán 13 Residencias Estudiantiles 1. Al 1 ro de junio, se colocará en las puertas el documento Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán. 2. Todo estudiante que permanezca en la residencia designada debe contar con los siguientes artículos de primera necesidad: a. alimentos no perecederos y agua b. efectos de primeros auxilios y medicamentos recetados de uso diario c. efectos personales, incluyendo ropa de cama y almohadas d. linterna e. baterías de reserva 3. Deberán mantener la ropa y utensilios de cocina limpios, antes de que se afecten los servicios de energía eléctrica y agua potable. 4. Todo residente será responsable de tomar las medidas preventivas necesarias para proteger su propiedad personal y la habitación. a. Aparte las camas y objetos personales de las ventanas. b. Guarde sus pertenencias y documentos importantes en el guardarropas, sobre el nivel del piso. c. Evite dejar objetos debajo de las camas. 5. Desconecte todos los artefactos eléctricos. Si tiene nevera, proceda a retirar todos los alimentos dejando la misma limpia, vacía, desconectada y con la puerta abierta. 6. Al momento de desalojar la habitación: cierre puertas y ventanas, y apague todas las luces. 7. Esté atento a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología. 8. Informe cualquier situación que pueda presentar peligro. 9. Aquellos residentes que tengan que permanecer en el Recinto, se moverán al área designada por el personal a cargo y seguirán las instrucciones impartidas. 1. el paso del ojo del huracán se experimenta un período de calma. El peligro no ha pasado, manténgase en un lugar seguro. 2. Manténgase en la residencia; no salga a la intemperie. Aléjese de puertas y ventanas.

11 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán Manténgase en calma. 4. Siga instrucciones y colabore con el personal de apoyo. 5. Tome precauciones con el uso de linternas para prevenir incendios. 6. Haga buen uso de las reservas de agua y comestibles. 7. Utilice ropa cómoda y zapatos que le permitan moverse con facilidad. 1. Recoja sus pertenencias y espere instrucciones por parte del personal de apoyo. 2. Haga buen uso de las reservas de agua potable, alimentos y otros artículos de primera necesidad; los servicios regulares pueden tardar en restablecerse. 3. No consuma alimentos cocidos o enlatados que no hayan estado refrigerados por tiempo prolongado. 4. Comunique cualquier emergencia al personal de apoyo, tales como: problema de salud, líneas eléctricas averiadas o posible riesgo de incendio. 5. Deposite los desperdicios en bolsas plásticas o contenedores en los lugares designados. Evite epidemias. 6. Mantenga las reservas de agua bien tapadas, evitando la propagación de mosquitos o contaminación. 7. Coopere con el personal de apoyo en aquellas tareas que permitan la pronta recuperación del funcionamiento normal de la residencia. 8. El personal de apoyo le orientará sobre el momento en el cual regresará a su habitación. A su regreso, haga una inspección visual e informe a la mayor brevedad los posibles daños al personal a cargo. 9. Manténgase en el área designada y espere instrucciones. 10. Colabore en todas las tareas que redunden en su bienestar y en el de los demás. Concesionarios 1. Al 1 ro de junio de cada año, mantendrán un directorio telefónico actualizado de sus empleados. Referirán al Decanato de Administración los números telefónicos del personal identificado como enlace con el Recinto. 2. Mantendrá un inventario actualizado de equipos y materiales.

12 Plan de Emergencia en Caso de Tormenta o Huracán Al momento de emitir el aviso, se procederá a mover objetos cercanos a las ventanas y proteger el equipo. 4. Los teléfonos permanecerán conectados. 5. Se asegurará de cerrar bien puertas y ventanas. De tener problemas para cerrar las áreas, comuníquese a la brevedad posible con la Oficina de Conservación y Servicios Generales o a la Oficina de Seguridad. 6. Mantenerse informado de los mensajes emitidos por el Recinto. 1. la emergencia, el personal mínimo necesario permanecerá en el Recinto y se informará a la Ejecutiva Principal para la autorización correspondiente. 1. Se presentará al Recinto tan pronto les sea posible. 2. Cotejará su área de trabajo y evaluará los daños. 3. Se tomará la acción correspondiente para restablecer las operaciones. 4. Se preparará un informe a la Ejecutiva Principal de la acción tomada.