Concejo Municipal de Grecia Acta N ACTA N 071

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1 Concejo Municipal de Grecia Acta N ACTA N 071 SESIÓN EXTRAORDINARIA, CELEBRADA POR EL CONCEJO MUNICIPAL DEL CANTÓN DE GRECIA A LAS DIECIOCHO HORAS DEL DIEZ DE MARZO DE DOS MIL ONCE, CON LA ASISTENCIA DE LAS SIGUIENTES PERSONAS: PRESENTES Jorge Gómez Valverde, Presidente Municipal Harry González Barrantes Rolando Alpízar Oviedo María Isabel Montero Alfaro Filiberto Nájera Bolaños Regidor Propietario PUSC Regidor Propietario PAC Regidor Propietario M.L. Regidora Propietaria PLN Regidor Propietario PASE Julio César Murillo Porras Cristian Alfaro Alpízar Denia Ramírez García Bertha Sánchez Paniagua Rafael Reinier Rojas Zamora Regidor Suplente PUSC Regidor Suplente M.L. Regidora Suplente PASE Regidora Suplente P.L.N Regidor Suplente P.L.N. Luz María Jiménez Arrieta Dist. Central Síndica Propietaria P.L.N. Carmen Nidia Espinoza Barrantes San Isidro Síndica Propietaria M.L. Jorge Edo. Alfaro Quesada San José Síndico Propietario P.L.N. Roberto Hidalgo Alfaro San Roque Síndico Propietario P.L.N Alexis Herrera Cerdas Tacares Sindico Propietario P.L.N. Jovel Hidalgo Brenes Puente Piedra Síndico Propietario P.L.N. Odiney Segura Soto Bolívar Sindica Propietaria P.L.N. Johan Andrés Fernández Espinoza Dist. Central Síndico Suplente P.L.N. Ivannia Isela Morales Núñez Dist. San José Síndica Suplente P.L.N. Yorleny Solís Barrantes Dist. San Roque Síndica Suplente P.L.N. María Adilia Valverde Brenes Dist. Tacares Síndica Suplente P.L.N. Xinia María Jiménez Alfaro Dist. Puente Piedra Síndica Suplente P.L.N. Eliecer Salas González Dist. Bolívar Síndico Suplente P.L.N. AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN AUSENTES SIN JUSTIFICACIÓN Yahaida Soro Ávila Oscar Vargas Alfaro Regidor Propietario P.L.N. Iría Salas Alfaro Regidora Suplente P.L.N Juan José Alvarado Ruiz Regidor Suplente PAC Gabriel Gustavo Rojas Herrera Río Cuarto Síndico Propietario P.L.N. Juan Quirós Najar Dist. San Isidro Síndico Suplente M. L. PRESENTES TAMBIÉN: Gerardo Esquivel Guevara Adrián Barquero Saborío Meilyn Pérez Oviedo Regidor Prop. P.L.N. Alcalde Municipal Secretaria Municipal

2 Concejo Municipal de Grecia Acta N ORDEN DEL DÍA I. ORACIÓN A DIOS II. ATENCION SERVICIO CIVIL III. ATENCIÓN SEÑOR CARLOS CARVAJAL, ASEPRO ARTICULO I ORACIÓN A DIOS Inciso 1. La regidora María Isabel Montero, procede a realizar la oración. ARTICULO II ATENCION ADRIANA FUENTES, FUNCIONARIA DEL SERVICIO CIVIL Inciso 1. Se presenta la señora Adriana Fuentes, Funcionaria de la Dirección General del Servicio Civil, en compañía del Equipo de Mejoramiento Continuo, quien expone sobre el Proyecto de Modernización y Fortalecimiento Administrativo Municipal. Temario 1. Antecedentes 2. Convenio 3. Metodología 4. Productos del Convenio El Proyecto de Modernización y Fortalecimiento Administrativo Municipal se desarrollará dentro del marco del convenio suscrito entre el IFAM DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL MUNICIPALIDAD DE GRECIA. 1. Antecedentes Propuesta elaborada en el año 2003.el Político Nivel Político; Nivel Control, Asesoría y Fiscalización; Nivel Ejecución

3 Concejo Municipal de Grecia Acta N MAPA BÁSICO DE ORGANIZACIÓN MUNICIPAL POR PROCESOS MUNICIPALIDAD DE GRECIA NIVEL PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES GENERALES NIVEL POLÍTICO CONCEJO MUNICIPAL CONCEJOS DE DISTRITO SECRETARIA DEL CONCEJO ALCALDÍA SECRETARIA DEL ALCALDE COMISIONES PERMANENTES NIVEL DE FISCALIZACIÓN AUDITORIA INTERNA SERVICIOS JURIDICOS SERVICIOS GENERALES NIVEL ASESORIA SERVICIOS INFORMATICOS RECURSOS HUMANOS SALUD OCUPACIONAL GESTION ADMINISTRATIVA DESARROLLO HUMANO OFICINA DE LA MUJER ARCHIVO MUNICIPAL PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA NIVEL PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES GENERALES

4 Concejo Municipal de Grecia Acta N CATASTRO ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA VALORACIÓN HACIENDA MUNICIPAL TESORERIA CONTABILIDAD INSPECCIÓN PATENTES GEST. COBROS PRESUPUESTO NIVEL EJECUCIÓN PLATAFORMA DE SERVICIOS PROVEEDURÍA PLANIF. URBANA Y CONTROL CONSTRUCTIVO PLANIF. URBANA CONTROL CONSTRUCTIVO TOPOGRAFÍA DESARROLLO Y CONTROL URBANO GESTION VIAL MUNICIPAL GESTION AMBIENTAL OBRAS Y SERVICIOS MUNICIPALES OBRAS CIVILES SANEAMIENTO AMBIENTAL BAS. CEMENTERIO ACUEDUCTO MUNICIPAL MERCADO 2. En qué consiste MYFAM? Acuerdos: Primero: Objetivo General Dotar a los gobiernos municipales beneficiarios de instrumentos técnicos que les permita mejorar su competencia de servicio a la ciudadanía.

5 Concejo Municipal de Grecia Acta N Segundo: Objetivos específicos a) Diseñar instrumentos técnicos relacionados con el desarrollo organizacional y con la gestión de los recursos humanos, para ser adaptados por el Equipo de Mejoramiento Continuo (EMC). b) Impartir charlas informativas e introductorias relacionadas con el proceso de modernización, con los instrumentos técnicos y diferentes temas propios del proyecto. Por qué es importante? 1. Ejecuta las competencias de la función pública municipal. Su intelecto, conocimiento y habilidades 2. Permiten que la administración pueda desarrollar procesos de mejoramiento continuo capaces de contribuir con la calidad en la gestión municipal. Responsabilidades de la partes: DGSC Facilitador y conductor del proceso del cambio de la gestión de conocimientos. Gestionar y suscribir las cartas de entendimiento con los gobiernos municipales beneficiarios. Dotar a los gobiernos municipales beneficiarios del Proyecto de instrumentos técnicos Carta de Entendimiento SEGUNDO. COMPROMISOS DEL CONCEJO MUNICIPAL: El Concejo Municipal se compromete a: Mediante acuerdo facilitar la conformación de la plataforma municipal con que contarán los distintos actores externos para impulsar los objetivos planteados, velar porque esta responda al compromiso y suministrar los insumos necesarios materiales e intelectuales requeridos. Esta plataforma debe estar integrada por un representante de las autoridades municipales y el EMC quien será responsable de informar al concejo municipal sobre las actividades y avances y de velar por el cumplimiento de los compromisos de la municipalidad respecto a la carta de entendimiento. Velar y dar las condiciones para el cumplimiento del programa de actividades, mismo que incluye el respectivo plan de implementación de los productos. Analizar los instrumentos técnicos producto del Convenio IFAM-DGSC. Remitir los acuerdos producto de esta carta de entendimiento, a la Presidencia Ejecutiva del IFAM, dentro de los 8 días posteriores a la toma de los respectivos acuerdos. Aprobar, los recursos presupuestarios requeridos para aplicar los productos entregados, de conformidad con el plan de implementación.

6 Concejo Municipal de Grecia Acta N Velar porque la Secretaría del Concejo forme un expediente para el proyecto, de conformidad con lo que establece el artículo 46 del Código Municipal. Presidente, Jorge Gómez Valverde: Considera que el proceso va a ser lento, ya que es un proceso que hay que iniciar. Señora, Adriana Fuentes: Indica que el Proceso de implementación es aproximadamente de dos meses, por lo que primero se da una etapa de conocimiento. Regidor, Harry González Barrantes: Comenta que se están enfatizando los compromisos del Concejo pero cuestiona como se resume la contraparte. Señora, Adriana Fuentes: Manifiesta que el compromiso del Servicio Civil, es ser facilitadora y desarrollar conocimiento en ellos, es decir, capacitar en el tema de Recurso Humano. En el caso del IFAM es un fiscalizador. Regidor, Harry González Barrantes: Aclara que entonces se está avalado por el Servicio Civil. Señora, Adriana Fuentes: Indica que ese es el objetivo de las Capacitaciones, es el producto del consentimiento, aprobación, asesoría y demás, del Servicio Civil. 3. Metodología Regidor, Harry González Barrantes: Cuestiona si los Insumos que se han avalado, están incluidos.

7 Concejo Municipal de Grecia Acta N Señora, Adriana Fuentes: Indica que si están tomados en cuenta en la etapa N 3, en la Elaboración de Propuestas. Conformación del EMC 3. Etapas Productos del Convenio _ Manual de Reclutamiento y Selección de Personal. _ Manual de Inducción. _ Manual de Procedimientos para la Evaluación del Desempeño. _ Reglamento Autónomo de Organización y Servicios. Productos del Convenio

8 Concejo Municipal de Grecia Acta N Qué es un Mapa de Procesos? Diagrama que permite identificar los procesos de una organización y describir sus interrelaciones principales. Qué es un Proceso? Es un conjunto de actividades que transforman y dan valor a un producto, es repetible en el tiempo y se relaciona con otros procesos Qué es un Manual de Organización? Es el documento administrativo que define ordenada y sistemáticamente la información sobre: Qué es el Manual de Clases de Puestos? Es el documento administrativo que define de una manera clara y sencilla: Qué es Escala Salarial? La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el peso específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer su remuneración.

9 Concejo Municipal de Grecia Acta N Presidente, Jorge Gómez Valverde: Cuestiona si dentro de este proceso, se realiza un análisis psicológico laboral, personal o competitivo de las personas. Señora, Adriana Fuentes: Indica que el análisis que se realiza es ocupacional y no personal. Regidor, Jorge Gómez Valverde: Menciona que en una parte del Código Municipal, incluye el tema de las competencias de la administración y los reconocimientos a los mejores destacados. Recalcando las cosas buenas de los funcionarios. Señora, Adriana Fuentes: Existe una posibilidad de desarrollar este tipo de proyectos, ya que analizando a los puestos de las personas, se puede reforzar. Señor, Víctor Hidalgo Oviedo: Comenta que este proyecto nace a partir de un diagnóstico que dio la Contraloría General de la República en el año 2009, en 30 Municipalidades, encontrando una gran debilidad de Recurso Humano. Así mismo plantea que el IFAM, como ente rector de las Municipalidades, participe de lleno. Por esto el IFAM, en el marco del proyecto FOMUDE, ha venido trabajando de la mano del Servicio Civil. Así mismo, van a quedar pendientes algunos instrumentos como los manuales del desempeño y manuales de inducción, lo cual se está tratando de coordinar con la facilitadora para que brinde la colaboración correspondiente. Señora, Adriana Fuentes: Indica que efectivamente este insumo de la Contraloría y los informes nacionales, vinieron a perfeccionar este tipo de proyectos y de convenio. Presidente, Jorge Gómez Valverde: Agradece la presentación de la funcionaria. ARTICULO III ATENCIÓN SEÑOR CARLOS CARVAJAL, ASEPRO Inciso 1. Se presentan los señores Carlos Carvajal (representante), y el Ingeniero Mauricio García, (Gerente General) de Asesorías Asepro de Centroamérica, S.A. San José, Costa Rica, quienes brindan información sobre los productos que distribuyen. PRODUCTOS DIS

10 Concejo Municipal de Grecia Acta N Proyectores Multimedia Pantallas de Plasma y LCDs Laboratorios de Idiomas Pizarras y Pantallas Interactivas Membranas Interactivas Capacitivas Sistema de Audioconferencia, Videoconferencia Sistema de Traducción Simultánea Sistemas de Digitales de CCTV Audio y Video Profesional Equipo de miniatura de Grabación y Vigilancia para operaciones en Cubierto Audio para Ambiente y Voceo DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS

11 Concejo Municipal de Grecia Acta N INSTALACIONES DE DIS Washington USA OEA Holanda Corte de la Haya SAN JOSE COSTA RICA IFAM Sistema micrófonos Grabación y Transcripción Digital

12 Concejo Municipal de Grecia Acta N HEREDIA COSTA RICA MUNICIPALIDAD DE STA. BARBARA Sistema micrófonos Grabación y Transcripción Digital ALAJUELITA COSTA RICA MUNICIPALIDAD DE ALAJUELITA Sistema micrófonos Grabación y Transcripción Digital SAN JOSE COSTA RICA DIRECCION NACIONAL DE BOMBEROS Sistema micrófonos DC6990 Grabación y Transcripción Digital Software de Administración SAN JOSE COSTA RICA INS JUNTA DIRECTIVA Sistema micrófonos DC6990 Grabación y Transcripción Digital Software de Administración

13 Concejo Municipal de Grecia Acta N SAN JOSE COSTA RICA CASA PRESIDENCIAL CONCEJO DE GOBIERNO Sistema micrófonos Grabación y Transcripción Digital Software de Administración SISTEMAS DE GRABACION Y TRADUCCION SIMULTÁNEA Embajada de los Estados Unidos Universidad Nacional, Sede Central Universidad Nacional, Pérez Zeledon Colegio de Psicólogos de Costa Rica Ingeniero, Mauricio García: Indica que este sistema es muy sencillo de instalar, ejemplo de ello es que en la Asamblea Legislativa, puede movilizar el sistema por ejemplo, en Guanacaste para la celebración del 25 de julio. Comenta que el objetivo de la sesión de hoy es que los miembros del Concejo puedan operar el equipo y se den cuenta de la simplicidad de ejecución. Señor, Carlos Carvajal: Explica que el sistema de grabación de audioconferencia, son microfonías, utilizado por un sistema digital, por medio de cables convencionales de Red, conectando los micrófonos a una unidad central, permitiendo que todo se automatice sin necesidad de tener a un operador permanente. Además se puede conectar un software en el computador para facilitar la trascripción. Presidente, Jorge Gómez Valverde: Indica que comprende la parte del audio, pero cuestiona sobre la imagen, por ejemplo a la hora de transmitir la sesión en línea en la página WEB. Señor, Carlos Carvajal: Manifiesta que la empresa la cual representa tiene soluciones básicas para las diferentes situaciones, entre ellas esta. Indica que si es factible adaptar una cámara con audio para este fin.

14 Concejo Municipal de Grecia Acta N Presidente, Jorge Gómez Valverde: Se puede contar con un administrador de participación, por ejemplo, el orden para asignar quién tiene la palabra. Señor, Carlos Carvajal: Indica que es factible, ya que en el sistema se puede programar ya sea automáticamente, por medio de activación de voz o por limitación de intervenciones simultáneas que se quieran tener. Además si está en audio y video, la cámara se guía por medio del micrófono que se activa, y automáticamente se enfoca a la persona que está hablando. Aclara que la grabación se realiza generalmente en el formato mp3, para ahora capacidad en la memoria del computador. Presidente, Jorge Gómez Valverde: Cuestiona sobre los financiamientos de este tipo de proyectos Señor, Carlos Carvajal: Manifiesta que el trámite de financiamiento deberá ser estrictamente entre la Municipalidad y el ente interesado en otorgar el financiamiento, pero por el lado de la empresa ASEPRO no tienen sistema de financiamiento. A continuación expone la propuesta creada para la Municipalidad de Grecia: COTIZACIÓN División Audio y Video Profesional COTIZACION PARA:Sra. Marisol Álvarez Fecha: marzo 10, 2011 Municipalidad de Grecia Consecutivo: CC malvarez@grecia.go.cr Telf: Ing. Carlos Tiempo de DE: Carvajal Entrega: 22 días hábiles ASUNTO: Sistema de Audio Conferencia digital Garantía: Forma de Pago: 1 año Usual de la Institución Precios Precios Item Cant. Modelo DESCRIPCION DEL EQUIPO O SERVICIO Unitarios Totales () () Sistema de Audio Conferencia 1 1 CU6005 Unidad Central de Sistema de Audioconferencia 1.915, ,63 1 CD6990 Unidad para el Presidente 1.138, ,97 10 CD6990 Unidad para el Delegado 1.138, ,72 1 SW7500 Software de Grabación 120,00 120,00

15 Concejo Municipal de Grecia Acta N SW7510 Software de Transcripción 50,00 1 Pedal Pedal para transcripción para conexión USB 150,00 1 Cables Cables para conexión 310,00 1 DH6000 Audífono para el trascriptor 53,00 SubTotal a Pagar Impuestos de Ventas Instalación Total a Pagar 50,00 150,00 310,00 53, , ,55 350, ,88 SOFTWARE OPCIONAL Precios Precios Item Cant. Modelo DESCRIPCION DEL EQUIPO O SERVICIO Unitarios Totales () () Sistema de AudioConferencia 1 4A Licencia para Votación 87,93 87,93 1 SW6005 Software de Administración, incluye aplicación CAA, Base de datos SQL, utilitario de respaldo, Aplicación de Interfase CUI 426,57 426,57 1 SW6010 Módulo de control de micrófonos 226,51 226,51 1 SW6012 Módulo de Agenda 181,11 181,11 1 SW6018 Módulo para el Mimic 181,11 181,11 1 SW6020 Módulo para Base de datos de los delegados 417,97 417,97 1 SW6050 Módulo Multi-lenguaje del software 275,67 275,67 1 SW6060 Módulo de Votación Parlamentaria 703,14 703,14 SubTotal a Pagar Impuestos de Ventas Total a Pagar 2.500,00 325, ,00 IMPORTANTE: LOS PRECIOS DETALLADOS DEL SOFTWARE OPCIONAL CUENTAN CON UN DESCUENTO ESPECIAL PARA EL PROYECTO, EL PRECIO REGULAR DE LOS ITEMS ANTERIORES ES DE 5, OBSERVACIONES Fabricante: DIS Marcas : DIS En dólares americanos. Los precios incluyen ningún tipo de Precios : impuesto Pago : A favor de Asesorías Asepro de Centroamérica S.A. El pago deberá realizarse en dólares americanos, conforme a nuestra oferta. En caso de cancelar en colones costarricenses deberán hacerlo al tipo de cambio de venta del dólar dictado por el Banco Central de

16 Concejo Municipal de Grecia Acta N Costa Rica a la fecha del pago. : Garantía Contra defectos de fabricación; un año a partir de la fecha de entrega. Servicio : En nuestro Departamento de Servicio con existencia de repuestos y personal técnico capacitado. En Oficinas de nuestro cliente, 22 días hábiles después de recibir la orden de Entrega : compra. Validez : 30 días Céd. Jur. : División Audio y Video Profesional PARA:Sra. Marisol Alvarez Fecha: marzo 10, 2011 Municipalidad de Grecia Consecutivo: CC malvarez@grecia.go.cr Telf: Tiempo de DE: Ing. Carlos Carvajal Entrega: 22 días hábiles ASUNTO: Sistema de AudioConferencia digital Garantía: Forma de Pago: 1 año Usual de la Institución Precios Precios Item Cant. Modelo DESCRIPCION DEL EQUIPO O SERVICIO Unitarios Totales () () Sistema de AudioConferencia 1 1 CU6005 Unidad Central de Sistema de Audioconferencia 1.915, ,63 1 CD6120 Unidad para el Presidente 670,00 670,00 10 CD6120 Unidad para el Delegado 670, ,00 1 SW7500 Software de Grabación 120,00 120,00 1 SW7510 Software de Transcripción 50,00 50,00 1 Pedal Pedal para transcripción para conexión USB 150,00 150,00 1 Cables Cables para conexion 310,00 310,00 1 DH6000 Audífono para el trascriptor 53,00 53,00 SubTotal a Pagar 9.968,63 Impuestos de Ventas 1.295,92 350,00 Instalacion Total a Pagar ,56 SOFTWARE OPCIONAL Precios Precios Item Cant. Modelo DESCRIPCION DEL EQUIPO O SERVICIO Unitarios Totales () ()

17 Concejo Municipal de Grecia Acta N Sistema de AudioConferencia 1 4A Licencia para Votación 87,93 Software de Administración, incluye aplicación CAA, Base de datos SQL, utilitario de respaldo, 1 SW6005 Aplicación de Interfase CUI 426,57 1 SW6010 Módulo de control de micrófonos 226,51 1 SW6012 Módulo de Agenda 181,11 1 SW6018 Módulo para el Mimic 181,11 1 SW6020 Módulo para Base de datos de los delegados 417,97 1 SW6050 Módulo Multi-lenguaje del software 275,67 1 SW6060 Módulo de Votación Parlamentaria 703,14 SubTotal a Pagar Impuestos de Ventas Total a Pagar 87,93 426,57 226,51 181,11 181,11 417,97 275,67 703, ,00 325, ,00 IMPORTANTE: LOS PRECIOS DETALLADOS DEL SOFTWARE OPCIONAL CUENTAN CON UN DESCUENTO ESPECIAL PARA EL PROYECTO, EL PRECIO REGULAR DE LOS ITEMS ANTERIORES ES DE 5, OBSERVACIONES Fabricante: Marcas : Precios : Pago : Garantía : Servicio : Entrega : Validez : Céd. Jur. : DIS DIS En dólares americanos. Los precios incluyen ningún tipo de impuesto A favor de Asesorías Asepro de Centroamerica S.A. El pago deberá realizarse en dólares americanos, conforme a nuestra oferta. En caso de cancelar en colones costarricenses deberán hacerlo al tipo de cambio de venta del dólar dictado por el Banco Central de Costa Rica a la fecha del pago. Contra defectos de fabricación; un año a partir de la fecha de entrega. En nuestro Departamento de Servicio con existencia de repuestos y personal técnico capacitado. En Oficinas de nuestro cliente, 22 días hábiles después de recibir la orden de compra. 30 días Presidente, Jorge Gómez Valverde: Agradece la presentación realizada e informa que la oferta quedará en estudio y AL SER LAS VEINTE HORAS CON TREINTA MINUTOS SE TERMINÓ LA SESION PRESIDENTE MUNICIPAL SECRETARIA MUNICIPAL