DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS INFORME DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PERÍODO:

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1 DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS INFORME DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PERÍODO: Basado en los informes de desarrollo archivístico rendidos por los archivos centrales del Sistema Nacional de Archivos ELABORADO POR: NATALIA CANTILLANO MORA CAMILA CARRERAS HERRERO AGOSTO 2008

2 2 DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS INFORME DEL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO NACIONAL Período Basado en los informes de desarrollo archivístico enviados por las entidades I. Introducción: El presente informe es un balance del Sistema Nacional de Archivos, basado en los Informes de Desarrollo Archivístico que presentaron las instituciones públicas, en cumplimiento del artículo 42, inciso j de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, en el cual se expresa que los archivos centrales deben: Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. El objetivo de este informe es visualizar de forma integrada la situación del Sistema Archivístico Nacional, con el objeto de proporcionar un insumo de evaluación que ayude a la Junta Administrativa y a la Dirección General del Archivo Nacional a la planificación y la toma de decisiones en materia archivística. II. Metodología: 1. Desde el año 2006 se optó por la presentación de resultados de informes archivísticos en un cuadro resumen, en el cual se anotan las principales características archivísticas de las instituciones informantes. El formato básico se mantiene con leves modificaciones. 2. Este año se ha aprovechado la disposición del correo electrónico en el Departamento Servicios Archivísticos Externos, para enviar el formato por correo electrónico a las entidades del sistema. El documento se acompañó con las instrucciones necesarias 3. Se solicitó a las entidades la devolución del formulario debidamente cumplimentado, por vía electrónica y en formato manual. Algunas entidades lo devolvieron en ambos formatos y otras sólo en uno. 4. Conforme se recibieron los formularios llenos, se hizo una labor de resumen y corrección ortográfica. 5. Se compactaron todos los formularios recibidos 6. Se ordenaron alfabéticamente por nombre de la entidad. 7. Se tabularon los datos. 8. Se compararon los resultados con los de años anteriores. 9. Se hizo un breve análisis.

3 3 III. Resultados: Este informe toma como universo de estudio 318 entidades 1 según la clasificación del organigrama del Sector Público Costarricense del año Cabe resaltar, que en los últimos años, se utilizó como fuente principal el listado de instituciones de la Estructura Organizacional del Estado aprobada por MIDEPLAN en el año 2001 que contemplaba 237 entidades. Sin embargo, debido a la actualización de dicho organigrama publicada por MIDEPLAN en el año 2007, este número aumentó en 80 instituciones. 1. Como resultado general se concluye que 81 entidades, de un total de 318, presentaron en el presente año Informe de Desarrollo Archivístico, y cumplieron por lo tanto con este requisito de Ley. Lo anterior también significa que 237 instituciones NO presentaron dicho informe. Cuadro No. 1 Entidades que presentaron Informe de Desarrollo Archivístico. Período Total de entidades Total de entidades que presentaron Informe % 25,47% Gráfico No. 1. Porcentaje de entidades que presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico ,47 Entidades que presentaron inform e Entidades que no presentaron inform e 74,53 1 Dato tomado de la página Web de MIDEPLAN: el día 8 de julio del 2008.

4 4 2. A continuación el listado final de las instituciones públicas que presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico para el periodo marzo 2007 al 30 de junio de Cuadro Nº 2 Total de Instituciones que presentaron Informe de Desarrollo Archivístico Período Nº de Nombre de la Institución orden 1 Asamblea Legislativa 2 Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos ARESEP. 3 Banco Central de Costa Rica-BCCR 4 Banco Crédito Agrícola de Cartago. BANCREDITO 5 Banco de Costa Rica BCR 6 Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) 7 Banco Popular y de Desarrollo Comunal 8 Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer 9 Colegio Universitario de Puntarenas (CUP) 10 Comisión Nacional de Préstamo para la Educación (CONAPE). 11 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, conocida como Comisión Nacional de Emergencias. CCNE. 12 Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) 13 Consejo Nacional de Concesiones (CNC) 14 Consejo Nacional de Rectores CONARE (Informe de 2005 a 2007) 15 Consejo Nacional de Vialidad CONAVI 16 Contraloría General de la República 17 Corporación Bananera Nacional, CORBANA S.A. 18 Correos de Costa Rica S.A 19 Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica (DGAN) 20 Dirección General de Aviación Civil 21 Federación Municipal Regional del Este. FEDEMUR.Relleno Sanitario Río Azul. 22 Hospital Monseñor Sanabria 23 Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.ICAA 24 Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) 25 Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP) 26 Instituto Costarricense de Turismo. ICT 27 Instituto de Desarrollo Agrario. IDA 28 Instituto Mixto de Ayuda Social. IMAS 29 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) 30 Instituto Nacional de Estadística y Censos. INEC Nº de Nombre de la Institución

5 5 orden 31 Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP) 32 Instituto Nacional de la Mujeres INAMU 33 Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) 34 Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia IAFA 35 Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica. JAPDEVA 36 Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur (JUDESUR) 37 Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar (LAICA) 38 Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) 39 Ministerio de Cultura Juventud y Deportes 40 Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC). 41 Ministerio de Educación Pública MEP 42 Ministerio de Justicia 43 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) 44 Ministerio de Relaciones Exteriores 45 Ministerio de Salud 46 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social 47 Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humanos 48 Municipalidad de Alajuela 49 Municipalidad de Atenas 50 Municipalidad de Belén 51 Municipalidad de Cartago 52 Municipalidad de Curridabat. Centro De Información CIMC. 53 Municipalidad de Escazú 54 Municipalidad de Guacimo 55 Municipalidad de Liberia 56 Municipalidad de Limón 57 Municipalidad de Montes de Oca 58 Municipalidad de Moravia. 59 Municipalidad de Orotina 60 Municipalidad de Pérez Zeledón: MPZ 61 Municipalidad de Poás 62 Municipalidad de Puntarenas 63 Municipalidad de San Carlos 64 Municipalidad de San José. 65 Municipalidad de San Ramón 66 Municipalidad de Santa Cruz 67 Municipalidad de Santo Domingo 68 Municipalidad de Sarapiquí Nº de Nombre de la Institución orden 69 Municipalidad de Vásquez de Coronado

6 6 70 Museo Nacional de Costa Rica 71 Patronato Nacional de la Infancia (PANI) 72 Poder Judicial 73 Presidencia de la República 74 Procuraduría General de la República (PGR) 75 Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER) 76 Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) 77 Refinadora Costarricense de Petróleo S.A (RECOPE) 78 Sistema Nacional de Radio y Televisión Nacional, S.A. SINART, S.A. 79 Teatro Nacional 80 Universidad de Costa Rica 81 Universidad Nacional Tomando en cuenta lo anterior se concluye que 45 entidades, o sea el 55,5% de las 81 entidades que presentaron el informe cuentan con archivos centrales consolidados; 23 instituciones, o sea el 28.75%, están en proceso de crear y consolidar sus archivos centrales en diversos niveles de desarrollo y 13 entidades, es decir el 16.25% incumplen la mayor parte de las disposiciones de la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, carecen de un Archivo Central y archivos de gestión organizados. Es importante destacar que las entidades que informan su desarrollo archivístico son las que están en mejor condición. Las que carecen de condiciones básicas comunican en menor medida su situación. 3. Si se hace un análisis comparativo con los resultados de los últimos 5 años, se concluye que: El total de entidades que presentaron el Informe del Desarrollo Archivístico correspondiente al período es de 32 El total de entidades que presentaron el Informe del Desarrollo Archivístico correspondiente al período es de 42 El total de entidades que presentaron el Informe del Desarrollo Archivístico correspondiente al período es de 45 El total de entidades que presentaron el Informe del Desarrollo Archivístico correspondiente al período es de 72 2 El total de entidades que presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico correspondiente al período es de Para el Informe de Desarrollo Archivístico Nacional elaborado en 2007 (IE ) y actualizado a finales de ese mismo año, se presentaron a julio 64 entidades, y 6 más a noviembre, dando un resultado final de 72 instituciones.

7 7 Cuadro No.3 Total de Informes Archivísticos presentados en el quinquenio Año Número de informes recibidos en el Archivo Nacional Gráfico No. 2. Total de Informes de Desarrollo Archivístico presentados en el quinquenio Lista de instituciones que han presentado Informe de Desarrollo Archivístico en los últimos 5 años Años de presentación: 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008

8 8 LISTA INFORMES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

9 9 ASAMBLEA LEGISLATIVA AUTORIDAD REGULADORA DE SERVICIOS PUBLICOS BANCO CENTRAL DE COSTA RICA BANCO CREDITO AGRICOLA DE CARTAGO BANCO DE COSTA RICA BANCO HIPOTECARIO DE LA VIVIENDA BANCO NACIONAL DE COSTA RICA BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL CENTRO CULTURAL E HISTÓRICO JOSÉ FIGUERES FERRER COLEGIO UNIVERSITARIO DE PUNTARENAS COMISION NACIONAL DE PRESTAMOS PARA EDUCACION COMISION NACIONAL DE EMERGENCIAS COMPAÑÍA NACIONAL DE FUERZA Y LUZ S.A CONSEJO NACIONAL DE CONCESIONES CONSEJO NACIONAL DE RECTORES CONSEJO DE TRANSPORTE PUBLICO CONSEJO NACIONAL DE REHABILITACION Y EDUCACION ESPECIAL (CNREE) CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD (CONAVI) CONSEJO NACIONAL PARA LAS INVESTIGACIONES CIENTIFICAS Y TECNOLOGICAS (CONICIT) LISTA INFORMES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CORPORACION BANANERA NACIONAL (CORBANA) CORREOS DE COSTA RICA

10 10 DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DIRECCION GENERAL DEL SERVICIO CIVIL FABRICA NACIONAL DE LICORES (FANAL) FEDERACION MUNICIPAL REGIONAL DE ESTE (FEDEMUR) HOSPITAL MONSEÑOR SANABRIA IMPRENTA NACIONAL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (AYA) INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO INSTITUTO COSTARRICENSE DEL CAFÉ (ICAFE) INSTITUTO COSTARRICENSE DEL DEPORTE Y LA RECREACIÓN O 0 INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (IMAS) INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS (INEC) LISTA INFORMES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO (INFOCOOP) INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO

11 11 INSTITUTO SOBRE ALCOHOLISMO Y FARMACO DEPENDENCIA (IAFA) INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DESARROLLO ECONOMICO DE LA VERTIENTE ATLANTICA. JUNTA DE DESARROLLO REGIONAL DE LA ZONA SUR JUNTA DE PROTECCION SOCIAL DE SAN JOSE LIGA AGRICOLA DE LA CAÑA (LAICA) MINISTERIO DE AGRICULTURA (MAG), Y MINISTERIO DE LA PRODUCCIÓN EN ACTUAL ADMINISTRACION MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR (COMEX) MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD (MCJ) MINISTERIO DE ECONOMIA, INDUSTRIA Y COMERCIO (MEIC) MINISTERIO DE EDUCACION PUBLICA MINISTERIO DE HACIENDA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE PLANIFICACION (MIDEPLAN) LISTA INFORMES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO MINISTERIO DE SALUD MINISTERIO DE SEGURIDAD PUBLICA MINISTERIO DE TRABAJO Y Mediante oficio Arch-C-019 de 31 de marzo de 2008, la señora Eugenia Hernández Alfaro, Encargada del Archivo Central de la JPS justificó la no entrega del informe archivístico del periodo por motivos de salud.

12 12 SEGURIDAD SOCIAL 1 MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS ALAJUELA ATENAS BELEN CARTAGO CORREDORES CURRIDABAT ESCAZU GUACIMO HEREDIA LIBERIA LIMÓN MONTES DE OCA MORAVIA OROTINA PEREZ ZELEDON POÁS PUNTARENAS SAN ISIDRO DE HEREDIA SAN CARLOS MUNCIPALIDAD DE SAN JOSE SAN RAFAEL DE HEREDIA LISTA INFORMES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO SAN RAMÓN SANTA CRUZ SANTO DOMINGO DE HEREDIA

13 13 SARAPIQUÍ 1 TURRIALBA MUNICIPALIDAD VASQUEZ DE CORONADO MUSEO NACIONAL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA PODER JUDICIAL PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA PROCURADORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PROMOTORA DEL COMERCIO EXTERIOR. PROCOMER RADIOGRAFICA DE COSTA RICA. RACSA REFINADORA COSTARRICENSE DE PETROLEO SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S.A TEATRO NACIONAL UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (UCR) UNIVERSIDAD NACIONAL TOTALES PORCENTAJE 13.50% 17.72% 19% 30.37% 25, 47% 3 Síntesis de resultados: En el período instituciones públicas integrantes del Sistema presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico y en el período actual el número es de 81 entidades, por lo que se evidencia un aumento de 49 informes en 5 años. Asimismo, hay un incremento de 9 informes en relación con el año pasado. 3 La diferencia del 4.9% entre los dos últimos períodos, se debe a que en el se tomó como universo de estudio las 237 instituciones establecidas por MIDEPLAN en el 2001 y del se tomó como base para los cálculos la cifra de 318 entidades según la actualización de MIDEPLAN para el año Informe del Desarrollo Archivístico Nacional de los Períodos: a IE Elaborado por Javier Gómez Jiménez y actualizado por Xinia Trejos Ramírez.

14 14 Se debe tomar en cuenta que durante los primeros 4 períodos el universo total de instituciones públicas con que se trabajó era de 237 5, cifra que aumentó a partir del año 2007 a Lo anterior significa que en el análisis actual se tomaron 81 instituciones más que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, dado que se trabajó con el nuevo listado de MIDEPLAN. Esto generó un decrecimiento del 4.9% en la presentación de los informes, pues si se toma en cuenta que para el período un 30.37% 7 de las instituciones públicas lo presentaron, en el sólo el 25,47% lo hizo. Hay un total de 16 entidades que enviaron el informe por primera vez y 9 lo presentaron el año pasado pero no informaron en esta ocasión. Es importante destacar que 17 instituciones han presentado el Informe de Desarrollo Archivístico de manera constante durante el quinquenio Estas son: Asamblea Legislativa Autoridad Reguladora de Servicios Públicos Banco Nacional de Costa Rica Contraloría General de la Republica Dirección General del Archivo Nacional Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) Ministerio de Educación Publica Ministerio de Planificación (MIDEPLAN) Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Ministerio de Salud Municipalidad de Pérez Zeledón Municipalidad de Santo Domingo de Heredia Patronato Nacional de la Infancia Procuraduría General de la Republica Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. IV. Conclusiones: 1- Del análisis de los resultados se desprende que sólo el 25,47 % de las entidades del Sistema Nacional de Archivos está cumpliendo con el artículo 42, inciso j de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, lo que demuestra que el cumplimiento de la Ley en este aspecto es deficitario. 2- Pese a que los resultados proyectan una disminución porcentual de informes en el último año, consideramos que hubo un aumento real. Lo anterior es consecuencia de 5 Dato tomado del conteo de entidades presentado en el Informe sobre el Cumplimiento de la Ley 7202, a noviembre DGAN. Se deja constancia de que la fuente que dio origen a este listado de entidades es la Estructura Organizacional del Estado aprobada por MIDEPLAN en Dato tomado de la página Web de MIDEPLAN: el día 8 de julio del Gómez Jiménez, Javier y Trejos Ramírez Xinia. Op.cit pag., 3.

15 15 que en la lista de MIDEPLAN del año 2001 se dio un subregistro de instituciones, pues aunque estas ya existían no se tomaron en cuenta. Por lo tanto, esta omisión se reflejó en los cuatro informes de desarrollo archivístico nacional anteriores. Cabe resaltar que esta inconsistencia se subsanó en la propuesta de organización del sector público de MIDEPLAN del año Hay un aumento significativo de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. 4- En el quinquenio sólo 17 instituciones presentaron el informe de manera ininterrumpida. 5- Se ha normalizado la presentación del informe, y se ha pedido en formato electrónico. Pese a que no todas las entidades acataron la solicitud, una gran mayoría sí lo hizo, lo que ha facilitado la sistematización de los datos. DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS Camila Carreras Herrero Natalia Cantillano Mora