POLÍTICA DE VIÁTICOS

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1 ELABORÓ REVISÓ Abelia Falla Director Gestión Humana Leonardo Sastoque Pinilla Analista de Calidad y Seguridad Integral Luis Alfonso Valverde Director Financiero Julian David Serrano Director Calidad y Seguridad Integral APROBÓ Luz Dary Cano Director General OBJETIVO Proporcionar el control para la debida gestión de los Gastos de viajes y pasajes realizados por los Colaboradores en Misión de la Compañía. ALCANCE Todos los procesos POLÍTICA DE VIÁTICOS ALCANCE Esta Política aplica a todos los Colaboradores y Contratistas en misión de GIRAG S.A. cuando las situaciones de trabajo lo requieran. PROPÓSITO El propósito de esta Política es definir los distintos conceptos o tipos de gastos que podrán ser autorizados por GIRAG S.A. al Colaborador y/o contratista en misión que se traslade de la ciudad de origen con el fin de cumplir una tarea en otra base. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de los Colaboradores y Contratistas en misión de GIRAG S.A cumplir a cabalidad con la Política y procedimientos aquí contenidos y aprobados. Política de Viáticos. Pág. 1

2 TABLA DE CONTENIDO POLÍTICA DE VIÁTICOS... 1 TABLA DE CONTENIDO... 2 REGISTRO DE REVISIONES... 3 LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS... 4 DEFINICIONES POLÍTICA DE VIÁTICOS FLUJOGRAMA FORMATOS FT-GTH-14 Solicitud de viáticos accidentales FT-GTH-15 Certificado de cumplimiento de misión ANEXOS Anexo 1 Cuadro de viáticos Anexo 2 Cuadro de hospedaje Política de Viáticos. Pág. 2

3 Revisión Capítulos revisados y modificados (S.A.) REGISTRO DE REVISIONES Fecha Efectiva Mes. DD, AAAA Insertada por Aprobado por Original Jun., 06, 2012 Oscar Guevara Luz Dary Cano Correa 1 Se actualizó: Procedimiento para solicitud, aprobación y legalización de viáticos, formato FT- GTH-14 Solicitud de viáticos y Cuadro de viáticos. Se añadió: Registro de revisiones, Listado de páginas efectivas, Formato FT-GTH-15 Certificado de Cumplimiento de Misión. Nov., 16, 2012 Leonardo Sastoque Pinilla Luz Dary Cano Correa Política de Viáticos. Pág. 3

4 LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS PÁGINA REVISIÓN FECHA PÁGINA REVISIÓN FECHA 1 1 Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, Nov., 16, 2012 Política de Viáticos. Pág. 4

5 1. ARL. Aseguradora de Riesgos Laborales. DEFINICIONES 2. VIÁTICOS. Sumas de dinero que el Empleador reconoce a los trabajadores y contratistas en Misión para cubrir gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, reconociendo principalmente gastos de transporte, manutención y alojamiento del Colaborador o Contratista en Misión. Estos Viáticos pueden ser Accidentales o Permanentes (Código Sustantivo del Trabajo Artículo 130) 3. VIÁTICOS ACCIDENTALES Son Viáticos Accidentales aquellos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. No constituyen salario en ningún caso. (Código Sustantivo del Trabajo Artículo 130). (Según las Funciones de cada uno de nuestros Colaboradores descritas en la Directriz de Perfiles y Funciones (DR-GTH-01) y los contratos realizados con nuestros Contratistas, Girag S.A. entregará únicamente este tipo de Viáticos) 4. VIÁTICOS PERMANENTES Los Viáticos Permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al Colaborador o Contratista manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los Gastos de representación. (Código Sustantivo del Trabajo Artículo 130) Política de Viáticos. Pág. 5

6 1. POLÍTICA DE VIÁTICOS GIRAG S.A. en cumplimiento con el Artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, otorgará a sus Colaboradores y Contratistas en Misión los Viáticos accidentales acordados en la siguiente Política para su manutención y alojamiento de acuerdo a las necesidades de la Compañía con previa aprobación de la Dirección General. Los parámetros generales para cumplir con lo anterior son: Las condiciones de alojamiento y reserva de pasajes serán las acordadas directamente por GIRAG S.A. En caso de ser necesario realizar un viaje internacional y el país requiera Visa, Pasaporte, Vacunas, entre otras; GIRAG S.A. asumirá los gastos de lo mismos. Cuando el viaje se haga en vehículo propio, le será rembolsado al Colaborador y/o Contratistas en Misión los gastos generados por el concepto de combustible y peajes; siendo necesario para ello que se tengan las facturas como soporte, con su respectivo NIT. En caso de enfermedad y/o accidente, las respectivas EPS y ARL serán las responsables de la atención de los Colaboradores y/o Contratistas en Misión, notificando previamente a la realización del viaje la información del mismo a las entidades pertinentes por parte de la Dirección de Gestión Humana o quien haga sus veces. No se autorizará el viaje a Colaboradores y/o Contratistas en Misión que tengan pendiente la Legalización de Viajes pasados a menos que se trate de la prórroga de la Misión que se estaba llevando a cabo. No se autorizarán viajes para la realización de Misión que causen Viáticos accidentales superiores a un (1) día para salir un viernes o en día previo a día festivo, salvo cuando se trate de la asistencia a actividades cuya realización esté programada en forma tal que exija la presencia de los Colaboradores y/o Contratistas en Misión durante el fin de semana o el día festivo en la ciudad de destino. Excepcionalmente y con autorización previa por escrito por parte de la Dirección General, cuando el objeto de la Misión requiera de la presencia del Colaborador y/o Contratista en Misión designado en el sitio correspondiente en las primeras horas de la mañana del día siguiente a un fin de semana o a un día festivo, se autorizará el pago de Viáticos accidentales desde el día anterior. Es responsabilidad del Proceso de Gestión Humana el verificar y comparar las tarifas aéreas o terrestres que ofrecen las distintas compañías prestadoras de servicio de transporte nacional e internacional a los principales destinos donde se dirigen nuestros Colaboradores y Contratistas en Misión, como lo son Bogotá, Barranquilla, Cali, Medellín y Panamá; con el fin de obtener el mayor beneficio económico para la Compañía. La tarifa que más se ajuste al presupuesto de GIRAG S.A. será la escogida para el traslado. Al presentarse en la Base en la cual el Colaborador y/o Contratista deben desarrollar la Misión a la cual fueron encomendados, deberán portar en todo momento los siguientes documentos: Carné de GIRAG S.A. Cédula de Ciudadanía. Pasaporte (Si viaja fuera de Colombia) Carné de ARL Y EPS (Si aplica). Visa (Si aplica) Luz Dary Cano Director General Girag S.A. Política de Viáticos. Pág. 6

7 2. FLUJOGRAMA Política de Viáticos. Pág. 7

8 Política de Viáticos. Pág. 8

9 Política de Viáticos. Pág. 9

10 3. FORMATOS 3.1 FT-GTH-14 Solicitud de viáticos accidentales. Política de Viáticos. Pág. 10

11 3.2 FT-GTH-15 Certificado de cumplimiento de misión. Política de Viáticos. Pág. 11

12 4.1 Anexo 1 Cuadro de viáticos. 4. ANEXOS. Destino Bogotá, Cali, Barranquilla, Medellín, Ciudad de Panamá, Panamá. Norte América Sur y Centro América (Excepto Panamá) Tipo Colaborador Desayuno Almuerzo Comida Nivel Directivo $15, $30, $30, $30, N/A 5% del total. $110,000,00* $10, $20, $20, $20, N/A 5% del total. $74,000,00* Nivel Operativo $7, $15, $15, $20, N/A 5% del total. $60,000,00* Nivel Directivo $15, $30, $30, $30, N/A 5% del total. $110,000,00* $10, $20, $20, $20, N/A 5% del total. $75,000,00* Nivel Operativo $7, $15, $15, $15, N/A 5% del total. $55,000,00* Nivel Directivo $15, $30, $30, $30, N/A 5% del total. $110,000,00* $10, $20, $20, $25, N/A 5% del total. $79,000,00* Nivel Operativo $7, $15, $15, $20, N/A 5% del total. $60,000,00* Nivel Directivo $15, $30, $30, $30, N/A 5% del total. $110,000,00* $10, $20, $20, $20, N/A 5% del total. $75,000,00* Nivel Operativo $10, $15, $15, $15, N/A 5% del total. $58,000,00* Nivel Directivo USD USD USD USD USD USD Nivel Operativo USD 7.00 USD USD Nivel Directivo y Nivel Directivo y Alimentación Transporte 1. Si está hospedado en la ciudad USD 40; Si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 10.0; Si la Compañía facilita el vehículo USD $8. 1. Si está hospedado en la ciudad USD 40; Si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 10.0; Si la Compañía facilita el vehículo USD $8. 1. Si está hospedado en la ciudad USD 40; Si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 10.0; Si la Compañía facilita el vehículo USD $8. Teléfono USD 5.00 USD 3.00 USD 2.00 Imprevistos 5% del total. 5% del total. 5% del total. Total por día Si está hospedado en la ciudad USD 116 si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 84 Si la Compañía le facilita el vehículo USD 80. Si está hospedado en la ciudad USD 97; si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 66; Si la Compañía le facilita el vehículo USD 64. Si está hospedado en la ciudad USD 83; si se hospeda cerca a Girag S.A. USD 51; Si la Compañía le facilita el vehículo USD 49. USD USD USD USD USD % del total. USD 100 USD USD USD USD USD % del total. USD 81 Nivel Directivo y Europa EUR EUR EUR EUR EUR % del total. EUR 110 *El monto varía dependiendo de las condiciones de alojamiento del Hotel (Alimentación y transporte cortesía del Hotel) Política de Viáticos. Pág. 12

13 4.2 Anexo 2 Cuadro de hospedaje. Destino Tipo Colaborador Alojamiento Bogotá, Cali, Barranquilla, Medellín, Ciudad de Panamá, Panamá. Norte América Sur y Centro América (Excepto Panamá) Europa Nivel Directivo Nivel Operativo Nivel Directivo Nivel Operativo Nivel Directivo Nivel Operativo Nivel Directivo Nivel Operativo Nivel Directivo Nivel Operativo Personal Administrativo Personal Administrativo Personal Administrativo Hotel Habitel, Habitación $ (Sencilla), $ (Doble) + 10% IVA + $ DE SEGURO; Incluye desayuno y transporte. (No incluye alimentación extra ni servicios de minibar) 0 Apartamento de Girag S.A. (Cra 12 No /55 Apto. 1107, Edificio: Torre del Campo) Hotel Habitel, Habitación $ (Sencilla), $ (Doble) + 10% IVA + $ DE SEGURO; Incluye desayuno y transporte. (No incluye alimentación extra ni servicios de minibar) 0 Apartamento de Girag S.A. (Cra 12 No /55 Apto. 1107, Edificio: Torre del Campo) Apartamento de Girag S.A. (Cra 12 No /55 Apto. 1107, Edificio: Torre del Campo) Hotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $ (IVA incluido), (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $ (IVA incluido), (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel La torre de Cali, Habitación sencilla: $ (IVA incluido), (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel Genova, Habitación sencilla: $ (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel Genova, Habitación sencilla: $ (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel Genova, Habitación sencilla: $ (IVA incluido) + Seguro hotelero. (No incluye alimentación y servicios de minibar) Hotel Las lomas, Habitación sencilla: $ IVA (Incluye Seguro Hotelero); Hotel Santiago de armas, Habitación sencilla $ %IVA+$4800 Seguro Hotelero o Apartamento Girag S.A., Cra 77 No Rionegro; Antioquía. Hotel Las lomas, Habitación sencilla: $ IVA (Incluye Seguro Hotelero); Hotel Santiago de armas, Habitación sencilla $ %IVA+$4800 Seguro Hotelero o Apartamento Girag S.A., Cra 77 No Rionegro; Antioquía. Apartamento Girag S.A., Cra 77 No Rionegro; Antioquía. Hotel Riande, habitación sencilla, USD % Tarifa de turismo (Incluye desayuno y transporte) o Apartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis, Apartamento 10B) Hotel Riande, habitación sencilla, USD % Tarifa de turismo (Incluye desayuno y transporte) o Apartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis, Apartamento 10B) Apartamento de Girag Panamá S.A. (Av. Manuel Espinosa Batista, edificio Metrópolis, Apartamento 10B) Según Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo realizará directamente el Proceso Financiero) Según Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo realizará directamente el Proceso Financiero) Según Cotización previa realizada por el Proceso de Gestión Humana. (El pago lo realizará directamente el Proceso Financiero) Política de Viáticos. Pág. 13