PROCEDIMIENTO. A todos los trabajadores y prestadores de servicios de Ediciones SM.

Transcripción

1 1 Objetivo Establecer los lineamientos a considerar en todos aquellos gastos que se incurran para el desarrollo de actividades relacionadas de manera directa con el negocio. 2 Alcance A todos los trabajadores y prestadores de servicios de Ediciones SM. 3 Definiciones Gastos de viaje: son erogaciones para cubrir necesidades económicas en el cumplimiento de objetivos de la empresa en un viaje de trabajo. Los gastos de viaje deberán proporcionar comodidad suficiente, pero a su vez su erogación deberá ser con criterio, cautela y sensatez, eligiendo los convenios, reservas y tarifas más económicas para no incurrir en gastos suntuosos. 4 Procedimiento 4.1 La empresa pagará a sus trabajadores todos aquellos gastos de viaje en los que incurran para el desarrollo de su actividad, en los términos y condiciones de la presente política: Todos los gastos de viaje deberán ser por motivos estrictamente laborales. Todo trabajador que tenga un viaje de trabajo, inclusive si no requiere dinero del fondo por rendir, deberá llenar el formulario de Solicitud y reporte de gastos de viajes (anexo 1), y recabar debidamente las firmas. Una vez confeccionado el formulario Solicitud y reporte de gastos de viajes, el trabajador debe entregar el formato al tesorero con lo menos tres días antes del viaje, a más tardar del miércoles de cada semana para ser depositado el viernes de la semana en curso, debidamente autorizado por la gerencia del área. La asistente de la correspondiente gerencia reservará y tramitará los pasajes aéreos, hoteles, transporte y seguro de acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento. Lo anterior aplica para todos los trabajadores que tengan viaje de trabajo, inclusive si utilizan su tarjeta de crédito o si no requieren dinero del fondo por rendir. En el caso de trabajadores que requieran dinero del fondo por rendir, la asistente de la correspondiente gerencia entregará al tesorero, con al menos dos días antes del viaje, la Solicitud de anticipo de gastos de viaje. 4.2 El monto del fondo por rendir debe encontrarse en función a lo siguiente: Viaje en Chile con pago de hotel centralizado: se otorgará un monto diario a rendir de $25.000, para transporte local terrestre y alimentos. 38

2 4.2.2 Viaje en Chile sin pago del hotel centralizado: se otorgara un monto diario a rendir de $ para hotel, transporte local terrestre y alimentos Viaje en el extranjero: se otorgará un monto diario a rendir de US$ El tesorero valida que la Solicitud y reporte de gastos de viaje esté correctamente extendida y con las firmas de autorización que corresponda, acuse de recepción, y emite transferencia a la cuenta del trabajador. En los casos de moneda extranjera, entrega el efectivo directamente al trabajador correspondiente antes de su viaje de trabajo. El fondo a rendir lo contabilizará el tesorero, con cargo a la cuenta del trabajador A los trabajadores con rendiciones vencidas, el tesorero no les gestionará un fondo adicional por rendir, hasta que el trabajador haya regularizado su fondo pendiente de rendir Para viajes fuera del país, el trabajador gozará de seguro de gastos médicos mayores con cobertura internacional, y será gestionado por la asistente de cada gerencia Salvo las propinas, el resto de los gastos de viaje deberán ser comprobados con boletas o facturas emitidas a favor de la empresa, es decir, no se aceptarán gastos que no cuenten con el debido respaldo. 4.3 Para reservas y uso de pasajes aéreos, terrestres, renta de autos y hoteles, sólo se utilizarán compañías que tengan convenio con la empresa, o bien debidamente autorizadas por la gerencia de administración y finanzas Transporte aéreo: en todos los casos se deberá tomar las líneas aéreas, las rutas y los horarios más convenientes, tanto en precio como en logística, que la agencia de viajes o el portal de compra (internet) pueda ofrecer Transporte terrestre vehículo propio: se considerará viático cuando la distancia recorrida desde el centro de la ciudad de origen sea superior a 50 km, y la empresa pagará al trabajador un litro de combustible cada 10 kilómetros recorridos. El trabajador bajo ningún motivo deberá utilizar su vehículo propio si no cuenta con seguro con daños a terceros vigente Transporte terrestre tercero: cubre los gastos por traslados en transporte público o taxi desde y hasta el domicilio particular del trabajador. Este debe procurar utilizar transportes que otorguen vale impreso por sobre los vales manuales Arriendo de vehículos: se utilizará cuando sea indispensable su uso y/o represente el medio más económico de transporte. Solamente procederá si el trabajador que hará uso de él, cuenta con licencia de conducir vigente. El arriendo siempre se debe contratar con seguro que incluya daños a terceros, 39

3 gastos médicos a sus ocupantes, robo total del vehículo y responsabilidad civil. Este arriendo será gestionado por la asistente de cada gerencia. 4.4 La alimentación tendrá las siguientes restricciones y lineamientos con respecto a la rendición de gastos de viaje: Las propinas en consumos no deben exceder del 10% sobre el total de la cuenta. Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas. Se debe procurar obtener el detalle de lo consumido. En los casos que participe más de un trabajador o eventualmente un cliente o proveedor, se tiene que especificar los participantes o asistentes en el correspondiente comprobante. Por los almuerzos realizados en viajes y sobre los cuales se realizaran rendiciones, los cheques restaurant deberán ser devueltos a RRHH. 4.5 Alojamiento Hotel en Chile: al existir convenio con hoteles, la facturación del servicio utilizado y devengado, deberá ser directamente a la empresa de acuerdo al plazo de pago convenido, con la finalidad de que el trabajador no pague in situ Cuando en la ciudad a visitar no exista convenio con hoteles, o por la naturaleza del viaje no es posible efectuar la reserva anticipada, entonces se deberá buscar una alternativa de alojamiento similar al costo de la zona Hotel en el extranjero: el trabajador que viaja al extranjero deberá pagar directamente su estadía En los casos que el pago del costo de hospedaje no se encuentre convenido con la empresa, el trabajador pagará utilizando de manera preferente, y si es el caso, su correspondiente tarjeta de crédito corporativa (apegándose a la política de tarjetas corporativas 1.7), o bien el dinero de gastos de viaje obtenido por la empresa antes de su viaje de trabajo Para cualquier tipo de alojamiento, solamente se autorizarán los gastos por lavandería (lavado y planchado) cuando la duración del viaje sea superior a tres días. El valor del servicio debe ser incluido en la factura del hotel Está prohibida la utilización por cuenta de la empresa, de servicios y de productos superfluos y que no están relacionados con el objetivo del viaje de 40

4 trabajo, tales como: uso del servibar, renta de películas o servicios adicionales de TV, servicios de cobro adicional de gimnasio, spa, etc Para llamadas telefónicas el trabajador debe procurar hacer uso del medio más económico disponible, ejemplo: Teléfono propio de las instalaciones de SM que son visitadas, solicitando al jefe de sistema habilitación de bolsa de datos y llamadas internacionales en caso de viaje al extranjero Tarjetas Telefónicas de Larga Distancia Uso de celular asignado y con la frecuencia y duración estrictamente necesaria. En todos los casos se debe evitar utilizar el teléfono del hotel. 4.6 La rendición de los fondos entregados para gastos de viaje, debe efectuarse mediante el formulario Solicitud y reporte gastos de viajes, debidamente llenado y firmado, y con todos sus respaldos. Este deberá ser entregado al tesorero a lo más tres días hábiles después del regreso. La demora en el plazo indicado se considerara rendición vencida. En los casos especiales, en que los fondos no puedan ser rendidos porque el trabajador está esperando la recepción de la factura desde el proveedor de un servicio o producto, el trabajador debe solicitar autorización al controller para extender el plazo de rendición hasta diez días hábiles. Toda vez que el monto del anticipo no haya sido rendido en los plazos indicados anteriormente, el tesorero informará al trabajador en falta al área de recursos humanos, con copia al jefe directo. Para el trabajador que no efectúa la rendición en la fecha indicada el área de recursos humanos, procesará el descuento de la rendición no cumplida de la próxima liquidación del trabajador. 5. Responsables 5.1 Los gerentes de cada área son los responsables de autorizar la Solicitud y reporte gastos de viajes de acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento. 5.2 Las asistentes de cada gerencia son las responsables de proporcionar los itinerarios de pasajes aéreos con a lo menos tres días de anticipación a su correspondiente gerencia. Además son las responsables de gestionar las reservas de pasajes aéreos con la agencia de viajes autorizada, y de acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento. 5.3 Para viajes al extranjero, la asistente de cada gerencia es la responsable de contratar el seguro de gastos médicos mayores con cobertura internacional y entregar los correspondientes documentos al trabajador, al menos con un día antes del viaje. 41

5 5.4 El trabajador tiene la responsabilidad de recabar los comprobantes de gastos de viaje, y de rendir su correspondiente fondo a rendir en tiempo y forma, de acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento. 5.5 El tesorero es responsable de informar al trabajador que se encuentre con retraso en el plazo indicado para hacer su rendición de fondos, al área de recursos humanos, con copia al jefe directo. Los datos a informar son: nombre completo del trabajador, RUT, monto no rendido, fecha de entrega del fondo por rendir, y fecha de rendición no cumplida. 5.6 El tesorero es responsable de verificar si el trabajador tiene fondos pendientes de rendir, cada vez que recibe la solicitud de fondo por rendir. 5.7 El jefe de recursos humanos es el responsable de descontar en la liquidación próxima el correspondiente monto no rendido al trabajador en falta. 5.8 La gerencia de administración y finanzas es la única facultada para autorizar compañías que no tengan convenio con la empresa, en caso de reservas y uso de pasajes aéreos, terrestres, renta de autos y hoteles. 5.9 La gerencia general es la única facultada para autorizar viajes al extranjero Los viajes dentro del país requieren autorización de gerencia del área Los viajes de las gerencias del área deberán ser autorizados por el gerente general Solamente las gerencias del área y la gerencia general tienen las facultades para autorizar el arriendo de vehículos El jefe de recursos humanos emitirá carta de amonestación al trabajador que no rinda su fondo en el plazo indicado La falsedad o engaño por parte de cualquier trabajador a lo establecido en el presente procedimiento, será considerado como falta grave, y lo hará acreedor de las sanciones administrativas y/o legales establecidas en el reglamento Interno de Trabajo o en el Código de Trabajo vigente En adición a lo anterior, el incumplimiento por el trabajador en lo referente a que por ningún motivo deberá utilizar su vehículo propio si no cuenta con seguro con daños a terceros vigente, lo expone a no recibir el gasto de viaje indicado del presente procedimiento, e inclusive a que le sean descontados los gastos de viaje pagados desde que el seguro de daños a terceros dejo de estar vigente. 42

6 Anexo 1 43

7 6. Lista de distribución Nombre Gerencia general Aprobación Gerencia comercial Gerencia editorial Gerencia administración y finanzas Gerencia de publicaciones generales 44