2. ALCANCE La presente norma es administrada por el Tesorero y es fuente de consulta y aplicación para el área de Tesorería, Finanzas y Contabilidad.

Transcripción

1

2 2 / 5 1. OBJETIVO Definir los pasos a seguir para el cierre de un Fondo Fijo, de manera que se agilice la gestión y disposición del dinero asignado a un concepto. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por el Tesorero y es fuente de consulta y aplicación para el área de Tesorería, anzas y Contabilidad. 3. NORMAS A CONSULTAR 3.1 Procedimiento de Fondo Fijo. 3.2 Procedimiento de Gastos de Viaje. 3.3 Procedimiento de Emisión de Cheque, Carta de Transferencia y Pagos Electrónicos. 3.4 Procedimiento Administrativo: Guía de Orientación de Manejo de Fondo Fijo. 3.5 Procedimiento Administrativo: Manejo de Efectivo. 4. DEFINICIONES 4.1 Fondo fijo o Caja Chica : Constituye una cantidad determinada de dinero destinado a cubrir los gastos menores, excepcionales y urgentes que permitan solucionar los problemas de cada Unidad de Negocios para su buena marcha y funcionamiento. 4.2 Vales de caja: Son documentos provisionales que se utilizan para realizar gastos de compras, movilidad y/o servicios; con cargo a rendir cuenta; canjeándolos posteriormente por los documentos contablemente sustentatorios. 4.3 Recibos de movilidad: Son documentos que se utilizan para sustentar los gastos de movilidad y en el cual se debe adjuntar los boletos que sustenten el gasto de los mismos (en los casos de uso de los servicios de transporte público). 4.4 Documentos contables sustentatorios o comprobante de pago (C.P): Facturas, boletas de venta, tickets, recibos por honorarios, recibo de movilidad, liquidación de bancos y notas de depósitos y otros establecidos por la normatividad de comprobantes de pago vigentes. 4.5 Formatos internos: Vale de caja, recibo de movilidad, formato de rendición de fondo fijo. 4.6 Reembolso: Es la reposición del dinero gastado por un trabajador para cumplir con el pago del proveedor. 5. NORMAS GENERALES 5.1 Gastos considerados por Fondo Fijo: Movilidades, gastos urgentes correspondientes a: viáticos, agasajos, actividades festivas, accidentes y emergencias, accesorios eléctricos, gasfitería y de servicios generales, eventos especiales, reparación de equipos urgentes y alimentos en días no laborables. 5.2 La custodia del dinero de los Fondos Fijos es responsabilidad del Cajero. 5.3 Toda solicitud de dinero correspondiente a Fondo Fijo deberá ser solicitado en los formatos previamente establecidos para tal fin; los mismo que deberán ser visados (firma y sello) por la persona que autoriza. 5.4 La apertura del Fondo Fijo así como los reembolsos correspondientes en todos los casos, se hará con Cheque a nombre del Responsable del Fondo Fijo : Nombre del custodio: Cajero: NO se consignará el sello de no negociable para que pueda ser canjeado en caja y así evitar el tiempo que se utilizaría en ir al banco y regresar. 5.5 El cierre de un fondo fijo se producirá cuando la persona encargada de administrarlo, se retire o cambie de funciones. 6. NORMAS ESPECÍFICAS 6.1 El Gasto por cada transacción de compra y/o servicio excepcional (Servicio por Honorarios u otros) no debe exceder del 20% del Fondo Fijo hasta un límite de trescientos nuevos soles (S/ ); si se supera dicho porcentaje o monto deberá tramitarse el Pago con Cheque. Por ningún motivo deberá recibirse un Vale de Caja a nombre de una persona que no tiene relación laboral directa con la empresa. 6.2 La Rendición de Vales de Caja (Gastos) por parte del trabajador que solicita dinero deberá rendirse dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de recibido el efectivo por parte del Cajero. 6.3 Si el trabajador que solicita dinero no hace el Rendimiento del Gasto dentro de las cuarenta y ocho (48) horas y el Cajero después de haber solicitado la rendición no obtiene respuesta ni la rendición; entonces deberá comunicar a su Jefe Inmediato a fin de que este pueda realizar el informe al DCAF en UCSUR y al Director de Sede en SISE quien comunicará a Recursos Humanos para el descuento por planilla. 6.4 EL Cajero deberá verificar en todos los comprobantes de pago recepcionados que la Razón Social, el número de RUC, que la fecha del Comprobante de Pago no esté vencida y que los demás datos sean los correctos, que no haya borrones y/o enmendaduras, que los montos y que la suma sea la correcta (valor de venta más IGC), y que cumpla con todos los vistos buenos y sellos del DCAF (UCSUR) o Director de Sede (SISE); si el comprobante de Pago no cumple con lo solicitado no deberá ser recepcionado por el Cajero. 6.5 Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad capacitar al Cajero para asegurar el adecuado funcionamiento del manejo del Fondo Fijo incluso en los casos en que se cambie de Responsable del Fondo Fijo; deberá capacitar al nuevo personal, hacer la rendición de todos los desembolsos efectuados con el Fondo Fijo sustentados con los Comprobantes.

3 3 / El responsable del Fondo Fijo: Cajero deberá llevar un registro de Control Diario de la utilización de los Fondos asignados ; de tal manera que en todo momento el saldo de dicho control coincida con el efectivo disponible; este registro debe estar disponible en la computadora del responsable del Fondo Fijo, el cumplimiento de la norma de responsabilidad de la Dirección de Administración y 6.7 La solicitud de reposición de Fondo Fijo que contengan gastos realizados en los primeros días del mes, no deberán considerarse como gastos del mes anterior; ya que estos se contabilizan en el mes respectivo, para este caso, la Solicitud e Reposición de Fondo Fijo deberá ser por separado presentando dos rendiciones independientes. La Solicitud de Reposición de Fondo Fijo a una fecha determinada, debe incluir todos los comprobantes que sustentan desembolsos del fondo hasta la fecha de la reposición mencionada. Así mismo la reposición subsiguiente sólo debe incluir Comprobantes de Pagos que sustentan desembolso con fechas a partir de la reposición anterior y los siguientes. 6.8 Cualquier irregularidad encontrada durante el arqueo del Fondo Fijo realizado por la Dirección de Contabilidad o Auditoría Interna deberá informarse a la dirección de anzas y a la DCAF, para tomar medidas correctivas. 6.9 En los casos de faltantes no sustentados en los Arqueos de Fondo Fijo se efectuará el descuento respectivo, en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad y Dirección de 6.10 En los casos de sobrantes no sustentados detectados en los Arqueos de Fondos Fijos ; estos serán recogidos y depositados a la Cuenta Bancaria de la empresa a la que corresponda el arqueo en coordinación de la Dirección de Contabilidad y con la Dirección de 6.11 Las Solicitudes de Reposición de Fondo Fijo sin excepción, serán recepcionados en todo momento por la Dirección de Contabilidad. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable Inicio 1 Presentación de la carta de renuncia. Cajero en Retiro 2 Recibe el documento y acepta la renuncia definiendo la fecha exacta de salida del cajero en retiro. Director de anzas y/o Tesorero 3 En caso de salida inmediata se realiza en ese momento el arqueo del Fondo Fijo en presencia de 4 En caso de retiro posterior, 24 horas antes del retiro se realiza el arqueo de Fondo fijo con presencia de 5 La rendición consta de 4 partes; Efectivo, Cheques, Gastos y Vales. 6 En caso exista falta de dinero se envía el aviso a Recursos Humanos. Asistente de Contabilidad 7 Se procede al descuento del dinero faltante en su liquidación. Recursos Humanos 8 En caso el cuadre de fondo fijo este correcto o exista un sobrante se continua con el proceso de entrega; lo que es efectivo (incluye el sobrante) y cheques, es depositado en la cuenta correspondiente de UCSUR. 9 Se da aviso al personal que tiene vales de dinero pendientes de rendir para que se acerquen a la brevedad. 10 Los gastos con comprobantes de pago que lo acreditan son rendidos en el sistema para su seguimiento, va al flujo de Fondo Fijo Rendición en el módulo de Gastos. 11 Terminada la rendición entrega su contraseña con la firma de un Acta a la Supervisora de caja. 12 Recibe la información, efectúa el cambio de contraseña en ese momento en presencia de la cajera en retiro. 13 Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes de rendir recepcionados. 14 Para el caso de Comprobantes Conformes se desactiva el ID del Fondo Fijo. 15 Archivo Para el caso de Comprobantes no conformes se emite memorándum y adjunta copia de los comprobantes no conformes. 18 Procede al descuento por planilla de la persona que tiene el comprobante de pago no conforme por contabilidad. 19 Archivo. 20 Inicio del Anticipo 21 Sin necesariamente tener el cheque de la rendición del Fondo Fijo listo se puede solicitar en forma paralela un anticipo para disponer de liquides y puede ser creado con el ID de la persona a cargo. 22 Para la solicitud del anticipo ir a Flujo de Fondo Fijo Anticipo del Módulo de Gastos. Cajero en Retiro Supervisor de Caja Recursos Humanos Cajero Encargado

4 4 / 5 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Documento Código de Formulario Código de Cartilla de Instrucción Cheque Voucher UCSUR-FN-F-006-V1 UCSUR-FN-CI-006-V1 Rendición de Fondo Fijo UCSUR-FN-F-7-V1 UCSUR-FN-CI-7-V1 Vale de Caja UCSUR-FN-F-8-V1 UCSUR-FN-CI-8-V1 Recibo de Movilidad UCSUR-FN-F-9-V1 UCSUR-FN-CI-9-V1 9. ANEXOS DESCRIPCIÓN 9.1. Flujograma A ANEXO

5 5 / 5 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE FONDO FIJO SUPERVISOR DE CAJA RECURSOS HUMANOS ASISTENTE DE CONTABILIDAD DIRECTOR DE FINANZAS Y/O TESORERO CAJERO EN RETIRO INICIO INICIO Sin necesariamente tener el cheque de la rendición del Fondo Fijo listo se puede solicitar un anticipo para disponer de liquides y puede ser creado con el ID de la persona a cargo. En el momento arqueo de Fondo Fijo en presencia de 24 horas antes del retiro realiza arqueo de Fondo Fijo con presencia de Salida inmediata Acepta la renuncia y define la fecha de salida. Presenta renuncia. Renuncia Deposita en la cuenta efectivo y cheques. Va a Flujo de Fondo Fijo/ Anticipo-Módulo de Gastos. Procede al descuento en su liquidación. Falta dinero * Efectivo * Cheques * Gastos * Vales Cuadre correcto o con sobrante Avisa al personal pendiente de vale se acerque a rendir. Va a Flujo de Fondo Fijo/ Rendición- Módulo de Gastos. Rinde en el sistema los gastos con comprobantes de pago que lo acreditan. Recibe la información y efectúa el cambio de contraseña en ese momento. Entrega su contraseña con la firma de un Acta a la Supervisora de Caja. Acta Da seguimiento a la Rendición y a los vales pendientes terminada la rendición. Comprobantes conformes Comprobantes No conformes Desactiva el ID del Fondo Fijo. Archivo Emite memorándum y adjunta copia de los comprobantes no conformes. Memorándum Procede al descuento por planilla de la persona que tiene el comprobante de pago no conforme por contabilidad. Archivo Elaborado por: BPTC Revisado por: Jorge Fajarado Tesorero / Raúl Marcos - Contador Aprobado por: Miluska Ciprian Director de anzas Revisión: Cada 6 meses Fecha de aprobación: Diciembre 2009