Cód.DI-COM-VEN-38 ANTECEDENTES PARA SOLICITAR CERTIFICADOS. Aprobado por la Gerencia General, con fecha

Transcripción

1 Aprobado por la Gerencia General, con fecha Aplicación: a partir del

2 Página 2 de 7 ANTECEDENTES A PRESENTAR Los antecedentes presentados deben consignar la información referida a los trabajadores de la empresa, obra, faena o servicio, según corresponda al contrato celebrado con la empresa principal o contratista, y debe cubrir todo el período por el cual se solicita el certificado. Por cada mes que se solicite un certificado, deberá generar una solicitud de certificado. La empresa que solicita certificados, debe presentar los siguientes antecedentes: 1. Solicitud de Certificado Sobre el Monto y Estado de Cumplimiento de las Obligaciones Laborales y Previsionales, Anexo Detalle de Trabajadores y Anexo Detalle Trabajadores Cotizantes Seguro de Cesantía. Medios de presentación de la documentación: 1.1. Presentación Manual: Presentación en formulario pre-impresos debe estar debidamente firmado por el representante legal de la empresa. El formulario de solicitud está foliado con un número correlativo precedido con el prefijo 02, el número correlativo de la solicitud debe registrarse en el (los) anexo (s) de detalle que se adjunta (n) Presentación Electrónica: Presentación electrónica se completa directamente en sitio Web de icertifica, de acuerdo a lo siguiente: Presentación por solicitud: Es la generación de Solicitud de Certificado sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, de forma individual a través de la página web de icertifica, según procedimiento Cód.M-COM-UPW-31 usuario página web icertifica Presentación a través de carga masiva de archivos: Es la generación de Solicitud de Certificado sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, de forma masiva a través de archivos planos. El formato de estos archivos está contenido en el documento Cód. DE-COM-ACMS-132 Descripción de Archivos Carga Masiva El formulario de solicitud web está foliado con un número correlativo precedido con el prefijo 01. Este proceso se efectúa previo registro de; usuario; empresa; obra, faena o servicio; y, aceptación de las condiciones de uso del servicio por medio de la página web. 1.3 Anexo de detalle de trabajadores: El ingreso de trabajadores, se efectúa en la opción 3 Ingresar Datos de Trabajadores de la página web de icertifica, según indica el procedimiento Cód. M-COM-UPW-31-Usuario página web icertifica.doc efectuando el ingreso de trabajadores de dos formas, de acuerdo a lo siguiente:

3 Página 3 de Ingreso de trabajadores en forma manual, se pueden ingresar los trabajadores a verificar, uno a uno, digitando directamente los antecedentes en la opción habilitada para tales efectos Ingreso de trabajadores a través de archivo plano, se puede subir un archivo plano, separado por punto y coma (;), con extensión Csv. El formato de este archivo está contenido en el documento Cód.DI-COM- USC-33-Descripción de archivos Cliente. 1.4 Anexo detalle de trabajadores cotizantes seguro de cesantía: Cabe señalar que la presentación se realiza de dos formas, a través del formulario Cód. F-V- VOL-133-Anexo detalle de trabajadores cotizantes seguro de cesantía, preimpreso o por la página web de icertifica, de acuerdo a lo siguiente: Ingreso de trabajadores en forma manual, según formulario pre-impreso Cód. F-V-VOL-133-Anexo detalle de trabajadores cotizantes seguro de cesantía., uno a uno, se completa directamente por la empresa ingresando los antecedentes requerido para tales efectos Ingreso de Anexo detalle trabajadores cotizantes seguro de cesantía a través de archivo plano, se puede subir un archivo plano. El formato de este archivo está contenido en el documento Cód.DI-COM-USC-33- Descripción de archivos Cliente. 2. Documentación que debe acompañar para efectuar la verificación correspondiente: 2.1. Planillas de cotizaciones previsionales pagadas, de todos los organismos de previsión, las cotizaciones previsionales sólo declaradas se consideran con deuda previsional Las cotizaciones canceladas directamente en cada entidad deben ser presentadas de acuerdo a lo siguiente: a) Medios de presentación de la documentación: Planillas de cotizaciones en Fotocopia legible, sin enmendaduras. Planillas de cotizaciones en imágenes digitalizadas en formato JPG. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM-TAVW-129-Transferencia de Archivos Vía Web. En aquellos casos que las cotizaciones previsionales sean pagadas por medios electrónicos Recaudación Electrónica de CCAF de Los Andes o PreviRed, no se solicitará la información, ya que por mandato de la empresa solicitante, icertifica accederá la información necesaria para efectuar la verificación de los trabajadores informados en el anexo de la solicitud de certificado.

4 Página 4 de 7 b) Exclusiones de trabajadores que no cotizan, deberán presentar la siguiente documentación según corresponda, sin enmendaduras: Trabajadores Pensionados: Fotocopia legible del documento original de la institución correspondiente que acredite la eximición del pago previsional. Trabajadores Extranjeros: Fotocopia legible del documento original del país de origen que acredite el pago previsional en dicho lugar. Los documentos que acreditan las exclusiones señaladas precedentemente, podrán ser presentados en imágenes digitalizadas en formato JPG Comprobantes de pago de remuneraciones mensuales, con la firma del respectivo trabajador por el período por el cual se solicita la verificación. La información proporcionada por la empresa no será aceptada con enmendaduras. Medios de presentación de la documentación: Comprobante de Pago de Remuneraciones en fotocopia legible firmada por los trabajadores. Comprobante de Pago de Remuneraciones firmados por los trabajadores en imágenes digitalizadas en formato JPG. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM-TAVW-129- Transferencia de Archivos Vía Web. En aquellos casos que la empresa efectúe el pago de remuneración por medio de transferencias bancarias a cuentas vistas o cuentas corrientes de los trabajadores, debe presentar un archivo con detalle de todos los trabajadores a los que les efectuó dicha transferencia, y adjuntar copia de la cartola bancaria. Este documento debe consignar el monto total transferido, pudiendo enviarlo como imagen digitalizada en formato JPG. Se deben enviar los antecedentes relacionados con los anticipos y pago de la remuneración realizados a fin de mes. Para el ingreso del pago de remuneración por transferencias bancarias a cuentas vistas o cuentas corrientes de los trabajadores, ya sea del líquido a pago y anticipo de remuneración y/o reliquidaciones, se utiliza un archivo plano, separado por punto y coma (;), con extensión Csv. El formato de este archivo está contenido en el documento Cód.DI-COM-USC-33- Descripción de archivos Cliente. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM-TAVW-129-Transferencia de Archivos Vía Web.

5 Página 5 de Libro auxiliar de remuneraciones de la empresa, autorizado por el S.I.I., sin enmendaduras. a) Medios de presentación de la documentación: Libro auxiliar de remuneraciones de la empresa en fotocopias legible. Libro auxiliar de remuneraciones en imágenes digitalizadas en formato JPG. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM-TAVW-129-Transferencia de Archivos Vía Web. Alternativamente, se puede presentar un archivo con detalle de todos los trabajadores que contenga el libro auxiliar de remuneraciones, y adjuntar copia de la última hoja resumen de dicho libro, debidamente autorizado por el S.I.I., donde consten los totales generales por ítem, pudiendo enviar este último documento como imagen digitalizada en formato JPG. Para el ingreso del Libro Auxiliar de Remuneraciones, se utiliza un archivo plano. El formato de este archivo está contenido en el documento Cód.DI-COM-USC-33-Descripción de archivos Cliente. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM-TAVW-129-Transferencia de Archivos Vía Web. b) Exclusiones de empresas que no presentan el libro auxiliar de remuneraciones: Todo empleador con menos de cinco trabajadores, no les será exigible la presentación del libro auxiliar de remuneraciones Indemnizaciones legales, sin enmendaduras. Medios de presentación de documentación: Fotocopia legible de finiquitos, debidamente firmados por el trabajador, empresa y ministro de fe. Finiquitos debidamente firmados por el trabajador, empresa y ministro de fe, en imágenes digitalizadas con formato JPG. La subida de estas imágenes se realiza directamente desde la página Web de icertifica y cuyas instrucciones están contenidas en el documento Cód.M-COM- TAVW-129-Transferencia de Archivos Vía Web.

6 Página 6 de 7 3. Sobre Servicio Caja Buzón El envío de la documentación que debe acompañar para los procesos, ya sean solicitudes pre-impresas o complementar antecedentes para las solicitudes efectuadas por la pagina web, debe ser en fotocopias del documento original legible. Solo se hará la excepción en la recepción de la documentación original, cuando icertifica lo solicite para los casos previamente analizados e informados a la empresa solicitante. Para hacer entrega de la documentación, se deberá usar el Sobre Servicio Caja Buzón, el cual deberá ser presentado en forma cerrada por la empresa. El sobre, tiene pre-impreso un folio correlativo, tanto en su anverso como en el acuse de recibo. Los sobres sólo serán entregados a la persona que presente el acuse respectivo o aquella autorizada para presentar o retirar el sobre, información que la empresa debe consignar en el sobre o a través de la página Web. Una vez terminado el proceso de verificación, en los casos de envió de documentación en fotocopia, se procederá a destruir la documentación, resguardando la confidencialidad de la información enviada por la empresa solicitante. 4. Comprobante de ingreso. a) El valor del certificado, dependerá de la forma en que presente la documentación exigida para efectuar el proceso de verificación, ya sea en forma electrónica o tradicional (manual) o ambas. b) Los valores del servicio, se pueden obtener directamente en, el sitio público de la página web de icertifica en el link Tarifas y Valores, en el sitio privado de la página web, al efectuar el envío de la solicitud, o llamando directamente al Call Center, al número c) Los comprobantes de ingresos se emitirán por medio de la solicitud web, o bien en la solicitud pre-impresa. d) Los certificados no serán emitidos hasta que se efectúe la confirmación del respectivo pago. e) Las facturas, serán emitidas en forma electrónica de acuerdo a los plazos establecidos por el SII. 5. Centros de pago y recepción de sobres. a) Recepción de sobres: Los sobres con documentación podrán ser presentados, en cualquier oficina de la CCAF de Los Andes a nivel nacional, o, directamente en la oficina de icertifica, ubicada en San Ignacio Nº 50, Santiago Centro. b) Formas de pago: Existen dos alternativas para efectuar el pago del servicio, una directamente por caja y la otra por medio de transferencia bancaria.

7 Página 7 de 7 1. Pago por caja; se podrá efectuar el pago en cualquier oficina de la CCAF de Los Andes a nivel nacional. 2. Transferencia bancaria; este proceso se efectúa de acuerdo a las instrucciones señaladas en el sitio privado de la página web de icertifica. Elaborado por: Alejandra Pozo Sheward Administrativo Digitador Fecha de Elaboración: Revisado por: Angelina Ruiz Toledo Encargado de Verificación Fecha de Revisión: Aprobado por: Christian Abarzúa Orellana Gerente General Fecha de Aprobación: