Junio 2008 Caja Los Andes

Transcripción

1 Junio 2008

2 Mis cotizaciones Índice 1. INTRODUCCION MENU DE LATERAL Acceso al Sitio Trabajador Acceso al sitio Empresa Acceso al sitio Entidad Previsional Acceso al sitio Entidad Fiscalizadora DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS Acceso a Menú Empresas Olvido su clave de acceso Condiciones del servicio Normativa de Confidencialidad Cotizaciones Impresión de Planillas Certificado de pago de Cotizaciones Solicitud de Impresión de Planillas Modificación de correo electrónico Cambio de clave Salir Acceso a Entidad Previsional Acceso a Entidad Fiscalizadora INFORMACIÓN GENERAL Aspecto Legales Pago de Cotizaciones Capacitación Consultas Específicas Preguntas Frecuentes Dictamen Dirección del Trabajo MENU SUPERIOR Home Contáctenos Mapa Ayuda...20

3 1 1. INTRODUCCION El sistema de Recaudación Electrónica ha evolucionado de acuerdo a las innovaciones tecnológicas y necesidades que se han presentado a medida que una mayor cantidad de empresas han hecho uso de este sistema. Con base en estas innovaciones y necesidades de los usuarios, la C.C.A.F. de Los Andes elabora el sitio el cual viene a cubrir las crecientes necesidades de información que requieren tanto las Empresas clientes como sus trabajadores. Del mismo modo, entrega información a las Entidades Administradoras y Contraloras, de la información recepcionada y enviada a cada una de las Entidades Previsionales - AFP, ISAPRES, MUTUALES, INP y CAJAS DE COMPENSACION, de manera de ayudar a la transparencia y eficiencia de los procedimiento de pago de cotizaciones. Así mismo, es nuestro propósito otorgar nuevos servicios a nuestros clientes, para facilitar sus labores administrativa. Entre estos, servicios podemos señalar: consultas por empresa o trabajador a la información recepcionada a través de Recaudación Electrónica, impresión de planillas de cotizaciones a pedido, impresión de informe de cotizaciones para un trabajador. Esta capacidad viene a sumarse a las anteriores, como el envío de cotizaciones por actividades conocidas como Trabajo Pesado y Proceso Sil, Técnicas Encriptación de datos y Certificación Digital estas últimas incorporadas desde la versión 2.0-, permiten una comunicación más seguras a través de Internet, y a ello se agrega el cambio de la interfaz gráfica para hacer más amigable el uso del sistema por parte de los usuarios. El presente manual, se ha preparado con la finalidad de guiar a los usuarios en el manejo eficaz y eficiente del sitio de mis cotizaciones. De este modo, el sistema en su conjunto de Recaudación Electrónica (Software Recaudación Electrónica más sitio Mis Cotizaciones) tiene como objetivo principal, facilitar el trabajo que mes a mes las empresas tienen que realizar para efectuar el pago de las cotizaciones previsionales de sus trabajadores. Diagrama del proceso. Empresa Envío Proceso Publicación Impresión

4 2 2. MENU DE LATERAL El sitio de mis cotizaciones, consta de diferentes menús de acceso, entre los que se cuenta trabajador, empresas, entidades previsiones, y entidades fiscalizadoras. Estos menús acceden a opciones de impresión de planillas, y certificados de un trabajador, así como de almacenar la información en archivos del tipo PDF. Sección accesos Información General El sitio Presenta distintas opciones de acceso, dependiendo del usuario que ingrese. Estas opciones son: 2.1 Acceso al Sitio Trabajador Esta opción del menú se encuentra desactiva por el momento, pero esta diseñada para que cada trabajador perteneciente a una empresa que opera con el software de Recaudación electrónica, tenga acceso a la información pagada de sus cotizaciones previsionales. 2.2 Acceso al sitio Empresa Esta opción permite el ingreso al sitio de la persona designada por el representante legal, para imprimir, ver y/o almacenar un archivo del tipo PDF, las diferentes cotizaciones previsionales, enviada por la empresa. 2.3 Acceso al sitio Entidad Previsional Esta opción permite la supervisión de las diferentes entidades previsionales. 2.4 Acceso al sitio Entidad Fiscalizadora Las diferentes entidades fiscalizadoras, tienen acceso a verificar la información cancelada a través de Recaudación Electrónica.

5 3 3. DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS 3.1 Acceso a Menú Empresas Esta opción permite el ingreso al sitio de la persona designada por el representante legal, para imprimir, ver y/o almacenar un archivo del tipo PDF, las diferentes cotizaciones previsionales, enviada por la empresa. Para ingresar, seleccione la opción, Empresa Ingresar. Desplegará la siguiente pantalla, donde se solicita el Rut de la empresa, Rut del representante (Rut de la persona autorizada), además de la clave de acceso que puede ser de 1 a 8 caracteres. Si no posee clave de acceso, solicítela a nuestro Call Center, Al ingresar se presentan las siguientes opciones de menús.

6 Olvido su clave de acceso. Permite solicitar la clave de acceso al sitio mis cotizaciones. Esta será enviada al correo del usuario, ingresado con anterioridad. Para ello solicita, Rut de la empresa y el Rut de la persona autorizada, que solicita la clave Condiciones del servicio Permite visualizar e imprimir las condiciones del servicio del sitio mis cotizaciones. En este se detallan los siguientes puntos. Aceptación de los Términos. Descripción del Servicio. Obligaciones del Usuario. Normativa de Confidencialidad Sitio Mis Cotizaciones. Cuenta de Usuario, Contraseña y Seguridad. Eximentes de Responsabilidad. Conducta del usuario. Advertencias especiales para el uso interno. Indemnización. Prohibiciones de revender el Servicio. Prácticas generales acerca del uso y retención. Modificación al Servicio. Terminación. Derecho de Propiedad del Sitio Mis Cotizaciones. Notificación. Información general. Violaciones.

7 Normativa de Confidencialidad Esta Normativa de Confidencialidad habla del uso que damos a la información personal y del personal de su empresa que usted proporciona a través del Software Recaudación Electrónica cuando utiliza nuestros servicios. La Normativa de Confidencialidad del sitio Mis Cotizaciones, no abarca el uso que puedan darle cualquier individuo ajeno al sitio. Además permite visualizar e imprimir las Normativa de Confidencialidad, tales como. Reunión y Uso de Información. Acerca de borrar o actualizar información. Seguridad. Dudas o sugerencias.

8 Cotizaciones. Permite ver e imprimir la información enviada por medio del software Recaudación Electrónica. Al ingresar se presentan las siguientes opciones: Cotizaciones pagadas en un periodo: Esta opción permite ver los totales cancelados por la empresa, para distintos procesos que ha enviado. Al ingresar por esta opción, se solicitará el año y el mes a consultar (Periodo), al presionar consultar desplegará la información requerida Buscar trabajador por Rut: Esta opción permite consultar el detalle de lo cotizado para un trabajador en un periodo específico. Al ingresar por esta opción, se solicitará el año y mes a consultar. Al presionar consultar, solicitará el Rut del trabajador, para luego desplegar la información requerida. 1 2

9 Consultar cotizaciones pagadas por periodo a trabajador: Permite acceder a la información de cotizaciones pagados a un trabajador de los últimos 12 meses. Al ingresar por esta opción, se solicitará el Rut del trabajador, para luego desplegar la información de las cotizaciones de los últimos 12 meses. 1 2 Al pinchar en detalle accede a la información detallada para el periodo seccionado Impresión de Planillas. Permite la impresión de las carátulas (resúmen) y/o detalles, de la información enviada por intermedio de RE. La posibilidad de imprimir detalles esta dado por el permiso solicitado por el representante legal de la empresa, al usuario. Para imprimir, debe seleccionar el mes y año específico, para luego seleccionar el proceso que requiere imprimir. 1 2 Una vez realizado los pasos anteriores, se desplegará una pantalla donde podrá obtener, los resúmenes y/o detalles de planillas, para cada una de las entidades a las que haya enviado información, AFP, Isapre, INP, CCAF y Instituciones de Accidente del trabajo.

10 8 Además tiene la opción de obtener un archivo del tipo PDF, con toda la información enviada por RE. Con la opción Ver e imprimir archivo completo. Esta opción esta habilitada solo si la cuenta del usuario tiene acceso a los detalles de las planillas.

11 Ejemplo de Resúmen de Planilla. Imagen de planilla resúmen obtenida a través del sitio

12 Ejemplo de Detalle de Planilla. Imagen de planilla detalles obtenida a través del sitio Observación: Para poder visualizar los archivos PDF, debe tener instalado el software Acrobar Reader (5.5 o superior).

13 Certificado de pago de Cotizaciones. Permite la impresión de certificados individuales para un trabajador. Este certificado puede ser para un año específico o para los últimos 12 meses de cotizaciones

14 Ejemplo de certificado.

15 Solicitud de Impresión de Planillas. El servicio de Impresión de Planillas de Cotizaciones, esta creado para las empresas que deseen que la Caja imprima sus planillas de cotizaciones pagadas. Estas empresa deberán completar y enviar la Solicitud de Impresión de Planillas, seleccionando el periodo cotizado, el número del comprobante, el tipo de planillas que requiere imprimir además de el número de copias y presionando la opción "Enviar". Las planillas impresas deberán ser retiradas desde la sucursal indicada, después de 96 horas de haber enviado la solicitud. Este servicio tiene un costo de UF. 0,00115 más I.V.A. por cada hoja impresa. Más información, consulte al fono Selección de Periodo 2 Selección de comprobante de pago

16 Seleccionar la sucursal del a CCAF donde entregar las impresiones y el Nº de copias. Seleccionar entidades imprimir. las a 6 Seleccionar entidades imprimir. las a 7 Muestra el total de hojas a imprimir y el total a cancelar. Cuando la empresa tenga más de un convenio, el usuario de mis cotizaciones debe seleccionar el convenio que quiera utilizar. Seleccione el convenio que requiera mandar a imprimir.

17 15 Si la empresa envió impresión por corte por sucursal, debe seleccionar, adicional a la selección del convenio, la sucursal que requiere mandar a imprimir. Seleccione la sucursal que requiera mandar a imprimir Modificación de correo electrónico. Permite modificar información de su cuenta: Es importante que mantenga su correo actualizado ya que este es usado para enviar información.

18 Cambio de clave. Esta opción permite cambiar su clave de acceso al sitio mis cotizaciones. Recuerde que deberá tener como máximo 8 caracteres y un mínimo de 1 carácter, además se permiten combinaciones de números (0-9) y letras (a-z). Detectando si el carácter es ingresado en mayúscula y/o minúscula. Ej. em1230 Se recomienda no utilizar los caracteres especiales como las vocales con acento á, é, í, ó y ú, además de la letra ñ Para cambiar su clave, debe ingresar los siguientes datos. Si necesita más información, comuníquese con nuestro Call Center al Por seguridad, recomendamos modificar su clave de acceso, enviada por nuestro servidor en forma automática. Recuerde ingresar una clave fácil de recordar Salir. Al presionar esta opción permite regresar a la pantalla principal del sitio mis cotizaciones.

19 Acceso a Entidad Previsional Esta opción permite la supervisión de las diferentes entidades previsionales. Es posible realizar las mismas acciones de la opción Empresas. Para ingresar, seleccione la opción, Entidad Previsional Ingresar. 3.3 Acceso a Entidad Fiscalizadora Las diferentes entidades fiscalizadoras, tienen acceso a verificar la información cancelada a través de Recaudación Electrónica. Es posible realizar las mismas acciones del Empresas. Para ingresar, seleccione la opción, Entidad Fiscalizadora Ingresar. 4. INFORMACIÓN GENERAL 4.1 Aspecto Legales Permite ingresar a diferentes sitios relacionados con temas de remuneraciones y datos legales. Superintendencia de Seguridad Social. Superintendencia de AFP. Superintendencia de Isapres. Servicio de Impuestos Internos. Instituto Nacional de Estadísticas Pago de Cotizaciones Al ingresa a esta opción desplegará información sobre los siguientes temas. Qué es la Recaudación Electrónica? Cómo opera el sistema? Cuáles son los requisitos para operar? Qué planillas se pueden incluir? 4.3 Capacitación Permite ingresar al sitio de capacitación, donde podrá tomar el curso de capacitación interactivo del software Recaudación Electrónica.

20 Consultas Específicas Permite desplegar un formulario interactivo de consulta. Para que Ud. pueda recibir respuesta a su consulta, es necesario, que ingrese en forma correcta todos los datos que se solicitan a continuación: 4.5 Preguntas Frecuentes En esta sección usted encontrará las respuestas a las preguntas más frecuentes del sitio Mis Cotizaciones. Qué es la Recaudación electrónica? Cómo opera el sistema en las Empresas? Cómo opera el sistema en la Caja de Los Andes? Cuáles son los requisitos para operar? Qué planillas se pueden incluir?

21 Dictamen Dirección del Trabajo Extracto ORD. Nº 2460 del 27 de junio de "Con relación a lo solicitado en documento de ANT: 2), me permito informar a Ud. que el sistema de declaraciones y pago electrónico de planillas de cotizaciones previsionales, administrado por la CAJA DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR LOS ANDES, a través de su sitio web en la medida que cumpla con los requisitos establecido por este Servicio en los dictámenes números 1537/0088, de y 3673/0181, de , que se adjudican un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº 2, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo." Por lo anterior, las planillas impresas a través del sitio web están autorizadas para ser utilizadas como respaldo de pago ante la Dirección del Trabajo, según lo señalado en ORD. Nº 2460 del 27 de junio de 2003.

22 20 5. MENU SUPERIOR 5.1 Home Al presionar esta opción permite regresar a la pantalla principal del sitio mis cotizaciones. 5.2 Contáctenos Esta opción permite enviar un correo al encargo del sitio mis cotizaciones para poder resolver sus dudas o consultas que Ud. tenga. 5.3 Mapa Permite la visualización el mapa del sitio, desplegará el menú lateral de la pantalla inicial del sitio mis cotizaciones. 5.4 Ayuda Nos permitirá visualizar la ayuda del sitio mis cotizaciones con la facilidad de imprimir y guardar la ayuda en el disco duro.