Verificación de facturas y pago a acreedores

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1 CONTENIDO 1) PROPOSITO ) ALCANCES ) DEFINICIONES ) DOCUMENTOS RELACIONADOS ) POLÍTICAS APLICADAS EN PAGO DE LOS DOCUMENTOS ) REGISTROS CONTABLES GENERADOS ) RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ) PROCEDIMIENTO ) PROPÓSITO Establecer el flujo e ingreso de documentos emitidos por nuestros proveedores al sistema de la compañía verificando el cumpliendo de las políticas internas de pago y las disposiciones legales vigentes. 2) ALCANCE Aplicable a todas las sociedades de Enaex S.A. y las unidades de contabilidad que registran facturas. 3) DEFINICIONES 1. SOLPED = Solicitud de pedido: Es aquella que el usuario realiza al momento necesitar la compra o el servicio. 2. Cotizaciones: Labor que realiza el área de abastecimiento de modo de conseguir las mejores opciones existentes en el mercado para la solicitud interpuesta. 3. Pedido, Contrato marco o Plan de entregas: Documentos generados por el área de abastecimiento producto de la solicitud de pedido y las cotizaciones. Estos documentos están 1

2 sujetos a liberaciones de aceptación para el proceso de compra y su utilización depende de la habitualidad de la compra o servicio. 4. Entrada de actividad, Recepción de cargo directo o Entrada a bodega: Registro que realizan los usuarios una vez recibido el servicio o material o se hace el ingreso a bodega. Este documento, está sujeto a liberación. 5. Fecha base: La fecha base se determina por la fecha de emisión de la factura, recepción física de la misma, la que sea mayor. 6. Verificación de Facturas: Registro del documento del proveedor con pedido de compra y recepción o entrada de actividad (Transacción MIRO). 7. Facturas Financieras: Registro de documentos del proveedor a través de transacción financiera, sin pedidos de compra. Esta transacción se encuentra limitada a los usuarios y solo se registrará en Santiago. 4) DOCUMENTOS RELACIONADOS 1. Factura de Venta: Documento legal que emite el proveedor al momento de realizar la venta o prestar el servicio. 2. Nota de Crédito: Documento legal emitido por el proveedor al corregir precios o cantidad cobrados en exceso y en caso de devoluciones. 3. Nota de debito: Documento legal emitido por el proveedor para corregir precios que haya cobrado de menos. 4. Boletas de Honorarios: Documento legal cobrado por personas por la prestación de sus servicios, de acuerdo a lo establecido en el Art. N 42 de la Ley de la renta (DL 824). 5) POLÍTICAS APLICADAS EN PAGO DE LOS DOCUMENTOS 1. El vencimiento de las facturas está dado por la fecha base del documento, que equivale a la fecha de recepción de la factura, más las condiciones de pago. 2. Las compras se realizan con pago a 30 días, fecha de recepción de factura, con excepción de los contratos donde el plazo de pago esta establecido en el pedido. 3. Los pagos se realizan a través de propuestas de pago, las cuales son emitidas los días martes en la tarde y se pagan los días jueves de cada semana. No se emitirán cheques, salvo excepciones justificadas que serán autorizadas por el Gerente de Finanzas. 4. Los cambios de fecha de pago deben ser solicitados a Tesorería y autorizados por el Gerente de Finanzas. 2

3 6) REGISTROS CONTABLES GENERADOS Los registros se realizan, de acuerdo a lo siguiente: 1. La Entrada de actividad, Recepción de cargo directo o Entrada a bodega: Es la operación que carga (incrementa) directamente la cuenta de gastos o materiales y abona (incrementa) la cuenta de recepción de facturas, dependiendo de la compra o servicio recibido ( ). 2. Verificación del documento del proveedor: Facturas y notas de débito: Ingreso del documento al sistema, que carga (disminuye) la cuenta de recepción de facturas y abona (incrementa) la cuenta acreedora del proveedor que está vendiendo el material o prestando el servicio. Nota de crédito: Ingreso del documento que carga (disminuye) la cuenta acreedora del proveedor, que está vendiendo el material o prestando el servicio y abona (incrementa) la cuenta de recepción de facturas. 3.- Pago de facturas: Se carga (disminuye) la cuenta acreedora del proveedor, con abono (disminución) a la cuenta corriente bancaria. 7) RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES Oficina de Partes (Pre-ingreso de facturas): El pre-ingreso de facturas, es realizado por personal de las oficinas de parte y/o administrativos contables, quienes son los primeros en recibir la factura del proveedor, realizando las siguientes actividades: - Verificar que la factura se encuentre correctamente emitida, de acuerdo a lo siguiente: o Que la facture se encuentre vigente ante el SII o Que la fecha de emisión de la factura no sea mayor a 30 días o Que la factura esté correctamente emitida a Enaex S.A. o Que la factura contenga un N de Orden de compra o pedido SAP - Realizar devolución de factura a proveedor, si la factura no cumple con los requisitos definidos anteriormente. - Realizar preingreso de la factura a SAP (MIR7). - Emitir Nómina y entregar al área de cuentas por pagar (FBL1N). 3

4 Contabilidad cuentas por pagar (Verificación de facturas): La verificación de facturas (ingreso), está a cargo del área de cuentas por pagar de contabilidad santiago y de las áreas de contabilidad de las plantas y oficinas; cuya responsabilidad es: - Verificar factura en SAP (MIRO), comprobando lo siguiente: o Que la factura tengan recepción u hoja de entrada en SAP o Que el emisor de la factura corresponda al acreedor al cual se le emitió la SolP. o Que las facturas se encuentren emitidas de acuerdo a la normativa tributaria vigente o Que la unidad de medida de la factura sea la misma unidad de medida del pedido de compra o Que las condiciones de pago esté según lo indicado por el pedido de compra. o Asignar fecha de transfer en las facturas y bloqueo de pago, para que tesorería genere la nomina. o Que de existir diferencias, entre el pedido y las facturas, estas no superen el 0,5% en cantidad y monto. - Si la factura no se encuentra correctamente emitida, debe ser devuelta al proveedor. No obstante, si ya han pasado los 8 días legales para su devolución, se debe solicitar al comprador que revise el pedido y de corresponder se modifique, sino que solicite nota de crédito al proveedor. - Emitir y enviar semanalmente nómina con documentos pendientes de verificación, por problemas en la recepción, a Jefe de compras. Finanzas y Tesorería (Pago de Documentos): - Incluir Facturas en propuestas de pago, sobre partidas vencidas al jueves de cada semana del pago. - Aplicar notas de crédito del acreedor. - Ejecutar los pagos y enviar nomina semanal de las facturas pagadas por transferencia bancaria a las unidades de compra y contabilidad. - Verificar la aprobación física en la factura para transacciones excepcionales de compra (FB60), señaladas en procedimiento de Gestión de compras de bienes y servicios GFP/ PRC-CORP- 005-COM. Control de facturas (Contabilidad cuentas por pagar): - Revisar frecuentemente el estado de la cuenta EM/RF y así detectar oportunamente posibles irregularidades tales como: o Diferencia entre cantidad facturada y cantidad recibida o Diferencia entre precio facturado y precio en el Pedido o Factura ingresada sin entrada de mercadería 4

5 o Entrada de mercadería sin ingreso de factura al pedido correspondiente - Revisar el cumplimiento de la política de la empresa en el pago de facturas, esto es, o Vencimiento de la factura esté dado por la fecha base del documento o Las compras se realicen a 30 días, con excepción de los contratos donde el pago está establecido en el pedido. o Los pagos se realizan a través de pagos masivos, semanales o Los cambios de fecha deben ser autorizados por finanzas. o Los desbloqueos de pago deben ser generados por tesorería. o Todas las facturas ingresadas por FI son previamente autorizadas. 8) PROCEDIMIENTO Recepción de documentos: 1) Los documentos se reciben en la oficina de partes de la planta u oficina. 2) La oficina de partes o administrativo designado para esta actividad, verifica que el documento se encuentre correctamente emitido, de acuerdo a lo definido en responsabilidades y / funciones; de no ser así, se devuelven al Proveedor con carta definida para esto (anexo 1). 3) Se debe colocar en el extremo superior derecho el número del comprobante contable y el código del acreedor. 4) Se imprime una nomina de los documentos pre-ingresados y se entrega junto a los documentos físicos, a contabilidad para la verificación del documento. Verificación a través de transacción MIRO. 1) El área de cuentas por pagar recibe la factura desde la oficina de partes y verifica que ésta se encuentre correctamente emitida, de acuerdo a lo definido en resposabilidades y/o funciones. 2) Si el documento no es coincidente con el pedido o recepción, se debe solicitar se revise la recepción del pedido y se modifique, de corresponder. 3) Si la factura se encuentra incorrecta se devuelve al proveedor. 4) Analista contable imprime una nomina diaria de los documentos verificados y la entrega al encargado de cuentas por pagar, para su revisión. 5) Los documentos originales son enviados a tesorería con la fecha en la cual deberán ser pagados. 5

6 6) El control tributario del documento se ingresa al archivo contable, que sirve de base para la revisión del libro de compras. 7) Una vez se efectúe el pago, se rescata documento original y se ingresa al correlativo de comprobantes de egreso. Registro de documentos de pago a través del área de contabilidad Santiago: Cuando las facturas incorporen más centros de costos a los habilitados a cada área contable de planta u oficina, estas se registrarán a través del área de contabilidad Santiago. Verificación de documentos ingresados a través del módulo Financiero FI (F-43 ó FB60). 1) Todas los documentos emitidos por el acreedor (Facturas, Notas de crédito y/o Notas de débito), deben ser verificados a través de la transacción MIRO. Por lo que, para que una factura sea registrada a través de FI, debe: a) Ser autorizada por quien está a cargo del Centro de costos u orden. b) Incorporar en el documento la cuenta y Centro de costos u orden, y c) Corresponder a excepciones definidas en el procedimiento de Gestión de Compras de Bienes y Servicios GFP/PRC-CORP-005-COM. 2) El analista debe verificar que los documentos estén emitidos de acuerdo a las normas tributarias establecidas en el DL 825 (IVA), si no es así se debe devolver al proveedor. 3) Se debe colocar en el extremo superior derecho el número del comprobante contable y el código del acreedor. 4) El Analista contable imprime una nomina de los documentos registrados diarios y la entrega al encargado de cuentas por pagar, para su revisión. 5) Se envía el documento para su pago, con las autorizaciones indicadas. 6) Los documentos se ingresan al correlativo de comprobantes. Pago de documentos 1) Una vez recibidos los documentos para pago de parte del área de contabilidad, el área de finanzas libera los documentos para pago para que sean incluidos en la propuesta de pago masiva. 2) Liberados los documentos, se debe generar una propuesta de pago, en donde se incluyen todos los documentos que serán cancelados en forma masiva. Para ello, se deben seleccionar en SAP los documentos que serán incluidos en la propuesta, de acuerdo a la asignación y fecha de vencimiento. 3) La subgerencia de finanzas deberá confirmar que las facturas se encuentren ingresadas a través de la transacción MIRO, señal de que estas están autorizadas vía sistema. En caso contrario deberá verificar que las facturas se encuentren autorizadas físicamente para proceder al pago. 6

7 4) Una vez que la propuesta de pago ha sido validada por el Subgerente de Finanzas o apoderados, el tesorero esta en condiciones de generar y enviar la nomina a la entidad bancaria correspondiente, informando el medio de pago para cada uno de los incluidos en la nómina (vales vista, transferencias). 5) La entidad bancaria recibe la nómina de pago enviada por la empresa, la que permanecerá en espera de la aprobación por parte del tesorero y Subgerente de Finanzas en el sitio Web del banco. Posteriormente a la visación por parte del área de Finanzas, se genera un cheque el cual será enviado a la entidad bancaria a nombre de ENAEX S.A., para que sea depositado en la cuenta Transfer, para que la entidad bancaria disponga de fondos para el pago. Control de cuentas por pagar El área de cuentas por pagar de Santiago, deberá revisar: - Estado de cuentas EM/RF y emitir informe por planta u oficina a Subgerentes de Abastecimiento y Contabilidad. - Cumplimiento de política de pago de Enaex S.A., emitiendo informe por planta u oficina a Gerente de Finanzas y Gerente de Planta, sobre aquellos casos que no estén dentro de la política, para su revisión y comentarios. 7