MANUAL DE USUARIO CUENTAS POR PAGAR. Cuentas por Pagar Página 1 de 28

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1 MANUAL DE USUARIO CUENTAS POR PAGAR Cuentas por Pagar Página 1 de 28

2 ÍNDICE 1. Introducción Generalidades 1.2 Flujo de movimientos. 2. Gastos 2.1. Gasto Gasto prorrateado Gasto por TC 2.4. Comprobante Caja Chica. 3. Cuentas por Pagar 3.1. Compra por TC 3.2. Contra recibo Pago Crédito Proveedor 3.5. Aplicación de anticipos Aplicación de crédito proveedor (nota de crédito) 3.7. Herramientas / CxP / Fusionar Cuentas por Pagar 4. Tesorería 4.1. Solicitud de cheque Cheque Cheque electrónico Solicitud de depósito Depósito. 4.6 Depósito electrónico. 4.7 Depósito anticipado. 4.8 Abono Bancario. 4.9 Cargo Bancario. 5. Ventas 5.1 Cargo por cancelación de pedido. 5.2 Cargo al cliente por comisión de cheque devuelto. Cuentas por Pagar Página 2 de 28

3 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES El módulo Cuentas por Pagar se relaciona con los módulos de Compras y Gastos debido a que ambos son los generadores de egresos, Compras por la parte de insumos, activos fijos, suministros de papelería y consumibles y por otro lado Gastos por lo referente consumos propios de la empresa y servicios de proveedores y acreedores. Cuentas por Pagar Página 3 de 28

4 ANTECESOR MÓDULO DE GASTOS SUCESOR Solicitud Anticipo Comprobante Solicitud de Cheque (Tesorería) Gasto (GAS) Pago ( CXP ) Gasto T/C Caja Chica Solicitud de cheque y Cheque Cuentas por Pagar Página 4 de 28

5 ANTECESOR MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR SUCESOR Anticipo (CXP) Solicitud de cheque o Transferencia Aplicación a CXP Recepción Factura Factura Proveedor Contra Recibo Servicio Externo Solicitud cheque Gasto Pago (CXP) Gasto T/C Solicitud de Transferencia Compra T/C Cuentas por Pagar Página 5 de 28

6 ANTECESOR MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR SUCESOR Devolución de Compra Crédito proveedor Aplicación a CXP ANTECESOR MÓDULO DE TESORERÍA SUCESOR Solicitud Cheque Cheque Cheque electrónico Solicitud Depósito Depósito Depósito electrónico Depósito Anticipado Cuentas por Pagar Página 6 de 28

7 ANTECESOR MÓDULO DE TESORERÍA SUCESOR Abono Bancario Cargo bancario Cuentas por Pagar Página 7 de 28

8 Movimientos GASTO Este movimiento es generado en gasto una vez que se recibe la nota de remisión del proveedor (en el caso de artículos o servicios excluyendo papelería, consumibles y activos fijos ya que estos artículos son inventariados en el módulo de compras). En el movimiento Gasto requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Gasto Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Acreedor / Responsable: Clave del proveedor o responsable en el catálogo de proveedores. Fecha de Emisión: Fecha de la remisión del proveedor o en su defecto del recibo o factura. Forma de pago: Forma de pago del proveedor (Transferencia, cheque) Condición: Condición de pago otorgada por el cliente. Check Activo Fijo: Esta opción se activa si el gasto va relacionado con la reparación o remodelación o mantenimiento de un activo fijo, de ser así se abren dos campos uno para el artículo y otro para el número de serie del activo fijo. Cuentas por Pagar Página 8 de 28

9 Concepto: Motivo del gasto. Fecha: Fecha de la factura de la remisión, recibo o factura del proveedor. Referencia: Número de factura o comprobante o número telefónico en caso de los recibos de telmex. Cantidad: Cantidad, siempre es uno. Precio: Importe sin Impuestos de la factura del proveedor. Centro de costos: Clave del centro de costos al cual cargará el gasto. Una vez que se ingresaron los gastos se oprime el botón de Afectar y el movimiento queda en estatus Concluido, el sistema automáticamente asigna un consecutivo y afecta el módulo de cuentas por pagar. Gasto Prorrateado El movimiento Gasto Prorrateado es generado desde el módulo de gastos cuando un gasto (como el anterior) afecta a diversos centros de costos. Para ello se puede definir una tabla de prorrateo por omisión y cada vez que se requiera utilizarla. En el movimiento Gasto Prorrateado requiere llenar los siguientes campos: Cuentas por Pagar Página 9 de 28

10 Movimiento: Gasto Prorrateado Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Acreedor / Responsable: Clave del proveedor o responsable en el catálogo de proveedores. Fecha de Emisión: Fecha de la remisión del proveedor o en su defecto del recibo o factura. Forma de pago: Forma de pago del proveedor (Transferencia, cheque) Condición: Condición de pago otorgada por el cliente. Check Activo Fijo: Esta opción se activa si el gasto va relacionado con la reparación o remodelación o mantenimiento de un activo fijo, de ser así se abren dos campos uno para el artículo y otro para el número de serie del activo fijo. Concepto: Motivo del gasto. Fecha: Fecha de la factura de la remisión, recibo o factura del proveedor. Referencia: Número de factura o comprobante o número telefónico en caso de los recibos de Telmex. Cantidad: Cantidad, siempre es uno. Precio: Importe sin Impuestos de la factura del proveedor. Centro Notas: Para tener acceso a la tabla de prorrateo se debe dar clic en el menú en la opción Edición / Tabla Prorrateo. Para asignar el prorrateo se desglosa en la tabla de prorrateo ya sea por porcentaje o por importe. Cuentas por Pagar Página 10 de 28

11 Gastos por Tarjeta de Crédito (Gasto T/Credito) Este movimiento Gasto T/Credito es generado en gastos una vez que se reciben los vouchers de gastos por parte del dueño de la tarjeta de crédito excluyendo la compra de activos fijos ya que en estos casos la compra debe ser registrada desde el módulo de Compras y darle la entrada al activo fijo como parte del almacén de activos fijos. En el movimiento Gasto T/Credito requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Gasto T/Credito. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Acreedor / Responsable: Clave del proveedor o responsable en el catálogo de proveedores. (quien realiza la compra). Fecha de Emisión: Fecha de la remisión del proveedor o en su defecto del recibo o factura. Forma de pago: Forma de pago del proveedor (Transferencia, cheque) Condición: Condición de pago otorgada por el cliente. Check Activo Fijo: Esta opción se activa si el gasto va relacionado con la reparación o remodelación o mantenimiento de un activo fijo, de ser así se abren dos campos uno para el artículo y otro para el número de serie del activo fijo. Cuentas por Pagar Página 11 de 28

12 Establecimiento: Si se tiene registrado al proveedor se captura o busca al proveedor en caso contrario se utiliza el proveedor por omisión P Concepto: Motivo del gasto. T/Crédito: Se ingresa la clave de la tarjeta de crédito american express del responsable que realizó el gasto. Fecha: Fecha de la factura de la remisión, recibo o factura del proveedor. Referencia: Número de factura o comprobante o número telefónico en caso de los recibos de telmex. Cantidad: Cantidad, siempre es uno. Precio: Importe sin Impuestos de la factura del proveedor. Centro de costos: Clave del centro de costos al cual se cargará el gasto. Una vez que se ingresaron los datos se oprime el botón de Afectar y el movimiento queda en estatus Concluido, el sistema automáticamente asigna un consecutivo y afecta el módulo de cuentas por pagar. Comprobante El movimiento comprobante lo capturará el responsable que realice gastos de viáticos, este comprobante puede tener como antecedente un anticipo o no. Sin embargo, pasará primero por la revisión del Gerente Administrativo y una vez autorizado quedará con la situación Autorizado, por lo que será labor de Cuentas por Pagar revisar físicamente los requerimientos fiscales de cada uno de los comprobantes y posteriormente corregir (en su caso), cambiar la situación a Revisado por Contabilidad. Cuentas por Pagar Página 12 de 28

13 Una vez que el movimiento es revisado por Contabilidad se afecta y el movimiento queda en estatus Concluido y afectará el saldo del anticipo o en su defecto generará la solicitud de cheque correspondiente a nombre del responsable. Caja Chica. El movimiento Caja Chica lo capturarán los responsables de la caja chica cada vez que requieran un reembolso y Cuentas por Pagar será responsable de revisar los requerimientos fiscales de los comprobantes después de que el Gerente de Administración autorice dichos comprobantes, al igual que los comprobantes en el tablero de control de CXP las cajas chicas autorizadas se verán así, el responsible de Cuentas por Pagar ingresará al movimiento y cambiará la situación a Revisado por Contabilidad una vez que coteje la captura con los comprobantes.. Cuentas por Pagar Página 13 de 28

14 Una vez que el movimiento es revisado por Contabilidad se afecta y el movimiento queda en estatus Concluido y se generará la solicitud de cheque correspondiente a nombre del responsable de la caja chica. CUENTAS POR PAGAR Alta de proveedores. Para Dar de alta a los proveedores es necesario ingresar a Cuentas / Proveedores / Proveedores. Cuentas por Pagar Página 14 de 28

15 Cuando seleccionamos esta opción se abre una pantalla similar a los Tableros de Control de los módulos donde aparecen del lado izquierdo las categorías de los proveedores, en la parte superior filtros y en la parte inferior botones. Nota: Antes de dar de alta a cualquier proveedor es necesario cerciorarse de que el proveedor no haya sido dado de alta anteriormente, ya que ningún proveedor se debe repetir en el catálogo. Cuentas por Pagar Página 15 de 28

16 Se debe dar clic en el botón para generar un registro nuevo e inmediatamente se abre la pantalla donde se capturarán los datos del proveedor. Los campos requeridos del proveedor son: Clave Tipo: Nombre (Razón social) Beneficiario a pagar (en caso de que el cheque no se emita a nombre de la razón social). RFC. Dirección. Colonia. Cuentas por Pagar Página 16 de 28

17 Delegación. Código Postal Estado País. Teléfono. Fax Contactos. Condición. Forma de pago. Moneda. Anticipo El anticipo es capturado en el módulo de Cuentas por Pagar por las asistentes administrativas, gerentes o encargado de cuentas por pagar cada vez que se requiera un anticipo a proveedores. Cuentas por Pagar Página 17 de 28

18 Los campos que el Anticipo requiere que sean capturados son: Movimiento: Anticipo. Proyecto: Cuando está relacionado a un rally en específico. Moneda: Moneda en la cual se requiere el anticipo. Fecha Emisión. Fecha en la cual se captura el anticipo. Cuenta: Cuenta de la cual se emitirá el cheque o transferencia. Proveedor: Clave del proveedor que recibirá el anticipo. Importe: Monto sin IVA que se le otorgará al proveedor. Concepto: Anticipo a proveedores. Forma: Forma de pago con la cual se le pagará al proveedor. Comentarios: Motivo por el cual se está solicitando el anticipo. Una vez que son ingresados los datos se cambia la situación a Por autorizar. Cuando la situación es cambiada a Por Autorizar se da clic en el botón de guardar el Gerente de Administración siga con el procedimiento. para que Compra con Tarjeta de Crédito Cuando la compra de un activo fijo o suministros de papelería se realice con Tarjeta de Crédito el nombre del proveedor en el entrada de compra será el proveedor del artículo, sin embargo en CXP se debe endosar la cuenta por pagar al banco y tarjeta de crédito correspondiente. Cuentas por Pagar Página 18 de 28

19 Para este caso es necesario abrir la cuenta por pagar, afectarla Compra T/Crédito. y generar posteriormente una Cuentas por Pagar Página 19 de 28

20 Al realizar esto se deberá cambiar la clave del proveedor de la tarjeta de crédito correspondiente. Al terminar esta acción se debe dar clic en afectar para que el movimiento quede en estatus PENDIENTE. Cuentas por Pagar Página 20 de 28

21 Contra Recibo El movimiento contra recibo se emite una vez que el proveedor entrega la factura. Por lo que hay dos opciones. Una es afectar la CXP para generar un Contra Recibo y la segunda es generar un movimiento nuevo y aplicar a diversas facturas. Este movimiento requiere que sean llenados los siguientes campos: Movimiento: Contra Recibo. Moneda: Dolares o Pesos depende de la moneda de la factura. Fecha Emisión: Fecha del día en que se captura. Proveedor: Clave del proveedor que está entregando la factura. Concepto: Pago a proveedores. Condición de pago: Depende de la condición de pago otorgada por el proveedor. Check aplicación Manual: Cuando se aplicará a varias facturas. Cuentas por Pagar Página 21 de 28

22 Para aplicar a varias facturas se da clic, en el botón o en Edición/ Asistente aplicación. En importe aplicar se captura el importe de la factura o simplemente se da clic con el botón derecho del mouse y se selecciona Todo el Pendiente. Una vez ingresadas las facturas que está entregando el proveedor se da clic en el botón Aceptar y muestra la pantalla del movimiento. Una vez capturados todos los movimientos se da clic en el botón de afectar, el movimiento queda en estatus Pendiente y se imprime el Contra Recibo. Nota: Se debe dar F8 para totalizar. Cuentas por Pagar Página 22 de 28

23 Pago Este movimiento es generado por el encargado de Cuentas por Pagar cuando el Gerente De Administración de la orden para generar pago a proveedores. Para generar una orden de pago es necesario abrir el movimiento que se quiere pagar o generar un movimiento nuevo llamado Pago. Movimiento: Pago. Moneda: Dolares o Pesos depende de la moneda de la factura que se pagará. Fecha Emisión: Fecha del día en que se captura. Proveedor: Clave del proveedor a quien se le va a pagar. Concepto: Pago a proveedores. Condición de pago: Depende de la condición de pago otorgada por el proveedor. Check aplicación Manual: Cuando se aplicará a varias facturas. Cuentas por Pagar Página 23 de 28

24 Para aplicar a varias facturas se da clic, en el botón o en Edición/ Asistente aplicación. En importe aplicar se captura el importe de la factura o simplemente se da clic con el botón derecho del mouse y se selecciona Todo el Pendiente. Una vez ingresadas las facturas que está entregando el proveedor se da clic en el botón Aceptar y muestra la pantalla del movimiento. Una vez capturados todos los movimientos se da clic en el botón de afectar, el movimiento queda en estatus Concluidos y genere la solicitud e Cheque o Transferencia correspondiente. Nota: Se debe dar F8 para totalizar. Cuentas por Pagar Página 24 de 28

25 Nota de Crédito (CREDITO PROVEEDOR) Cuando un proveedor emite una nota de crédito por devolución de compra debe aparecer automáticamente cuando una de las sucursales realice una devolución o reclamo de garantía; sin embargo, existen otros motivos por emisión de nota de crédito como los con garantías, promociones o comisiones sobre ventas por lo que estos casos será emitido un movimiento Crédito Proveedor para registrar la nota de crédito. El movimiento Credito Proveedor requier los siguiente campos: Movimiento: Crédito proveedor. Moneda: Moneda de la nota de crédito. Fecha Emisión: Fecha de la nota de créditio. Proveedor: Clave del proveedor que emite la nota de crédito. Importe: Monto de la nota de crédito sin impuestos. Impuestos: Monto de los impuestos de la nota de crédito. Concepto: Motivo de la nota de crédito. Cuentas por Pagar Página 25 de 28

26 Una vez capturados los datos se da clic en el botón afectar y el movimiento queda en estatus Pendiente para posteriormente aplicarse a la factura correspondiente. Aplicación El movimiento aplicación se genera a partir de un movimiento Crédito Proveedor o Anticipo, dando clic en el botón Afectar. Los datos son copiados del movimiento del cual provino y posteriormente debemos indicar a qué facturas afectará utilizando el asistente de aplicación. Cuentas por Pagar Página 26 de 28

27 En importe aplicar se captura el importe de la factura o simplemente se da clic con el botón derecho del mouse y se selecciona Todo el Pendiente. Una vez ingresadas las facturas que está entregando el proveedor se da clic en el botón Aceptar y muestra la pantalla del movimiento. Una vez capturados todos los movimientos se da clic en el botón de afectar, el movimiento queda en estatus Concluido y el saldo de la cxp disminuye. Nota: Se debe dar F8 para totalizar antes de afectar. Cuentas por Pagar Página 27 de 28

28 VENTAS Cargo El cargo por cancelación de pedido por cheque devuelto es necesario que se genere en el módulo de ventas con los siguientes datos. Los datos que deben ser llenados son: Movimiento: Cargo Moneda: Moneda del cargo al cliente. Fecha Emisión: Fecha del día en que se le realiza el cargo. Cliente: Clave del cliente. Almacén: Siempre es C-GEN Condición: Condición de pago para este caso es 2 días. Concepto: Cargo por Cancelación o Cargo por cheque devuelto. Artículo: OC-0001 o OC respectivamente para cargo por cancelación o cheque devuelto. Precio: Monto del cargo (sin IVA). Una vez capturados los datos es necesario afectar para que el movimiento afecte el módulo de cuentas por cobrar y posteriormente sea cobrado al cliente. Cuentas por Pagar Página 28 de 28