Flujo de Compras. Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

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1 Flujo de Compras Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

2 _Toc Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2. Funcionalidad REQUISICIÓN ORDEN COMPRA ENTRADA COMPRA COMPRA PERDIDA ENTRADA CON GASTOS DEVOLUCIÓN COMPRA BONIFICACIÓN COMPRA Herramientas PROCESAR EN LOTE PROCESAR REQUISICIONES DE COMPRA GENERAR COTIZACIONES / LICITACIONES AUTORIZAR COTIZACIONES COMPRAS COMPRAS DETALLE COMPRAS ACUMULADAS COMPRAS ACUMULADAS DETALLE PENDIENTES PENDIENTES (DETALLE) AGENDA Reportes ACUMULADOS MOVIMIENTOS GENERAL DE MOVIMIENTOS GENERAL DE MOVIMIENTOS (DETALLE) COMPARATIVO MES / AÑO CUMPLIMIENTO Errores Frecuentes ALMACÉN INCORRECTO ORDEN DE MERCANCÍAS 51

3 6.2 ERROR DE CONSECUTIVOS FALTA EXISTENCIA GASTO DIVERSO FALTA INDICAR EL NÚMERO DE SERIE LOTE DEL ARTÍCULO EL PROVEEDOR INDICADO NO ESTÁ ASIGNADO AL ARTÍCULO 54

4 1. Introducción Flujo Compras - 3

5 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP El objetivo básico del área de compras es asegurar el suministro de materias primas, productos sub-contratados y repuestos, o productor terminados, además de reducir el costo del producto terminado. En Intelisis ERP el módulo de compras permite la planeación y gestión de materiales, asegurando el suministro constante para la operatividad de la empresa y el stock suficiente para tener la disponibilidad hacia los clientes, sin estar sobre inventariados. 1.2 Versiones Disponibles A partir de versión 4600 v3 Preconfigurado 1.3 Diagrama de Integración Cuentas por Pagar Inventarios Compras Gastos Contabilidad Imagen 1.Diagrama de Integración Flujo Compras - 4

6 1.4 Diagrama de Proceso Imagen 2. Diagrama de Proceso Flujo Compras - 5

7 2. Funcionalidad Flujo Compras - 6

8 2.1 Requisición Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de material hacia los encargados del área o usuarios que tengan los privilegios. Este movimiento no afecta al inventario, este proceso sirve para solicitar materiales o servicios a un proveedor. Pestaña Datos Generales Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Requisición. 2. Moneda en la que se hará el movimiento. 3. Fecha de Emisión del movimiento. 4. Fecha requerida del material. 5. Concepto. Campo para definir la forma de adquisición del material para la póliza contable. 6. Agente. Clave de la persona que realizará el movimiento. 7. Alguna referencia relacionada con el movimiento 8. Almacén de los movimientos. 9. Detalle del movimiento, artículos y cantidades solicitadas, costo, fecha requerida, etc. 10. Al afectar quedará en estatus de pendiente. Al avanzarse a una de las opciones configuradas Orden de compra, Licitación o cotización y avanzar a estos a pendiente, este movimiento quedará concluido. Flujo Compras - 7

9 Pestaña Información Adicional Flujo Compras - 8

10 Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Pestaña Información Adicional. Existen otros campos relacionados con estos movimientos, no son requeridos pero pueden ser de mucha utilidad dependiendo de las necesidades de la empresa. 1. Atención. Se captura a atención de quien se hace esa requisición. 2. Observaciones. Algún comentario referente a alguna cuestión del movimiento. 3. Zona de impuestos. Este campo funciona para las zonas fronterizas, o con diferentes tipos de impuestos. 4. Se puede capturar la forma de entrega. 5. La causa que originó la requisición del material. 1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde permitirá elegir entre 3 opciones: generar cotización, licitación u orden de compra los cuales se verán más adelante. 2. Dar click si se desea generar el movimiento. 3. Dar click si se desea cancelar. 1. Si sólo se avanzará la cantidad indicada en el campo "A Afectar" o la cantidad pendiente del detalle del movimiento. 2. Dar click si se desea aceptar la selección. 3. Dar click si se desea cancelar. Flujo Compras - 9

11 2.2 Orden Compra Una orden de compra ya es un movimiento formal que debe estar ya revisado y autorizado por el responsable o encargado de compras, este movimiento puede tener origen de una cotización, licitación, requisición o hacerlo directamente. Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Orden de Compra. 2. En el detalle se captura el artículo, la cantidad, el costo y la fecha requerida del artículo. 3. Al afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente para que posteriormente pueda seguir su flujo. Nota: el movimiento puede provenir de una Requisición o del Planeador de Órdenes. Flujo Compras - 10

12 1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida, Compra Rechazada, Control Calidad, Entrada Compra, Entrada con Gastos y Entrada importación. Estas opciones se verán más adelante. 2. Dar click si se desea generar el movimiento. 3. Dar click si se desea cancelar. 1. Si sólo se avanzará la cantidad indicada en el campo "A Afectar" o la cantidad pendiente del detalle del movimiento. 2. Dar click si se desea aceptar la selección. 3. Dar click si se desea cancelar. Flujo Compras - 11

13 2.3 Entrada compra El movimiento se genera en estatus Sin Afectar. 1. Dar click en Afectar. Flujo Compras - 12

14 El movimiento Entrada Compra quedará en estatus Concluido. Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Entrada Compra Menú Ver Opción Posición del movimiento. 1. Se puede observar que generó la cuenta por pagar del movimiento. Ruta: Logística Compras Entrada Compra Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. Flujo Compras - 13

15 2. Se puede observar las cuentas a las que se cargó 3. Se puede observar las cuentas a las que se abonó. 2.4 Compra Perdida La compra perdida es cuando se realiza, por ejemplo, una orden de compra solicitando algún material y cuando llega el precio ha variado, o el material está defectuoso, o simplemente no llega en este momento se avanza a compra perdida, para que el movimiento se concluya. Ruta: Logística Compras Buscar la orden de compra Afectarla a Compra Perdida 1. Seleccionar movimiento compra perdida. 2. Colocar los artículos y la cantidad total de la compra. Flujo Compras - 14

16 Posición del Movimiento Ruta: Logística Compras Compra Perdida Menú Ver Opción Posición del Movimiento 1. Al afectar la compra perdida se podrá observar en la posición del movimiento que el origen, en este caso la orden de compra queda en estatus CONCLUIDO, y que no se ha generado ningún movimiento adicional. 2.5 Entrada con Gastos Este movimiento se utiliza para generar gastos adicionales en los artículos y se pueden prorratear en los diferentes artículos para obtener un costeo real. A continuación se explica cómo se utiliza el movimiento. Flujo Compras - 15

17 Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Entrada con Gastos. 2. Este movimiento habilitará en el detalle el campo Costo inventario para capturar el importe del costo. 3. Y el campo de % Gastos, ahí se configura el % del gasto que representa esa partida. 4. Este movimiento pasa directamente de sin Afectar a concluido, este movimiento también afecta al inventario. Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las lecciones anteriores. Flujo Compras - 16

18 Gasto Diverso Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Entrada con Gastos Menú edición Opción Gastos Diversos. 1. Se selecciona el concepto del gasto. 2. Se selecciona o captura la clave del Acreedor. 3. La fecha en que se generará el gasto. 4. Alguna referencia importante del gasto. 5. La condición de pago del gasto. 6. El sistema despliega la fecha de vencimiento. 7. Si se desea prorratear, es decir, dividir en costo, cantidad, peto etc. 8. Seleccionar si tiene algún pedimento a afectar con este fasto. 9. El Importe del Gasto. 10. Retención de ISR si es que lleva. 11. Capturar los impuestos, el sistema los da en automático pero se pueden cambiar. 12. Dar click en este botón para aplicar el gasto a la orden con Gastos. Flujo Compras - 17

19 Posición del Movimiento de la Entrada con Gastos Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Entrada con Gastos Menú Ver Opción Posición del movimiento. Si se observa la posición del movimiento se generó la cuenta por pagar y el gasto en sus respectivos módulos. Flujo Compras - 18

20 Ruta: Financiero Cuentas por Pagar Buscar Gasto Diverso Click en Abrir 1. Se puede observar el detalle del gasto que quedó pendiente en el módulo de Cuentas por Pagar. Flujo Compras - 19

21 2.6 Devolución Compra Este movimiento ya afecta al inventario y puede capturarse directamente o provenir de una Orden devolución. Como se comentó, las devoluciones pueden deberse a diversos factores, mercancía de más o dañada, etc. Ruta: Logística Compras Click en Nuevo 1. Se selecciona el movimiento Devolución Compra o si ya viene de una Orden Devolución el sistema lo coloca en automático. 2. Se observa el origen del movimiento, los artículos, costo, cantidad. 3. Al afectar queda en estatus concluido y descarga del almacén las piezas indicadas. Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las lecciones anteriores. Posición del Movimiento Devolución Compra Flujo Compras - 20

22 Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Devolución Compra Menú Ver Opción Posición del movimiento. 1. Genera un movimiento Crédito Proveedor en el módulo de CXP. Devolución de Compra de Artículo Tipo Serie. Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Devolución Compra Menú Edición Opción Series/Lotes del Artículo. En caso de que la Devolución se trate de artículos tipo serie o lote, será necesario seleccionar la serie específica que se ha de devolver. Se debe seleccionar el número de serie con el que se hizo la compra, ya que se pueden tener varios artículos en el almacén con la misma clave pero con diferente serie. Flujo Compras - 21

23 Asistente de Rangos. Esta opción se utiliza cuando devolverán varios artículos a la vez y sus series son consecutivas. 1. Dar click en Asistente de Rangos. 2. Dar click sobre el botón de ayuda en captura para seleccionar la primera serie de donde partirá. 3. Seleccionar el número de artículos a devolver. 4. Dar click en Afectar. Flujo Compras - 22

24 Corroborar que los números de serie sean los correctos y para finalizar dar click en Aceptar. Configuración Surtido Automático Series Lotes opción No 1. En caso de que en la configuración del surtido Automático Series Lotes se tenga seleccionada la opción NO, al intentar realizar una devolución sin capturar el número de serie el sistema arrojará el error que se muestra en pantalla. Como referencia de este manual se puede revisar la sección de configuración. Flujo Compras - 23

25 Nota: En Caso de que se elija Ascendente o Descendente, el sistema buscará el primer número de serie para realizar la salida del inventario, ordenada de esta manera, ascendente o descendente que esté disponible en el almacén, esto es, cuando se asignan por ejemplo las series con el asistente y se les coloca un número de serie consecutivo (se compran 3 sillas como activo fijo y se les asigna las series SILLA1, SILLA2, Y SILLA 3). Póliza del movimiento. Ruta: Logística Compras Nuevo Devolución Compra Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se pueden observar las cuentas a las que se cargó. 3. Se pueden observar las cuentas a las que se abonó. 2.7 Bonificación Compra Bonificación compra se utiliza para realizar algún descuento, ya sea porque se hizo un cargo de más o por un descuento del proveedor. Este movimiento genera otro en CXP para aplicarlo al de la compra y disminuir el saldo con el proveedor. A continuación se explica cómo se realiza este movimiento. Flujo Compras - 24

26 Ruta: Logística Compras Nuevo Bonificación compra 1. Movimiento. Seleccionar Bonificación Compra. 2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. 3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido. Posición del movimiento de la Bonificación Compra. Flujo Compras - 25

27 Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Bonificación Compra Menú Ver Posición del movimiento. Se puede observar que generó la cuenta por pagar del movimiento. Póliza del movimiento. Ruta: Logística Compras Nuevo Bonificación Compra Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se pueden observar las cuentas a las que se cargó. 3. Se pueden observar las cuentas a las que se abonó. Flujo Compras - 26

28 3. Herramientas Flujo Compras - 27

29 3.1 Procesar en lote Esta herramienta es para agilizar el trabajo y afectar varios movimientos en una sola pantalla, ya sea para depurar órdenes de compra que están pendientes y ya no se van a surtir si en un pedido llegaron varios pedidos se pueden afectar todas a entrada compra por ejemplo. Ruta: Herramientas Compras Procesar en Lote Filtros de búsqueda, por movimiento específico, estatus, fechas del movimiento, sucursal etc. Un filtro más donde se pueden seleccionar los movimientos de cierto almacén o todos. Se tienen dos órdenes de compra en pendientes. Al dar click derecho con el ratón se despliega un menú con varias opciones en las que se pueden consultar las propiedades de algún movimiento, localizar alguno en específico, Seleccionar, todo, Afectar todos los seleccionados, Comprar todos los seleccionados, imprimir, cancelar el pendiente o movimientos completos, enviar a Excel etc. En este ejemplo se van a comprar en lote las dos órdenes que se tienen en pendiente. Mensaje 1. Una vez seleccionada la opción de comprar en lote el sistema arroja este mensaje de los movimientos que generó. Flujo Compras - 28

30 3.2 Procesar requisiciones de compra Esta herramienta permite generar órdenes de compra de varias requisiciones, ahorrando de este modo estar avanzando cada una de ellas de forma individual y generando varias órdenes de compra a la vez. A continuación se explica cómo funciona. Ruta: Herramientas Compras Procesar Requisiciones de Compra 1. Filtros de búsqueda, fechas, moneda, sucursal. 2. Botón Generar Órdenes Autorizadas. Cuando se da click se generan las órdenes autorizadas. 3. Se puede consultar información del Artículo o del Proveedor en estos 2 botones. 4. Aparece el listado de los movimientos pendientes. 5. En este campo se tiene que poner en autorizar para que se pueda generar la orden. 6. Al afectar muestra el mensaje de que se generó la orden de compra. Flujo Compras - 29

31 Movimiento Generado Ruta: Logística Compras Buscar Orden de compra estatus por Confirmar Abrir 1. Generó la orden de compra. 2. Queda en estatus por Confirmar. 3.3 Generar Cotizaciones / Licitaciones Esta útil herramienta genera cotizaciones, requisiciones u órdenes de compra seleccionando sólo ciertos datos, que, dependiendo de la política de la empresa, puede ahorrarse datos innecesarios. Ruta: Herramientas Compras Generar Cotizaciones / Licitaciones 1. Muestra los movimientos que se pueden generar: Cotización, Licitación, Orden de Compra. 2. Filtro de búsqueda de artículos. 3. Lista donde se seleccionan los artículos que contendrá el movimiento a generar. Flujo Compras - 30

32 Seleccionando Proveedor 1. Al dar click en cualquiera de los movimientos el sistema pide el proveedor al que se le va a generar el movimiento. Mensaje 1. Después de seleccionar el proveedor el sistema arroja el siguiente mensaje: Flujo Compras - 31

33 3.4 Autorizar cotizaciones Desde esta opción de Intelisis se pueden generar las órdenes de compra de varias cotizaciones a la vez sin tener que hacerlo una por una. Ruta: Herramientas Compras Autorizar Cotizaciones 1. Filtro de búsqueda de artículos. 2. Lista donde se seleccionan los artículos que contendrá el movimiento a generar. 3. Lista de las cotizaciones pendientes que se tienen en sistema. 4. Botón generar órdenes de Compra. Flujo Compras - 32

34 Flujo del Movimiento 1. Al dar click en el botón Generar órdenes de Compra el sistema muestra este menú de selección donde se puede elegir entre varias opciones. Flujo Compras - 33

35 Mensaje 1. Muestra el mensaje de que se generó la orden de Compra. Flujo Compras - 34

36 4. Exploradores Flujo Compras - 35

37 4.1 Compras Es importante mencionar que el uso de los exploradores en Intelisis facilita muchísimo la consulta y extracción de información, se puede consultar información resumida, detallada y de forma dinámica al elegir los campos que se desean consultar. A continuación se explica la información que se puede obtener en el explorador de compras. Ruta: Exploradores Compras Compras 1. Filtros de Búsqueda. Movimiento en específico, movimiento, Estatus, Fecha, Moneda, sucursal, Proyecto y UEN, al seleccionar uno de estos datos específicos el sistema mostrará sólo la información perteneciente a esa fecha. 2. Si está seleccionado algún movimiento se puede consultar la información del proveedor. 3. Se puede enviar a Excel el resultado de la consulta. 4. Se pueden decidir los campos que se desean consultar. 4.2 Compras Detalle El explorador funciona exactamente igual que el anterior, la diferencia es que muestra información detallada de los movimientos. Ruta: Exploradores Compras Compras Detalle 1. Filtros de Búsqueda. 2. Aquí muestra el detalle de cada pieza o artículo cargado en los movimientos. Flujo Compras - 36

38 4.3 Compras Acumuladas Este explorador envía información acumulada de las compras de un mes y del año por proveedor. Ruta: Exploradores Compras Compras Acumuladas 1. Filtros de búsqueda. 2. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc. 3. Área de datos. Flujo Compras - 37

39 4.4 Compras Acumuladas Detalle Funciona igual que el anterior pero muestra el detalle de las compras acumuladas por artículo y por proveedor. Ruta: Exploradores Compras Compras Acumuladas Detalle 1. Muestra información del detalle de cada artículo agrupado por proveedor. Igual que los demás exploradores, se pueden filtra los movimientos, ver información del artículo o proveedor, enviar a Excel etc. 4.5 Pendientes Este explorador muestra la información sólo de los movimientos pendientes que se tienen en el módulo de compras, esto es a nivel general. Ruta: Exploradores Compras Pendientes 1. Filtros de búsqueda. 2. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc. 3. Área de datos. Flujo Compras - 38

40 4.6 Pendientes (Detalle) Igual que el explorador de pendientes, sólo que este muestra el detalle de los movimientos pendientes, se pueden filtrar por tipo de artículo, categorías, etc. Ruta: Exploradores Compras Pendientes (Detalle) 1. Filtros de búsqueda. 2. Filtro por categorías, Grupos, Familias y líneas. 3. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc. 4. Área de datos. Flujo Compras - 39

41 4.7 Agenda Este explorador es especial, ya que muestra la disponibilidad de un agente, dentro de las actividades relacionadas con compras de artículos. Ruta: Exploradores Compras Agenda 1. Se puede seleccionar la fecha que se quiere consultar. 2. Seleccionar el agente de quien se quiere conocer la información. 3. Horario dividido cada media hora, donde se ve si el agente tiene actividades o está disponible. Flujo Compras - 40

42 5. Reportes Flujo Compras - 41

43 5.1 Acumulados Genera información acumulada relacionada con las compras de acuerdo a varios filtros que a continuación se describen. Ruta: Reportes Compras Acumulados 1. Rango de Artículos. 2. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría, familia, Grupo y Fabricante. 3. Rango de Proveedores. 4. Si estará ordenado el reporte por artículo o por proveedor. 5. De qué año se arrojará la información. 6. La moneda de los movimientos. 7. El Titulo que se imprimirá en el reporte. 8. Botones para vista preliminar, o para imprimirlo. Flujo Compras - 42

44 Impresión Reporte de Acumulados 1. El reporte muestra por periodo, las compras de determinado artículo, también dividido por proveedor. 2. Los importes de las compras. 3. Si hubo devoluciones, también las emite. 4. Cuánto fue la compra neta, es decir, entradas menos devoluciones. 5. Un Gran total de todos los rubros mencionados. 5.2 Movimientos Este reporte muestra los movimientos de cierto artículo, se pueden filtrar por proveedor y por un rango de fechas. Ruta: Reportes Compras Movimientos 1. Se selecciona o captura el artículo que se desea consultar. 2. En qué moneda se realizaron los movimientos. 3. Algún proveedor en específico. Si se deja en blanco emite el reporte de todos. 4. Rango de fechas de los movimientos. 5. Si el reporte se emitirá por día, o se desglosará por movimiento o por aplicación. 6. Se puede emitir de forma Normal (Global) o Detallada. 7. Botones para vista preliminar o impresión del reporte. Flujo Compras - 43

45 Resultado Reporte de Movimientos 1. Datos del encabezado, Artículo, proveedor, moneda etc. 2. Fecha que se está consultando. 3. Cargos, Abonos y Saldo de los movimientos. 5.3 General de Movimientos Este reporte refleja los movimientos e información de compras de acuerdo a los filtros seleccionados. Ruta: Reportes Compras General de Movimientos 1. Rango de Agentes. 2. Rango de Proveedores. 3. Agrupadores, Categoría y Familia. 4. Sucursal específica. 5. UEN específica. 6. Tipo de Movimiento, se puede seleccionar cualquiera de los movimientos de compra. 7. Estatus del movimiento. Flujo Compras - 44

46 8. De algún almacén en específico o todos. 9. La moneda de los movimientos. 10. Rango de fechas de los movimientos. 11. Botones para vista preliminar o impresión del reporte. Resultado del Reporte General de Movimientos 1. Encabezado del reporte fechas, rango de proveedores, rango de agentes, etc. 2. Información del detalle, movimiento, agente, Nombre del agente, Fecha de emisión del movimiento, Importe, impuesto y total. 3. Almacén del movimiento. Flujo Compras - 45

47 5.4 General de Movimientos (Detalle) Este reporte también emite los movimientos de acuerdo a los parámetros con los que se solicite el reporte, sin embargo este los emite de forma detallada como se verá a continuación. Ruta: Reportes Compras General de Movimientos (Detalle) 1. Rango de Artículos. 2. Agrupadores, Categoría, Familia, Grupo, etc. 3. Sucursal específica. 4. UEN específica. 5. Tipo de Movimiento. Se puede seleccionar cualquiera de los movimientos de compra. 6. Moneda del movimiento. 7. De algún almacén en específico o todos. 8. Estatus de los movimientos. 9. Rango de fechas de los movimientos. 10. Si se requieren los movimientos desglosados o no. 11. Botones para vista preliminar o impresión del reporte. Resultado Reporte General de Movimientos Detalle. 1. Encabezado del reporte fechas, rango de artículos, etc. 2. Información del detalle, movimiento, agente, Fecha de emisión del movimiento, Importe, impuesto, total y almacén. Flujo Compras - 46

48 5.5 Comparativo Mes / Año Este reporte emite información comparativa con el mes del año anterior. Ruta: Reportes Compras Comparativo Mes / Año 1. Año del que se desea sacar la información. 2. Periodo del que se desea obtener la información. 3. Rango de Artículos. 4. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría, familia, Grupo y Fabricante. 5. Botones para vista preliminar, o para imprimirlo. Flujo Compras - 47

49 Resultado del Reporte Comparativo Mes /Año 1. Muestra de los artículos las compras del mismo mes del año anterior y del año actual, para realizar una comparativa. 5.6 Cumplimiento Muestra el cumplimiento en fechas de las compras realizadas, de acuerdo a los parámetros o filtros especificados en el reporte. Ruta: Reportes Compras Cumplimiento 1. Rango de Proveedores. 2. Rango de Fechas. 3. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría y familia. 4. Si se mostrará el reporte desglosado o no. 5. Botones de vista preliminar y de impresión del reporte. Resultado del Reporte de Cumplimiento 1. Encabezado, Rango de Fechas, Rango de Proveedores. Flujo Compras - 48

50 2. Detalle de los movimientos, nos especifica la cantidad pedida y la cantidad surtida, así como el porcentaje de cumplimiento. Flujo Compras - 49

51 6. Errores Frecuentes Flujo Compras - 50

52 6.1 Almacén Incorrecto orden de mercancías Para los movimientos Orden Garantía, Intercambio Garantía o Dev. Orden Garantía es necesario configurar el almacén tipo garantías de lo contrario, al afectar el sistema emitirá el siguiente error. Solución Almacén Garantía 1. En cuentas almacenes, se abrirá el almacén que se usará para garantías y se le tiene que configurar tipo garantías, como se muestra en la imagen. Flujo Compras - 51

53 6.2 Error de consecutivos En ocasiones por diversas causas puede haber ya un movimiento con un folio asignado y el sistema tiene configurado que asigne ese mismo, por lo que al ya haber un movimiento con ese consecutivo el sistema emitirá el siguiente error: Consecutivos Solución Configurando Consecutivos Ruta: Configurar Consecutivos Compras 1. Una primera opción (que no es tan recomendable) es avanzar el consecutivo a uno que ya esté libre o no haya sido usado para que se pueda afectar el movimiento. Flujo Compras - 52

54 Solución Consecutivos Independientes Ruta: Configurar Empresas Seleccionar la empresa Menú Edición Opciones de módulos Click en la pestaña de Compras (2) 1. Activar el check Consecutivo Independiente (Devoluciones / Crédito Proveedor). 2. Activar el check Consecutivo Independiente (Bonificaciones / Crédito Proveedor). Importante: Esta última opción sería la más recomendable ya que se evita la modificación manual de consecutivos que puede llevar a un uso incorrecto de identificadores. 6.3 Falta existencia gasto diverso Para aplicar un gasto diverso a un artículo este debe tener forzosamente existencia en el almacén, si se realizó una compra y ya se factura esa pieza, ya no habrá existencia para relacionar el gasto diverso con el artículo. 1. Las posibles soluciones en este ejemplo serían: cancelar la factura o realizar una nueva compra para que haya existencia de dicho artículo en el almacén. Flujo Compras - 53

55 6.4 Falta indicar el Número de Serie Lote del Artículo 1. Este Error es provocado cuando se requiere hacer una compra de un artículo tipo Serie o tipo Lote y al realizar el movimiento no se captura este dato. La solución es ir al menú edición, opción series lotes del artículo y capturar un número de serie o de lote del artículo. Con esto el sistema dejará realizar la compra. También aplica en las devoluciones de compra, cuando se tiene configurado en el módulo de inventarios la opción de surtido automático series /lotes del artículo tenga configurada la opción NO. 6.5 El Proveedor Indicado no está asignado al Artículo 1. Si se revisa la configuración del módulo de compras hay un check que dice validar proveedores del artículo, esto significa que ciertos productos sólo se podrán comprar a un proveedor en específico, de lo contrario marcará este error: Solución Proveedor Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Abrir Proveedor Menú Edición Opción Artículos del Proveedor 1. La solución a este error es ir al catálogo de proveedores, seleccionar el proveedor al que se la va a hacer la compra y anexarle el artículo deseado. Flujo Compras - 54

56 Solución Artículo Ruta: Cuentas Artículos Artículos Menú Edición Proveedores del Artículo 1. También se le puede asignar un proveedor por omisión al artículo, de esta forma se liga y ya deja realizar la compra sin problemas. Flujo Compras - 55

57 Configuración Usuario Ruta: Configurar Usuarios Usuarios Botón Configuración Pestaña Consultas especiales. 1. En caso de que el usuario no tenga acceso al menú anteriormente descrito para ligar el proveedor con el artículo, es necesario revisar la Configuración. Se deberá prender el check de consultar costos como se muestra en la imagen. Flujo Compras - 56

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