Manual de proceso de ordenes de compra para Trinity.

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1 Manual de proceso de ordenes de compra para Trinity.

2 Índice: 1) Ciclo de la orden de compra. 2) Recepción y notificación de la Orden de Compra a través del portal 3) Lista de estatus de las Ordenes de Compra 4) Revisión, aceptación y rechazo de la Orden de Compra. 5) Notas para el Proveedor y para la Orden de Compra 6) Mensajes y anexos. 7) Consulta de saldos. 8) Generación de Reportes 9) Solicitud de soporte.

3 Ciclo de la orden de compra

4 El proceso de una orden de compra para Trinity es el siguiente: 1. Envío de OC a plataforma B2B 2. Recepción de la OC a través del portal 3. Notificación automática al proveedor vía 4. Revisión, aceptación de la Orden de Compra 5. Impresión del archivo PDF 6. Entrega de mercancía y PDF 7. Actualización de estatus en el portal de la Orden de Compra

5 Recepción de la orden de compra a través del portal

6 Las órdenes de compra una vez emitidas y liberadas por Trinity serán publicadas a través del portal En este portal podrá dar seguimiento de todo el proceso de la OC. Esta publicación será notificada mediante un correo automático a través de la cuenta a los correos del proveedor registrados para notificación.

7 Para ingresar al portal se debe colocar el usuario y la contraseña solicitados. En caso de no contar con las claves de acceso al portal, puede solicitarlas al correo

8 Una vez dentro de la plataforma encontrará las siguientes opciones: Permite cerrar la sesión Modulo para obtener reportes de OC, Productos, Mensajes y Anexos Modulo para regresar al listado principal de OC en el perfil Modulo para obtener información de Facturas Pendientes, Canceladas o Pagos Enviados El sistema muestra 20 OC por pagina y cuando se sobrepasa dicha cantidad se van generando nuevas paginas Para encontrar una OC en particular se puede utilizar el buscador escribiendo el numero y después dando clic en el botón Buscar Los estatus indican la cantidad de OC y la etapa en la que se encuentra dentro del ciclo de vida y se pueden utilizar como filtro de búsqueda

9 Lista de Estatus de las Ordenes de Compra:

10 Todas las Ordenes de compra publicadas y que no han sido revisadas aun aparecerán con el estatus de Inicio. Indica que el proveedor ya ha visto el contenido de la Orden de Compra publicada pero aun no responde sobre su aceptación o rechazo. Señala que el proveedor está de acuerdo con lo publicado en la Orden de Compra y puede realizar la entrega de lo solicitado Señala que el proveedor no está de acuerdo con lo publicado en la Orden de Compra. Se debe registrar la razón por la que no puede aceptar la Orden de Compra. Indica que la Orden de Compra ha sufrido algún cambio por parte del comprador. Es necesario revisarla nuevamente y dar respuesta de aceptación o rechazo.

11 Señala que la Orden de Compra ha sido cancelada por parte de Trinity y no tiene que surtir Señala que el proveedor no está de acuerdo con lo publicado en la Orden de Compra. Señala que el proveedor aceptó y rechazo partidas dentro de una Orden de compra. Señala que Orden de Compra cuenta con una Factura en Trinity Señala que Orden de Compra cuenta con una Factura Registrada pero Trinity la anula por motivos que tiene que revisar directo con su comprador.

12 Señala que Orden de Compra cuenta con una Factura Registrada pero Trinity no realizará el pago y se debe de revisar con su comprador para saber los motivos Señala que Orden de Compra cuenta con facturas en sus partidas de las cuales algunas están registradas para pago y otras aun no lo están. Señala que Orden de Compra cuenta con facturas en sus partidas y todas están registradas para pago. Señala que una OC ha sido cerrada por Trinity y ya no registrará ni realizará ningún movimiento adicional.

13 Revisión, aceptación y rechazo de la Orden de compra.

14 Una vez que se haya entrado al portal con las clave de usuario y contraseña correspondientes, se podrá visualizar el listado de OCs que hayan sido enviadas al proveedor. Las OCs que aún no han sido revisadas aparecerán en el estatus Inicio, y para conocer el contenido de cada OC se debe dar clic en el botón Detalle.

15 Después de entrar al detalle de la OC, el estatus de esta cambiará a Revisada. Este estatus significa que una OC ya ha sido vista por el proveedor y está enterado de su publicación para poder revisar a detalle los términos y condiciones solicitados por su cliente Trinity. El botón Histórico almacena y muestra los estatus por los que ha pasado el documento para tener un registro de su ciclo de vida.

16 En el detalle podrá revisar el cabecero de la OC que contiene los detalles generales de la OC como son el número de la OC, la fecha de publicación, el comprador que la emitió y el almacén donde se deberá realizar la entrega. Debajo de este encabezado encontrará las partidas o líneas que componen su OC y deberá verificar si los términos y condiciones requeridos por Trinity pueden ser o no aceptados. Cabecero Fechas de entrega Partida

17 PosterioraestarevisiónsedeberádarrespuestadeaceptaciónorechazodelaOC. Para dar respuesta de la OC se deberá seleccionar la opción sí o no de la partida, después se debe indicar la fecha de entrega y posteriormente dar clic en el botón Aceptar. Estos pasos son requeridos de esta manera para evitar realizar una aceptación por error. 2 3 Botón para registrar en el portal la aceptación o rechazo de las partidas 1 Registrar la fecha de entrega del producto o servicio en trinity. La fecha de embarque es la fecha cuando la mercancía sale del almacén del proveedor Activar la opción SI para aceptar la partida, Activar la opción NO para rechazar la partida. Todas las partidas deben tener una aceptación o rechazo.

18 Es importante recordar que una vez aceptada la OC como fue publicada en el portal se están aceptando los términos y condiciones de entrega y pago emitidos por Trinity. Su comprador será notificado automáticamente de la aceptación o rechazo de esta OC. Después de aceptar la OC el sistema activa 3 iconos (PDF, Excel, XML) El PDF contiene la OC aceptada y debe ser impreso para presentarlo al momento de la entrega del material en Trinity La OC se puede descargar en XML y Excel pero estos formatos no son solicitados por Trinity.

19 Notas Proveedor y Producto.

20 Las Ordenes de Compra publicadas en el portal pueden contener 3 tipos de notas especiales generadas porel compradoryseconsultaningresandoal detalledelaoc. (Notasparael proveedor, Notasparala Orden de compra, Notas para los Productos) Esta opción muestra los tres tipo de notas en una sola ventana Las Notas contienen información que el comprador considera relevante para el material que les está solicitando.

21 Anexos y Mensajes.

22 El sistema le proporciona herramientas para comunicarse con su comprador y enviarle anexos o mensajes referentes a sus ordenes de compra. Para insertar un mensaje debe dar clic en el icono verde Insertar Mensajes. Posteriormente debe dar clic en Insertar Nuevos Mensajes para obtener la ventana donde escribirá el texto deseado En esta ventana es donde va a colocar la información que desea compartirle al comprador como por ejemplo. Motivos de rechazo de una OC o partida, parcialidades, información errónea en la OC etc. Esta información es notificada al comprador para que sea atendida

23 Usted puede insertar documentos a sus OC que considere relevantes para el comprador De clic en el icono verde Insertar Anexos Seleccione el tipo de anexo que desea ingresar Coloque una breve descripción y seleccione el archivo en la ruta donde se encuentre almacenado. Para finalizar de clic en Anexar Documento

24 Las Ordenes de Compra con anexos y mensajes pueden identificarse de forma visual porque el sistema les coloca el numero de mensajes o anexos en color rojo y se muestra en el listado general o dentro del detalle de la Orden de Compra

25 Estado de Cuenta.

26 El modulo de Estado de Cuenta le permite ver las facturas pendientes, los pagos enviados y las facturas canceladas registradas por Trinity al día de la consulta. Este se consulta dando clic en la pestaña Estado de Cuenta

27 Facturas Pendientes: Muestra el listado de las facturas asignadas a las Ordenes de Compra que aun no han sido pagadas y tiene disponible un buscador para identificar las facturas por numero de Factura (Folio) Facturas Enviadas: Muestra el listado de todas las facturas pagadas por Trinity y este modulo tiene disponible un filtro para buscar por facturas por rangos de fecha Facturas Canceladas: Muestra el listado de las facturas que fueron canceladas por Trinity y tiene disponible un buscador para identificar las facturas por numero de Factura (Folio) Cada factura cancelada muestra el motivo por el que se encuentra en este estatus.

28 Generacion de Reportes.

29 El sistema les ofrece 3 tipo de reportes. 1.-Puede obtener un reporte de los productos que le han solicitado dentro de sus ordenes de compra. 2.-Puede obtener un reporte de las ordenes de compra que han recibido mediante la plataforma y simplificar los resultados utilizando los filtros. (Fecha de OC, Fecha de Entrega, Fecha de Embarque, Estatus OC) 3.-Puede obtener un reporte de las Ordenes de Compra que contienen mensajes, Ordenes de compra que contienen anexos y Ordenes de compra que contienen anexos y mensajes en un rango de fechas.

30 Filtros para personalizar reportes Tipos de reporte Clic para generar el reporte

31 Si usted requiere asistencia contáctenos por los siguientes medios: Teléfono: 01 (55) opción 2 Correo electrónico: los temas relacionados con la revisión de su OC.

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