Manual Usuario Portal Contabilidad

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1 Manual Usuario Portal Contabilidad Autor: Ivan Orlando Fierro Ramos Fecha Actualización: 14/05/2015 Página 1 de 17

2 Contenido Manual De Usuario Portal De Contabilidad... 3 Descripción de iconos... 3 INGRESO AL PORTAL:... 4 TIPO DE USUARIO ADMINISTRADOR:... 4 MENÚ ARCHIVO:... 4 Abrir Archivo:... 4 Agregar nuevo documento:... 5 Agregar nuevo grupo:... 6 Tipo de archivo Pólizas :... 7 Tipo de archivos Auxiliar :... 8 Tipo de archivos Reporte auxiliar de folios :... 9 Seleccionar desde: Abrir, Editar y Eliminar formularios: GENERAR XML: Preview XML: Descargar XML: MENÚ ADMINISTRACIÓN: Nuevo usuario: Ver usuarios: Cambiar contraseña: Acerca de: Cerrar sesión: TIPO DE USUARIO NO ADMINISTRADOR: No puede editar y no es administrador: Si puede editar pero no es administrador: Página 2 de 17

3 Descripción de iconos Icono Manual De Usuario Portal De Contabilidad Acción Abrir Nuevo documento Usuarios Cambiar contraseña Acerca de Generar XML Buscar Seleccionar Póliza Transacción Comprobante Nacional Otro tipo de comprobante Transferencia Otro método de pago Cheque Abrir calendario Editar Elimina registro Abrir PDF Abrir XML Eliminar usuario Cargar datos Página 3 de 17

4 INGRESO AL PORTAL: Para ingresar al sistema deberá ingresar con su usuario y contraseña que por default es, usuario: admin y contraseña: 123. Al ingresar sus datos, se abrirá una nueva ventana donde podrá visualizar la página principal. TIPO DE USUARIO ADMINISTRADOR: MENÚ ARCHIVO: Abrir Archivo: Para abrir un documento, seleccione el menú Archivo y seguido la opción Abrir. En la nueva ventana seleccione el tipo de documento, RFC, mes y año correspondiente. Página 4 de 17

5 Al finalizar de clic en el botón Buscar Archivo, se desplegara un lista con los documentos disponibles y seguido de clic en el botón Seleccionar para abrir el documento. En la nueva ventana podrá ver toda la información correspondiente al documento. Agregar nuevo documento: Si requiere agregar un nuevo documento, seleccione el menú Archivo seguido de Nuevo y a continuación la opción Nuevo Catálogo (en este caso) o el nombre del documento correspondiente. En la nueva ventana ingrese los datos necesarios y al finalizar de clic en el botón Guardar. Página 5 de 17

6 Los nuevos documentos se agregaran al Final de la última página. Si desea modificar un registro, de un clic en el botón Editar, al terminar las modificaciones haga clic en Guardar. Si desea eliminar un registro, de un clic en el botón Eliminar, deberá confirmar si desea eliminar la información. Nota: No podrá modificar ni eliminar la información una vez que se haya generado el XML. Agregar nuevo grupo: Si desea agregar un nuevo grupo, seleccione Nuevo, seguido de Nuevo grupo de y a continuación seleccione el documento deseado. Se abrirá el formulario correspondiente, ingrese los datos necesarios y al finalizar de clic en Guardar. Página 6 de 17

7 Tipo de archivo Pólizas : Al abrir un archivo de Polizas, podrá desplegar el explorador de archivos, para ello de clic en el icono Seleccionar. En el explorador de archivos podrá crear nuevos Formularios. Si desea crear una Nueva transacción, de clic izquierdo a Póliza se abrirá un menú, seleccione Nuevo Formulario y a continuación podrá crear una nueva Transacción. Se desplegara un campo en la parte inferior del Portal, ingrese los datos necesarios y al finalizar de clic en Guardar. A la nueva transacción podrá agregarle un método de pago, seleccione el que requiera para desplegar el campo correspondiente en la parte inferior, ingrese los datos necesarios y de clic en el botón Guardar. Página 7 de 17

8 Tipo de archivos Auxiliar : Al abrir un archivo de Auxiliar de cuentas, podrá desplegar el explorador de archivos, para ello de clic en el icono Seleccionar. En el explorador de archivos podrá crear nuevos Formularios. Si desea crear un Nuevo detalle auxiliar, de clic izquierdo a Auxiliar de cuentas para desplegar el menú, seleccione Nuevo Formulario y a continuación de clic en Detalle de Auxiliar. Ingrese los datos necesarios y al finalizar de clic en Guardar. Página 8 de 17

9 Tipo de archivos Reporte auxiliar de folios : Al abrir un archivo de Reporte auxiliar de folios, podrá desplegar el explorador de archivos, para ello de clic en el icono Seleccionar. En el explorador de archivos podrá crear nuevos Formularios. Si requiere agregar más comprobantes, de clic izquierdo en Reporte detalle de auxiliar y seleccione el que requiera. Se carga el campo correspondiente en la parte inferior de la página, ingrese los datos necesarios y al finalizar de clic en el botón Guardar. Nota: Podrá cargar los datos de sus documentos emitidos y recibidos, para ello siga los pasos del siguiente apartado. Página 9 de 17

10 Seleccionar desde: En algunos casos, como por ejemplo comprobante nacional, podrá cargar la información directamente de los documentos emitidos y recibidos, para ello de clic en seleccionar desde y a continuación seleccione Archivos emitidos o Recibidos según sea el caso. En la nueva ventana podrá usar los filtros predeterminados para buscar el documento, los cuales son por Serie, Folio, Fecha: para asignar la fecha de clic en el icono, para abrir el calendario y a continuación seleccione la fecha y por último podrá buscar por nombre del receptor (Razón social o nombre), para finalizar de clic en el icono Buscar. Nota: Si no ingresa ningún dato en los filtros el sistema cargara todos los documentos emitidos o recibidos según sea el caso. A continuación seleccione el documento deseado y de clic en el icono Pasar Datos. Página 10 de 17

11 El sistema le notificara con la leyenda Datos cargados correctamente, cierre la ventana y revise si la información es correcta, al finalizar de clic en el botón Guardar. Nota: Siga los mismos pasos para agregar la información de los documentos recibidos. Abrir, Editar y Eliminar formularios: Si requiere abrir un formulario para su consulta, de un clic izquierdo al registro y seguido seleccione Abrir Formulario, se abrirá el campo correspondiente en la parte inferior. Para editar siga los mismos pasos, realice las modificaciones y al terminar de clic en Guardar, el sistema le notificara con la leyenda Datos guardados correctamente. Para eliminar siga los mismos pasos y en el menú seleccione Eliminar. Nota: No podrá eliminar el dato principal si este contiene referencias. Tampoco podrá modificar los datos después de haberse generado el XML. Página 11 de 17

12 GENERAR XML: Preview XML: Una vez abierto el documento y de haber agregado o modificado los registros (En caso de ser necesario), podrá generar una vista previa del XML, para ello seleccione el menú Generar XML y seguido la opción Preview XML. En la nueva ventana se mostrara la leyenda Preview de tipo de documento, de clic en el botón Preview XML. Se abrirá el XML en una nueva ventana de su navegador, en caso de contener algún error, si todo está correcto se mostrara algo parecido a la siguiente imagen. Descargar XML: Para descargar un XML, seleccione el menú Generar XML y seguido la opción Generar XML. En la nueva ventana deberá seleccionar la clave del documento, esto varía según el tipo de documento que se está generando, para este ejemplo usamos Catálogos por lo que la única clave disponible es CT, seleccione la clave y a continuación de clic en el botón Generar XML. Nota: Después de generar el XML ya no podrá modificar los datos de ese tipo de documento. Página 12 de 17

13 Se iniciara la descargar del archivo con la Nomenclatura y características del archivo estipuladas por el SAT. Tipo de Documento RFC Ejercicio Periodo Clave Extensión 2 caracteres que 4 caracteres que identifican el Caracteres CT que identifican el año al número de mes al identifican el tipo de que corresponde la que corresponde la información que se información que se información que se envía. envía. envía. 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona moral o Física. Caracteres.ZIP que identifican un archivo comprimido. MENÚ ADMINISTRACIÓN: Nuevo usuario: Si desea agregar un nuevo usuario, seleccione el menú Administración y seguido de la opción Nuevo usuario. En la nueva ventana ingrese los datos necesarios y de clic en el botón Agregar usuario. Página 13 de 17

14 Podrá editar registros: Si selecciona que sí, el usuario podrá crear nuevos documentos y grupos, modificar su información y eliminarlos. Es administrador: Si selecciona que sí, el usuario tendrá acceso a todas las configuraciones. Ver usuarios: Para ver el listado de los usuarios, seleccione Ver usuarios en el menú Administración. Para eliminar un usuario, de clic en el icono Eliminar Usuario, deberá confirmar que desea eliminarlo. Si desea modificar la información de un usuario seleccione un registro y de clic en el botón Editar para desplegar el formulario correspondiente, al terminar las modificaciones haga clic en Editar usuario. Cambiar contraseña: Si desea cambiar su contraseña, seleccione Cambiar Contraseña. En la nueva ventana ingrese la nueva contraseña y seguido de clic en Cambiar contraseña. Página 14 de 17

15 Acerca de: Para ver información del proveedor del sistema seleccione la opción Acerca de, del menú ayuda. Cerrar sesión: Seleccione la opción Cerrar sesión del menú principal. Página 15 de 17

16 TIPO DE USUARIO NO ADMINISTRADOR: No puede editar y no es administrador: Si al crear un usuario selecciona las opciones NO puede editar registros y NO es administrador, el usuario tendrá un menú más limitado y solo podrá consultar los documentos. Al abrir un documento, el usuario podrá visualizar los iconos de Modificar y Eliminar Registros. Pero al intentar eliminar un registro, el sistema no lo permitirá y saldrá el siguiente aviso. Nota: Al hacer clic al botón Editar Registro el sistema solo mostrara la información pero deshabilitara el botón de Guardar y el de seleccionar desde. El usuario podrá moverse por el explorador de archivo y abrir los formularios, pero no podrá guardar ningún cambio. Página 16 de 17

17 Si puede editar pero no es administrador: Si al crear un usuario selecciona las opciones, SI puede editar registros Y NO es administrador, el usuario podrá crear nuevos grupos de documentos y editar los registros y formularios. El usuario también podrá cargar datos de los documentos emitidos y recibidos. La única diferencia es que al elegir que NO es Administrador el usuario no podrá crear usuarios, ni modificar los datos de los mismos. Página 17 de 17

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