TRACKING PO MATERIALES

Transcripción

1 Capacitación usuarios LASER Área funcional: Dir. Corp. Finanzas y Administración Equipo IT: Suministros Proceso: Compras Subproceso (si aplica): Tracking PO SRM Fecha elaboración: 13/09/2013 TRACKING PO MATERIALES Objetivo: Los proveedores darán la atención y seguimiento a los pedidos de compra generados por Holcim México y mantener la interacción entre usuarios y proveedores a través del portal SRM IMPORTANTE: Todos los pedidos que se publican en SRM están completamente autorizados NOTAS: Aplica para materiales y servicios Transacciones y/o infotipos involucrados + Ruta Transacción: Ruta: Acceder desde la dirección: Dar clic en el botón: Proveedores

2 1. Pantalla de Bienvenida: Ingresar usuario y contraseña de SRM y dar clic en el botón Acceder al sistema Si olvido su contraseña dar clic: Después de presionar el botón presenta las siguientes pantallas: Seleccionar la opción dos. Dar clic en el botón Aceptar Introduzca su Usuario Dar clic en Aceptar La clave le llegará al correo que proporciono a Holcim México. Dar clic en página inicial

3 Proceso LASER I. Tracking PO materiales 1. Página inicial: Nombre del proveedor, filtros de consulta y contador de pedidos de materiales y/o servicios, con diferentes estatus: Fecha de creación: filtro para Número de pedido: filtro para búsqueda de pedidos de la fecha búsqueda especifica de un documento. ingresada a fecha actual. Dar clic en botón iniciar búsqueda Dar clic en botón iniciar búsqueda Apartado de Pedidos: Muestra la cantidad de pedidos de Bienes o Materiales con estatus de Nuevos, Confirmados y Modificados Apartado de Notificaciones: Muestra la cantidad de pedidos Enviados de Bienes o Materiales y Servicios en Proceso Apartado de Servicios: Muestra la cantidad de pedidos de Servicios con estatus de Nuevos, Confirmados y Modificados Apartado de Recepción: Muestra la cantidad de pedidos de Bienes o materiales recibidos y Servicios realizados. 2. Código de Colores: Formula: Fecha actual vs Fecha de entrega VERDE: En tiempo Mayor a 10 días Naranja: Próximo a vencer de 1 a 10 días Rojo: Vencido <= 0 días Nota: En cabecera permanece el color del rango en días más cercano a la fecha de entrega, indicado en alguna de las líneas del pedido

4 3. Apartado de Pedidos: Dar clic en NUEVOS PEDIDOS DE MATERIALES No Atendido: Pedidos que únicamente se han Consultado y NO se han Confirmado Nuevos: Pedidos que NO se han Consultado NI Confirmado Genera la relación de pedidos Nuevos o No Atendidos. Dar clic en numero de Pedido a Confirmar 4. Asignar Estatus por posición: Confirmación, Confirmación Parcial o Rechazo. Nota: Para asignar el estatus correspondiente, las Fechas de Entrega NO deben estar Vencidas, si esto sucede favor de contactar a su usuario, para que realice la modificación. Radio botón: Línea: si esta seleccionado, debe marcar cada pos. Para asignar un estatus. Pedido: Si esta seleccionado el sistema marca en automático todas las líneas Asignar Estatus: Seleccionar el estatus correspondiente Confirmado: Aceptará las condiciones del pedido Botón Grabar: Los estatus y fechas propuestas se guardan y regresará a la lista de pedidos Botón Regresar: NO guarda los cambios y regresará a la lista de pedidos Botón Imprimir: podrá descargar en formato PDF el documento de compra. Fecha Propuesta: Asignar nueva fecha de entrega cuando se estén Confirmando la Posiciones. El sistema enviará un correo al usuario informando del cambio Rechazado: No está de acuerdo con fechas, cantidades o precios. El sistema borrará la posición y enviará un correo al usuario informando del Rechazo Conf. Parcialmente: El sistema pedirá que realice una programación de entregas. Ver siguiente pantalla

5 Conf. Parcialmente: Ej.: Cantidad pedida 50 UN, realizar la programación de entregas de acuerdo a la cantidad solicitada, el sistema NO permitirá continuar si la cantidad es menor o mayor. Cantidad: Ingresar la cantidad a programar Fecha Propuesta: Ingresar la nueva fecha de entrega propuesta para la cantidad indicada Botón Agregar: Insertará una línea nueva en la tabla hasta completar la cantidad total solicitada El sistema enviará un correo al usuario informando de la programación de entregas, cuando se de grabar en la vista anterior Dar clic en el botón regresar, el sistema guardará la programación de las entregas y regresará a la vista anterior 5. Apartado de Pedidos: Dar clic en CONFIRMADOS Conf. Parcialmente: Pedidos que contiene una programación de entregas en alguna de sus posiciones y están listos para ser enviados Confirmado: Pedidos listos para ser enviados Genera la relación de pedidos Confirmados o Conf. Parcialmente. Dar clic en número de Pedido a Enviar

6 6. Asignar Estatus por posición: Enviado Botón Enviar: Dar clic en el botón para cambiar el estatus de Confirmado a Preparado para Envío Realizar esta operación para cada posición. Botón Enviar: Dar clic en el botón para que presente las entregas programadas. Ver siguiente pantalla Conf. Parcialmente: Programa de entregas Botón Enviar: Dar clic en el botón para cambiar el estatus a Preparado para Envío. Realizar esta operación para cada posición. Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior, el sistema guardara los cambios. Nota:Una vez terminado el proceso, deberá preparar y enviar los materiales al lugar de entrega indicado en el pedido Posiciones de pedido con estatus Preparado para Envío. Botón Grabar: Dar clic y los estatus cambiarán ha Enviado (Consultar el apartado de Notificaciones) y regresará a la lista de pedidos

7 7. Apartado de Pedidos: Dar clic en MODIFICADOS Pedidos que se encontraban como Nuevos o Confirmados y fueron modificados por los usuarios. La información que puede ser modificada: Cantidades, Precios o Fechas de Entrega. Contactar al usuario o comprador para revisar los cambios. Genera la relación de pedidos Modificados. Dar clic en el número de Pedido a Confirmar Verificar la información referente a Precios, fechas de entrega o cantidades. Repetir los pasos anteriores del 4 al 6 para continuar con la confirmación del pedido Información a revisar

8 8. Apartado de Servicios: Dar clic en NUEVOS PEDIDOS DE SERVICIOS No Atendido: Pedidos que únicamente se han Consultado y NO se han Confirmado Nuevos: Pedidos que NO se han Consultado NI Confirmado Genera la relación de pedidos Nuevos o No Atendidos. Dar clic en numero de Pedido a Confirmar 9. Asignar Estatus por posición: Confirmación o Rechazo. Nota: Para asignar el estatus correspondiente, las Fechas de Entrega NO deben estar Vencidas, si esto sucede favor de contactar a su usuario, para que realice la modificación. Radio botón: Línea: si esta seleccionado, debe marcar cada pos. Para asignar un estatus. Pedido: Si esta seleccionado el sistema marca en automático todas las líneas Asignar Estatus: Seleccionar el estatus correspondiente Confirmado: Aceptará las condiciones del pedido Botón Grabar: Los estatus y fechas propuestas se guardan y regresará a la lista de pedidos Botón Regresar: NO guarda los cambios y regresará a la lista de pedidos Botón Imprimir: podrá descargar en formato PDF el documento de compra. Fecha Propuesta: Asignar nueva fecha de entrega cuando se estén Confirmando la Posiciones. El sistema enviará un correo al usuario informando del cambio Rechazado: No está de acuerdo con fechas, cantidades o precios. El sistema borrará la posición y enviará un correo al usuario informando del Rechazo

9 Consulta de Detalle de una Posición de Servicio: Asignar estatus: Detalles Seleccionar Posición. Ver siguiente Pantalla En esta consulta podrá ver el detalle de las actividades que conforman el servicio Posición del pedido Que se consulta Cantidades y precios de cada actividad. La suma de los importes es el total de la posición del pedido Actividades relacionadas al servicio Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior

10 10. Apartado de Servicios: Dar clic en CONFIRMADOS Confirmado: Pedido listo a iniciar el Servicio. Genera la relación de pedidos de Servicios Confirmados. Dar clic en número de Pedido a iniciar el Servicio 11. Asignar Estatus por posición: Servicio en Proceso Nota: Una vez terminado el proceso, deberá iniciar con los trabajos indicados en el pedido Botón r Servicio en proceso: Dar clic en el botón para cambiar el estatus de Confirmado a Servicio en Proceso, repetir esta operación por cada posición Botón Grabar: Dar clic y el sistema guardará los cambios (Consultar el apartado de Notificaciones) y regresará a la lista de pedidos

11 12. Apartado de Servicios: Dar clic en MODIFICADOS Pedidos que se encontraban como Nuevos o Confirmados y fueron modificados por los usuarios. La información que puede ser modificada: Cantidades, Precios o Fechas de Entrega. Contactar al usuario o comprador para revisar los cambios. Genera la relación de pedidos Modificados. Dar clic en el número de Pedido a Confirmar Verificar la información referente a Precios, fechas de entrega o cantidades. Repetir los pasos anteriores del 9 al 11para continuar con la confirmación del pedido Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior Información a revisar

12 NOTIFICACIONES 13. Apartado de Notificaciones: Dar clic en MATERIALES ENVIADOS Estatus Enviado: Pedidos que fueron enviados a las plantas o instalaciones de Holcim México Genera la relación de pedidos Enviados. Dar clic en el número de Pedido a Consultar En esta consulta podrá ver el detalle de materiales enviados Estatus Recibido: Materiales recibidos completamente. Cantidad Pedida = Cantidad Recibida Cantidad Recibida: Materiales recibidos por los usuarios con entrada de mercancías en el sistema Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior Estatus Enviado: Materiales Pendientes por recibir o recibidos parcialmente Cantidad Pedida > Cantidad Recibida

13 14. Apartado de Notificaciones: Dar clic en SERVICIOS EN PROCESO Estatus Servicio en proceso: Pedidos que ya iniciaron con los trabajos Genera la relación de pedidos Servicio en proceso. Dar clic en el número de Pedido a Consultar En esta consulta podrá ver el detalle de servicios en proceso Estatus Servicio Ejecutado: Servicios concluidos. Importe Pos. = Monto Recibido Monto Recibido: Servicios recibidos por los usuarios con entrada de servicios en el sistema Estatus Servicio en Proceso: Servicios pendientes Importe Pos. > Monto Recibido Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior

14 RECEPCIÓN 15. Apartado de Recepción: Dar clic en ENTRADA DE MERCANCIAS Genera la relación de pedidos Recibidos. Dar clic en el número de Pedido a Consultar Estatus Recibido: Pedidos entregados en su totalidad En esta consulta podrá ver el detalle de la recepción Estatus Recibido: Materiales recibidos completamente. Cantidad Pedida = Cantidad Recibida O el usuario marca con entrega final, cuando queda un remante y ya no se recibirá. Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior

15 16. Apartado de Recepción: Dar clic en ENTRADA DE SERVICIOS Genera la relación de pedidos Servicio ejecutado Dar clic en el número de Pedido a Consultar Estatus Servicio Ejecutado: Servicios concluidos Completamente En esta consulta podrá ver el detalle del servicio ejecutado Estatus Servicio Ejecutado: Servicios recibidos completamente. Importe Pos. = Monto Recibido O el usuario marca con entrega final, cuando queda un remante y ya no se recibirá. Botón Regresar: Dar clic para regresar a la vista anterior FIN