GUÍA DE USUARIOSISTEMA SAI FUNDACIÓNUNIVERSITARIADEL AREA ANDINA

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1 GUÍA DE USUARIOSISTEMA SAI FUNDACIÓNUNIVERSITARIADEL AREA ANDINA

2 TABLADECONTENIDO PROCESO REAJUSTES ULISES CONDICIONES PREVIAS Y OBSERVACIONES GENERALES... 3 Para que un estudiante pueda realizar adiciones, retiros o cambio de grupo de las asignaturas registradas debe estar Matriculado; es decir, con la liquidación de matricula en estado PAG (pagada), de lo contrario el sistema no le permitirá la realización de estos cambios PROCEDIMIENTO INGRESO AL SISTEMA DE ESTUDIANTES PASOS PARA REALIZAR EL REAJUSTE A LA MATRÍCULA RETIRO DE MATERIAS ADICIÓN DE MATERIAS GENERACION E IMPRESIÓN DE LA LIQUIDACION CONSULTA DEL ESTADO DE LA MATERIAS MODIFICADAS CAMBIO DE GRUPO...17

3 PROCESO REAJUSTES ULISES 1. CONDICIONES PREVIAS Y OBSERVACIONES GENERALES Para que un estudiante pueda realizar adiciones, retiros o cambio de grupo de las asignaturas registradas debe estar Matriculado; es decir, con la liquidación de matricula en estado PAG (pagada), de lo contrario el sistema no le permitirá la realización de estos cambios. Importante: para el cambio de grupo no se deben eliminar las materias por Ulises, El cambio de grupo lo debe hacer el Director o Coordinador del Programa por otro Modulo. Recuerde que el Reajuste o modificación a la matrícula se realiza en fechas definidas en el calendario académico. 2. PROCEDIMIENTO 2.1 INGRESO AL SISTEMA DE ESTUDIANTES Ingresar al Módulo de Ulises a la Dirección: digitando esta dirección en internet o por el link que se encuentra en la página web de la Fundación: Ingresar a la pagina WEB y dar clic aquí en Ulises

4 A continuación Ingrese su Clave y Usuario, en caso de no conocerla, comuníquese con Departamento de Sistemas e Informática Ingrese su Usuario Ingrese su Clave PASOS PARA REALIZAR EL REAJUSTE A LA MATRÍCULA Si no recuerda el procedimiento puede hacer clic en el manual de reajustes que aparece en el mensaje de bienvenida al ingresar a Ulises Si quiere consultar este manual haga clic aquí

5 Haga clic en la pestaña Matrículas, y en la opción de opción de Reajustes Clic en la pestaña de Matriculas. Luego clic en la opción Reajustes Al dar clic en la opción Reajustes se genera la siguiente ventana, donde se visualiza la opción de Adición de Materias y Retiro de Materias Se generan las opciones de Adición y Retiro de Materias

6 2.2 RETIRO DE MATERIAS Este proceso se realiza cuando el estudiante no puede o no desea cursar materias registradas y seleccionadas en la matricula general. Dar clic en la opción Retiro de Materias, donde se genera la siguiente ventana en la cual el estudiante debe leer la información que aparece allí. Dar clic en conozco y acepto las condiciones, Clic en la opción Retiro de Materias. Leer la información Clic en la opción Al dar clic en la opción conozco y acepto las condiciones, se despliega la siguiente ventana: donde aparecen las materias matriculadas para el periodo académico vigente. seleccionar una a una la o las asignaturas que desea retirar y enseguida dar clic en el botón No se pueden eliminar todas asignaturas, ya que esto le anula la liquidación que tiene asociada a matricula del estudiante y el sistema después no identifica el pago realizado.

7 Seleccione la materia a retirar. Haga clic en la opción Al dar clic en la opción, se genera la siguiente ventana donde se debe confirmar si en realidad desea retirar la materia dando clic en la opción Si está seguro de haber seleccionado la asignatura correcta haga clic en el Botón

8 Mensaje de confirmación 2.4 ADICIÓN DE MATERIAS Este proceso se realiza cuando el estudiante desea adicionar materias que no fueron matriculadas, hasta completar el numero de créditos definidos en el periodo académico en el que queda ubicado. Este proceso no genera pago adicional. Así mismo se permite adicionar tres créditos más de los definidos en el semestre académico en el que esta ubicado el estudiante, lo cual generara el respectivo pago adicional como se estipula en el reglamento estudiantil. Para lo anterior se deben seguir los siguientes pasos: Dar clic en la opción Adición de Materias, donde se genera la siguiente ventana con sus respectivos datos; leer la información y hacer clic en el Botón Clic en el Botón Clic en el Botón

9 Una vez que se da clic en la opción aceptar, se despliega la siguiente ventana para iniciar el proceso de adición de materias, dando clic en el botón clic en el botón Al realizar el proceso anterior, se genera esta ventana en la que debe seleccionar las materias que va a adicionar y por último clic en el botón Seleccione las materias que va a Adicionar Clic en el botón

10 Al dar clic en el botón agregar materias, se visualiza esta ventana, Dar clic en la opción para que se vean los grupos disponibles con su respectivo horario. Haga clic en Hacer clic en Clic en

11 Seleccione el grupo al cual se va a matricular y haga clic en la opción Seleccione el grupo Hacer clic en la opción Una vez que se han seleccionado todos los grupos de las materias adicionadas se visualiza el botón de, hacer clic en este botón para confirmar la programación. Una vez que seleccione todos los grupos haga clic en la opción La confirmacion genera una ventana donde se informa que el proceso ha terminado exitosamente como se ve a continuacion:

12 Mensaje de finalización exitosa del proceso. 2.5 GENERACION E IMPRESIÓN DE LA LIQUIDACION. La generación de la liquidación realizada por la oficina de Registro y control es un proceso que se realiza un día después de finalizada la fecha de reajustes. El estudiante debe ingresar a Ulises un día después de finalizada la fecha de reajustes para revisar el estado de la liquidación: o Si la liquidación esta en estado PAG, es porque el reajuste no genero pago adicional. o Si la liquidación esta en estado GEN, es porque el reajuste genero pago adicional o devolución, con lo cual debe imprimir dicha liquidación. o En caso de devolución o saldo a favor, debe dirigirse a la oficina de Tesorera. o En caso de pago adicional, el estudiante debe dirigirse al banco con la respectiva liquidación para realizar el correspondiente pago. Haga clic en consultas. Haga clic en liquidaciones Una vez que se hace clic en liquidaciones se despliega la pantalla, en la cual debe ingresar los datos y hacer clic en consultar

13 Seleccione el periodo Seleccione su código Haga clic en Seleccione la impresora para que se pueda generar la impresión de la liquidación. Liquidación del proceso de Reajuste que figura en estado generada Haga clic en la impresora

14 Se genera el documento con código de barras, con el cual el estudiante debe dirigirse al banco a realizar el pago, y así quedé legalizado el proceso de adición. En caso de saldo a favor, el estudiante debe dirigirse a Tesorería donde será orientado en el proceso a seguir. Liquidación con código de barras para el pago de reajustes Consultar la liquidación en Ulises 24 horas después de realizado el pago, la cual debe figurar en estado PAG,

15 Liquidación de reajustes paga 2.6. CONSULTA DEL ESTADO DE LA MATERIAS MODIFICADAS El estudiante está en la obligación de validar que las asignaturas modificadas se reflejen en la historia académica así: Materias retiradas no deben figurar en esta consulta Materias adicionadas deben figurar y en estado PAG Materias cambiadas de grupos deben figurar en el nuevo grupo y en estado PAG Esta consulta la realizan en Ulises por la ruta: consultas/historia académica Hacer clic en la pestaña consultas Seleccionar en el menú de la izquierda la opción historia académica Seleccionar el código Seleccionar el periodo Hacer clic en consultar

16 Haga clic en la pestaña Consultas Haga Clic en Historia Académica Seleccione el Código Seleccione el Periodo Haga clic en Al hacer clic en consultar se genera la siguiente pantalla, en la cual se debe validar que las materias a cursar estén relacionadas, con grupo asignado y en estado PAG,

17 Identifique que esta matriculado en el grupo que usted eligió Revise que las asignaturas estén Verifique que el estado de la matricula este en estado PAG NOTA: Estudiante que no realice el pago las materias adicionadas quedaran en estado LIQ y no figurara en los listados oficiales de la materia, no podrá ingresar a clase y para el siguiente periodo académico se le bloqueará la matrícula CAMBIO DE GRUPO Si el estudiante desea cambiar el grupo en el que matriculó una o varias materias, debe dirigirse a la Dirección o coordinación del respectivo programa, en donde se realizará el proceso según la disponibilidad de cupos que tenga definida dicha asignatura.

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