MANUAL DE SYS APOLO - CONFIGURACIÓN

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1 2014 MANUAL DE SYS APOLO - CONFIGURACIÓN SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit /01/2014

2 1. COMO INGRESAR AL PROGRAMA? Remítase al manual de inicio de sesión Una vez establecida la conexión con la base de datos haga clic en conectar y el programa le presentara la siguiente ventana (ver imagen 1): 2. CONFIGURACIÓN 2.1 terceros Imagen 1 Esta opción permite configurar y crear terceros para todos os módulos. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 2) Imagen 2

3 Para buscar un tercero ya creado haga clic en el botón buscar de la barra de herramientas y el programa ale presenta la siguiente ventana (ver imagen 3) Imagen 3 En esta venta usted puede buscar un tercero en particular digitando los datos que requiere en cualquiera de los campos ya sea código, Nit, No de identificación, Razón social o representante legal y haga clic en el botón buscar que se encuentra al lado de la caja de texto, y el programa le presentara los datos del tercero solicitado. Para visualizar todos los terceros creados solo haga clic en el botón buscar que se encuentra al lado de la caja de texto y el programa le presenta todos los datos en esta ventana. Nuevo Para crear un nuevo tercero haga clic en botón nuevo de la barra de herramientas y el programa le presentara la seguirte ventana (ver imagen 4): Imagen 4

4 Ingrese los datos que requiere esta ventana para la creación del tercero, desplegué la pestaña y seleccione el tipo de identificación del tercero digite le número de cédula y así todos los demás datos, una vez haya digitado todo haga clic en el botón aceptar para la creación del tercero. Modificar Para modificar un dato haga de un tercero ya creado, seleccione l tercero a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana donde podrá modificar los datos necesarios (ver imagen 5): Eliminar Imagen 5 Para eliminar un tercero selecciónelo, y haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas, si el tercero ya ha sido utilizado para movimientos no se podrá eliminar (ver imagen 6): Imagen 6

5 Ver movimiento Esta opción permite ver los movimientos de los terceros durante un mes determinado. Haga clic en la opción ver movimiento de la barra de herramientas y el programa le presenta la síguete ventana (ver imagen 7): Imagen 7 En esta ventana seleccione desplegando la pestaña el mes y haga clic en el botón aceptar para generar el reporte del movimiento del tercero (ver imagen 6): Imagen 8

6 Si necesita exportar esta información a un archivo de Excel, haga clic en el botón exportar y en la ventana que abre selecciónela ruta donde desea guardar el archivo la puede seleccionar haciendo clic en el botón de los 3 puntos que se encuentra al lado de la caja de texto Ruta y la información se exportara en un archivo de Excel. Imprimir Ver manual de impresión de documentos 2.2 ubicación departamentos Esta opción permite configurar los departamentos que se van a ser de utilidad en la elaboración de los documentos o registros. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 9) Imagen 9 En esta ventana se pude visualizar los departamentos creados con sus respectivos códigos.

7 Nuevo Para crear un nuevo departamento haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se a continuación (ver imagen 10) Imagen 10 Digite los datos correspondientes en los campos que ahí le pide como lo son código seleccionar el código correcto de cada departamento ya que cada uno maneja su propio código y en el campo departamento digite el departamento correspondiente al código y una vez hecho esto haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un departamento, selecciónelo y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas, y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 11) Imagen 11

8 Eliminar Para eliminar un departamento selecciónelo y haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el departamento será eliminado (ver imagen 12). Refrescar Imagen 12 Si se ha creado un nuevo departamento y aun no aparece en la ventana principal del programa, haga clic en la opción refrescar para que el departamento ingrese y pueda ser utilizado en los registros Imprimir Ver manual de impresión de documentos Municipios Esta opción permite configurar los municipios que se van a ser de utilidad en la elaboración de los documentos o registros.

9 Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 13) Imagen 13 Esta ventana permite visualizar los departamentos y los municipios que tiene cada departamento con sus respectivos códigos. Nuevo Para crear un nuevo municipio haga clic en opción nuevo de la barra de herramientas, y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 14) Imagen 14

10 En esta ventana digite el código del municipio, el municipio y el departamento en el cual se encuentra ubicado el municipio, y una vez hecho esto haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato en el registro del municipio, seleccione el municipio a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación con los datos respectivos a modificar (ver imagen 15) Imagen 15 Una vez modificados los datos respectivos haga clic en el botón acepta r para guardar los cambios.

11 Eliminar Para eliminar un municipio selecciónelo y haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el municipio será eliminado (ver imagen 16). Imagen 16 Refrescar Si se ha creado un nuevo municipio y aun no aparece en la ventana principal del programa, haga clic en la opción refrescar para que el municipio ingrese y pueda ser utilizado en los registros. Imprimir Ver manual de impresión de documentos

12 2.2.3 centros de costo Un centro de costos es una división que genera costos para la entidad pero le añaden beneficios de igual manera y estos centros son necesarios para el buen funcionamiento de la entidad. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 17) Imagen 17 En esta ventana se puede visualizar los centros de costo ya creados. Nuevo Para crear un nuevo centro de costo haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 18)

13 Imagen 18 Digite los datos correspondientes como lo son código del centro de costo con el cual será identificado, y el nombre del centro de costo, y una vez haya digitado estos datos haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato del centro de costo ya sea nombre o código seleccione le centro de costo a modificar y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas y el programa le presentara en una ventana los datos que puede modificar y una vez haya cambiado esos datos haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios realizados (ver imagen 19) Imagen 19

14 Eliminar Para eliminar un centro de costo, seleccione el centro de costo a eliminar y haga clic en el botón eliminar de la barra de herramientas, de esa manera el centro de costo quedara eliminado (ver imagen 20) Imagen 20 Refrescar Si se ha creado un nuevo centro de costo y aun no aparece en la ventana principal del programa, haga clic en la opción refrescar para que el centro de costo ingrese y pueda ser utilizado en los registros. Imprimir Ver manual de impresión de documentos

15 2.3 cargos Esta opción permite registrar los cargos que están en la nomina de la entidad. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 21) Imagen 21 En esta ventana se puede visualizar los cargos creados hasta el momento con sus respectivos códigos.

16 Nuevo Para crear un nuevo cargo para la entidad, haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 22) Imagen 22 Digite los datos correspondientes como lo son el código con el cual identificara el cargo y el nombre del cargo que será creado, y una vez ingresado todos los datos respectivos haga clic en el botón aceptar para guardar los datos. Modificar Para modificar un dato de los cargos ya sea nombre o código seleccione el cargo a modificar y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas y el programa le presentara en una ventana los datos que puede modificar y una vez haya cambiado esos datos haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios realizados (ver imagen 23) Imagen 23

17 Eliminar Para eliminar un cargo, seleccione cargo a eliminar y haga clic en el botón eliminar de la barra de herramientas, de esa manera el cargo quedara eliminado (ver imagen 24) Imagen 23 Refrescar Si se ha creado un nuevo cargo y aun no aparece en la ventana principal del programa, haga clic en la opción refrescar para que el cargo ingrese y pueda ser utilizado en los registros. Imprimir Ver manual de impresión de documentos

18 2.4 datos generales Esta opción permite registrar los datos generales de la entidad. Esta opción abre la siguiente ventana (ve imagen 24) Imagen 24 Esta ventana tiene varias opciones en la parte superior como lo s on entidad, funcionarios, varios y logos encabezado reportes Entidad Esta opción permite registrar los datos de la entidad como lo es nit, teléfono dirección nombre del alcalde departamento y municipio. Una vez ingresados los datos correspondientes a estos campos haga clic en el botón aceptar o siga llenando los demás datos (Ver imagen 24).

19 Funcionario Esta opción permite registrar los nombres del alcalde, presupuesto, financiero y tesorero, estos datos permiten que salgan en los reportes a imprimir (ver imagen 25) Varios Imagen 25 Esta opción permite seleccionar los datos que salen en los reportes a imprimir y los datos de almacén cómo interactúan (Ver imagen 26). Imagen 26

20 Logos y encabezado Esta opción permite subir al programa los logos de la entidad y el logo del encabezado que irá en cada reporte (ver imagen 27) Imagen 27 Estas opciones que se encuentran en la parte superior de cada logo permiten subir un logo diferente y configurarlo como desee. Solo coloque el cursor sobre cada icono y para que aparezca la función de cada uno Años de trabajo Esta opción permite registrar el año que necesita trabajar y del cual se generara todos los reportes. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 28)

21 Imagen 28 Esta ventana le permite visualizar los años de trabajo creados. Nuevo En la opción año ingrese el año en el cual desea trabajar, y una vez hecho esto haga clic en el botón aceptar. Esta opción abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 29) Imagen 29

22 Modificar Para modificar un año seleccione el año a modificar y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios realizados (ver imagen 30). Eliminar Imagen 30 Para eliminar un año, seleccione el año a eliminar y haga clic en el botón eliminar de la barra de herramientas, de esa manera el año quedara eliminado (ver imagen 31). Imagen 31

23 Refrescar Si se ha creado un nuevo año y aun no aparece en la ventana principal del programa, haga clic en la opción refrescar para que el año ingrese y pueda ser utilizado en los registros. Imprimir Ver manual de impresión de documentos 3. CONTRATACION 3.1. ORDEN DE SUMINISTRO Esta opción permite modificar la orden de suministro para la impresión en el modulo de contratación (ver imagen 32) Imagen 32

24 4. HERRAMIENTAS 4.1. Modificar datos de usuario Esta opción le permite al usuario cambiar la contraseña. Como se observa a continuación (ver imagen 33) Imagen 33 Una vez realice los cambios haga clic en el botón aceptar 4.1 Reconectar Cuando falla la conexión de red o se desconecta del servidor, esta opción le permite volver a conectarse para poder seguir trabajando.