SISTEMA DE INSCRIPCION Y MATRICULA DE PÁRVULOS

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1 SISTEMA DE INSCRIPCION Y MATRICULA DE PÁRVULOS Tabla de contenido Tabla de contenido... 1 Datos Generales Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes Ingresar / Actualizar Inscripciones Ingresar / Actualizar Inscripciones CECI-PMI-CASH-COMUNICACIONAL Consulta datos del Párvulo Actualización Matriculas Actualización Integrantes Grupo Familiar Editar Priorizaciones Ejecutar Priorización Traslado Inscripciones Cambio de Nivel Inscripción Reportes Reporte Listado de Vacantes Reporte Resumen de Inscripciones por U. E Reporte Nomina de Priorizados Reporte Nomina Segunda Priorización Reporte Nomina de Matriculados Reporte Informe General Reporte Histórico de Modificaciones... 47

2 Datos Generales Dirección oficial: Pasos para Ingresar al Sistema: 1.- Unidades Educativas disponer del servicio de internet Direcciones Regionales, estar conectados a red de Junji. 2.- En browser digitar url de conexión: Ingresar Usuario, el usuario corresponde al rut del funcionario sin guion ni dígito verificador 4.- Ingresar Contraseña: la contraseña corresponde a la de cada usuario. 1.- Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes La opción Ingresar Niveles / Actualizar Vacantes se encuentra dentro del menú superior Inscripciones y Matricula, presionando la opción, se despliegan en pantalla, datos que deben ser registrados, para Ingresar un nuevo nivel.

3 Importante destacar, el ingreso de un nuevo nivel, primero debe ser creado en GESPARVU. Y la eliminación, el sistema no la permite si es que el nivel tiene postulaciones. Si el usuario realiza el ingreso de las capacidades y vacantes, a un nivel que se encuentra creado en el sistema de matricula, se despliega un mensaje indicando que La vacante no fue ingresada ya que el nivel esta registrado para este establecimiento. Independiente a lo descrito anteriormente, el sistema despliega los niveles existente en ese Jardín.

4 Para realizar una edición de vacantes a un nivel, el usuario debe presionar el icono Editar, luego de realizada esa acción el sistema despliega un mensaje que indica si Desea editar la vacante?. Al presionar Ok en el mensaje, se activan en pantalla las casillas de la capacidad y vacantes del nivel

5 En este caso de ejemplo, se aumento la capacidad en 15 y se registro 15 vacantes. Para actualizar los datos, el usuario debe presionando el botón Actualizar Vacante, inmediatamente se despliega un mensaje de confirmación.

6 presionando el botón OK del cuadro del mensaje, se visualiza inmediatamente los datos incorporados.

7 Para realizar la eliminación de un nivel, se debe presionar el icono eliminar de la tabla inferior, como mencionamos anteriormente solo se puede realizar una eliminación si es que ese nivel no tiene postulaciones. Presionando el icono eliminar, automáticamente se desplegará en pantalla un cuadro de mensaje de confirmación de eliminación. Si el usuario presiona Ok a la eliminación y el nivel no cuenta con postulaciones, este nivel se elimina, este cambio lo puede visualizar en el listado de niveles del Jardín en la inferior de la pantalla. 2.- Ingresar / Actualizar Inscripciones La opción Ingresar / Actualizar Inscripciones se encuentra en el Menú Inscripciones y Matriculas esta opción permite como dice su nombre ingresar o actualizar información por Jardín Infantil, de los párvulos. Al presionar la opción, se desplegará en pantalla varias listas de información, en donde deberá seleccionar la información que corresponda para filtrar por: Región Territorio Comuna Programa Establecimiento.

8 La selección de cada filtro debe realizarse de manera descendente primero Región, Luego Territorio, luego comuna, programa y finalmente establecimiento. Una vez completado el ingreso, el sistema automáticamente desplegará los niveles de ese Jardín Infantil con información adicional: Capacidad, vacantes, inscripciones y con la opción de Edición. Seleccionando la opción edición se despliega la información del Jardín Infantil, con dos opciones Volver para realizar nuevamente una búsqueda y la opción Ingresar Nueva Inscripción como se muestra en la siguiente figura.

9 Presionando la opción Ingresar Nueva Inscripción se desplegaran 6 ítems a considerar para la inscripción y cuyos datos usted puede ingresar o modificar: 1. Identificación de la Unidad Educativa. 2. Identificación de la Niña o el Niño. 3. Identificación de la Madre, Padre o Adultos Responsable. 4. Prioridades Institucionales 5. Actividad Laboral 6. Análisis Socioeconómico El ítem I. Identificación de la Unidad Educativa, no permite modificación y tampoco ingreso de una nueva unidad educativa, es solo consulta.

10 El Ítem II. Identificación de la Niña o Niño, esta opción permite el ingreso de un nuevo párvulo, además permite modificar información de un párvulo existente en la base de datos de ingreso. El sistema se conecta al Registro Civil desplegando automáticamente los siguientes datos al momento de ingresar un RUT: Nacionalidad País de Nacimiento Primer Apellido Segundo Apellido Nombres Fecha de Nacimiento El Ítem III. Identificación de la Madre, Padre o Adulto Responsable. Para ingresar un nuevo párvulo el sistema requiere de forma obligatoria el ingreso de la información de la Madre, Padre o Adulto Responsable, igual que en el caso anterior de ingreso de información del párvulo, el sistema se conecta al Registro Civil desplegando automáticamente los siguientes datos al momento de ingresar un RUT: Primer Apellido Segundo Apellido Nombres Fecha de Nacimiento

11 Importante mencionar en este punto, que deben ingresar un correo electrónico de la madre, padre o adulto responsable, ya que al ingresar la inscripción, el sistema envía un correo de ingreso a la madre, padre o adulto responsable. El ítem IV Prioridades Institucionales, son campos obligatorios que deben ser ingresados de manera obligatoria para la inscripción, esta información permitirá asignar matriculas a quienes corresponda por priorización institucional.

12 El ítem V Actividad Laboral, se deben ingresar los datos laborales de la madre, padre o adulto responsable, es muy importante tener el dato, si trabaja remuneradamente, si requiere que su hijo utilice extensión horaria y los datos de inscripción, fecha y hora. El ítem VI Análisis Socioeconómico, aparece el Nº de Prioridades, este dato es automático, no modificable, y se presenta de acuerdo a la cantidad de Prioridades Institucionales seleccionadas.

13 3.- Ingresar / Actualizar Inscripciones CECI-PMI-CASH- COMUNICACIONAL 1. Ingresar a inscripciones y matriculas. 2. Actualizar matriculados 3. Comuna 4. Seleccionar el programa (alternativo o educativo para la familia 5. Buscar el código del centro (CECI-PMI-CASH o COMUNICACIONAL) 6. Al identificar el centro, aparecerá un cuadro que identifica el nivel, la capacidad y las vacantes, ahí debe pinchar en VER

14 7. PINCHAR ACÁ Y LLEVARÁ A LA FICHA ESTA ES LA FICHA QUE SE DEBE COMPLETAR E IMPRIMIR INMEDIATAMENTE. 4.- Consulta datos del Párvulo La opción Consulta datos del Párvulo se encuentra en el Menú Inscripciones y Matriculas esta opción permite realizar consultas a la información ingresada en el sistema del Párvulo.

15 Al ingresar el rut sin digito verificador y presionar el botón Consultar, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta, el rut, más el nombre completo del Párvulo.

16 Presionando el icono de búsqueda, se desplegara en pantalla toda la información ingresada en el sistema del Párvulo, esta información solo será de lectura (Consulta) no de edición. 5.- Actualización Matriculas La opción Actualizar Matriculados se encuentra en el Menú Inscripciones y Matriculas esta opción permite realizar actualizaciones a la información ingresada en el sistema, del Párvulo. El usuario debe ingresar en orden los filtros para despliegue de información, primero región, luego territorio, comuna, programa y establecimiento. Una vez ingresado el ultimo filtro (Establecimiento), el sistema automáticamente despliega los niveles del establecimiento con información de Capacidad, Vacantes, Inscripciones y el botón Editar.

17 En caso que los niveles no cuenten con inscripciones y el usuario seleccione el icono Ver, se desplegara en pantalla el mensaje No se encontraron postulantes por el bajo el criterio de búsqueda.

18 En caso de existir inscripciones en el nivel, el usuario al presionar el icono Ver se desplegara el listado de Párvulos.

19 El listado de párvulos del nivel seleccionado, despliega información adicional en pantalla como: estado de priorización y grupo de Gesparvu (en caso de ser asignado), además en pantalla se despliegan 3 opciones: ver documentos adjuntos del párvulo, si el párvulo presenta documentos, renuncia a vacante y ver datos del párvulo. Opción: No presenta documentos. Al presionar el icono No presenta documentación se desplegará un mensaje de confirmación. En caso de confirmar que el párvulo que no tiene documentación (presionando OK), el párvulo pasara a estado inscrito.

20 Opción: Renuncia a Vacante. Al presionar la opción renuncia a vacante, se desplegará un mensaje que solicita confirmación. En caso de confirmar (presionando OK), el párvulo no será considerado en los próximos procesos de priorización. Opción: Editar y Visualizar. Presionando la opción Editar / Actualizar Ficha el usuario podrá visualizar y modificar información asociada al párvulo.

21 6.- Actualización Integrantes Grupo Familiar La opción Actualizar Integrantes Grupo Familiar se encuentra en el Menú Inscripciones y Matriculas esta opción permite realizar actualizaciones e ingreso de nuevos integrantes del grupo familiar del Párvulo. El usuario debe ingresar en orden los filtros para despliegue de información, primero región, luego territorio, comuna, programa y establecimiento. Una vez ingresado el ultimo filtro (Establecimiento), el sistema automáticamente despliega los niveles del establecimiento con la cantidad de inscripciones por nivel y un botón Editar.

22 En caso de existir inscripciones en el nivel, el usuario al presionar el icono Actualizar se desplegará el listado de Párvulos.

23 El listado de párvulos del nivel seleccionado, despliega en su costado un icono actualizar, presionando este botón, el sistema permite ingresar un nuevo integrante o en su defecto si ya existen integrantes del grupo familiar permite editar la información. Para ingresar un nuevo integrante se deben ingresar en el siguiente orden los datos: rut del familiar, nombre completo, parentesco, fecha de nacimiento, nacionalidad, nivel educacional y categoría ocupacional, ingresada la información el usuario debe presionar el botón Guardar Cambios. Luego de Guardar Cambios se desplegará una lista en pantalla, con los nuevos integrantes, como muestra la imagen.

24 7.- Editar Priorizaciones La opción Editar Priorizaciones se encuentra en el Menú Inscripciones y Matriculas está opción permite realizar actualización de la información del párvulo, como su nombre lo dice esta opción esta enfocada en la actualización de información sobre la priorización de los párvulos frente a una matricula, además de eso, permite actualizar información de la ficha completa del párvulo, ver el historial de la ficha referente a una modificación y renunciar a una vacante. A continuación la explicación para lograr realizar una búsqueda. Al seleccionar la opción Editar Priorización se despliega en el sector derecho de la pantalla una serie de filtros. El filtro más importante, es la fecha de búsqueda, esta fecha el desde y hasta, no debe superar los 3 meses, mientras más información ingresemos del párvulo más rápida se generará la respuesta, no olvidar que este campo es obligatorio.

25 En caso de no ingresar la fecha desde y hasta, el usuario no podrá generar una búsqueda, en pantalla se desplegará un mensaje que exigirá el ingreso de este dato. Al ingresar el dato de la fecha desde y hasta, con un par de datos más, como por ejemplo: región, comuna y código de la unidad educativa, se generará de manera rápida y exitosa la búsqueda en donde posteriormente el usuario podrá actualizar la información.

26 El resultado de la búsqueda se despliega en la parte inferior de la pantalla, en una lista se desplegará el listado de párvulos con los siguientes datos: RUN del Párvulo, Nombre Completo del Párvulo, Unidad Educativa y las opciones modificar (que se refiere a modificar ficha), la opción Historial Ficha (que se refiere al historial de modificaciones que ha sufrido la ficha de ese párvulo, esta información se despliega en un Excel) y la opción Renunciar a la vacante.

27 Si el usuario presiona la opción Modificar se despliega en pantalla un mensaje indicando que se generará un registro histórico y le solicita al usuario presionar Ok para continuar. Presionando la opción OK el sistema despliega la información de la ficha completa del párvulo para ser modificada en cada uno de sus ítems. Si el usuario presiona la opción Historial Ficha, automáticamente se despliega en pantalla un archivo Excel con la información de las modificaciones de la ficha de ese párvulo.

28 Por ultimo si el usuario presiona la opción Renuncia a vacante, se desplegará en pantalla un mensaje de confirmación de renuncia del párvulo, en caso de ser correcta la opción, el párvulo no será considerado en los próximos procesos de priorización.

29 8.- Ejecutar Priorización La ejecución de priorización, se encuentra en el menú Inscripciones y Matriculas, presionando dicha opción se despliegan en pantalla filtros para búsquedas. Ingresando la información de los filtros (Región, Territorio, Comuna y Establecimiento) y presionando el botón Ejecutar Selección se despliega en pantalla un mensaje que dice Va a ejecutar la selección de párvulos, todos los datos que se encuentren serán borrados!

30 Seleccionando el botón Ejecutar Priorización, se genera un proceso interno que ordena la priorización de párvulos ya seleccionados, resuelve empates, en cuanto a nivel de establecimientos y las prioridades. Este proceso se genera dentro de un período establecido, si ese período no es activo el sistema no permite realizar esa acción y despliega un mensaje que dice El proceso de selección no puede ser ejecutado en esta fecha, verifique parámetros de procesos. 9.- Traslado Inscripciones La opción Traslado de Inscripciones se encuentra en el Menú Traslado ubicado en la parte superior de la pantalla. Para realizar un traslado el usuario debe ingresar el R.U.N. del párvulo sin el digito verificador.

31 Presionando la opción Consultar se desplegará en la parte inferior de la pantalla los datos del párvulo más la opción Trasladar. Presionado la opción Trasladar, se desplegará en pantalla un registro de traslado, este registro solicita la información desde que establecimiento, nivel, se desea trasladar al párvulo, información que aparece pre-ingresada.

32 A que establecimiento nuevo y nivel nuevo requiere contar con una inscripción, esta información debe ser ingresada por el usuario. Luego despliega en la misma ficha la información del Párvulo para revisión

33 y por ultimo se registra la documentación entregada por el apoderado del párvulo que esta solicitando el traslado de inscripción. Presionando el botón Grabar Traspaso, se guardará la solicitud de traslado con todos los datos ingresados. En pantalla se desplegara un mensaje que indica que el Traslado fue creado satisfactoriamente.

34 10.- Cambio de Nivel Inscripción La opción Cambiar Nivel Inscripción se encuentra en el Menú Traslados está opción permite realizar un cambio de nivel de los párvulos. Digitando el RUN sin digito verificador en la casilla, y presionando el botón Consultar, se desplegará en pantalla una grilla con la información del Párvulo, para realizar el cambio de nivel.

35 La grilla desplegada en pantalla, contiene el RUN, Nombre y una opción llamada Cambia Nivel, presionando ese ícono, se desplegará en pantalla el resto de la información del párvulo, para que realice el cambio de nivel. Presionando la opción Cambia Nivel se despliega en pantalla información del párvulo que no es modificable dentro de esta opción, como se puede apreciar el único dato que requiere ser ingresado es el Nuevo Nivel, para eso se presiona la lista que desplegará los niveles de ese Jardín, se selecciona el que corresponde y finalmente se presiona el botón Grabar Cambio de Estado Reportes Reporte Listado de Vacantes Presionando la opción listado de vacantes que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega

36 los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos. El filtro año es independiente de los filtros anteriormente ingresado.

37 Una vez ingresados la totalidad de los filtros, el usuario deberá presionar el botón Buscar, el sistema desplegará en pantalla el resultado de la búsqueda. Presionando el botón Excel, automáticamente se abre una planilla Excel con la información del reporte que es la misma que se puede visualizar en pantalla Reporte Resumen de Inscripciones por U. E. Presionando la opción Resumen de Inscripciones por U.E. que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema

38 automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos. Una vez ingresada la información, y presionando el botón Buscar, se desplegara en pantalla el resultado de la consulta.

39 El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo Excel, presionando el botón Excel, en pantalla se abrirá una planilla con la información Reporte Nomina de Priorizados Presionando la opción Nomina de Priorizados que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos. Una vez ingresada la información, y presionando el botón Buscar, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta.

40 El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo PDF, presionando el botón Pdf, en pantalla se abrirá otra ventana con el reporte en formato pdf.

41 Reporte Nomina Segunda Priorización Presionando la opción Nomina Segunda Priorización que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos. Una vez ingresada la información, y presionando el botón Buscar, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta, este resultados puede ser exportado a archivo PDF, presionando el botón Pdf, en pantalla se abrirá otra ventana con el reporte en formato pdf.

42 Reporte Nomina de Matriculados Presionando la opción Nomina de Matriculados que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.

43 Una vez ingresada la información, y presionando el botón Buscar, se desplegará en pantalla el resultado de la consulta.

44 El resultado de la consulta, puede ser exportado a archivo Excel, presionando el botón Excel, en pantalla se abrirá una planilla con la información Reporte Informe General Presionando la opción Informe General que se encuentra en el menú Reportes, en pantalla se despliegan una serie de filtros, que deben ser ingresados en orden, primero se ingresa la región, el sistema automáticamente despliega en el segundo filtro los territorios de esa región, luego seleccionando el territorio el sistema automáticamente despliega las comunas de ese territorio, seleccionado el territorio el sistema automáticamente despliega los programas de esa comuna y por ultimo seleccionando el programa el sistema desplegará en la última opción los establecimientos.

45 El sistema permite al usuario generar informes generales del acuerdo al estado de postulación: Inscritos Priorizados Matriculado Renuncia a Vacante y de acuerdo al genero del párvulo (Femenino, Masculino) por año.

46 Una vez ingresada la información en los filtros, el usuario deberá presionar el botón Generar, realizando dicha acción el sistema despliega la información directo en una planilla Excel.

47 Reporte Histórico de Modificaciones Presionando la opción Reporte histórico de modificaciones que se encuentra en el menú principal Reportes e Informes se despliegan una serie de filtros. Este informe entrega información de todas las modificaciones (usuario, fecha, tipo de modificación) que se ha realizado a las fichas de postulación de los párvulo. Del listado de filtros que se despliegan en pantalla para obtener información, los únicos filtros obligatorios corresponden a la fecha desde y fecha hasta. En caso que el usuario no ingrese la fecha desde, el sistema desplegara un mensaje indicando el dato faltante.

48 Una vez ingresado el dato faltante de la fecha desde, si el usuario no ha ingresado la fecha hasta, el sistema desplegara nuevamente en pantalla un mensaje indicando el campo faltante. Ingresando los datos obligatorios que corresponden a las fechas y presionando el botón Generar Excel se genera automáticamente un Excel, que puede ser almacenado por él usuario en la carpeta de su directorio que estime conveniente.