RUP REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES PERFIL PROVEEDOR

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO RUP REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES PERFIL PROVEEDOR FALABELLA Julio PRAGMA 1.0

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 Qué es RUP? Cómo comenzar? Ingreso al sistema Primera conexión Olvidó su contraseña? Cambio de contraseña Selección de proveedor Selección de forma legal de la empresa Ingreso de información en detalle Datos básicos y bancarios Datos básicos Documentos digitales Datos bancarios Representantes legales Contactos por áreas Contacto y declaración Validar información

3 1 Qué es RUP? Mediante el RUP Registro Único de Proveedores usted será registrado como Proveedor para todas las empresas del Grupo Falabella, la finalidad es tener un registro completo de nuestros proveedores. 2 Cómo comenzar? Para comenzar debe solicitar la creación de su empresa y usuario en RUP a su contacto en el Grupo de Empresas Falabella. Los datos que debe entregar son: RUT Empresa Razón Social Giro RUT Usuario Nombre Usuario Mail Usuario RUT Proveedor(es) Asociado(s) Una vez creada su empresa y usuario en RUP, el sistema le enviará un correo de bienvenida al mail registrado, informándole donde conectarse y sus credenciales para hacerlo. 3

4 3 Ingreso al sistema 3.1 Primera conexión 1. Con la información enviada en el correo de bienvenida deberá conectarse a la siguiente dirección a través de un navegador de internet, se recomienda el uso de: Internet Explorer 11 o superior Chrome en su última versión Firefox en su última versión 2. Al conectarse a la dirección señalada, deberá ingresar el RUT del usuario sin puntos y con el digito verificador incluyendo el guion, junto con la contraseña enviada en el correo de bienvenida, para continuar debe presionar Ingresar 3. Una vez que ingrese correctamente, por motivos de seguridad, el sistema le solicitará modificar su contraseña, deberá ingresar su contraseña actual (la enviada en el mail de bienvenida) y 2 veces una nueva contraseña, la que debe tener entre 8 y 20 caracteres, y presionar Cambiar 4

5 Para conectarse posteriormente al sistema, en otras oportunidades, deberá conectarse mediante su navegador a la misma dirección del paso 1, ingresando su usuario y la nueva contraseña establecida por ud. 3.2 Olvidó su contraseña? En caso que olvidé su contraseña, en la página de bienvenida a RUP, deberá ingresar el RUT del usuario sin puntos y con el digito verificador incluyendo el guion y presionar Olvidó su Contraseña? el sistema le enviará un correo (similar al de bienvenida) con una nueva contraseña, posteriormente deberá ejecutar los mismos pasos de la Primera conexión. 3.3 Cambio de contraseña En caso que requiera cambiar su contraseña debe encontrarse conectado al sistema y presionar el icono luego deberá ingresar su contraseña actual y 2 veces una nueva contraseña, la que debe tener entre 8 y 20 caracteres, y presionar Cambiar 5

6 4 Selección de proveedor Debido a que un usuario puede estar asociado a más de un proveedor, luego de conectarse al sistema se le solicitará seleccionar con qué proveedor desea trabajar. 5 Selección de forma legal de la empresa La primera vez que ingrese se le solicitará indicar su forma legal, es decir, si su empresa es Persona Natural o Persona Jurídica. Seleccione la opción que corresponde y luego presione Continuar Esta página aparece sólo cuando el proveedor no tiene registrada su forma legal. Es importante tener presente que si bien es posible volver a cambiar su forma legal desde la página de detalle (siguiente página), al realizar el cambio todos los datos del proveedor serán borrados, exceptuando: "DI Proveedor", "Nombre o Razón Social" y "Actividad Económica" 6

7 6 Ingreso de información en detalle El propósito de este módulo es permitir el ingreso y modificación de la información detallada del proveedor y validar esta información. 6.1 Datos básicos y bancarios Datos básicos En esta sección del formulario debe ingresar sus datos básicos tales como: Giro, Teléfonos, , Dirección, etc. Los datos marcados con asteriscos * son obligatorios. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar Documentos digitales En ésta sección debe adjuntar sus documentos digitales en formato PDF, dependiendo de su forma legal algunos de los documentos disponibles para adjuntar serán obligatorios. 7

8 1. Para adjuntar un nuevo documento debe presionar Agregar luego en el recuadro seleccionar el Tipo Documento y presionar Examinar para seleccionarlo desde donde se encuentre almacenado, finalmente debe presionar Aceptar 2. Para eliminar un documento adjunto debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada documento, se le solicitará la confirmación de la eliminación. 3. Para visualizar un documento adjunto debe presionar el link que acompaña al tipo de documento y el documento se descargará a su computador. NOTA: Si usted no cuenta con Modificación Escritura Pública ingrese nuevamente el archivo de Escritura Pública Datos bancarios En ésta sección podrá agregar, modificar y eliminar cuentas corrientes del proveedor. 1. Para agregar una nueva cuenta corriente debe presionar Agregar luego en el recuadro seleccionar el Nombre Banco e ingresar su número de cuenta corriente, finalmente debe presionar Aceptar 8

9 2. Para modificar una cuenta corriente debe presionar el icono luego en el recuadro seleccionar el Nombre Banco e ingresar su número de cuenta corriente, finalmente debe presionar Aceptar 3. Para eliminar una cuenta corriente debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada cuenta corriente, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 9

10 6.2 Representantes legales En esta sección podrá agregar, eliminar y modificar representantes legales del proveedor. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Representantes 1. Para agregar un representante legal debe presionar Agregar luego en el recuadro ingresar el nombre y documento de identidad de éste, finalmente debe presionar Aceptar 2. Para modificar un representante legal debe presionar el icono luego en el recuadro ingresar el nombre y documento de identidad de éste, finalmente debe presionar Aceptar 3. Para eliminar un representante legal debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada representante legal, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 10

11 6.3 Contactos por áreas En esta sección podrá agregar, eliminar y modificar los contactos por área del proveedor. Son los contactos y áreas que conforman su empresa, no los contactos que tiene ud. en las empresas del grupo FALABELLA. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Áreas 1. Para agregar un área debe presionar Agregar luego en el recuadro seleccionar el área correspondiente e ingresar la información del contacto de su empresa, finalmente debe presionar Aceptar 2. Para modificar un área debe presionar el icono luego en el recuadro seleccionar el área correspondiente e ingresar la información del contacto de su empresa, finalmente debe presionar Aceptar 3. Para eliminar un área debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada área, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 11

12 6.4 Contacto y declaración El propósito de esta sección es señalar quién es el contacto que ud. tiene con alguna de las empresas del grupo FALABELLA. Además de realizar las declaraciones de afinidad entre los integrantes de su empresa con los de las empresas del grupo FALABELLA. Junto con la declaración de que la información ingresada por ud. es fidedigna y se encuentra actualizada. Para finalmente declarar que conoce la claúsula de responsabilidad para proveedores. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Contacto y Declaración Para indicar el contacto que ud. tiene con alguna de las empresas del grupo FALABELLA, debe llenar la información que se encuentra en la sección Contacto con Empresa Grupo Falabella, seleccionando la empresa correspondiente e ingresando los nombres o apellidos de su contacto, al realizar lo anterior, se le mostrará un recuadro con las coincidencias para que pueda seleccionar el contacto correspondiente. 12

13 Posteriormente, en la sección Declaración Jurada de Afinidad entre el Proveedor y la Empresa deberá realizar la declaración de afinidad (relación familiar) entre algún representante legal, algún integrante del directorio o ejecutivo de primera línea su empresa con algún integrante del grupo FALABELLA. En caso que exista alguna afinidad deberá marcar la casilla correspondiente y luego presionar el botón Agregar para ingresar el nombre, cargo, seleccionar la empresa del grupo FALABELLA y la afinidad (relación familiar) correspondiente. Podrá ingresar más de una afinidad en caso que corresponda, así mismo en esta sección podrá modificar y eliminar una afinidad. 13

14 Luego, deberá declarar que la información ingresada por ud. es fidedigna y se encuentra actualizada marcando la casilla correspondiente en la sección Declaración de Datos Fidedignos del Proveedor y leer el juramento respectivo. Finalmente, deberá declarar que conoce la claúsula de responsabilidad para proveedores marcando la casilla correspondiente en la sección Claúsula para Proveedores y leer la claúsula respectiva. 14

15 IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 15

16 6.5 Validar información Para terminar el ingreso de su información deberá presionar el botón Validar, la finalidad de esta validación es verificar que la información ingresada por ud. es la necesaria para poder continuar con el flujo posterior a su registro en el sistema. La información necesaria es la siguiente: Los documentos digitales obligatorios Al menos 1 cuenta corriente Al menos 1 representante legal Todas las áreas y contactos de su empresa Su contacto con la empresa del grupo FALABELLA Declaración de afinidad (si aplica) Declaración de información fidedigna y actualizada Declaración de la claúsula de proveedores Cuando el sistema valide exitosamente su información será informado de esto, junto con indicarle que deberá realizar en caso que desee modificar su información posterior a su registro en el sistema. 16