MENU ARCHIVOS B1. EMPRESAS

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1 GESTION CONTABLE FINANCIERO PREMIUM MENU ARCHIVOS. EMPRESAS Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el número de empresas posible a registrar está en función a la capacidad del hardware que posea el usuario. Formas de acceso: Clic Menú ARCHIVOS/EMPRESAS Utilizando los comandos CTRL + D Clic en el Icono Ubicación en la Barra de Menús:

2 Ventana Principal: Descripción de los Campos: a. Lista de Empresas Campo / Opción Descripción Lista de empresas Muestra la lista de empresas creadas por el Usuario + código. Se puede crear empresas desde el 00 al 99, combinaciones de letra y número o solo letras. b. Datos de la empresa Campo / Opción Código Descripción Descripción Muestra el código de la empresa el cual puede ser número, Numero + letras o solo letras. Muestra la Razón Social de la

3 Dirección Giro R.U.C Empresa, con el cual está registrado en la ficha RUC. Permite ingresar la Dirección donde se encuentra ubicada la empresa. Permite registrar el tipo de giro que tiene la empresa. Permite registrar el número de RUC de la empresa. c. Botón, Clic en la opción para que se muestre la ventana principal.

4 Esta opción permite crear los periodos de trabajo de la Empresa y configurar las propiedades para cada periodo. Para que los cambios surtan efecto es necesario que se vuelva a ingresar a la empresa. Periodos Campo / Opción Periodo Descripción Este campo permite ingresar el periodo de trabajo de la empresa. Para la apertura de un nuevo periodo, el usuario tiene que hacer clic en el botón datos y Grabarlos.. Completar todos los

5 Si el Usuario desea hacer cambios en la configuración de un periodo tiene que hacer Clic en el botón, esto habilita todos los campos a excepción del Periodo.

6 Cuando el Usuario completa todos los datos referentes a un periodo tiene que grabarlo y volver a ingresar a la empresa, opción PROCESO/ELECCIÓN DE EMPRESAS, para que estos surtan efecto.

7 Cuentas Contables Campo / Opción Cuenta de IGV Descripción Muestra la cuenta de IGV que tiene la empresa. Esta cuenta debe de existir en el Plan de cuentas. Esta cuenta controla el registro de comprobantes de pago para los libros de Compras y Ventas. La cuenta de IGV registrada en las operaciones de Compras y Ventas debe coincidir con esta cuenta, caso contrario no se visualizara el Libro Registro de Compras y Ventas. Cuenta Resultados de Permite ingresar la cuenta de resultados que tiene la empresa. Es la cuenta de control donde se acumula el resultado del ejercicio, Esta cuenta también sirven para realizar el cierre del ejercicio. Cuando el Usuario realiza el Procedimiento de Cierre en el Mes de 8 Cierre de los elementos 6, 7,9/8 se tiene que cambiar la cuenta del

8 Elemento 5 por la cuenta del elemento 8. Ejemplo: 891 Utilidades Esta cuenta debe de Existir en el Plan de Cuentas. % de IGV Muestra el (%) de IGV que se aplicara en el cálculo de IGV para las operaciones de Compras y Ventas. Este campo es editable para que el Usuario pueda actualizar el % de IGV. Ajuste por diferencia de Cambio: Los datos que se guardan en estos campos se utilizaran al generar los siguientes reportes: Sub Diario de Ajustes Cuenta de Ganancias Cuenta de perdidas Permite guardar los asientos de Diferencia de Cambio que genera el Sistema. Esta cuenta contable almacena los importes por la diferencia de cambio, si se ha obtenido Ganancias este se acumulara en esta cuenta. Esta cuenta contable almacena los importes por la diferencia de cambio, si se ha obtenido Perdidas este se acumulara en esta cuenta. Estado de la empresa: Permite al Usuario elegir el estado actual de la empresa. Los estados se muestran al momento de generar los Libros Electrónicos, se tiene las siguientes opciones. Campo / Opción Activo Descripción Este estado se activara por defecto cada vez que el Usuario crea un nuevo periodo, toda vez que se entiende que la

9 empresa está en operatividad. Cuando se genera los LE con este estado, el nombre del Libro tendrá esta extensión: Cierre del Libro Este estado se utilizara al cierre del libro o cuando el Usuario no está obligado a llevarlo. Si elige este código al momento de generar los Libros Electrónicos, la extensión del nombre del Libro será de la siguiente forma: En Liquidación Este estado se utiliza cuando la empresa cierra sus operaciones o esta con baja de inscripción en el RUC. Si elige este código al momento de generar los Libros Electrónicos, la extensión del nombre del libro será de la siguiente forma: Plan de cuentas Campo / Opción Plan de Cuentas Descripción Esta opción permite seleccionar el tipo de Plan de cuentas que utilizara la empresa.

10 Al momento de crear la empresa por defecto se selecciona el Plan Contable General Empresarial. Si el Usuario elige un plan de cuentas diferente al predefino, tiene que actualizar la tabla Plan de Cuentas con el formato elegido. Aplicar NIIF: El Usuario puede elegir entre Aplicar NIIF FULL o NIIF PYME, teniendo en cuenta que ambos son diferentes. Campo / Opción NIIF FULL Descripción Cuando el usuario selecciona esta opción, el Plan de cuentas que utilizara será el PCGE para NIIF FULL. Al momento de crear la empresa esta opción se muestra seleccionada por defecto. NIIF PYME Cuando el usuario selecciona esta opción, el Plan de cuentas que utilizara será el PCGE para NIIF PYME. Régimen Tributario: El Usuario tiene que elegir el Régimen Tributario al que esta afecto según sus operaciones económicas, esto para la generación de Libros Electrónicos.

11 Campo / Opción Régimen General Régimen Especial Descripción Al momento de crear la empresa esta opción se muestra seleccionada por defecto. Cuando el Usuario elige esta opción al momento de generar los Libros Electrónicos para el Registro de Compras y Ventas, se muestra en el campo 3 Correlativo: M-RER Parámetros Especiales: El usuario puede seleccionar las siguientes opciones según la necesidad de su empresa. Campo / Opción Generar Estado de Flujos de Efectivo. Descripción Esta opción permite activar el campo de Flujo de Efectivo, para el ingreso del código y actualización del reporte.

12 Cuando se crea la empresa Utilizando las plantillas, esta opción se muestra seleccionada automáticamente. No olvidar que este campo solo estará habilitado para las cuentas del elemento 1 del PCGE. Para elegir el código del Flujo de Efectivo, utilizar los comandos CTRL + L. Controlar Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Esta opción permite activar el campo para ingresar el código del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y actualización del reporte. Cuando se crea la empresa Utilizando las plantillas, esta opción se muestra seleccionada automáticamente. No olvidar que este campo solo estará habilitado para las cuentas del elemento

13 5 del PCGE. El Sistema permite seleccionar el código del Estado de Cambios en el Patrimonio, utilizando los comandos de CTRL +L Los reportes que se actualizarán son: Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - Tributario Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - CONASEV Obligar Ingreso Tipo de Cambio. El Usuario podrá elegir esta opción para que el Sistema le obligue a ingresar el tipo de cambio antes de Grabar la operación contable.

14 La obligatoriedad para ingresar el Tipo de cambio es en el Ingreso e Asientos y el Experto Contable. Activar Manejo de Glosa Adicional. Cuando el usuario selecciona esta opción, se habilita el campo para ingresar la glosa adicional, al momento de Ingresar los datos mediante la opción Ingreso de Asiento y Experto Contable. Ingreso de Asientos:

15 Experto Contable: Botón : Contiene las siguientes opciones, si el usuario elige alguna de ellas, tiene que volver a ingresar a la empresa para que los cambios surtan efecto. Campo / Opción Activar Centro de Costos Adicional Descripción Esta opción permite activar la tabla de Centro de Costos 2 del Menú Archivo y el campo para su registro mediante el Ingreso de Asientos y Experto Contable.

16 La tabla para el centro de costos se encuentra en: Menú Archivos/Centro de Costos/Centro de Costos 2 El campo para seleccionar el Centro de Costos 2, se encuentra en:

17 Dato Importante: El centro de costos se habilitara para las cuentas de Gastos e Ingresos, el usuario tiene que ingresar a la tabla Plan de Cuentas para cambiar de estado. Elemento 6 Cuenta de Perdida Elemento 7 Cuenta de Ganancia

18 Activar número Final (Ventas) Esta opción habilita el campo para ingresar el número final. El número final solo se ingresara en las operaciones de Ventas y para los siguientes documentos: 00: Otros 03: Boleta de Ventas 12: Ticket 13: Documentos emitidos por empresas del sistema financieros. 87: Nota de Crédito Especial. El campo para el número final se habilita al registrar los documentos mencionados en el detalle de la cuenta de IGV.

19 El número final ingresado se muestra al momento de enviar los Libros Electrónicos del Registro de Ventas, campo 9.

20 Rutas de Configuración Campo / Opción Ruta de Ubicación de la empresa. Descripción Se muestra la ruta de instalación del sistema y la ruta de la empresa. D:\CONTASIS Ruta de Instalación del Sistema. \2016\ Periodo de la Empresa \01\ Código de la Empresa \CONTA\ Carpeta de Datos de la empresa. Clic en el botón para cambiar de Ruta.

21 d. WIZARD : Esta opción permite crear un nuevo periodo para la empresa, con los datos de la plantilla elegida. Campo / Opción Clic en el botón Descripción, se muestra la ventana para seleccionar: La Plantilla: La plantilla a elegir tiene que ser la misma del periodo anterior. NIIF: Luego seleccionar la opción de NIIF, por defecto esta seleccionado NIIF FULL. Periodo: El usuario tiene que elegir el periodo a crear. Ruta: Por defecto se muestra la ruta del nuevo periodo. Clic en el botón periodo. para confirmar la creación del nuevo

22 A continuación se muestra el siguiente mensaje de confirmación. El siguiente paso es ingresar a la empresa en el periodo creado. La opción también se encuentra Ubicado en el Panel.

23 Esta opción será utilizada por el Usuario cuando se crea la empresa por primera vez, Hacer Clic en la opción. El formulario que se muestra es el siguiente: DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS. Descripción: Permite ingresar la Razón Social de la Empresa. Dirección: Campo para ingresar la Dirección de la Empresa. Giro: Campo para ingresar el giro económico de la empresa. R.U.C: Campo para ingresar el Ruc de la Empresa. Periodo: Campo para elegir el periodo a crear. Plantilla: Este campo muestra las plantillas para la creación de la empresa. Ruta: Muestra la ruta de creación de la empresa.

24 Nombre de la Plantilla Descripción ACADEMICA PACIOLI.MPL Esta plantilla es para fines Académicos. EMP. ACTUAL CONTAB. Esta plantilla será seleccionada COMPLETA PCGE NIIF para las empresas que vienen FULL.MPL trabajando con el sistema CONTASIS desde versiones anteriores a la Vrs.13. EMP. NUEVA CONTAB. COMPLETA PCGE NIIF FULL.MPL Esta plantilla se utilizara cuando el Usuario crea la empresa por primera vez. BOTONES Botón Botón : Confirma la creación de la empresa. : Permite cerrar la ventana. e. Botones de Ayuda Campo / Opción Botón Descripción Permite crear una nueva empresa, habilitando para ello el campo Código.

25 Botón Permite modificar todos los datos de la empresa a excepción del Código. Botón Botón Esta opción guarda los datos ingresados de la empresa y permite actualizar los cambios realizados. Esta opción permite eliminar la empresa seleccionada

26 del archivo. Antes de eliminar la empresa el Sistema muestra el siguiente mensaje: Clic en SI, para confirmar la eliminación. Clic en NO, para cancelar la eliminación. Para eliminar de forma definitiva la empresa, el Usuario tiene que eliminar el código de la empresa, el cual se encuentra en la ruta de Instalación del sistema. Dato: El Usuario es el único responsable de la eliminación de una empresa. Botón Esta opción permite buscar la empresa según el código y descripción. Si elegimos Descripción el Usuario tiene que ingresar la descripción de la empresa.

27 Si elegimos Código el Usuario tiene que ingresar el código de la empresa. El botón, permite realizar la

28 búsqueda del código o descripción desde el inicio. El botón, Permite pasar al siguiente concepto de búsqueda (esto sucede si las descripciones a buscar se repite en varios). El botón, Cierra la ventana, retornando al formulario de Empresas. Botón Permite realizar la impresión de todas las empresas, en formato previo y EXCEL. Formato Previo Formato EXCEL: Muestra la empresa y los periodos creados.

29 Botón Este botón cierra el formulario de Empresa, retornando al Menú principal. f. Botón Títulos: Permite colocar los títulos para los Libros de Compras y Ventas.

30 Campo / Opción Compras Descripción Los campos que se muestran en la columna de compras son para los títulos, los cuales se muestran en el Registro de Compras. Para completar los Títulos automáticamente, el Usuario tiene que hacer Clic en el Botón. Los campos que se muestran al lado derecho son para el ingreso de las cuentas que contables cuando el Usuario trabaje con Compras Nacionales Destinadas a Ventas Gravadas y no Gravadas IGV 2. Los campos que se muestran al lado derecho son para el ingreso de las cuentas que contables cuando el Usuario trabaje con Compras Nacionales Destinadas a Ventas

31 no Gravadas Exclusivamente IGV 3. Registro de Compras Ventas Los campos que se muestran en la columna de ventas son para los títulos, los cuales se muestran en el Registro de Ventas. Para completar los Títulos automáticamente, el Usuario tiene que hacer Clic en el Botón.

32 Registro de Ventas Botón Cuenta Detracción Cuenta Percepción Cuenta Retención Este botón permite generar los Títulos del Registro de Compras y Ventas de forma Automática. En este campo se ingresara la cuenta para registrar el importe de Detracción. En este campo se ingresara la cuenta para registrar el importe de Percepción. En este campo se ingresara la cuenta para registrar el importe de Retención. Cuenta Renta Cuarta Botón de de En este campo se ingresara la cuenta para registrar el importe de Cuarta Categoría. Clic en este botón para guardar los cambios realizados, el Sistema muestra el siguiente mensaje: Botón Clic en Aceptar, el Usuario tiene que volver a ingresar a la empresa para que los cambios surtan efecto. Cierra la ventana, retornando a la ventana principal.

33 CASO PRÁCTICO El Presente caso practico muestra el procedimiento correcto para: Crear por primera vez una empresa. Crear el siguiente periodo de una empresa. Modificar los Parametros de una empresa. 1. Procedimiento para crear una empresa por primera vez. Se solicita crear la empresa el EL SOL S.A. el cual tiene los siguientes datos: Razon Social : El Sol S.A. Dirección : Av. Aviación N Huancayo Giro : Ferreteria R.U.C : Periodo : 2016 a) Clic en la siguiente opción, para visualizar el asistente de creación de Empresas.

34 b) Ingresar la Razón Social de la Empresa. c) Registrar la Dirección de la Empresa.

35 d) Registrar el Giro de la Empresa. e) Registrar el Ruc de la Empresa.

36 f) Seleccionar el Periodo. g) Elegir la aplicación de NIIF, según los ingresos de la empresa.

37 h) Seleccionar la Plantilla. i) Ruta de la Empresa.

38 j) Clic en el Botón Aceptar. k) Ingresar a la empresa en el periodo creado.

39 2. Procedimiento para crear el siguiente periodo de una empresa. Para crear el siguiente periodo de una empresa se requiere que los datos del periodo anterior esten correctamente saldados, con los asientos de cierre Ingresar al menú Archivos/Empresas El usuario tiene que elegir la empresa, hacer Clic en.

40 2.3. Seleccionar la plantilla (tiene que ser la misma del periodo anterior) Elegir el periodo.

41 2.5. Clic en Aceptar 2.6. Para ingresar al nuevo periodo, hacer clic en. 3. Procedimiento para modificar los parametros de una Empresa La empresa el Sol S.A tiene que configurar los Títulos para el registro de compras y ventas. Registro de Compras actual, no se muestra los títulos del Registro. Ingresar al menú Archivos/Empresas.

42 Seleccionar la empresa, Clic en el Botón Seleccionar el periodo, hacer Clic en el Botón.

43 Se muestra el mensaje de aviso para ingresar nuevamente a la empresa.

44 Cerrar la ventana.

45 El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa. Veamos el registro de Compras La empresa el Sol S.A tiene que habilitar el campo para el número final ya que desea acumular sus ventas diarias menores a S/ para presentar los LE. Ingresar al menú Archivos/Empresas.

46 Seleccionar la empresa, Clic en el Botón Se muestra la ventana de propiedades, Activar el número Final.

47 Se muestra el mensaje de aviso para ingresar nuevamente a la empresa. Clic en el botón.

48 El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa.

49 Cuando se registre las ventas con el Documento 00,03, 12, 13, 97 se habilitara el campo para ingresar el número final.