Este tutorial le muestra como radicar un documento de Salida sin tener un radicado de Entrada

Transcripción

1 Este tutorial le muestra como radicar un documento de Salida sin tener un radicado de Entrada

2 La generación de un documento de salida se realiza cuando el funcionario o persona a cargo de un proceso tiene que emitir un comunicado, o un informe, o una resolución o cualquier tipo de documento sin que se tenga un (radicado de entrada). La radicación de salida se hace teniendo en cuenta unos pasos lógicos para que el Sistema de Gestión Documental los tome, dichos pasos se describen a continuación: Abrir la plantilla de la respectiva Secretaría o Dirección Sobre la plantilla generar el documento, teniendo en cuenta los campos y formato obligatorios. Guardar el documento generado con la respectiva plantilla en versión Buscar el menú Radicación y en este el enlace Salida Ingresar el # de documento, si hay entradas en el mismo tomar uno de los radicados realizados con anterioridad y hacer clic en el botón Nuevo (Copia de datos); escribir el asunto, escoger el medio de envío, el dignatario que es la misma persona que radica y hacer clic en el botón Radicar Hacer clic en el enlace Carpetas para que el radicado de salida pase al mismo menú (carpetas) en el enlace Salida Ingresar por el menú carpetas y salida, buscar el número del radicado hacer clic en la fecha que lo acompaña. Hacer clic en la pestaña DOCUMENTOS y luego en el enlace Anexar Archivo. En la ventana se selecciona; Word, Sólo Lectura, Este documento será radicado, Remitente, digitar una pequeña descripción y anexar el documento que previamente se realizó por medio de la plantilla, hacer clic en botón Actualizar, luego hacer clic en el botón Cerrar Buscar la pestaña DOCUMENTOS, y en esta buscar el enlace Radicar (-1), si no hay que hacer ningún cambio, o si por el contrario hay que realizar alguno en el documento, se procede a utilizar el enlace Modificar y Regenerar Abrir el documento (Ver Archivo o enlace con el número generado), cambiar el número del radicado por el código de barras Bar code 39 e imprimirlo o reasignar según sea el caso Buscar el menú CARPETAS en este seleccionar Salida, buscar el radicado que se acabo de ingresar y hacer clic en la fecha, luego hacer clic en la pestaña Información General y buscar el ícono TRD//.., asignar TRD (serie, subserie y tipo documental, botón Insertar y Cerrar) o en la pestaña Documentos, enlace Tipificar, es lo mismo Firmar o hacer firmar el documento físico y llevarlo al Jefe o persona a cargo, verifica la información y la firma, si es el caso reasigna y se lleva a Ventanilla Unica el documento sin firmas para que cambie por el documento con firmas (PDF) que se acaba de recibir. Fin del proceso Este es básicamente el proceso de radicación de salida sin radicado de entrada, dicho proceso se describe a continuación paso a paso:

3 1. GENERACIÓN DOCUMENTO DE SALIDA Esta opción se utiliza cuando se quiere realizar un documento de salida sin dar respuesta a un radicado de entrada, el mismo usuario es quien radica el documento de salida y lo reasigna si es el caso. Para este proceso lo primero que se debe hacer es abrir la plantilla en Word de la respectiva Secretaría o Dirección y generar el documento de salida, como se muestra a continuación 1.1 Guardar el documento de salida Se genera el documento y se ingresa al Menú Archivo en Microsoft Word, en este se escoge la opción Guardar Como, se guarda en la respectiva carpeta (se sugiere que se creen subcarpetas en la carpeta Mis documentos\sgd\nombre_carpeta) teniendo en cuenta el tipo de documento generado, es decir si es un informe, o una auditoría o cualquier tipo de documento, se recomienda crear la carpeta con este mismo nombre, la descripción se observa en la siguiente imagen

4 Ubicación carpeta para guardar el documento Nombre del Documento Tipo del Documento-Versión Clic para guardar el documento 2. IDENTIFICAR EL MENÚ RADICACIÓN Después de generado y guardado el documento de salida se procede a ingresar al Sistema en el Menú Radicación para generar el número de radicado de salida (el último número es 1), luego se hace clic en Salida. El sistema muestra una ventana para hacer una búsqueda por identificación, o Expediente, o No Radicado o referencia, por ejemplo se digita el número de identificación del usuario quien realiza la salida, se hace clic en el botón BUSCAR, como se muestra a continuación. Después de realizar la búsqueda en el sistema, se presentan dos situaciones: Cuando el sistema muestra información de radicados hechos con anterioridad a la fecha actual, en este caso se toma un radicado existente y se continúa con el proceso; el caso contrario sucede cuando al digitar el documento de identidad y devolver la fecha inicial y hacer clic en el botón Buscar; NO muestra información

5 registrada en el sistema. Se debe ingresar por el botón CAPTURAR DATOS, proceso que se describe a continuación. 3. REGISTRO EN LA BASE DE DATOS (capturar datos) 3.1 Documento de identidad sin información en el sistema Sucede cuando al digitar el documento de identidad de la persona que RADICA en el sistema y al hacer la búsqueda no muestra información (lo sentimos no hay registros) relacionada con el número de identificación; se hace clic en el botón Nuevo (Copia Datos), como se muestra En la nueva ventana que aparece, no hay cargados datos del remitente o persona que realiza la radicación, se debe hacer clic en el botón CAPTURAR DATOS como se muestra

6 Lo primero que se hace en el formulario es digitar los campos DOCUMENTO, NOMBRE, PRIMER APELLIDO y DIRECCIÓN como campos obligatorios, en la parte inferior del formulario, se escoge el departamento y municipio obligatorios y se hace clic en el botón AGREGAR, esta acción pasa los datos de la captura al enlace DESTINATARIO, se hace clic en este, luego se hace clic en el enlace PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIÓN y por último se hace clic en el botón Cerrar, esta acción se muestra en la siguientes imágenes. Clic en Destinatario Clic en pasar datos Después de hacer clic en el botón Cerrar el sistema vuelve al módulo de radicación de salida, con los datos de la persona como se muestra

7 3.2 Documento de identidad con información en el sistema Cuando al digitar la identificación y buscar, muestra información de radicados realizados con anterioridad, se hace clic en alguno de los radicados que contiene la información (paso 1) para que el sistema tome los datos, luego se hace clic en el botón Nuevo (Copia de Datos) (paso 2), esta acción se muestra en la siguiente imagen 1 2 El sistema después de tomar los datos de un radicado anterior vuelve al módulo de radicación inicial, como se muestra a continuación.

8 Luego se deben completar los campos: asunto y descripción de anexos (CD, carpetas o Folios) si los hay y por último se hace clic en el botón Radicar, el sistema genera un número de radicado único finalizado en 1, este proceso se puede observar a continuación El sistema genera el número único de radicación de salida (finaliza en 1), se hace clic en el Menú Carpetas para que se actualice la salida y se busca el enlace Salida (aumenta en 1 el número), aparece el radicado recién generado, como se muestra a continuación.

9 4. Adjuntar documento Este enlace se utiliza para anexar el documento que previamente se realizó por medio de la plantilla en Word, se busca el radicado, se hace clic en la fecha que lo acompaña, luego se busca la pestaña DOCUMENTOS y se hace clic en el enlace Anexar Archivo, como se muestra En el nuevo formulario se deben realizar los siguientes pasos para adjuntar el documento, como se describen y muestran a continuación.

10 a b c d e g f a) Seleccionar Solo Lectura b) Este documento será Radicado c) Seleccionar remitente d) Escribir una breve descripción del documento que va a anexar. e) Hacer clic en el botón Examinar, para adjuntar el documento sin firmas, que previamente realizó por medio de la respectiva plantilla y guardó en una carpeta del disco duro local, el sistema mostrará la ventana de "Elegir el archivo para cargar", esto se puede observar en la siguiente ventana f) Actualizar g) Cerrar

11 h) Al hacer clic sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo será anexado y la ventana mostrará un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito, de lo contrario repetir este proceso desde el punto e); por último se hace clic sobre el botón "cerrar" y saldrá de esta ventana. 5. Después de anexar el documento de (SALIDA) se tienen tres (3) opciones Borrar, Radicar -1 o Modificar, 5.1 Borrar Antes de Radicar el documento para que el Sistema genere el No de Radicado, se puede Borrar, esto sucede cuando por equivocación se anexó o subió un documento que NO corresponde con el que se va a generar, se procede a eliminarlo haciendo clic en el botón Borrar, el sistema genera una advertencia si se quiere o no, se hace clic en el botón Aceptar para confirmar la eliminación del mismo, en la nueva ventana que aparece se confirma haciendo clic en el botón Cerrar para confirmar la eliminación definitiva, y de nuevo se puede anexar un nuevo documento, como se muestran a continuación.

12 El sistema genera una ventana de advertencia para confirmar o cancelar la acción de borrar, como se muestra, Para confirmar la acción definitivamente, se hace clic en el botón Cerrar, como se muestra a continuación. El documento se eliminó como adjunto, como se muestra y de nuevo se puede anexar un nuevo documento. 5.2 Radicar el documento de salida (Respuesta) Después de adjuntar el documento se radica buscando el enlace Radicar (-1) y se hace clic para que el sistema genere el número de radicado que me habia generado anteriormente y este finaliza en 1, como se muestra en la siguiente imagen.

13 Para continuar con el proceso se hace clic en el botón Aceptar para confirmar que se asigna un número de radicado al documento que se acaba de adjuntar. El siguiente paso es buscar el enlace Ver archivo en la ventana que aparece, se hace clic, para observar el documento con número y fecha de radicado Este es el documento que se anexó y al radicarlo se observan cambios que el sistema hizo sobre el documento en Word, lo mismo que el número del radicado (finaliza en 1) y la fecha de generación del mismo, para editarlo se debe Habilitar la Edición como se muestra a continuación.

14 Los cambios que se hacen manualmente son la selección del número de radicado de * ha * para el cambio del tipo de letra por BAR CODE 39 y la respectiva impresión, Firma y Digitalización. Para continuar con el proceso después de radicar el documento de Salida, se debe asignar la TRD (tipificar) al radicado de salida 5.3 Tipificar el radicado La acción de Tipificar el radicado se entiende como asignar la TRD (tabla de retención documental) al mismo, se busca el radicado de entrada en el menú Carpetas y Salida,

15 luego se hace clic en la fecha que lo acompaña y por último se hace clic en la pestaña DOCUMENTOS, en esta se busca el enlace Tipificar, como se muestra En la siguiente ventana se escoge: a. Serie b. Subserie c. Tipo documental d. Insertar a c d b A continuación el sistema muestra en la parte inferior la TRD que se acaba de asignar, por último se hace clic en el botón Cerrar como se muestra

16 5.4 Modificar el documento anexado Esta acción se puede realizar cuando se hacen cambios por parte del jefe al dar el Vo.Bo (al documento de salida realizado con la plantilla) o porque al radicar el documento hizo falta alguna información importante para lo cual se debe: Hacer los cambios en el documento original y guardarlo de nuevo en la misma carpeta del disco duro (Mis documentos/sgd/ ) y con el mismo nombre. Para cambiar el documento anexado, se hace clic en el enlace Modificar, en la ventana que aparece no se cambia nada, sólo se hace clic en el botón Examinar y se anexa de nuevo el mismo documento modificado que se había subido. Luego se hace clic en el botón Actualizar para que tome los cambios el sistema y no se altere el número del radicado (continúa con el mismo número de radicado), luego se hace clic en el botón Cerrar, esta acción cambia el primer documento que se había cargado al sistema por el que se le hicieron cambios, como se muestra a continuación

17 Seleccionar Archivo Luego se hace clic en el botón REGENERAR y ACEPTAR para que tome los cambios el sistema (continúa con el mismo número de radicado)

18 6. Luego de abierto el documento de salida se observan los cambios que el sistema efectuó sobre este, se selecciona el número del radicado que se encuentra entre asteriscos y se cambia el tipo de letra por Bar-code 39, se imprime una copia (como mínimo) para firma del funcionario o del jefe según sea el caso y se lleva a VENTANILLA ÚNICA para escanear y cambiar por el que se encuentra en el sistema y no tiene firmas o envíe a otra dependencia u organismo fuera de la Gobernación. El último paso para la radicación de salida es Reasignar el radicado a la Auxiliar Administrativa o a la persona que se le da respuesta; se hace clic en el botón Reasignar y se selecciona la Dependencia para la cual va dirigido el radicado, desplegando la pestaña y se hace clic en Siguiente

19 Luego se selecciona el funcionario destino desplegando la pestaña (jefe, auxiliar o funcionario), se digita una breve descripción del porqué se reasigna para el manejo de la trazabilidad y el paso final es hacer clic en el botón Realizar El sistema despliega una ventana con la acción que se acaba de realizar. Nota: De esta manera se realiza la RADICACIÓN DE SALIDA sin tener un radicado de ENTRADA Toda RADICACIÓN DE SALIDA DEBE LLEVARSE A VENTANILLA UNICA PARA SU DEBIDA DIGITALIZACIÓN Y TERMMINACIÓN DEL TRÁMITE.