Manual Egresos, Gasto Pagado

Transcripción

1 EJERCICIOS PRÁCTICOS SAACG.NET, BIENES PATRIMONIALES. Manual Egresos, Gasto Pagado Sistema SAACG.Net EJERCICIOS PRÁCTICOS SAACG.NET, BIENES PATRIMONIALES. PÁGINA 1 DE 32

2 INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCION ABREVIADA DEL DOCUMENTO El presente documento describe los pasos a seguir para la operación del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net, dentro del Módulo de los Egresos para el Gasto Pagado OBJETIVO Lograr mediante el presente manual, los usuarios podrán consultar los pasos para el registro de información y operación del Sistema SAACG.Net en el Gasto Pagado de Egresos. ALCANCE Apoyar a que los usuarios del SAACG.Net logren registrar información desde las distintas modalidades para el Gasto Pagado, así como realizar la construcción de su cuenta pública. AUDIENCIA Usuarios del Sistema Automatizado de Administrador y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net. P á g i n a 2 32

3 CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL... 2 CONTENIDO... 3 EGRESOS... 4 GASTO PAGADO... 4 NUEVO GASTO PAGADO... 5 CONSULTAR UN GASTO PAGADO MODIFICAR UN GASTO PAGADO CANCELAR UN GASTO PAGADO MENÚ DE HERRAMIENTAS GASTO PAGADO Adjuntar Documentos P á g i n a 3 32

4 EGRESOS Gasto Pagado El sistema SAACG.Net cuenta con un módulo para el registro del Gasto Pagado, en base a la Fuente de Financiamiento, Proyecto, Unidad Administrativa, Objeto del Gasto y Tipo de Gasto; el cual es posible registrar a través de la opción Gasto Pagado dentro del menú de Egresos del sistema SAACG.Net. Para acceder a la opción Gasto Pagado, es necesario ir al menú Egresos de SAACG.Net y seleccionar la opción Gasto Pagado, Una vez seleccionada la opción Gasto Pagado el sistema desplegará la pantalla Gasto Pagado". Para llevar a cabo la captura de un Gasto Pagado es necesario tomar la información de un Gasto Ejercido previamente capturada, ya que en base a los lineamientos del CONAC, el Gasto Pagado es el siguiente Momento Contable, después del Gasto Ejercido, para el ejercicio del Presupuesto de Egresos. P á g i n a 4 32

5 Nuevo Gasto Pagado Para generar los registros de un nuevo Gasto Pagado es necesario: 1) Acceder a la opción Gasto Pagado, dentro del menú Egresos del sistema SAACG.Net, 2) Una vez dentro de la Pantalla Gasto Pagado dar clic en el botón Nuevo del menú de opciones, 3) Posteriormente se activarán los campos del formulario, en los cuales es posible llevara a cabo la captura del Gasto Pagado, P á g i n a 5 32

6 4) Dar clic en el botón Gastos Ejercidos, para realizar la consulta de los gastos ejercidos ya existentes dentro del sistema SAACG.Net, 5) El sistema desplegará la ventana Gastos Ejercidos por Pagar, la cual contiene la lista de los gastos ejercidos ya capturados en el sistema, dar clic en el botón Más de los gastos ejercidos que se desean seleccionar, P á g i n a 6 32

7 6) Se desplegará el detalle del gasto ejercido seleccionado. Marcar la casilla de los gastos que se requiera ejercer, y dar clic en el botón Aceptar de la ventana Gastos Ejercidos por Pagar, 7) Una vez seleccionado el gasto ejercido por pagar, el sistema cargará de manera automática los campos Objeto del Gasto, Descripción, Fuente de Financiamiento, Proyecto / Proceso, Unidad Administrativa, Tipo de Gasto y Importe del Devengo ; correspondientes al gasto ejercido seleccionado, 8) P á g i n a 7 32

8 9) Seleccionar la fecha del documento dentro del campo Fecha, 10) Llevar a cabo la captura del beneficiario de dicho gasto pagado dentro del campo Beneficiario, 11) Llevar a cabo la captura del concepto de dicho gasto pagado dentro del campo Concepto, 12) Seleccionar la forma de pago dentro del campo Forma de Pago, P á g i n a 8 32

9 13) Seleccionar la cuenta de banco o efectivo con la cual se realizará el gasto pagado, dentro del campo Cuenta Banco / Efectivo, 14) Capturar el folio, numero de cheque o transferencia dentro del campo Folio / Cheque, 15) Una vez captura el encabezado del Gasto Pagado, llevar a cabo la captura o modificación del importe del Importe Ejercido a Pagar, dentro del detalle del Gasto Pagado, P á g i n a 9 32

10 16) Posteriormente dar clic en el botón Guardar del menú de opciones de la pantalla de Gasto Pagado. 16) El sistema enviará un mensaje de aviso, informando que el Gasto Pagado ha sido guardado de manera correcta. 17) Finalmente es posible consultar el correcto registro del Gasto Pagado, a través de la opción Póliza del menú de opciones de la ventana Gasto Pagado, P á g i n a 10 32

11 NOTAS: Al realizar un gasto pagado, éste puede generarse en base a un gasto ejercido, o bien, pueden dentro de un mismo pago cubrirse varios ejercidos a la vez. Para realizar un pago parcial, debe seleccionar primero el ejercido que se desea pagar y posteriormente modificar la cantidad del importe Ejercido a pagar, disminuyendo para indicar el monto deseado. En el caso de registrar un nuevo gasto pagado, así como corresponde con cualquier otro tipo de movimiento, se debe contar con la documentación comprobatoria que justifique la operación. Para realizar un pago, debe contarse con la suficiencia presupuestal necesaria, así como con el saldo suficiente de la cuenta de bancos. P á g i n a 11 32

12 Consultar un Gasto Pagado Para realizar la consulta de un Gasto Pagado, es necesario: 1) Acceder a la opción Gasto Pagado, dentro del menú Egresos del sistema SAACG.Net. 2) Dentro de la pantalla Gasto Pagado, dar clic en el botón buscar de la barra de herramientas. 3) Una vez abierta la pantalla de búsqueda, seleccionar y dar doble clic en el registro de Gasto Pagado que se desee modificar, o realizar la búsqueda en base al campo y criterio de búsqueda seleccionados, 4) Así mismo es posible capturar directamente el folio del Gasto Pagado dentro del campo Folio, de la pantalla principal de Gasto Pagado, P á g i n a 12 32

13 Modificar un Gasto Pagado Para realizar la modificación de un Gasto Pagado existente, es necesario: 5) Acceder a la opción Gasto Pagado, dentro del menú Egresos del sistema SAACG.Net. 6) Dentro de la pantalla Gasto Pagado, dar clic en el botón buscar de la barra de herramientas. 7) Una vez abierta la pantalla de búsqueda, seleccionar y dar doble clic en el registro de Gasto Pagado que se desee modificar. P á g i n a 13 32

14 8) Posteriormente serán cargados los datos del gasto pagado seleccionado, dentro de la pantalla Gasto Pagado, dar clic en el botón modificar de la barra de herramientas. 9) Una vez seleccionada la opción Modificar, el sistema activa el modo de edición para los campos Fecha, Beneficiario, Concepto, Forma de Pago, Cuenta Banco / Efectivo, Folio / Cheque, Importe Ejercido a Pagar, así como el desglose del abono dentro de la póliza del Gasto Pagado seleccionado. 10) Llevar a cabo las modificaciones deseadas, sobre los campos correspondientes, Fecha, Beneficiario, Concepto, Forma de Pago, Cuenta Banco / Efectivo, Folio / Cheque, Importe Ejercido a Pagar P á g i n a 14 32

15 11) Si se requiere, es posible editar el abono del gasto pagado a través de la opción Desglose del Abono, dar clic en el botón Desglose del Abono, con la finalidad de agregar más asientos a la póliza que se construyó para este gasto pagado, 12) El sistema desplegará la ventana Desglose del Abono, en la cual es posible editar los movimientos del movimiento de Gasto pagado. 13) Dar clic en la celda vacía de cuenta, de la siguiente línea en blanco para activar la captura, así mismo dar clic en el botón rojo para seleccionar una cuenta de abono. P á g i n a 15 32

16 14) El sistema desplegará el catálogo de las cuentas, llevar a cabo la búsqueda de la cuenta deseada y dar doble clic para seleccionar la cuenta, 15) Posteriormente los datos de la cuenta se cargarán en el detalle del desglose del abono; llevar a cabo la captura de los importes y llevar a cabo el cuadre de la póliza, si el abono y el cargo no están balanceados no es posible guardar los cambios, P á g i n a 16 32

17 16) Una vez realizada la captura del abono, dar clic en el botón aplicar, para que los cambios sean aplicados. 17) El botón Desglose del Abono cambiara de color de azul a verde una vez que se realice alguna modificación, una vez realizados los cambios deseados dar clic sobre el botón Guardar, de la barra de herramientas de la ventana de Gasto Pagado. 18) Posteriormente el sistema desplegará un mensaje de aviso informando que los cambios se han guardado correctamente. P á g i n a 17 32

18 19) Finalmente es posible comprobar los cambios realizados, a través de la consulta de la póliza generada; dar clic en el botón Póliza de la barra de herramientas, de la venta Gasto Pagado, Así mismo es posible identificar que los cambios realizados en la opción Desglose del Abono están reflejados dentro de la póliza del Gasto Pagado. NOTAS: Un Gasto Pagado que esté guardado dentro de un periodo cerrado, no podrá modificarse. Al incluir asientos dentro del botón desglose del abono, éste cambiará de color mostrándose verde. P á g i n a 18 32

19 Cancelar un Gasto Pagado Para llevar a cabo la cancelación de un Gasto Pagado existente, es necesario: 1) Acceder a la opción Gasto Pagado, dentro del menú Egresos del sistema SAACG.Net. 2) Dentro de la pantalla Gasto Pagado, dar clic en el botón buscar de la barra de herramientas. 3) Una vez abierta la pantalla de búsqueda, seleccionar y dar doble clic en el Gasto Pagado que se desea Cancelar. P á g i n a 19 32

20 4) Posteriormente serán cargados los datos del gasto pagado seleccionado, dentro de la pantalla Gasto Pagado, dar clic en el botón Cancelar de la barra de herramientas. 5) El sistema desplegará una venta de alerta, solicitando la confirmación para realizar la cancelación del gasto pagado seleccionado, dar clic en SI para continuar con la cancelación. 6) El sistema desplegará una ventana para seleccionar la fecha en que se desea aplicar la cancelación de dicho gasto pagado; llevar a cabo la selección de la fecha de cancelación y dar clic en el botón Aceptar. P á g i n a 20 32

21 7) El sistema mostrara un mensaje de aviso, informando que la cancelación del gasto pagado ha sido realizada de manera correcta, 8) Posteriormente se cambiará el estatus del gasto pagado, dentro de la ventana Gasto Pagado, 9) Finalmente es posible consultar la póliza de cancelación generada para dicho gasto pagado, a través del botón Póliza del menú de opciones de la ventana Gasto Pagado, P á g i n a 21 32

22 Dentro de la Póliza de Cancelación, es posible identificar los cargos en negativo correspondientes a la cancelación, Así mismo es posible desplegar la póliza original, correspondiente a la transacción cancelada, NOTAS: También es posible corroborar la cancelación del gasto pagado a través del Estado del Ejercicio del Presupuesto de Egresos. No es posible cancelar un gasto pagado en fechas que correspondan a periodos cerrados. P á g i n a 22 32

23 Menú de Herramientas Gasto Pagado La opción Gasto Pagado del menú Egresos, cuenta con herramientas de administración de los registros, las cuales se encuentran en la barra superior de la pantalla del Gasto Pagado : 1) Actualizar: Actualiza la vista previa del listado del Gasto Pagado, en caso de no haber cambios se presenta la misma lista. 2) Cancelar: Cancela el modo de edición de registro cuando se activa a través de la opción Modificar, sin guardar cambios en el registro dentro del Gasto Pagado. 3) Buscar: Despliega una pantalla de búsqueda, la cual cuenta con varios criterios de selección, para realizar búsqueda de registros extensas, cuando existen grandes cantidades de registros. Las opciones de búsqueda son sobre los campos Id, Ejercicio, Fecha, Tipos de Documentos, Folio, Descripción y Status. P á g i n a 23 32

24 4) Movimientos Relacionados: Muestra una pantalla con los movimientos que se relacionan a dicho pago en cada uno de sus momentos contables. La ventana contiene; Folio, Momento Contable, fecha y Estatus. Esto, con la finalizad de facilitar la búsqueda de movimientos. 5) P. Cheque: Herramienta utilizada para imprimir la póliza con formato de póliza de cheque para ser impreso físicamente en un cheque, 6) Listado: Herramienta utilizada para llevar a cabo la extracción del listado de gastos pagados, registrados, en base a rangos de fecha o consecutivos, Cuando es seleccionada dicha opción el sistema despliega una ventana para seleccionar el rango en que se va a realizar dicho listado, P á g i n a 24 32

25 Posteriormente el sistema despliega la lista completa 7) Adjuntar Documentos: Permite ligar el documento fuente al momento contable que se requiera, Una vez que se adjuntó un documento, el sistema muestra una imagen a un lado del icono. Véase detalle a partir de la página 26 de este manual. 8) Ejercicio: Campo descriptivo que muestra el año de ejercicio en el que se está trabajando. 9) Póliza(s): Herramienta para acceder de manera directa a las pólizas correspondientes al gasto pagado visualizado. 10) Salir: Cierra la ventana del Gasto Pagado NOTAS: La Adjunción de Archivos se activa al momento de guardar un registro en cualquiera de los momentos contables. Para habilitar el Botón de Adjuntar Documentos es necesario dar los permisos desde el módulo de permisos (VER EL MANUAL DE USUARIOS Y NIVELES). P á g i n a 25 32

26 Adjuntar Documentos Para utilizar la opción Adjuntar Documentos, el Usuario debe habilitar los Permisos correspondientes para el Módulo de Egresos, activándolos en el menú de Usuarios, en el submenú Permisos (Ver Manual de Módulo Usuarios), Consecutivamente, necesitará tener configurada la Ruta de documentos de referencia, la cual se habilita en el menú Utilerías, dentro del Módulo Configuración del Ente; en dicha Ruta, se almacenarán los documentos que se adjunten a cada operación correspondiente. Adjuntar archivo en un Gasto Pagado Se puede adjuntar un archivo al Gasto Pagado, luego de guardarlo, es decir, cuando el registro ya tiene un Folio asignado; para anexar al documento al registro se realizan los siguientes pasos: P á g i n a 26 32

27 1) Si se conoce el Folio del Gasto Pagado, se ingresa directamente para visualizarlo. En caso contrario, se puede realizar la búsqueda en el botón Buscar del menú; en la ventana Búsqueda Avanzada, se puede seleccionar con doble clic el registro al que se quiere adjuntar el archivo. 2) Visualizando el Gasto Pagado seleccionado, se puede observar que en la parte superior aparece el botón Adjuntar Documentos, dar clic en él. 3) A continuación, ingresa la ruta donde se encuentra el archivo que se desea adjuntar, y selecciona el archivo dando doble clic; o dando clic en Abrir, NOTAS: Los documentos que pueden ser adjuntados deben ser en formato Excel, Word, PDF, Imágenes y XML, entre otros. P á g i n a 27 32

28 4) Luego, se muestra un mensaje de aviso, indicando que el documento se adjuntó con éxito. Para continuar se da clic en el botón Aceptar, 5) En la barra de menú, se visualiza junto al botón Adjuntar Documentos el ícono del tipo de archivo que se agregó al Gasto Pagado; se puede abrir el documento adjunto dando clic en el ícono. 6) En caso de adjuntar más de un archivo, el icono cambiará al de una carpeta, indicando que se han adjuntado dos o más archivos. 7) Para consultar los archivos adjuntos se da clic en el icono; el sistema abre la ventana Documentos Adjuntos, con la instrucción Seleccione el documento para visualizar. Dar doble clic sobre el archivo, para mostrarlo en pantalla. P á g i n a 28 32

29 Desasociar Archivo de un Gasto Pagado Luego de adjuntar algún archivo, se tiene la opción de Desasociar, la cual eliminará el documento vinculado con el Gasto Pagado, sin embargo, mantiene el archivo dentro de la carpeta de Documentos Adjuntos. Para desasociar archivos adjuntos del Gasto Pagado, se realizan los siguientes pasos: 1) Primero se ingresa a la carpeta de Documentos Adjuntos, y se da clic derecho sobre el archivo. 2) Luego, se selecciona la opción Desasociar, de tal manera que, aparece una ventana que solicita la confirmación para desasociar el archivo; se da clic en Aceptar para continuar. 3) El sistema arroja el aviso, en el cual se confirma que el documento se desasoció con éxito. P á g i n a 29 32

30 4) En la ventana ya no aparece el documento desasociado, pero en la carpeta de Archivos Adjuntos se mantiene. Eliminar Archivo adjunto de un Gasto Pagado Luego de adjuntar algún archivo, se tiene la opción de Eliminar, la cual eliminará el documento vinculado con el Gasto Pagado, y también de la carpeta de Documentos Adjuntos. Para eliminar archivos adjuntos del Gasto Pagado, se realizan los siguientes pasos: 1) Primero se ingresa a la carpeta de Documentos Adjuntos, y se da clic derecho sobre el archivo. P á g i n a 30 32

31 2) Luego, se selecciona la opción Eliminar, de tal manera que, aparece una ventana que solicita la confirmación para eliminar el archivo; se da clic en Aceptar para continuar, 3) El sistema arroja el aviso, confirmando que el documento fue eliminado con éxito. 4) En los Documentos Adjuntos ya no aparece el documento eliminado, el cual ya no existe tanto en el sistema como en la carpeta de los Archivos Adjuntos. P á g i n a 31 32

32 Gracias por su atención Instituto para el Desarrollo Técnico de las Haciendas Públicas TCSG/RNR, 22 de junio del 2018 P á g i n a 32 32