Sistema Integral de Tesorería Módulo de Presupuesto de Ingresos Manual de Operación

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1 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 1 de 20

2 CONTENIDO Breve descripción del Modulo de Presupuesto de Ingresos...3 Menú Archivos...4 Centros de Costos Menú Presupuesto...5 Elaboración Impresión Transferencias Menú Procesos...10 Recálculo Presupuestal Proyecto Presupuestal Menú Productos...13 Reportes de Saldos Proyecciones Presupuestales Como salir del...17 Guías Rápidas...18 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 20

3 PRESUPUESTO INGRESOS Sistema Integral de Tesorería Breve descripción del Modulo de Presupuesto de Ingresos El módulo de Presupuesto de Ingresos es la herramienta que nos sirve para la elaboración del presupuesto, a través de la pantalla de captura. Dicho módulo nos posibilita realizar varias tareas como la de realizar el recálculo del presupuesto y obtener reportes totales y de la evolución presupuestal entre otros. Figura 1 Ventana de Menú Principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 20

4 Menú Archivos Para un buen funcionamiento es necesario proporcionar al Sistema de una serie de catálogos que necesita para funcionar correctamente. Todos estos catálogos podrá darlos de alta por medio del menú Archivos del módulo de Presupuesto de Ingresos. Centros de Costos.- Primero debe seleccionar la opción Centros de Costos que se encuentra en el menú Archivos. Figura 2 Ventana de captura de los Centros de Costo Para adicionar, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón para adicionar, ubicado en la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman el catálogo. Para capturar el Sector puede hacerlo tecleando el número o bien pulsando sobre el botón dando doble clic con el ratón para seleccionar de una lista. Para finalizar pulse sobre el botón para aceptar Repita este proceso tantas veces como registros desee capturar Para realizar modificaciones o moverse a través de los registros utilice la barra de navegación que se encuentra en la parte superior de la ventana del catálogo. Para imprimir el catálogo, usted debe realizar el paso siguiente: Presione sobre el botón Pantalla o Impresora Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 20

5 Menú Presupuesto Para realizar la elaboración del Presupuesto de Ingresos, es necesario contar con el Catálogo de Cuentas Contables y que se hayan capturado los Centros de Costos. Elaboración.- Al Seleccionar la opción Elaboración que se encuentra en el menú Presupuesto, desplegándose la siguiente ventana: Figura 3 Ventana de Captura del Presupuesto de Ingresos. Para insertar un nuevo registro, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón Insertar para limpiar los campos de captura. Si desea que los niveles superiores de la clave presupuestal se mantengan, marque el casillero de Mantener los niveles... dando un clic con el ratón. Esto le facilitara la captura. Proporcione la Clave Presupuestal (U. Presupuestal, U. Responsabilidad y Partida) ya sea dando los números o utilizando el botón del lado derecho de cada dato, de un clic para mostrar una lista y seleccionar. Si desea que el importe de presupuesto sea repartido en cantidades iguales, marque el casillero de Dividir en partes iguales... pulsando con el mouse sobre el. Esto le facilitará la captura de cada mes. Pulse el botón de Preliminar para visualizar las cantidades en cada mes. Pulse el botón de Aceptar para grabar la información o Cancelar para abortar la captura. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 20

6 Nota: Si el presupuesto esta marcado como aprobado (Ver Parámetros) no se podrán dar de alta ninguna partida. Para borrar un registro del presupuesto, usted debe realizar los pasos siguientes: Cerciórese que la Clave Presupuestal no tenga movimientos registrados, en caso contrario no se podrá borrar. El sistema le advertirá si desea borrarlo, confirme. Pulse el botón OK para eliminar el registro. Para buscar un registro del presupuesto, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de Buscar y se desplegara la ventana siguiente: Figura 4 Ventana para localizar registros del Presupuesto de Ingresos Proporcione la Clave Presupuestal (U. Presupuestal, U. Responsabilidad y Partida) ya sea dando los números o utilizando el botón del lado derecho de cada dato, dar un clic para mostrar una lista y seleccionar. Presione sobre el botón Buscar y señale el registro deseado. Pulse el botón de Aceptar para cargar el registro. Podrá utilizar también la barra de navegación de la ventana de captura para este fin. Para salir de la ventana de captura, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir, para regresar al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 20

7 Impresión.- Después de haber capturado el presupuesto de Ingresos, puede emitir reportes globales del presupuesto original o actual de acuerdo a la siguiente variedad, del menú Presupuesto opción Impresiones: Por Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Por Capítulo de Ingresos Por Capítulo y Concepto de Ingreso Analítico por Capítulo y Concepto de Ingreso Mensual por Capítulo Mensual por Rubro y Grupo Figura 5 Ventana de Impresión del Presupuesto de Ingresos Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione una opción de la ventana de impresión de reportes globales Elija si el presupuesto que desea imprimir será el original o el actual Seleccione el casillero de Incluir Paginación si requiere que el reporte muestre la paginación impresa en las hojas. Pulse sobre alguno de los botones de impresión Pantalla ó Impresora, o el botón de Salir para cancelar la operación. Transferencias.- El módulo de Presupuesto de Ingresos permite la transferencia de fondos presupuéstales de una partida a otra, esto es, realiza ampliaciones y reducciones al presupuesto. Para realizar una transferencia, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione del menú Presupuesto, la opción Transferencias y desplegará la siguiente ventana: Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 20

8 Figura 6 Ventana de Transferencias Presione el botón de Insertar para limpiar los datos de la ventana Proporcione la Descripción de la transferencia. Pulse el botón de Aceptar para grabar los datos generales de la transferencia o el botón de Cancelar para abortar la operación. Pulse el botón de Detalles para agregar los movimientos de ampliación o reducción de la transferencia de presupuesto. Ver ventana: Figura 7 Ventana de Detalles de la Transferencia Esta ventana de captura es igual a la usada para la Elaboración del presupuesto que se señala en el menú de Presupuesto opción Elaboración, solo que ahora tendrá que señalar en Tipo de movimiento si es ampliación o reducción y sólo estará la opción para dividir el importe en partes iguales. Para hacer búsquedas ahora tiene la barra de navegación (Ver captura de presupuesto para mas información). Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 20

9 Existen dos modalidades para insertar un detalle a una transferencia (Pulse con el botón derecho del mouse sobre el botón Insertar para elegir la modalidad): Incluir Meses Cerrados.- Si elige esta opción le mostrará una pantalla donde tendrá que proporcionar la clave de administrador y pulsar el botón OK. Una vez realizado esto podrá dar de alta este detalle donde el importe se podrá distribuir incluyendo los meses cerrados. NO Incluir Meses Cerrados.- Esta es la opción por default y no requiere de contraseñas. Aquí podrá dar de alta el detalle donde sólo se les podrá asignar alguna cantidad a aquellos meses que no estén cerrados. Pulse el botón de Salir para regresar a la ventana anterior. Para borrar una transferencia, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Borrar, sólo podrá hacerlo si ésta no tiene movimientos (detalles) y si los tuviera tendrá que entrar a eliminar cada uno de estos antes de eliminar por completo la transferencia. Para imprimir una transferencia, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Imprimir Para salir de la ventana de captura de transferencias, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir y regresará al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 20

10 Menú Procesos Para mantener el Presupuesto de Ingresos con las cifras al 100%, es necesario realizar un proceso de recálculo, lo cual tomará todos aquellos movimientos generados en un periodo de tiempo para este propósito. Recálculo Presupuestal.- Seleccione del menú de Procesos la opción de Recálculo Presupuestal desplegándose la siguiente ventana: Figura 8 Ventana de Recálculo Presupuestal Para recalcular los saldos del presupuesto, usted debe realizar los pasos siguientes: Marque los casilleros necesarios de los Procesos a Generar, dando un clic con el ratón. Seleccione el rango de meses (Del Mes de, Al Mes de). Si no se encuentra marcada la opción de Regenera Meses Cerrados no podrá elegir aquellos meses que estén cerrados. Si desea que la regeneración incluya meses cerrados pulse con el botón derecho del mouse sobre la opción Regenera Meses Cerrados. Para activar esta opción deberá proporcionar la clave de administrador que le será solicitada al momento de pulsar sobre esta opción. Pulse el botón de Iniciar para proceder con la regeneración o el botón de Salir para abortar el proceso. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 20

11 Proyecto Presupuestal.- Esta opción del sistema posibilita el generar al nuevo Presupuesto todas aquellas partidas de un Ejercicio anterior. Permitiendo al mismo tiempo generar importes de acuerdo a algunos parámetros aquí propuestos. Figura 9 Ventana de Proyecto Presupuestal Para generar estas partidas deberá seguir los pasos que a continuación se listan: Primero deberá cerciorarse de que ya se hizo la apertura del nuevo presupuesto. A continuación tendrá que especificar en el recuadro Ejercicio Anterior el ejercicio y el mes que se tomarán como base para la generación de las partidas. Ahora deberá especificar una de las cuatro opciones de la Base de Proyección: Presupuestado Original.- A todas las partidas generadas se les asigna el presupuesto original del ejercicio base. Asignado Anual.- A las partidas se les asigna lo presupuestado anual (incluye transferencias). Ingresado Promedio. Se determina lo ingresado a un mes determinado, y se establece un promedio para cada uno de los 12 meses del año. Ingresado Real- A todas las partidas generadas se les asigna lo ingresado hasta un mes determinado y se pide que en los meses siguientes al determinado se considere lo ingresado en un mes específico o un promedio. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 20

12 Pulse el botón Obtener, mismo que le mostrará aquellas partidas a las que les podrá asignar un incremento que será aplicado al momento de generar el nuevo presupuesto. Para asignar el incremento puede hacerlo directamente sobre el grid o especificar en el cuadro de % Incremento y después pulsar sobre el botón Asignar, esto último asignará a todas las partidas mostradas en el grid el porcentaje especificado en el recuadro antes mencionado. Por último pulse sobre el botón Iniciar Para salir de la ventana de Generación del Proyecto del Presupuesto de Ingresos, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir y regresará al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 20

13 Menú Productos Para dar seguimiento al Presupuesto de Ingresos es necesario tener una forma de consultar y ver la evolución del mismo. Reportes de Saldos Consulta de Saldos.- Si requiere hacer una búsqueda específica de las cuentas del presupuesto y analizar su comportamiento mensual y total de cada una de las partidas, con esta opción puede visualizar en pantalla estos importes. Figura 10 Ventana de Consulta de Saldos Para realizar una nueva Consulta de una clave presupuestal, haga lo siguiente: Pulse sobre el botón Limpiar para dejar la ventana en blanco y habilitar la opción Consultar. Ahora especifique el tipo de Presentación de la Consulta (Niveles o Detalle): Niveles.- Esta opción muestra en el grid a las partidas por nivel, ya sea por Capítulo, Partida o Concepto. Utilizando esta opción puede subir o bajar de nivel de una partida mostrada en el grid de la consulta. Para bajar de nivel de un doble clic sobre la partida y para subir de nivel pulse el botón derecho del mouse sobre alguna partida presupuestal mostrada en el grid y elija la poción Subir Nivel. Detalle.- Esta opción no hace distinción de niveles, es decir muestra partidas de distinto nivel en la misma consulta. Elija el período a consultar, para esto señale el mes inicial y el mes final que contemplará la consulta. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 20

14 Especifique la U. Presupuestal, Responsabilidad y la Partida, para finalmente pulsar sobre el botón Consultar. Si desea consultar más detalles como disponibilidad a la fecha, presupuestado, ejercido y saldos en los diferentes meses de una partida en particular realice lo siguiente: En el grid de la consulta de un doble clic sobre la partida que desea ver sus detalles. Si esta marcada la opción de Presentación por Niveles solo podrá acceder a la nueva pantalla de detalles aquellas partidas que sean de último nivel, si el tipo de presentación es detalle entonces podrá consultar cualquier partida que seleccione. Una vez hecho lo anterior podrá observar la siguiente pantalla: Figura 11 Ventana de Detalles de Consulta de Saldos Dentro de esta pantalla puede hacer búsquedas de partidas contenidas en el presupuesto, para esto puede utilizar la barra de navegación o bien el botón Buscar. Utilice el botón de Integración de Saldos para ver como están compuestos los saldos, es decir lo presupuestado y lo ingresado de esta partida en particular. Al presionar el botón de Integración de Saldos le mostrará la siguiente pantalla, misma que podrá utilizar para ver los movimientos realizados sobre una partida de Ingresos: Figura 12 Ventana de Análisis de movimientos contables Pulse el botón Visualizar y aparecerán los datos seleccionados, ahí podrá navegar entre ellos y hacer ordenamientos. Para esto deberá utilizar el botón derecho del mouse sobre la ventana de Resultados de Movimientos Contables. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 20

15 Para imprimir esta información pulse sobre uno de los botones de impresión y elija una de las opciones a reportar (Póliza Actual, Todas las Pólizas, Relación de Pólizas, Listado de Pólizas, Análisis de Movimientos): Figura 13 Ventana de Resultados del Análisis de Mov. Contables Nota: Pulsando un doble clic sobre un movimiento podrá ver los detalles correspondientes a la Póliza a la cual corresponde dicho movimiento. Evolución Presupuestal.- Si desea hacer una evaluación de los datos presupuestados con los datos reales sobre el presupuesto de Ingresos, puede obtener los reportes mediante la opción Evolución Presupuestal que se encuentra en el menú Productos, puede obtener reportes de la evolución de acuerdo a los siguientes criterios: Presupuesto Total Por Unidad Presupuestal Presupuesto Total Por Capítulo de Ingreso Presupuesto Total Por Capítulo y Concepto de Ingreso Mensual Por Capítulo y Concepto de Ingreso Mensual de Ingresos Mensual Por Grupo y Capítulo Mensual Por Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Comparativo Ingresos Egresos Figura 14 Ventana de Reportes de la Evolución Presupuestal Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione el informe de Reportes con el ratón dando un clic Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 20

16 Seleccione de Periodo, el mes a reportar Elija si desea incluir la paginación en la impresión seleccionando la casilla de Incluir Paginación. Pulse el botón de Imprimir, para enviar a la impresora o el botón de Salir para cancelar la operación. Proyecciones Presupuestales.- A través de esta opción podrá realizar consultas al Presupuesto en diferentes niveles y en distintos periodos de tiempo, mismas que podrán generar su respectivo reporte. Figura 15 Ventana de Proyecciones Presupuestales Para realizar una consulta realice lo siguiente: Primero seleccione uno de los siguientes niveles a reportar Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad Por Capítulo Capítulo y Concepto de Ingresos Analítico por U. de Responsabilidad A continuación especifique el rango de meses a consultar Si eligió el reporte analítico tendrá que especificar la Unidad Presupuestal y Unidad de Responsabilidad. Por último pulse sobre el botón Consultar Para generar reportes pulse sobre uno de los botones de Imprimir (Pantalla o Impresora). Para salir de la ventana de Actualización de Sueldos, usted debe realizar el paso siguiente: Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 20

17 Pulse el botón de Salir y regresara al menú principal del módulo Como salir del Cuando desea salir del módulo de Presupuesto de Ingresos, regresará al menú principal del Sistema. Para salir del módulo, usted debe realizar el paso siguiente: Seleccione del menú de Archivos la opción de Salir Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 20

18 Guías Rápidas ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Captura inicial del presupuesto de egresos. Para dar de alta el presupuesto realice lo siguiente: 1. Entrar a la opción de Presupuesto-Elaboración o bien presionar el botón de acceso rápido 2. Presione el botón Insertar 3. Proporcione la clave presupuestal compuesta de: Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad y Partida, si no los conoce presione el botón para realizar una búsqueda. 4. Puede elegir la forma de distribuir el presupuesto, esto es: Dividir en partes iguales el presupuesto anual: Al marcar ésta casilla deberá proporcionar la cantidad en el espacio de importe anual y el sistema dividirá ese importe entre los doce meses en cantidades iguales, si desea modificar algún mes en particular, desmarque la casilla de distribución anual y cambie el importe en el mes que corresponda. Mantener los niveles de orden superior 5. Presione el botón Preliminar cuando haga algún cambio, para que se actualice la información 6. Si esta seguro de la información, pulse el botón Aceptar para guardar el registro Para eliminar partidas del presupuesto realice lo siguiente: 1. Seleccione la partida que desee eliminar, presionando el botón Buscar 2. Una vez que se tenga la partida, presionar el botón Eliminar No se podrán eliminar partidas que: No sean de ultimo nivel presupuestal Que tengan cantidad comprometida o ejercida Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 20

19 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS Para dar de alta transferencias presupuestales realice lo siguiente: 7. Entrar a la opción de Presupuesto-Transferencias o bien presionar el botón de acceso rápido 8. Presione el botón insertar 9. Indique la descripción de la transferencia y presione el botón Aceptar Para dar de alta los detalles de las transferencias: 10. Ahora deberá proporcionar los movimientos que integraran la transferencia, presione el botón Detalles 11. Presione el botón Insertar para indicar el primer detalle de la transferencia 12. Proporcione la clave presupuestal compuesta de: Unidad Presupuestal, Unidad de Responsabilidad, Partida, si no los conoce presione el botón de búsqueda 13. Indique si se trata de una ampliación o reducción del presupuesto 14. Puede elegir la forma de distribuir el presupuesto, esto es: Dividir en partes iguales: Al marcar ésta casilla deberá proporcionar la cantidad en el espacio de importe anual y el sistema dividirá ese importe entre los doce meses en cantidades iguales, si desea modificar algún mes en particular, desmarque la casilla de distribución anual y cambie el importe en el mes que corresponda. 15. Presione el botón Preliminar cuando haga algún cambio, para que se actualice la información. 16. Si esta seguro de la información, pulse el botón Aceptar para guardar el registro. 17. Cuando se terminen de incorporar todos los movimientos, presione el botón salir Notas: La distribución en partes iguales se hará con los meses que no hayan sido cerrados, si se requiere incluir los meses cerrados sólo presione con el botón derecho del mouse y elija esa opción. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 20

20 Si la transferencia no se encuentra cuadrada, el sistema se lo indicará antes de salir, elija si desea salir o no. Para eliminar los detalles de las transferencias presupuestales realice lo siguiente: 1. Seleccione el detalle que se desee borrar y presione el botón Borrar 2. Si quiere borrar todos los detalles de una transferencia, presione con el botón derecho del mouse en Borrar y seleccione la opción todos los movimientos Para eliminar transferencias presupuestales realice lo siguiente: 3. Seleccione la transferencia que desee eliminar, presionando el botón Buscar 4. Entre a detalles y elimine todos los movimientos de la transferencia y salga 5. Ahora puede eliminar la transferencia, presionando el botón Eliminar Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 20