VERTIENTE FIDEICOMISO

Transcripción

1 COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS INFORMÁTICOS COORDINACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA VERTIENTE FIDEICOMISO MANUAL DE USUARIO Versión 1.2

2 ÍNDICE 1. Introducción Botones de acción y estados Roles de acceso al módulo de Pólizas Ingreso al módulo de Pólizas Administración de pólizas Filtros de búsqueda Pólizas registradas Editar Póliza Manual Generar reporte de póliza Póliza en formato PDF Aplicar póliza Desaplicar póliza Cancelar póliza Generar pólizas Generar póliza manual a partir de cuentas contables Generar póliza manual a partir de la guía contabilizadora Página 2 de 31

3 1. Introducción Le damos nuestra más cordial bienvenida al Manual de Usuario del módulo de Pólizas del vertiente Fideicomiso del Instituto Politécnico Nacional. El Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico tiene por objeto financiar o complementar el financiamiento de proyectos específicos de investigación, la creación y mantenimiento de instalaciones de investigación, su equipamiento, el suministro de materiales, el otorgamiento de becas y la formación de recursos humanos especializados, el otorgamiento de incentivos extraordinarios a los investigadores que participen en los proyectos y otros propósitos directamente vinculados para proyectos científicos o tecnológicos. Por tal motivo se ha puesto en marcha el desarrollo del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@) Fideicomiso, a través del cual las Dependencias Politécnicas registrarán en línea todos los procesos administrativos requeridos por el Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del IPN. Así, el presente documento corresponde al manual de usuario del módulo de Pólizas del SIG@ del Fideicomiso donde se podrán generar y administrar Pólizas de Ingresos, Egresos y de Diario. Página 3 de 31

4 2. Botones de acción y estados El módulo de Pólizas está compuesto por botones de acción útiles en el proceso captura, selección y registro de Pólizas, a continuación, se detalla su funcionamiento, se deberá recordar que los botones de acción estarán en función del estado de la póliza y de la responsabilidad o rol de ingreso al SIG@ Fideicomiso. Permite editar la póliza manualmente Genera el reporte de la póliza Imprime la póliza en formato PDF Aplica la póliza Imprime la póliza Genera póliza manual a partir de cuentas contables Genera póliza manual a partir de guía contabilizadora Guarda los movimientos contables y la póliza Indica que la póliza se encuentra aplicada y la Desaplica Cancela la póliza Regresa al menú de pólizas Permite buscar una cuenta contable Limpia el formulario Cancela una cuenta en la edición de una póliza Página 4 de 31

5 3. Roles de acceso al módulo de Pólizas El módulo de Pólizas del Fideicomiso podrá ser operados por dos roles de ingreso, uno de ellos corresponde a Auxiliar quien podrá editar pólizas manuales, imprimir pólizas y Generar una póliza manual a partir de la guía contabilizadora; el otro rol corresponde al Responsable, quien tendrá habilitadas las misma opciones que el auxiliar pero también podrá aplicar y desaplicar las pólizas así como generar pólizas manuales a partir de la guía contabilizadora. 4. Ingreso al módulo de Pólizas Al ingresar al SIG@ Fideicomiso podrá ver una pantalla como la mostrada en la Figura 1, seleccionar la imagen amarilla para entrar al módulo de Control Financiero, y posteriormente otra pantalla como la mostrada en la Figura 2, ingresará al sistema en función de los permisos de la Dependencia y de la cuenta. Se deberá ingresar al Módulo de Control Financiero (véase Figura 2). Página 5 de 31

6 Figura 1.- Página principal del Fideicomiso Figura 2.- Módulo de Control Financiero En el menú de módulos (véase Figura 3) deberá seleccionar la pestaña denominada Pólizas. Página 6 de 31

7 Figura 3.- Ingreso al Módulo de Pólizas Acción con la cual ingresará al módulo de Administración de pólizas contables (véase Figura 4). Figura 4.- Módulo de administración de pólizas contable 5. Administración de pólizas El módulo de Administración de Pólizas Contables (véase Figura 5) estará compuesto por dos secciones, la primera corresponde a los Filtros de Búsqueda de las pólizas dentro del sistema y la parte inferior corresponde la lista de Pólizas Registradas, resultado de los criterios seleccionados en la primera sección. Página 7 de 31

8 Figura 5.- Administración de Pólizas Contables A continuación, se detalla el funcionamiento de ambas secciones y los botones de acción para administrar las pólizas disponibles en el módulo Filtros de búsqueda Para seleccionar las pólizas que se desea sean mostradas, se podrán usar los menús desplegables y filtros de los diferentes campos de búsqueda (véase Figura 6). En estos filtros se solicitará que se especifique el Año, el Periodo, el Tipo de Póliza, la Fecha, el Número de póliza, el Importe y/o el Estado. Página 8 de 31

9 Figura 6.- Página principal del Fideicomiso No es necesario seleccionar todos los campos, debido a que el sistema filtra las pólizas solamente con la información proporcionada, por lo tanto, si no se seleccionan campos, se mostrarán todas las pólizas registradas Pólizas registradas Según los criterios seleccionados en la sección denominada Filtros de Búsqueda, se mostrarán los resultados en la lista denominada Pólizas Registradas (véase Figura 7). Figura 7.- Pólizas registradas Al costado derecho de las pólizas registradas (véase Figura 8), se encontrarán disponibles diversos botones de acción, los cuales podrán ser Página 9 de 31

10 usados para administrar las pólizas. A continuación, en el presente manual se detalla su funcionamiento. Figura 8.- Botones de acción para administras pólizas Editar Póliza Manual Para editar una póliza, se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 9). Nota: la póliza sólo podrá modificarse si no se encuentra aplicada. Figura 9.- Botón de acción para editar póliza Se abrirá una aplicación para editar la póliza (véase Figura 10), en la cual se deberá seleccionar y capturar la información solicitada. Página 10 de 31

11 Figura 10.- Aplicación de edición de pólizas En la primer sección se capturan los datos básicos de la póliza, como lo son: el Año, el Periodo o mes de la póliza, el Tipo de Póliza, la Fecha y el campo de Por concepto de, en el cual se capturará la descripción de la póliza. De igual forma, e este apartado se encuentra el campo Número, que corresponde al número consecutivo que se le asignará o que tiene asignado dicha póliza, este campo se encuentra bloqueado, por lo que el usuario no podrá modificarlo (véase Figura 11). Figura 11.- Filtros para capturar la información necesaria para la generación de la póliza Posteriormente, podrá añadir cuentas a la póliza a través de la sección llamada Selección del método de búsqueda de la cuenta contable. En esta sección se puede seleccionar la cuenta en específico que se agregará a la póliza, ya sea, a través de la selección de la cuenta (véase Figura 12) o Página 11 de 31

12 por los filtros de búsqueda (véase Figura 12), en caso de saber únicamente con el número de cuenta. Figura 12.- Filtros para seleccionar el método de búsqueda de la cuenta contable Una vez seleccionado un filtro para buscar la cuenta contable, en la parte de abajo, se desplegará una nueva sección, donde se podrá Seleccionar el tipo de movimiento. En esta parte, se seleccionará la naturaleza de la cuenta, es decir, si se va a realizar un Cargo o un Abono sobre la misma, también se deberá seleccionar el Proyecto al que estará ligado el movimiento. Finalmente, para agregar correctamente dicho movimiento, se deberá guardar con el botón. En caso contrario, de no requerir dicha cuenta, se podrá seleccionar el botón, para poder seleccionar otra cuenta (véase Figura 13). Figura 13.- Filtros para seleccionar el tipo de movimiento y para ingresar el monto Una vez que se ha guardado el movimiento, este se verá reflejado en la sección llamada Movimientos Registrados, como se muestra en la Figura 14. Página 12 de 31

13 Figura 14.- Movimientos Registrados Al concluir la edición de la póliza se deberá seleccionar (véase Figura 15), este botón de acción permite guardar las modificaciones realizadas. Para imprimir la póliza se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 15), con lo cual se abrirá una ventana con la póliza disponible para impresión, las opciones se habilitarán en función de la configuración del navegador web con que se ingresa al sistema. Figura 15.- Acciones en las pólizas Página 13 de 31

14 Si se quiere cancelar la póliza, se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 15), acción tras las cual se solicitará confirmar la cancelación en una ventana de diálogo, como la mostrada en la Figura 16. Figura 16.- Aplicación de edición de pólizas Se podrá limpiar el formulario seleccionando el botón de acción (véase Figura 15). Finalmente, para regresar al menú de pólizas, se deberá de presionar el botón Generar reporte de póliza Para generar el documento en Excel de una póliza, se deberá seleccionar el botón de acción, ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 17). Página 14 de 31

15 Figura 17.- Botón de acción para generar reporte Comenzará la descarga en su computadora personal, la cual se podrá consultar en la barra de estado de la descarga (véase Figura 18), recuerde que las opciones de descarga estarán habilitadas según la configuración del navegador web con que ingresa al sistema. Figura 18.- Barra de estado de la descarga en el navegador Google Chrome Póliza en formato PDF Para descargar la póliza en formato PDF, se deberá seleccionar el botón de acción, ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 19). Página 15 de 31

16 Figura 19.- Botón de acción para abrir póliza en formato PFD Se abrirá una ventana del navegador con la póliza disponible para su impresión, las opciones estarán habilitadas en función de la configuración del navegador web con que se ingresa al sistema Aplicar póliza Se podrá aplicar una póliza seleccionando el botón de acción ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 20). Figura 20.- Botón de acción para aplicar la póliza Página 16 de 31

17 Se solicitará confirmar la operación a través de una ventana de diálogo, como la mostrada en la Figura 21. Figura 21.- Solicitud de confirmación Si se aceptó la aplicación de la póliza, se confirmará el éxito de la operación a través de una ventana de diálogo (véase Figura 22). Figura 22.- Confirmación de la operación El botón de acción cambiará por el icono, lo cual indicará que la póliza fue aplicada correctamente (véase Figura 23). Figura 23.- Póliza aplicada Página 17 de 31

18 Desaplicar póliza Se podrá desaplicar una póliza siempre y cuando el usuario cuente con los permisos necesarios. Dicha acción se llevará a cabo seleccionando el botón de acción ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 24). Figura 24.- Botón de acción para desaplicar la póliza Se solicitará confirmar la operación a través de una ventana de diálogo, como la mostrada en la Figura 25. Figura 25.- Solicitud de confirmación Si se aceptó la desaplicación de la póliza se confirmará el éxito de la operación a través de una ventana de diálogo (véase Figura 26). Página 18 de 31

19 Figura 26.- Confirmación de la operación El botón de acción cambiará por el icono, lo cual indica que la póliza se encuentra desaplicada (véase Figura 27). Figura 27.- Póliza desaplicada Cancelar póliza Una póliza podrá ser cancelada a través del botón de acción, ubicado en el campo de acciones de las Pólizas Registradas (véase Figura 28), ésta opción solo estará disponible para el personal que tenga asignado los permisos necesarios. Página 19 de 31

20 Figura 28.- Botón de acción para cancelar póliza Se solicitará confirmar la operación través de un cuadro de diálogo (véase Figura 29) donde se alerta que, en caso de aceptar, no se podrán realizar modificaciones posteriormente. Figura 29.- Solicitud de confirmación En caso de seleccionar la opción Aceptar, se confirmará el éxito de la cancelación a través de otro cuadro de diálogo (véase Figura 30) Página 20 de 31

21 Figura 30.- Confirmación de éxito en la cancelación 5.3. Generar pólizas En el módulo de Pólizas del Fideicomiso, se podrán generar Pólizas Manuales a partir de Cuentas Contables y Pólizas a partir de la Guía Contabilizadora, a continuación, se describe dicho proceso Generar póliza manual a partir de cuentas contables Para Generar una Póliza Manual a partir de Cuentas Contables, se deberá ejecutar el botón de acción con la leyenda de esta acción, dicho botón se encuentra ubicado en la parte central del módulo de Administración de Pólizas (véase Figura 31). Esta acción, sólo la podrá llevar a cabo el personal que cuente con los permisos previos. Página 21 de 31

22 Figura 31.-Acceso para generar póliza a partir de cuentas contables Se ingresará al módulo denominado Póliza Manual a partir de Cuentas Contables (véase Figura 32), donde se deberá seleccionar y capturar la información necesaria para la generación de la misma. Figura 32.- Póliza manual a partir de cuentas contables Página 22 de 31

23 En la parte superior del módulo se deberá seleccionar el año, el tipo de póliza (Ingresos, Egresos o Diario), el periodo, la fecha y se deberá capturar el concepto; el número de la póliza será asignado automáticamente por el sistema (véase Figura 33). Figura 33.- Información necesaria para generar la póliza Búsqueda de cuentas contables En la parte inferior del módulo se podrá buscar la cuenta contable (véase Figura 34); se deberá elegir el método de búsqueda, este podrá ser a partir de la selección de la cuenta o a través de filtros de búsqueda. Figura 34.- Selección del método de búsqueda de cuentas Si se eligió la opción Selección de cuenta (véase Figura 35) se habilitará una barra desplegable donde se deberá elegir la cuenta deseada. Página 23 de 31

24 Figura 35.- Selección de cuenta Si se eligió la opción Filtros de Búsqueda (véase Figura 36), se habilitarán los campos donde se deberá agregar la cuenta y subcuentas para encontrar la guía deseada. Figura 36.- Filtros de búsqueda Después de elegir el método de búsqueda, se deberá especificar si el movimiento a agregar corresponde a un Cargo o a un Abono (véase Figuras 36 y 37), así como el proyecto y las cantidades solicitadas. Figura 37.- Selección de cuenta Al concluir la edición de la póliza se podrá seleccionar, dicho botón de acción permitirá guardar las modificaciones realizadas, si se desea cancelar el movimiento, se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 37). Página 24 de 31

25 Botones de acción Al concluir la edición de la póliza se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 38) para guardar las modificaciones realizadas. Figura 38.- Botones para administrar la póliza Para imprimir la póliza se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 38), con lo cual se abrirá una ventana con la póliza disponible para impresión, las opciones se habilitarán en función de la configuración del navegador web con que se ingresa al sistema. Si se quiere cancelar la póliza, se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 38), se solicitará confirmar la cancelación a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 39. Figura 39.- Solicitud de confirmación Si se desea aplicar la póliza se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 31), se solicitará confirmar la operación a través de un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura 40. Página 25 de 31

26 Figura 40.- Solicitud de confirmación Se podrá limpiar el formulario seleccionando el botón de acción (véase Figura 38) Generar póliza manual a partir de la guía contabilizadora Se podrá generar una póliza manual a partir de la guía contabilizadora seleccionando el botón de acción, ubicado en la parte central del módulo de Administración de Pólizas (véase Figura 41), tanto Responsable como Auxiliar tendrán habilitada ésta opción. Figura 41.- Acceso para generar póliza a partir de la guía contabilizadora Página 26 de 31

27 Se ingresará al módulo denominado Póliza Manual a partir de Guía Contabilizadora (véase Figura 42), donde se deberá seleccionar y capturar la información necesaria para la generación de la misma. Figura 42.- Póliza manual a partir de guía contabilizadora En la parte superior del módulo se deberá seleccionar el Año, el Tipo de póliza (Ingresos, Egresos o Diario), el periodo, la fecha y se deberá capturar el concepto, el número de la póliza será asignado por el sistema (véase Figura 43). Figura 43.- Informacion necesaria para generar la póliza Selección del movimiento En la parte inferior del módulo para generar la Póliza Manual a partir de la Guía Contabilizadora, se deberá elegir el Movimiento y el Proyecto que se le asignará (véase Figura 44). Página 27 de 31

28 Figura 44.- Selección del movimiento y proyecto Después de haber seleccionado el movimiento, se habilitará una sección para ingresar el importe deseado (véase Figura 45). Recuerde que la naturaleza de la cuenta, en este caso, se guía a través de los asientos establecidos en la guía contabilizadora del año elegido. Figura 45.- Campos para buscar movimiento y seleccionar importe En caso de que el movimiento incluya cuentas que no son de último nivel, se mostrará el botón (véase Figura 45), el cual, al ser seleccionado, desplegará las cuentas hijas correspondientes a la cuenta sobre la que selecciono este botón, permitiendo de esta forma, seleccionar una cuenta, como se observa en la Figura 46. Página 28 de 31

29 Figura 46.-Campos para buscar y seleccionar la cuenta contable Para guardar las modificaciones realizadas se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 46) Botones de acción Al concluir la edición de la Póliza a partir de la Guía Contabilizadora se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 47), para guardar las modificaciones realizadas. Figura 47.- Botones para administrar la póliza Página 29 de 31

30 Para imprimir la póliza se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 47), con lo cual se abrirá una ventana con la póliza disponible para su impresión, recuerde que las opciones se habilitarán en función de la configuración de su navegador. Si requiere cancelar la póliza, se podrá seleccionar el botón de acción (véase Figura 47), una vez presionado, se solicitará confirmar la cancelación de la póliza a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 48. Figura 48.- Solicitud de confirmación Si desea aplicar la póliza, se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 47), se solicitará confirmar a través de un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura 49. Figura 49.- Solicitud de confirmación Se podrá limpiar el formulario seleccionando el botón de acción (véase Figura 47). Página 30 de 31

31 Adicional a esta guía y para resolver cualquier duda o en el caso de requerir información sobre el uso del SIG@ vertiente Fideicomiso podrá establecer contacto con el personal de la CSII en las extensiones 57301, 57302, 57304, y Versión 1.2 ===000=== Página 31 de 31