Sistema Automatizado de Servicio Social (S.A.S.S.) Guía de usuario para el uso del Portal S.A.S.S.

Transcripción

1 Sistema Automatizado de Servicio Social (S.A.S.S.) Guía de usuario para el uso del Portal S.A.S.S.

2 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO 1 2 CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DEL EQUIPO DESCRIPCIÓN DEL PORTAL Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES OPERACIÓN DEL PORTAL: QUE DEBO HACER PRIMERO? PANTALLA DE INICIO PASO 2. CONOCER EL PROCEDIMIENTO PASO 3. CONOCER LAS CONVOCATORIAS PASO 4. SELECCIONAR PROYECTO PASO 5. SOLICITUD DE SERVICIO SOCIAL PASO 6. ENVIÓ DE DOCUMENTOS OPCIONES DEL PORTAL CAMBIAR CONTRASEÑA AGENDAR UNA CITA CONTACTARNOS... 29

3 1. OBJETIVO El portal le permite la realización del trámite del servicio social y poder enviar sus documentos desde su domicilio o cualquier otro lugar que cuente con servicio de Internet. Utilizar el portal para enviar sus documentos de servicio social le evita desplazarse al departamento de gestión tecnológica y vinculación para la entrega de documentos de inicio del servicio social, tomar el curso de inducción y entregar la documentación complementaria para el término del mismo. Entre las principales ventajas de S.A.S.S. Se encuentran: ahorro tiempo, dinero y papel, oficina virtual abierta los 365 días, 24 horas al año y que su información y documentación queda incorporada a un Expediente electrónico el cual podrá ser visualizado con información en tiempo y forma. 2. CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO Características Navegador Internet Explorer 9 Firefox Opera Google Chrome JavaScript Cookies Habilitado Habilitado 1

4 3. DESCRIPCIÓN DEL PORTAL Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Desde el portal, usted podrá solicitar la realización del servicio social y enviar sus documentos de manera rápida y sencilla. Esta útil herramienta le ofrece la posibilidad de agilizar los trámites y reducir tiempos con respecto a la tramitación tradicional, ademas implica un menor desplazamiento ante las autoridades involucradas. Los datos capturados le permiten solventar los trámites necesarios para realizar el servicio social. Al iniciar el proceso del servicio social vía el Portal, deberá completar la información requerida de cada uno de los módulos por esta misma vía, enviar la documentación solicitada en el tiempo establecido y finalmente recoger su constancia de servicio social y enviarla vía portal y a su vez completará el Expediente electrónico en su totalidad llegando así al 100% del proceso. El primer paso para realizar el servicio social en el portal es elegir el programa a realizar como servicio social, y posteriormente llenar la solicitud de servicio social y esperar la confirmación del administrador, el cual le enviara vía correo electrónico un usuario y contraseña. Una vez registrado, podrá empezar el enviar sus documentos. En primer lugar deberá ir al departamento de gestión tecnológica y vinculación en el área de servicio social, a recoger su carta de presentación y enviarla junto con 3 documentos más para su evaluación; en total 2

5 serian 4 documento: carta de presentación, carta compromiso, carta aceptación y plan de trabajo. Los primeros documentos deberá enviarlos en un plazo no mayor a 20 días después de recibir el correo de confirmación. Posteriormente deberá enviar el resto de la documentación solicitada en el tiempo establecido para cada documento. Toda la documentación será incorporada a su expediente electrónico. Al término de su servicio social recibirá su constancia de servicio social, que podrá recoger en el departamento de gestión tecnológica y vinculación, para completar su Expediente electrónico deberá enviar la constancia de servicio social vía portal. 3

6 4. OPERACIÓN DEL PORTAL: QUE DEBO HACER PRIMERO? Para acceder al portal de servicio social debe ingresar a la página ir a la pestaña Vinculación y seleccionar la opción servicio social. 4

7 4.1. PÁGINA DE INICIO La pantalla de inicio está formada de la siguiente manera Barra de menú Acceso al portal Sección de avisos que publica el administrador 5

8 4.2. PASO 2. CONOCER EL PROCEDIMIENTO DEL SERVICIO SOCIAL En la barra de menú encontrará la opción de procedimiento de servicio social, al darle clic a esa opción se desplegará una gráfica donde se muestra paso a paso el procedimiento que se realiza para acreditar el Servicio Social. Este trámite se realiza en el departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación. En el participan el alumno, la dependencia o instancia y el propio departamento. 6

9 4.3. PASO 3. CONOCER LAS CONVOCATORIAS En la barra de menú en la pestaña Alumno encontrará la opción Convocatorias, donde el administrador publicará todo tipo de convocatorias, como por ejemplo, fechas para solicitud de servicio social, becas de servicio social, etc. 7

10 4.4 PASO 4. SELECCIONAR PROYECTO El portal cuenta con un banco de programas o proyectos donde podrá elegir uno para realizar su servicio social. Para ver los programas de servicio social debe ir a la pestaña Alumno y seleccionar la opción Banco de proyectos. Al hacer clic en esta opción le aparecerá una lista de programas o proyectos divididos por carreras. La opción Cualquier carrera hace referencia a todos los programas o proyectos 8

11 que solicitan alumnos sin importar su carrera. Usted puede seleccionar su carrera y darle clic al botón 'Buscar' y se desplegará una lista de programas que solicitan alumnos de la carrera seleccionada. En la lista aparecerán los datos básicos del programa, para poder ver más detalles de un proyecto puede hacer clic en la opción Mostrar detalles ; Podrá ver información de la instancia, del responsable, etc. Que publico el programa, con los que se podrá poner en contacto. 9

12 Cuando haya escogido un proyecto para realizar su servicio social deberá anotar el folio del programa, ya que le servirá al momento de llenar la solicitud de servicio social más adelante. 10

13 4.5 PASO 5. SOLICITUD DE SERVICIO SOCIAL En la barra de menú en la pestaña Alumno seleccione la opción Solicitud servicio, al hacer clic en esta opción le aparecerá la siguiente pantalla: Si aún no son las fechas establecidas por el administrador para solicitar servicio social o ya han pasado las fechas, aparecerá un mensaje como este: 11

14 Lo primero que deberá hacer para solicitar el servicio social es tomar el curso de inducción que se encuentra en línea, para concluir el curso de inducción es necesario que conteste 5 preguntas que se seleccionarán aleatoriamente de un banco de preguntas. Si contesta correctamente podrá seguir con la siguiente actividad, de lo contrario se seleccionarán 5 nuevas preguntas las cuales deberá contestar correctamente. 12

15 El siguiente paso consiste en llenar un formulario con sus datos personales y los del programa o proyecto que realizará como servicio social. 13

16 NOTA: Año en el que realizará su Servicio Social 14

17 Al terminar de capturar sus datos personales, deberá ingresar el folio del proyecto que selecciono del banco de proyectos previamente, podrá observar que todos los campos se completarán automáticamente. Opción para buscar proyectos o programas autorizados Si ha olvidado el folio del proyecto o no ha seleccionado ninguno, deberá hacer clic en la opción Buscar proyectos que se encuentra a un lado del cuadro de texto para ingresar el folio. Esta opción mostrará una nueva ventana con el banco de proyectos. 15

18 Para finalizar deberá ingresar la fecha de inicio y de terminación aproximado de su servicio social. Es importante que la fecha de inicio sea como mínimo 5 días hábiles posteriores a la fecha en que se registró. Para terminar de llenar la solicitud deberá adjuntar una foto tipo infantil que no deberá exceder 1MB, además de su seguimiento escolar firmado y sellado por el departamento de servicio escolares en formato PDF que no deberá exceder los 2MB. 16

19 Por último deberá hacer clic en el botón Enviar, y su solicitud será enviada al administrador del portal para su revisión. En un plazo no mayor a 3 días hábiles recibirá un correo electrónico a la cuenta que registro al llenar el formulario con la respuesta a su solicitud. Si fue aceptada, en el correo encontrará su usuario y contraseña para acceder al portal, junto instrucciones de los documentos que deberá enviar para iniciar su servicio social. De no ser así en el correo contendrá los motivos por los que la solicitud fue rechazada, la cual deberá tramitar de nuevo.. NOTA: El correo puede ser detectado como Spam o como No deseado NOTA: Si en la dependencia que elegiste para realizar tu Servicio Social no eres aceptado, deberás notificarlo al Departamento de Gestión Tecnológica, para que se libere el proyecto y puedas escoger un nuevo programa o proyecto. 17

20 4.6. PASO 6. ENVIO DE DOCUMENTOS Para acceder al portal del alumno deberá ingresar su usuario y contraseña en la esquina superior derecha de su pantalla y hacer clic en el botón Entrar. Al acceder al portal aparecerá la pantalla de inicio con información de su servicio social y la lista de documentos que deberá enviar. 18

21 La barra de menú cambia al acceder al portal, en la pestaña Alumno aparecen la siguientes opciones. Botón para cerrar sesión Regresar al portal para enviar documentos Opción para agendar una cita con el administrador Opción para cambiar contraseña Todos los formatos de los documentos que debe enviar los puede descargar en la parte inferior de la página. 19

22 Para poder enviar documentos debe acceder al portal con su usuario y contraseña; al acceder se mostrará la lista de documentos que debe enviar. 20

23 Los documentos que no se han enviado para su revisión aparecen de la siguiente manera: Icono de documento no enviado Días restantes para enviar el documento Mensajes de advertencia NOTA: Si excede la fecha límite para enviar un documento el sistema le dará de baja del servicio social automáticamente Para enviar un documento debe hacer clic en el botón Seleccionar archivo, seleccionar el documento de su computadora y hacer clic en el botón Enviar. Los documentos que han sido enviados se mostrarán de la siguiente manera: De esta manera deberá enviar cada uno de los documentos que marca el procedimiento. Si un documento es rechazado, se le notificará por medio de un correo electrónico que le indicará los motivos por los cuales fue rechazado, y por lo cual deberá de enviarlo de nuevo lo antes posible. Nota: Todos los documentos no deberán exceder a 1MB de peso. Si el documento es rechazado por el encargado de servicio social, se le notificará por medio de un correo electrónico, en el cual se le indicará el motivo del rechazo. 21

24 Al término de su Servicio Social y después de que haya enviado todos los documentos hasta la carta de terminación, se le enviará un correo electrónico indicándole el día que podrá pasar al departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación por su constancia de Servicio Social. Para poder completar su expediente al 100% deberá escanear su constancia de Servicio Social y enviarla a través del portal S.A.S.S. para ser agregado a su expediente electrónico. Nota: Deberá guardar todos los documentos de su servicio social por lo menos un año.. 22

25 5. OPCIONES DEL PORTAL El portal S.A.S.S. cuenta con varias opciones como son el cambio de contraseña, una agenda básica, y datos para contactar al administrador, las cueles se describen a continuación. 5.1 Cambiar contraseña Para cambiar su contraseña deberá hacer clic en la opción Cambiar contraseña que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla de inicio. A continuación aparecerá una ventana donde deberá ingresar su contraseña actual, y después la nueva contraseña, la cual deberá confirmar. 23

26 24

27 5.2 AGENDAR UNA CITA Para agendar una cita con el encargado del servicio social en el departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación, selecciona en la pestaña Alumno y da clic en la opción Solicitar cita, la cual únicamente encontraras cuando accedas al portal con tu usuario y contraseña.. En la ventana que aparece deberá seleccionar el día en el que desea agendar su cita y hacer clic en Ver, a continuación aparecerán todas las citas que el administrador de servicio social tiene para ese día. Por día el administrador de servicio social solo atenderá a 10 personas por hora como máximo. 25

28 Deberá seleccionar la hora de su cita e indicar el motivo de la misma de forma breve. Por último debe hacer clic en el botón Confirmar cita. Debe asegurarse que la fecha que desea está seleccionada y de que la hora que selecciono no exceda de nueve citas. Citas agendadas con el administrador Botón para cancelar una cita Personas con una cita en ese horario. 26

29 Luego de llenar los campos correctamente su cita se agendará, deberá aparecer un mensaje de confirmación. De igual manera se reflejará su cita con el incremento de las personas en la hora que seleccionó y a la izquierda de la ventana aparecerán todas sus citas programadas. Si desea cancelar una cita, únicamente debe hacer clic en el botón Cancelar cita. 27

30 La cita deberá desaparecer de su lista de citas programadas. 28

31 5.3 CONTACTARNOS Si desea contactar a los administradores puede dar clic en Contacto en la barra de menú y aparecerá toda la información necesaria para ponerse en contacto con el departamento encargado del Servicio Social. 29