MÓDULO DE TESORERÍA MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 COORDINACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN VERTIENTE FIDEICOMISO MÓDULO DE TESORERÍA MANUAL DE USUARIO Versión 1.2

2 ÍNDICE 1. Introducción Botones de acción y estados Ingreso al módulo de Tesorería Módulo de Tesorería Consulta de egresos registrados Creación de Layouts Relación y administración de Layouts Estados del Layouts Agregar pago Pago en efectivo Pago por transferencia Pago por cheque Pago por instrucción bancaria Editar Validar/ Pagar Layouts Eliminar Excel Descargar Layouts Página 2 de 39

3 1. Introducción Le damos nuestra más cordial bienvenida al Manual de Usuario del módulo de Tesorería del vertiente Fideicomiso del Instituto Politécnico Nacional. El Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico tiene por objeto financiar o complementar el financiamiento de proyectos específicos de investigación, la creación y mantenimiento de instalaciones de investigación, su equipamiento, el suministro de materiales, el otorgamiento de becas y la formación de recursos humanos especializados, el otorgamiento de incentivos extraordinarios a los investigadores que participen en los proyectos y otros propósitos directamente vinculados para proyectos científicos o tecnológicos. Por tal motivo se ha puesto en marcha el desarrollo del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@) Fideicomiso, a través del cual las Dependencias Politécnicas registrarán en línea todos los procesos administrativos requeridos por el Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del IPN. Así, el presente documento corresponde al manual de usuario del módulo de Tesorería del SIG@ del Fideicomiso donde se podrán generar Layouts, los cuales sirven para agrupar diversos egresos correspondientes a conceptos generales o a gastos por pagar, y realizar su pago correspondiente. Página 3 de 39

4 2. Botones de acción y estados El módulo de Tesorería del SIG@ del Fideicomiso está compuesto por diversos botones de acción útiles en el proceso captura, selección y registro de Layouts, a continuación, se detalla su funcionamiento, se deberá recordar que los botones de acción estarán en función del estado de los registros. Filtra los egresos e ingresa a la aplicación de selección de los mismos Elimina los pagos asociados a un layout Indica que el layout no ha sido validado Indica que el layout ha sido validado Cancela la operación comenzada Descarga el documento.xls del layout Descarga el documento.txt del layout Modifica un layout Guarda las operaciones seleccionadas Borra la información capturada Elimina los egresos asociados a un layout Asocia pagos al layout Despliega el calendario Página 4 de 39

5 3. Ingreso al módulo de Tesorería Al ingresar al del Fideicomiso con el rol de Responsable administrativo se podrá ver una pantalla como la mostrada en la Figura 1, la cual consta de 3 módulos. Figura 1.- Página principal del SIG@ Fideicomiso Deberá seleccionar el módulo denominado Control Financiero, como se observa en la Figura 2. Página 5 de 39

6 Figura 2.- Acceso al Módulo de Control Financiero En el módulo de Control Financiero se encontrará el menú de módulos (véase Figura 3), a través de los cuales podrá ingresar a las diversas aplicaciones de SIG@ del Fideicomiso referentes al control de presupuesto de su Dependencia. Figura 3.- Módulo de Control Financiero Página 6 de 39

7 En el menú de módulos (véase Figura 4) deberá seleccionar la pestaña denominada Tesorería. Figura 4- Módulos Al ingresar al módulo denominado Tesorería se visualizará un formulario para seleccionar y generar layouts (véase Figura 5). Figura 5.- Módulo de Tesorería Página 7 de 39

8 4. Módulo de Tesorería Al ingresar al módulo de Tesorería del del Fideicomiso se encontrarán los campos que deberán ser seleccionados o capturados a fin de consultar los layouts creados previamente (véase Figura 6). Figura 6.- Campos habilitados para la generación y administración de layouts A continuación se describe el proceso a través del cual se agrupan los egresos para su pago Consulta de egresos registrados Se deberá proporcionar información solicitada en la sección denominada Área que egresa el recurso (véase Figura 7), la información seleccionada servirá para filtrar los egresos registrados en el SIG@ del Fideicomiso y agruparlos en layouts. Página 8 de 39

9 Figura 7.- Área que egresa el recurso Se deberá seleccionar de la barra desplegable el año del egreso que se desea pagar, como se muestra en la Figura 8. Figura 8.- Barra desplegable para elegir el año Se solicitará que seleccione de la barra desplegable el Tipo de Compra correspondiente al egreso, como se muestra en la Figura 9. Figura 9.- Barra desplegable para elegir el tipo de compra Deberá seleccionar de la barra desplegable el Tipo de Movimiento Bancario que corresponde al pago del egreso, como se muestra en la Figura 10. Página 9 de 39

10 Figura 10.- Barra desplegable para elegir el año En los campos donde se solicita indicar la Fecha de Inicio y Fecha de Fin se deberá elegir el rango de tiempo de búsqueda del egreso, para abrir el calendario se deberá seleccionar el botón de acción como se observa en la Figura 11. Figura 11.- Calendario desplegable El campo con el Tipo de Beneficiario se asignará automáticamente al seleccionar el tipo de compra, como se observa en la Figura 12, por cual no podrá ser modificado. Figura 12.- Tipo de beneficiario asignado y botón de acción para buscar Página 10 de 39

11 Para borrar la información seleccionada se podrá seleccionar el botón de acción, ubicado en la parte inferior del campo denominado Área que Egresa el Recurso (véase Figura 12). Al concluir la selección de la información referente al egreso se deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 12), con lo cual se abrirá una ventana con los registros que coincidan con los datos proporcionados, como se observa en la Figura 13, en la aplicación se podrán agrupar los egresos y generar Layouts para pago, lo cual se detallará en el siguiente punto del presente manual de usuario. Figura 13.- Resultado de la búsqueda y aplicación para generar layouts 4.2. Creación de Layouts En la aplicación denominada Selección de Egresos para Generar Layouts (véase Figura 14) se podrán seleccionar uno o varios egresos para Página 11 de 39

12 generar un layout, el cual servirá para agrupar los pagos pendientes y facilitar el procedimiento. Figura 14.- Aplicación denominada Selección de egresos para generar layout Se podrán filtrar los egresos proporcionando el nombre del proveedor y seleccionando el botón de acción (véase Figura 15). Figura 15.- Barra para filtrar los egresos Al costado derecho de los Egresos Registrados (véase Figura 14) estarán disponibles casillas de selección para elegir los registros que conformarán el layout, se podrá seleccionar uno por uno, como se observa en la Figura 16, o se podrán seleccionar todos los registros disponibles eligiendo la casilla verde, como se observa en la Figura 17. Página 12 de 39

13 Figura 16.- Selección de egresos uno por uno Figura 17.- Selección de todos los egresos registrados Al concluir la selección de los egresos se deberá guardar a través del botón de acción, si se desea cerrar la ventana sin cambios se podrá seleccionar el botón de acción, ambos ubicados en la parte inferior de los egresos registrados (véase Figura 18). Figura 18.- Botones de acción Al seleccionar la opción para guardar el layout, se solicitará que confirme la operación a través de una ventana de diálogo, como se observa en la Figura 19. Página 13 de 39

14 Figura 19.- Solicitud de confirmación Si se seleccionó la opción aceptar se confirmará la generación del layout a través de otra ventana de diálogo (véase Figura 20). Figura 20.- Confirmación de éxito de la operación Se podrá salir de la aplicación y volver al módulo de Tesorería seleccionando el botón de acción ubicado en el extremo superior derecho (véase Figura 21). Página 14 de 39

15 Figura 21.- Botón de acción para cerrar la aplicación 4.3. Relación y administración de Layouts En la parte inferior del módulo de Tesorería (véase Figura 22), debajo de los campos para buscar y filtrar los egresos, se podrá consultar la relación de layouts generados para su administración. Página 15 de 39

16 Figura 22.- Módulo de tesorería El listado de los layouts generados se encontrarán en la sección denominada Relación Layout (véase Figura 23) donde se podrá consultar la información de cada layout, referente a la fecha, importe total y estado, así mismo se encontrará el campo con acciones disponibles para su administración. Figura 23.- Relación layout y campo de acciones Página 16 de 39

17 4.4 Estados del layouts Cada layout agregado al módulo tendrá un estado asignado, representado por un número dentro de una esfera de color, que indica la etapa del proceso en que se encuentra; el estado corresponde a un layout en captura y el estado corresponde a un layout pagado, como se observa en la Figura 24, los botones de acción estarán disponibles en función del estado del registro. Figura 24.- Estados de los layouts 4.5. Agregar pago En el campo de acciones de la Relación de Layout ubicado al costado derecho (véase Figura 25) se encontrará el botón de acción, con el cual se podrán agregar pagos a los egresos que lo conforman. Página 17 de 39

18 Figura 25.- Botón de acción para agregar pagos Al solicitar asociar un pago a los egresos del layout se ingresará a la aplicación denominada Relación de Egresos Correspondientes al Layout # (véase Figura 26) donde se deberá proporcionar la información solicitada. Figura 26.- Aplicación de Relación de egresos correspondientes al layout # Página 18 de 39

19 Se solicitará indicar la Forma de Pago a través del menú desplegable habilitado para ello, como se muestra en la Figura 27, las opciones disponibles son: efectivo, transferencia, cheque o instrucción bancaria. Figura 27.- Barra desplegable para seleccionar la forma de pago Debido a los lineamientos establecidos, sólo se aceptarán pagos en efectivo menores a pesos, como se indica en la Figura 28, los pagos correspondientes a una cantidad mayor deberán realizarse a través de alguna institución bancaria. Figura 28.- Condiciones del pago según la legislación vigente En el siguiente punto del presente manual de usuario se explica el procedimiento en función de la forma de pago. Página 19 de 39

20 Pago en efectivo Si el pago al egreso se realizará en efectivo se deberá indicar la Fecha de Pago a través del calendario desplegable (véase Figura 29), disponible al presionar el botón de acción. Sólo se podrá elegir una fecha a partir de la creación del egreso. Figura 29.- Botón de acción para desplegar el calendario Al concluir la captura y/ selección de los datos solicitados se deberá guardar el pago a través del botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 30). Para cancelar la operación se deberá seleccionar el botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 30). Página 20 de 39

21 Figura 30.- Botones de acción para cancelar y guardar el pago El SIG@ del Fideicomiso solicitará confirmar que desea guardar el pago a través de una ventana de diálogo, como se observa en la Figura 31. Figura 31.- Solicitud de confirmación Página 21 de 39

22 Al seleccionar la opción aceptar se confirmará la operación a través de otra ventana de diálogo (véase Figura 32) Figura 32.- Confirmación de éxito de la operación La información del pago guardado se reflejará en la sección denominada Relación de Egresos Pagados (véase Figura 33) de la aplicación. Figura 33.- Relación de egresos pagados y botón de acción para revertir la operación Página 22 de 39

23 Se podrá regresar el pago seleccionando el botón de acción en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 33). ubicado Pago por transferencia Si el pago al egreso corresponde a una transferencia se deberá indicar la fecha de pago a través del calendario desplegable (véase Figura 34) disponible al presionar el botón de acción solo se podrá elegir una fecha a partir de la creación del egreso. Figura 34.- Calendario desplegable Posteriormente se deberá capturar el número de la operación bancaria, como se observa en la Figura 35. Figura 35.- Campo para capturar la operación bancaria Página 23 de 39

24 Al concluir la captura y/o selección de los datos solicitados, se deberá guardar el pago a través del botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 36). Si se desea cancelar la operación se podrá seleccionar el botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 36). Figura 36.- Botones de acción para cancelar y para guardar el pago agregado El SIG@ del Fideicomiso solicitará confirmar la operación a través de una ventana de diálogo, como se observa en la Figura 37. Figura 37.- Solicitud de confirmación Página 24 de 39

25 Al seleccionar la opción aceptar se confirmará la operación a través de otra ventana de diálogo (véase Figura 38) Figura 38.- Confirmación de éxito de la operación La información del pago guardado se reflejará en la sección denominada Relación de egresos pagados (véase Figura 39) de la aplicación. Figura 39.- Relación de egresos pagados Página 25 de 39

26 Se podrá regresar el pago seleccionando el botón de acción en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 39) Pago por cheque ubicado Si el pago al egreso se realiza mediante un cheque se deberá indicar la fecha de pago a través del calendario desplegable (véase Figura 40) disponible al presionar el botón de acción solo se podrá elegir una fecha a partir de la creación del egreso. Figura 40.- Calendario desplegable Posteriormente se deberá capturar el Número de la Operación Bancaria como se observa en la Figura 41. Figura 41.- Página principal del SIG@ Fideicomiso Al concluir la captura y/o selección de los datos solicitados se deberá guardar el pago a través del botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 41). Si se desea cancelar la Página 26 de 39

27 operación se podrá seleccionar el botón de acción inferior de la aplicación (véase Figura 41). ubicado en la parte Figura 41.- Botones de acción para cancelar y para guardar el pago El SIG@ del Fideicomiso solicitará confirmar que se desea asociar el pago a través de una ventana de diálogo, como se observa en la Figura 42. Figura 42.- Solicitud de confirmación Página 27 de 39

28 Al seleccionar la opción aceptar se confirmará la operación a través de otra ventana de diálogo (véase Figura 43). Figura 43.- Mensaje de confirmación La información del pago guardado se reflejará en la sección denominada Relación de Egresos Pagados (véase Figura 44) de la aplicación. Figura 44.- Relación de egresos pagados y botón de acción para revertir a la operación Página 28 de 39

29 Se podrá regresar el pago seleccionando el botón de acción en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 44). ubicado Pago por instrucción bancaria Cuando el pago se realice por Instrucción Bancaria se solicitará seleccionar, de las barras desplegables, la Forma de Liquidación, el Concepto del Pago y capturar el Número de Oficio en los campos habilitados para eso (véase Figura 45). Figura 45.- Información solicitada cuando se paga por instrucción bancaria Posteriormente se deberá indicar la Fecha de Pago a través del calendario desplegable (véase Figura 46) disponible al presionar, dicho botón de acción solo se podrá elegir una fecha a partir de la creación del egreso. Figura 46.- Calendario desplegable Posteriormente se deberá capturar el Número de la Operación Bancaria como se observa en la Figura 47. Página 29 de 39

30 Figura 47.- Campo para capturar el número de operación bancaria Al concluir la captura y/o selección de los datos solicitados, se deberá guardar el pago a través del botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 48). Si se desea cancelar la operación se podrá seleccionar el botón de acción ubicado en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 48). Figura 48.- Botones de acción para cancelar y para guardar el pago Página 30 de 39

31 El del Fideicomiso solicitará confirmar la operación a través de una ventana de diálogo, como se observa en la Figura 49. Figura 49.- Solicitud de confirmación Al seleccionar la opción aceptar se confirmará la operación a través de otra ventana de diálogo (véase Figura 50) Figura 50.- Confirmación de éxito de la operación La información del pago guardado se reflejará en la sección denominada Relación de egresos pagados (véase Figura 51) de la aplicación. Página 31 de 39

32 Figura 51.- Relación de egresos pagados y botón de acción para revertir la operación Se podrá regresar el pago seleccionando el botón de acción en la parte inferior de la aplicación (véase Figura 51)., ubicado 4.6 Editar Solo se podrá modificar un layout que no se encuentre en estado (validado). Para editarlo se deberá seleccionar, este botón de acción se ubica en el campo de acciones de la Relación de Layout en el módulo de Tesorería (véase Figura 52). Página 32 de 39

33 Figura 52.- Relación de Layout Se abrirá una ventana con la Relación de Egresos Correspondientes al Layout # (véase Figura 53) y los botones de acción para eliminarlos o para cerrar la ventana. Figura 53.- Relación de egresos asociados y botones de acción para eliminar y cancelar la eliminación Página 33 de 39

34 Para eliminar uno o más egreso del layout se deberá seleccionar la casilla ubicada en el campo de acciones (véase Figura 54). Figura 54.- Casilla para seleccionar el egreso y botón de acción para eliminarlo del layout Posteriormente se deberá presionar el botón de acción (véase Figura 54) para eliminar los registros seleccionados. Si se desea cancelar la operación deberá seleccionar el botón de acción (véase Figura 54). El sistema solicitará que se confirme la eliminación del registro a través de una ventana de diálogo (Figura 55). Figura 55.- Solicitud de confirmación Si se seleccionó la opción Aceptar se notificará el éxito de la operación a través de otra ventana de diálogo, como la mostrada en la Figura 56. Página 34 de 39

35 Figura 56.- confirmación de eliminación de los registros 4.7. Validar/ Pagar layouts Para concluir con el proceso se deberá validar el layout generado, lo que indica que el o los egresos asociados al mismo ya han sido pagados, el SIG@ del Fideicomiso solo permitirá validar los layouts que tengan el total de pagos asociados a los egresos que lo conforman, para mayor información al respecto se podrá consultar el punto 5.5 del presente manual de usuarios. Se deberán ubicar los botones de acción disponibles en la Relación de Layout (véase Figura 57). Figura 57.- Relación layout Página 35 de 39

36 Posteriormente se deberá seleccionar el botón de acción para validar el layout (véase Figura 57), se solicitará confirmar la validación a través de una ventana de diálogo como la mostrada en la Figura 58. Figura 58.- Solicitud de confirmación Si se aceptó la validación del layout se confirmará, a través de otra ventana de diálogo, el éxito de la operación como se muestra en la Figura 59. Figura 59.- Confirmación de validación exitosa El estado del registro cambiará de a como se muestra en la Figura 60, también cambiarán los botones de acción disponibles. Página 36 de 39

37 Figura 60.- Cambio de estado y botones de acción disponibles 4.8. Eliminar Se podrá eliminar un registro que se encuentre en estado (edición), la operación se realizará seleccionando el botón de acción ubicado en el campo de acciones de la Relación de Layout (véase Figura 61). Figura 61.- Relación de Layout Se solicitará que se confirme la eliminación del layout a través de un cuadro de diálogo, como se observa en la Figura 62. Página 37 de 39

38 Figura 62.- Solicitud de confirmación Al seleccionar la opción aceptar se borrará el layout registrado por lo cual ya no estará disponible en la relación Excel Se podrá descargar el layout en formato.xls (Excel) seleccionando el botón de acción, disponible en el campo de acciones de la Relación de Layouts (véase Figura 63). La descarga estará disponible sin importar el estado del registro. Figura 63.- Relación de layout La descarga del archivo se realizará en su ordenador, las opciones de descarga estarán habilitadas en función de la configuración de su navegador web. Página 38 de 39

39 4.10. Descargar Layouts Cuando un layout se encuentra en estado (pagado) se podrá descargar a través del botón de acción, ubicado en el campo de acciones de la relación de layouts (véase Figura 64). Figura 64.- Relación de Layout El archivo se descargará en su ordenador, las opciones de descarga estarán habilitadas en función de la configuración de su navegador web. Adicional a esta guía y para resolver cualquier duda o en el caso de requerir información sobre el uso del SIG@ vertiente Fideicomiso podrá establecer contacto con el personal de la CSII en las extensiones 57301, 57302, 57304, y Versión 1.2 ===000=== Página 39 de 39