Sistema de Cotizaciones UABC

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Coordinación de Servicios Administrativos Sistema de Cotizaciones UABC Manual de Usuario Proveedor Abril, 2015

2 Tabla de contenido 1 Introducción Objetivo del manual Organización del manual Requisitos del sistema Requisitos de software Requisitos de hardware Ingreso al sistema Operación del sistema Descripción de la pantalla principal Mi cuenta Modificar mis datos Agregar subcuentas Eliminar subcuentas Invitaciones Subasta Adquisición directa Adquisición directa sobre cerrado Órdenes de compra Generadas Normales Complementarias Folio de solicitud de compra Consulta de la información Folio de orden Fechas Todas Canceladas Folio de solicitud de compra Consulta de la información Folio de orden Fechas Todas Finiquitadas

3 2.4.3 Facturas Validar Historial de participación Subasta Adquisición directa Adquisición directa sobre cerrado Reportes Manual Salir

4 1 Introducción L a Universidad Autónoma de Baja California se ha distinguido siempre por ser una Institución que está a la vanguardia en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación como apoyo a sus actividades sustantivas y a sus procesos administrativos. Siguiendo este lineamiento, la Coordinación de Servicios Administrativos, identificó la necesidad de modificar el proceso de compras y de cotizaciones que actualmente se sigue en la Universidad para obtener una mayor eficiencia, de esta manera se planteó la generación del sistema de Cotizaciones y el ecompras UABC a través de Internet como solución a esta necesidad. El sistema ecompras UABC en línea permite a la Coordinación y a los Departamentos de Servicios Administrativos, así como a las Unidades Académicas y Administrativas ser eficientes en el proceso de compras el cual inicia con la recepción de la solicitud de compra y finaliza con la entrega en tiempo y forma, del material y/o equipo solicitados por los usuarios. Así mismo, el sistema de Cotizaciones, permite a los proveedores facilitar su participación en el proceso de cotización y el de ventas. En este documento, se describe de forma clara cómo utilizar el sistema de Cotizaciones UABC, con el propósito de brindar a los Proveedores (Usuario) las facilidades para consultar sus datos de registro, participar en las invitaciones, consultar las órdenes generadas y finiquitadas, consultar su historial de participación, además de permitirle generar reportes, entre otras actividades. Es importante que el Proveedor consulte este manual antes y/o durante la utilización del sistema para un mejor manejo del mismo. 1.1 Objetivo del manual El objetivo principal de este Manual es ayudar y guiar al Usuario en la utilización del sistema de Cotizaciones de la UABC, de manera fácil e intuitiva. 3

5 Las responsabilidades del usuario son: Administrar sus datos de registro. Atender las invitaciones. Consultar las órdenes generadas y finiquitadas. Conocer su historial de participación. Generar los reportes de seguimiento. 1.2 Organización del manual Este manual está organizado en dos apartados: Introducción. Menciona de manera general los antecedentes del sistema, el objetivo y organización del manual. También se indican los requisitos del sistema y los pasos necesarios para ingresar. Operación del sistema. Es la descripción textual y gráfica de las secciones que se encuentran en el sistema, las cuales son: Mi cuenta Invitaciones Órdenes de compra Historial de participación Reportes Manual Salir 1.3 Requisitos del sistema Para una mejor funcionalidad del sistema, el Usuario deberá contar con el siguiente software y hardware Requisitos de software Navegador de Internet: Mozilla Firefox Acrobat Reader Java Script Ventanas emergentes activadas 4

6 1.3.2 Requisitos de hardware Equipo de cómputo Conexión a Internet 1.4 Ingreso al sistema Para ingresar al sistema de Cotizaciones UABC, el proveedor debe contar con un usuario y una contraseña de acceso. Primeramente, se debe seleccionar el navegador de Internet que se utilizará (Figura 1). Selección del navegador Figura 1. Selección del navegador de Internet. En la ventana que se abre, se debe capturar la dirección electrónica del sistema una vez capturada la dirección, presionará la tecla Enter o la flecha al final de la barra de direcciones (Figura 2). Barra de direcciones Flecha para avanzar Figura 2. Dirección electrónica para ingresar al sistema de Cotizaciones UABC. 5

7 Finalmente, aparece la pantalla principal de acceso al sistema, donde el Usuario deberá capturar su información de cuenta para ingresar (Figura 3). Campo para el usuario Campo para la clave Botón ingresar Botón cancelar Los campos que se deben capturar son: Figura 3. Pantalla principal de acceso al sistema. Usuario. El proveedor deberá capturar el usuario que tiene asignado para ingresar al sistema. Clave. La clave se refiere a la contraseña para ingresar al sistema. Una vez capturada la información, se presiona el botón Ingresar para que el sistema valide la información proporcionada y permita el acceso a las opciones del menú. En caso de que la información no sea la correcta, el sistema enviará un mensaje indicando esta situación (Figura 4). Mensaje de error Figura 4. Mensaje de error en los datos capturados. Si el Usuario decide no ingresar al sistema, puede cancelar la información capturada mediante el botón Limpiar (Figura 3). 6

8 2 Operación del sistema A continuación se describen todas las opciones que se encuentran disponibles para el Proveedor. 2.1 Descripción de la pantalla principal En la pantalla principal (Figura 5) se encuentra: Enlace a la UABC: Al seleccionar el escudo, lleva a la página principal de la Universidad Autónoma de Baja California. Menú principal: Son las opciones que permiten al Usuario ejecutar sus tareas. Usuario en el sistema: Se muestra el nombre del usuario que ingresó al sistema. Área de despliegue: Espacio dentro de la página donde se mostrarán los formularios, tablas con información, y todos los resultados de las opciones seleccionadas. Enlace a la UABC Menú principal Usuario en el sistema Área de despliegue Figura 5. Pantalla principal del sistema de Cotizaciones UABC. 2.2 Mi cuenta Las operaciones bajo Mi cuenta, permiten consultar y modificar los datos de la cuenta del Usuario; agregar o eliminar subcuentas (Figura 6). 7

9 Figura 6. Opción mi cuenta Modificar mis datos Al seleccionar el botón Modificar mis datos, el sistema despliega un formulario con los datos del Usuario que se encuentran registrados (Figura 7). 8

10 Botón modificar Figura 7. Datos de registro del Usuario. Nombre: Nombre del Proveedor. Ciudad: Ciudad donde se encuentra ubicado el Proveedor. Usuario: Nombre del usuario con el que está registrado el Proveedor. Clave: Contraseña con la cual ingresa el Proveedor al sistema. Confirmar clave: El Proveedor debe capturar la clave dos veces para evitar errores. Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del Proveedor. URL: En caso de que el Proveedor tenga dirección de Internet, se debe capturar en este campo. El Proveedor puede modificar los datos de la clave, confirmar clave, el correo electrónico y el URL. Los datos nombre, ciudad y usuario solamente pueden ser modificados por el Administrador del sistema. Una vez que el Usuario modificó sus datos, el siguiente paso es presionar el botón Modificar para que se guarden los cambios (Figura 7). Si todo es correcto, el sistema muestra la información actualizada en el formulario (Figura 8). 9

11 Figura 8. Pantalla que muestra los datos actualizados. Al modificar la información, los campos clave, confirmar clave y correo electrónico son obligatorios y no deben dejarse vacíos, de lo contrario, el sistema desplegará un mensaje de notificación indicando que son necesarios los campos (Figura 9). Mensaje indicando que son obligatorios los campos Figura 9. Notificación de campos vacíos. Por otro lado, el sistema también valida que la clave y la información de confirmar clave sea la misma, de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje solicitando insertar el mismo valor (Figura 10). 10

12 Figura 10. Mensaje solicitando inserte el mismo valor Agregar subcuentas En la opción Mi cuenta, el proveedor también puede revisar que subcuentas tiene asignadas y puede agregar otras subcuentas para poder participar; de tal manera que al seleccionar Mi cuenta, se muestra el listado de las subcuentas asignadas y el botón Agregar subcuentas (Figura 11). Botón Figura 11. Subcuentas asignadas al proveedor. 11

13 Al seleccionar el botón Agregar subcuentas, se muestra un listado con todas las subcuentas registradas en el sistema para que el proveedor seleccione las que desea agregar (Figura 12). Botón Figura 12. Listado de subcuentas para seleccionar por el proveedor. Al seleccionar el botón Agregar subcuentas, es necesario que el proveedor haya seleccionado al menos una subcuenta, de lo contrario se enviará un mensaje con la indicación (Figura 13). Figura 13. Mensaje indicando que se debe seleccionar una subcuenta. Una vez seleccionada la subcuenta o subcuentas, el proveedor debe seleccionar el botón Agregar subcuenta (Figura 14); el sistema confirmará si está de acuerdo en agregar las subcuentas seleccionadas (Figura 15). 12

14 Botón Figura 14. Selección de subcuentas. Figura 15. Mensaje de confirmación para agregar las subcuentas. Al seleccionar Agregar, el sistema actualiza el listado de subcuentas asignadas al proveedor (Figura 16). 13

15 Listado actualizado Figura 16. Listado de subcuentas actualizados Eliminar subcuentas A través de Mi cuenta, también es posible Eliminar subcuentas que tiene asignadas un proveedor, y en las cuales ya no desea o no puede participar. La opción se muestra en la parte de abajo del listado de subcuentas activas (Figura 17). Botón Figura 17. Opción para eliminar subcuentas a un proveedor. Para eliminar una o varias subcuentas, el proveedor debe seleccionar la casilla de verificación que se ubica a la izquierda de cada subcuenta, ya que de no realizar la 14

16 selección, y al presionar el botón Eliminar subcuentas seleccionadas, el sistema enviará un mensaje con la indicación (Figura 18). Figura 18. Mensaje indicando que debe seleccionar al menos una subcuenta. Al seleccionar las subcuentas y presionar el botón correspondiente (Figura 19), el sistema valida que está seguro de borrar las subcuentas seleccionadas mediante un mensaje (Figura 20). Botón Figura 19. Selección de subcuentas a eliminar. Figura 20. Mensaje confirmando que desea borrar las subcuentas. Si no está de acuerdo en eliminar las subcuentas, deberá presionar el botón Cancel, de lo contrario, debe seleccionar Borrar para que el sistema elimine las subcuentas y actualice el listado al proveedor (Figura 21). 15

17 Subcuentas Figura 21. Listado de subcuentas actualizado. 2.3 Invitaciones La segunda opción del menú es Invitaciones, a través del cual el proveedor puede cotizar invitaciones por Subasta, Adquisición directa y Adquisición directa en sobre cerrado (Figura 22). Figura 22. Menú invitaciones Subasta La opción Subasta (Figura 23) permite al proveedor cotizar una solicitud las veces que sea necesario, siempre y cuando la invitación no sea cerrada. 16

18 Figura 23. Submenú subasta. Al seleccionar la opción, el sistema primeramente valida que el proveedor tenga solicitudes invitadas, de no ser así, le envía un mensaje indicando que no tiene invitaciones para cotizar (Figura 24). Figura 24. Mensaje indicando que no tiene invitaciones por subasta. En caso de que si tenga invitaciones por subasta, el sistema despliega un listado con las invitaciones en las cuales puede participar el proveedor. La información que se muestra es el No. de invitación, el número de Folio de compras, la Subcuenta, la Descripción del primer artículo, el Tipo de adjudicación, Tipo de moneda a cotizar, la Fecha de vencimiento de la invitación, el Campus donde deberá realizar la entrega del producto y finalmente, en caso de que se hayan especificado características especiales, se muestra el documento adjunto con las especificaciones (Figura 25). Figura 25. Listado de solicitudes por cotizar en subasta. Para cotizar una solicitud, el proveedor debe seleccionar el No. de invitación correspondiente (Figura 26). 17

19 Selección Figura 26. Selección de una invitación para cotizar. Se despliega una ventana que muestra de encabezado información general de la cotización, como es el tipo de invitación, moneda, adjudicación, lugar y fecha. Posteriormente, muestra los campos que deberá seleccionar o capturar el proveedor, respecto a la cotización que realizará. Los campos que se muestran en el formulario para la subasta son (Figura 27): Cantidad. Se refiere a la cantidad de artículos que se van a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Unidad. Indica la unidad de medida, es decir, si se trata de piezas, cajas, etcétera. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Artículos. Es la descripción general del artículo que se va a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Garantía en días. El proveedor debe capturar los días que dará como garantía del producto que está cotizando. Días de entrega (hábiles). El proveedor debe seleccionar los días hábiles que tardará en hacer entrega del producto cotizado, en caso de ganar la subasta. Última cotización (con IVA). Se muestra al proveedor la última cotización que se ha realizado por otros proveedores, con el propósito de determine si puede ofrecer otra cotización más baja. Precio unitario. El proveedor debe capturar el precio unitario que ofrece para el artículo que está cotizando. IVA. Se refiere al IVA que se va a aplicar en la compra. Moneda. El formulario muestra el tipo de moneda en la que debe cotizar el proveedor. Esta información no la puede modificar. Subtotal. El subtotal se muestra automáticamente, después de multiplicar el precio unitario por la cantidad. Presupuesto. Es la cotización final incluyendo el IVA. Cotizar. El proveedor debe seleccionar si decide enviar la cotización a la Subasta, o no desea cotizar. Descripción adicional. En caso de que el artículo que está ofreciendo el proveedor incluya características adicionales de las mencionadas en la invitación, el proveedor debe mencionarlas en este campo. Archivo. Si se desea adjuntar algún documento con la cotización a detalle, se puede utilizar el campo Archivo. Se permiten archivos tipo doc, docx, xlx, xlxs, pdf o txt, con un tamaño no mayor a los 10 MB. 18

20 Fecha de vencimiento de cotización. Finalmente, el proveedor debe indicar la fecha de vencimiento de la cotización que está realizando. Información Campos a capturar Figura 27. Formulario para cotizar una solicitud. Los campos Garantía, Precio unitario, IVA, y Fecha de vencimiento, son obligatorios para el proveedor, en caso de que presione el botón Visualizar cotización y falte alguno de los datos o los tenga en cero (Figura 28), el sistema enviará la notificación (Figura 29, Figura 30, Figura 31, Figura 32). Botón Figura 28. Campos vacíos o con información en cero. 19

21 Figura 29. Mensaje solicitando la garantía. Figura 30. Mensaje solicitando el precio unitario. Figura 31. Mensaje indicando que debe seleccionar el IVA. Figura 32. Mensaje solicitando la fecha de vencimiento. Una vez que el proveedor capturó toda la información y seleccionó el botón Visualizar cotización (Figura 33); el sistema valida que la cotización que está realizando el proveedor no sea mayor que la última cotización mostrada en el formulario (Figura 34); así mismo, el sistema hace la indicación que debe tener al menos una diferencia de un peso (Figura 35). 20

22 Botón Figura 33. Formulario con la información lista para cotizar. Figura 34. Indicación que la cantidad cotizada no debe ser mayor a la del formulario. Figura 35. Mensaje indicando que la diferencia debe ser mayor a un peso. Una vez que el proveedor ha realizado las correcciones, al visualizar la cotización, el sistema muestra la información capturada y los botones Regresar, Enviar e Imprimir (Figura 36). 21

23 Botones Figura 36. Formulario previo con la información para enviar la cotización. Al seleccionar Imprimir, el proveedor puede visualizar la cotización; y en caso de querer realizar algún cambio, puede presionar el botón Regresar (Figura 37). Botón Figura 37. Opción regresar para modificar una cotización. Posteriormente, si el proveedor decide si cotizar y considera que la información capturada es la correcta, debe seleccionar el botón Enviar, para que la cotización sea enviada a la Subasta (Figura 38). 22

24 Botón Figura 38. Selección para enviar la cotización a la subasta. El sistema envía un mensaje indicando que la cotización para la invitación seleccionada, ha sido realizada (Figura 39). Figura 39. Mensaje indicando que la cotización ha sido realizada. Una vez realizada la cotización, el sistema despliega nuevamente la solicitud en el listado para que el proveedor pueda dar seguimiento y en caso de requerirlo, volver a realizar una cotización diferente (Figura 40). Actualización Figura 40. Formulario con la última cotización actualizada. En cada invitación que recibe el proveedor, él puede decidir no participar en la cotización, para lo cual debe seleccionar No en la opción Cotizar (Figura 41). 23

25 Selección Figura 41. Selección para no cotizar. Al decidir no cotizar, se solicita al proveedor que indique la Razón por la cual no quiere participar en la subasta (Figura 42). Razón Figura 42. Razón para no participar en la subasta. Una vez capturado el motivo, el proveedor debe enviar la información (Figura 43). 24

26 Figura 43. Opción para enviar la información del porque no se participó en la subasta Adquisición directa La segunda opción del menú Invitaciones es Adquisición directa, la cual permite al proveedor cotizar aquellas solicitudes que le llegan directamente y donde no tiene que estar actualizando la cotización con base a otros proveedores (Figura 44). Figura 44. Submenú adquisición directa. Al seleccionar la opción, el sistema primeramente verifica que se tengan solicitudes para el tipo de invitación seleccionado, en caso de que no se tengan, el sistema enviará un mensaje con la indicación (Figura 45). 25

27 Figura 45. Mensaje indicando que no se tienen solicitudes invitadas. En caso de que si tenga invitaciones por subasta, el sistema despliega un listado con las invitaciones en las cuales puede participar el proveedor. La información que se muestra es el No. de invitación, el número de Folio de compras, la Subcuenta, la Descripción del primer artículo, el Tipo de adjudicación, Tipo de moneda a cotizar, la Fecha de vencimiento de la invitación, el Campus donde deberá realizar la entrega del producto y finalmente, en caso de que se hayan especificado características especiales, se muestra el documento adjunto con las especificaciones (Figura 46). Figura 46. Listado de solicitudes invitadas en adquisición directa. Al seleccionar el No. de invitación que desea cotizar, el sistema desplegará una ventana con encabezado de la información general de la cotización, como es el tipo de invitación, moneda, adjudicación, lugar y fecha. Posteriormente, muestra los campos que deberá seleccionar o capturar el proveedor, respecto a la cotización que realizará. Los campos que se muestran en el formulario para la adquisición directa son (Figura 47): Cantidad. Se refiere a la cantidad de artículos que se van a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. 26

28 Unidad. Indica la unidad de medida, es decir, si se trata de piezas, cajas, etcétera. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Artículos. Es la descripción general del artículo que se va a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Garantía en días. El proveedor debe capturar los días que dará como garantía del producto que está cotizando. Días de entrega (hábiles). El proveedor también debe capturar los días hábiles que tardará en hacer entrega del producto cotizado. Precio unitario. El proveedor debe capturar el precio unitario que ofrece para el artículo que está cotizando. IVA. Se refiere al IVA que se va a aplicar en la compra. Moneda. El proveedor debe seleccionar el tipo de moneda en que está realizando la cotización. Subtotal. El subtotal se muestra automáticamente, después de multiplicar el precio unitario por la cantidad. Presupuesto. Es la cotización final incluyendo el IVA. Cotizar. El proveedor debe seleccionar si decide cotizar o no la invitación. Descripción adicional. En caso de que el artículo que está ofreciendo el proveedor incluya características adicionales de las mencionadas en la invitación, debe mencionarlas en este campo. Archivo. Si se desea adjuntar algún documento con la cotización a detalle, se puede utilizar el campo Archivo. Se permiten archivos tipo doc, docx, xlx, xlxs, pdf o txt, con un tamaño no mayor a los 10 MB. Fecha de vencimiento de cotización. Finalmente, el proveedor debe indicar la fecha de vencimiento de la cotización que está realizando. Información Campos a capturar Figura 47. Formulario para cotizar una solicitud. Los campos Garantía, Días de entrega, Precio unitario, IVA, Moneda, y Fecha de vencimiento, son obligatorios para el proveedor, en caso de que presione el botón Visualizar cotización y falte alguno de los datos o los tenga en cero, el sistema enviará 27

29 las notificaciones correspondientes (Figura 48, Figura 49, Figura 50, Figura 51, Figura 52, Figura 53). Figura 48. Mensaje solicitando la garantía. Figura 49. Mensaje solicitando los días de entrega. Figura 50. Mensaje solicitando el precio unitario. Figura 51. Mensaje indicando que debe seleccionar el IVA. Figura 52. Mensaje solicitando el tipo de moneda. 28

30 Figura 53. Mensaje solicitando la fecha de vencimiento. Al seleccionar la Fecha de vencimiento, el sistema valida que no sea menor que la fecha actual, de lo contrario enviará un mensaje con la indicación (Figura 54). Figura 54. Mensaje indicando que la fecha no debe ser menor a la actual. Una vez que el proveedor capturó toda la información y seleccionó el botón Visualizar cotización (Figura 55), el sistema muestra la información capturada y los botones Regresar, Enviar e Imprimir (Figura 56). Botón Figura 55. Formulario con información para visualizar la cotización. 29

31 Botones Figura 56. Información de la cotización. El proveedor puede Imprimir la cotización a través del botón correspondiente (Figura 57) Botón Figura 57. Opción para imprimir la cotización. También puede visualizar la cotización, y en caso de querer realizar algún cambio, puede presionar el botón Regresar (Figura 58). 30

32 Botón Figura 58. Opción regresar para modificar la cotización. Posteriormente, si el proveedor decide si cotizar y considera que la información capturada es la correcta, debe seleccionar el botón Enviar, para que la cotización sea finalizada (Figura 59). Botón Figura 59. Opción para enviar la cotización. El sistema envía un mensaje indicando que la cotización para la invitación seleccionada, ha sido realizada (Figura 60). Figura 60. Mensaje indicando que la cotización ha sido realizada. 31

33 Una vez realizada la cotización, el sistema despliega nuevamente la solicitud en el listado para que el proveedor pueda dar seguimiento y en caso de requerirlo, volver a realizar una cotización diferente (Figura 61). Figura 61. Listado de solicitudes actualizado. En cada invitación que recibe el proveedor, él puede decidir no participar en la cotización, para lo cual debe seleccionar No en la opción Cotizar, y debe indicar la razón por la cual no desea participar (Figura 62). Selección Figura 62. Selección para no cotizar Adquisición directa sobre cerrado La tercera opción del menú Invitaciones permite al proveedor participar en cotizaciones para el tipo de invitación Adquisiciones directas en sobre cerrado (Figura 63). 32

34 Figura 63. Submenú adquisición directa en sobre cerrado. Al seleccionar la opción, el sistema primeramente verifica que se tengan solicitudes para el tipo de invitación seleccionado, en caso de que no se tengan, el sistema enviará un mensaje con la indicación (Figura 64). Figura 64. Mensaje indicando que no se tienen invitaciones. En caso de que si tenga invitaciones por adquisición directa en sobre cerrado, el sistema despliega un listado con las invitaciones en las cuales puede participar el proveedor. La información que se muestra es el No. de invitación, el número de Folio de compras, la Subcuenta, la Descripción del primer artículo, el Tipo de adjudicación, Tipo de moneda a cotizar, la Fecha de vencimiento de la invitación, el Campus donde deberá realizar la entrega del producto y finalmente, en caso de que se hayan especificado características especiales, se muestra el documento adjunto con las especificaciones (Figura 65). 33

35 Figura 65. Listado de solicitudes invitadas en adquisición directa. Al seleccionar el No. de invitación que desea cotizar (Figura 66), el sistema despliega una ventana con encabezado de la información general de la cotización, como es el tipo de invitación, moneda, adjudicación, lugar y fecha. Posteriormente, muestra los campos que deberá seleccionar o capturar el proveedor, respecto a la cotización que realizará. Figura 66. Selección de una invitación para cotizar. Los campos que se muestran en el formulario para la adquisición directa en sobre cerrado son (Figura 67): Cantidad. Se refiere a la cantidad de artículos que se van a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Unidad. Indica la unidad de medida, es decir, si se trata de piezas, cajas, etcétera. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Artículos. Es la descripción general del artículo que se va a cotizar. Este dato se muestra por omisión y el proveedor no lo puede modificar. Garantía en días. El proveedor debe capturar los días que dará como garantía del producto que está cotizando. Días de entrega (hábiles). El proveedor también debe capturar los días hábiles que tardará en hacer entrega del producto cotizado. Precio unitario. El proveedor debe capturar el precio unitario que ofrece para el artículo que está cotizando. IVA. Se refiere al IVA que se va a aplicar en la compra. Moneda. El proveedor debe seleccionar el tipo de moneda en que está realizando la cotización. 34

36 Subtotal. El subtotal se muestra automáticamente, después de multiplicar el precio unitario por la cantidad. Presupuesto. Es la cotización final incluyendo el IVA. Cotizar. El proveedor debe seleccionar si decide cotizar o no la invitación. Descripción adicional. En caso de que el artículo que está ofreciendo el proveedor incluya características adicionales de las mencionadas en la invitación, debe mencionarlas en este campo. Archivo. Si se desea adjuntar algún documento con la cotización a detalle, se puede utilizar el campo Archivo. Se permiten archivos tipo doc, docx, xlx, xlxs, pdf o txt, con un tamaño no mayor a los 10 MB. Fecha de vencimiento de cotización. Finalmente, el proveedor debe indicar la fecha de vencimiento de la cotización que está realizando. Información Campos a capturar Figura 67. Formulario para cotizar una solicitud. Los campos Garantía, Días de entrega, Precio unitario, IVA, Moneda, y Fecha de vencimiento, son obligatorios para el proveedor, en caso de que presione el botón Visualizar cotización y falte alguno de los datos o los tenga en cero, el sistema enviará las notificaciones correspondientes (Figura 68, Figura 69, Figura 70, Figura 71, Figura 72, Figura 73). Figura 68. Mensaje solicitando la garantía. Figura 69. Mensaje solicitando los días de entrega. 35

37 Figura 70. Mensaje solicitando el precio unitario. Figura 71. Mensaje indicando que debe seleccionar el IVA. Figura 72. Mensaje solicitando el tipo de moneda. Figura 73. Mensaje solicitando la fecha de vencimiento. Al seleccionar la Fecha de vencimiento, el sistema valida que no sea menor que la fecha actual, de lo contrario enviará un mensaje con la indicación (Figura 74). Figura 74. Mensaje indicando que la fecha no debe ser menor a la actual. Una vez que el proveedor capturó toda la información y seleccionó el botón Visualizar cotización, el sistema muestra la información capturada y los botones Regresar, Enviar e Imprimir (Figura 75). 36

38 Botones Figura 75. Información de la cotización. El proveedor puede Imprimir la cotización a través del botón correspondiente (Figura 76) Botón Figura 76. Opción para imprimir la cotización. También puede visualizar la cotización, y en caso de querer realizar algún cambio, puede presionar el botón Regresar (Figura 77). 37

39 Botón Figura 77. Opción regresar para modificar la cotización. Posteriormente, si el proveedor decide si cotizar y considera que la información capturada es la correcta, debe seleccionar el botón Enviar, para que la cotización sea finalizada (Figura 78). Botón Figura 78. Opción para enviar la cotización. El sistema envía un mensaje indicando que la cotización para la invitación seleccionada, ha sido realizada (Figura 79). Figura 79. Mensaje indicando que la cotización ha sido realizada. En cada invitación que recibe el proveedor, él puede decidir no participar en la cotización, para lo cual debe seleccionar No en la opción Cotizar, y debe indicar la razón por la cual no desea participar (Figura 80). 38

40 Selección Figura 80. Selección para no cotizar. 2.4 Órdenes de compra El menú Órdenes de compra permite conocer el reporte de las órdenes que han sido Generadas o Finiquitadas (Figura 81). Figura 81. Menú órdenes de compra Generadas Al seleccionar la opción Generadas, se muestra un submenú con las opciones Normales, Complementarias y Canceladas (Figura 82). Figura 82. Opción generadas del menú órdenes de compra. 39

41 Normales Para conocer el reporte de las órdenes de compra que han sido generadas como Normales, el proveedor debe seleccionar la opción correspondiente (Figura 83). Figura 83. Opción normales del submenú generadas. El sistema verifica que el proveedor tenga órdenes de compra generadas, de lo contrario enviará un mensaje con la indicación (Figura 84). Figura 84. Mensaje indicando que no se tienen órdenes de compra generadas. En caso de que si se cuente con órdenes de compra generadas normales, el sistema mostrará un listado con las invitaciones y con la opción para consultar cada orden generada (Figura 85). Listado Figura 85. Listado de órdenes de compra generadas normales. 40

42 El proveedor puede consultar la información de las órdenes de compra, seleccionando el botón Consultar orden que se ubica al final de cada invitación (Figura 86). Opción Figura 86. Opción para consultar una orden de compra. El sistema solicita la confirmación para consultar la orden seleccionada, en caso de no requerir consultar la orden, debe presionar Cancelar; sin embargo, si está de acuerdo en consultar la orden, deberá seleccionar el botón Aceptar (Figura 87). Figura 87. Mensaje de confirmación para consultar la orden de compra. Al seleccionar Aceptar, se muestra la orden de compra generada (Figura 88). Figura 88. Orden de compra generada normal. 41

43 Complementarias La segunda opción de órdenes de compra generadas, son las Complementarias (Figura 89). Figura 89. Opción complementarias del submenú generadas. Al seleccionar Complementarias, se muestra la opción que permitirá al proveedor elegir un filtro para obtener el reporte de las órdenes de compra complementarias (Figura 90). Opción Figura 90. Opción órdenes de compra complementarias Las consultas se pueden realizar por (Figura 91): Folio de solicitud de compra Folio de orden Fechas Todas las solicitudes Figura 91. Opciones de búsqueda. 42

44 Folio de solicitud de compra Al seleccionar la opción Folio de solicitud de compra (Figura 92), se despliegan dos campos para que el proveedor capture el folio inicial y el folio final de solicitud de compra que desea consultar (Figura 93). Figura 92. Opción de búsqueda por folio de solicitud de compra. Figura 93. Formulario de búsqueda por folio de solicitud de compra Consulta de la información Una vez seleccionado el tipo de búsqueda y capturada la información correspondiente, el sistema valida que se tengan órdenes de compra complementarias, en caso de que no se tengan, el sistema enviará un mensaje con la indicación (Figura 94). Figura 94. Mensaje indicando que no se tienen órdenes de compra complementarias. 43

45 En caso de que si se cuente con órdenes de compra generadas complementarias, el sistema mostrará un listado con las invitaciones y con la opción para consultar cada orden generada (Figura 95). Listado Figura 95. Listado de órdenes de compra generadas complementarias. El proveedor puede consultar la información de las órdenes de compra, seleccionando el botón Consultar orden que se ubica al final de cada invitación (Figura 96). Opción Figura 96. Opción para consultar una orden de compra. El sistema solicita la confirmación para consultar la orden seleccionada, en caso de no requerir consultar la orden, debe presionar Cancelar; sin embargo, si está de acuerdo en consultar la orden, deberá seleccionar el botón Aceptar (Figura 97). 44

46 Figura 97. Mensaje de confirmación para consultar la orden de compra. Al seleccionar Aceptar, se muestra la orden de compra generada (Figura 98). Figura 98. Orden de compra generada Folio de orden La segunda opción que puede utilizar el proveedor para realizar búsquedas de órdenes de compra, es a través del Folio de orden (Figura 99). Al seleccionar esta opción se habilitan dos campos donde el proveedor deberá capturar el folio de orden inicial y el folio de orden final de la consulta (Figura 100). 45

47 Figura 99. Opción de búsqueda por folio de orden. Figura 100. Formulario de búsqueda por folio de orden. Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas complementarias, debe consultar el apartado de este documento Fechas El Rango de fechas, también permite al proveedor realizar búsquedas de las órdenes de compra complementarias (Figura 101); al seleccionar la opción se muestra el campo de la fecha inicial y el de la fecha final de consulta (Figura 102). Figura 101. Opción de búsqueda por fechas. 46

48 Figura 102. Formulario de búsqueda por fechas. Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas complementarias, debe consultar el apartado de este documento Todas La última opción de búsqueda es por todas las órdenes de compra complementarias En esta opción no se tienen campos que capturar, basta con seleccionar Todas de la lista desplegable (Figura 103). Figura 103. Opción de búsqueda para todas las solicitudes de compra. Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas complementarias, debe consultar el apartado de este documento Canceladas La última opción del submenú Generadas, son las órdenes de compra Canceladas (Figura 104). 47

49 Figura 104. Opción canceladas del submenú generadas. Al seleccionar Canceladas, se muestra la opción que permitirá al proveedor elegir un filtro para obtener el reporte de las órdenes de compra canceladas (Figura 105). Opción Figura 105. Opción órdenes de compra complementarias Las consultas se pueden realizar por (Figura 106): Folio de solicitud de compra Folio de orden Fechas Todas las solicitudes Figura 106. Opciones de búsqueda Folio de solicitud de compra Al seleccionar la opción Folio de solicitud de compra (Figura 107), se despliegan dos campos para que el proveedor capture el folio inicial y el folio final de solicitud de compra que desea consultar (Figura 108). 48

50 Figura 107. Opción de búsqueda por folio de solicitud de compra. Figura 108. Formulario de búsqueda por folio de solicitud de compra Consulta de la información Una vez seleccionado el tipo de búsqueda y capturada la información correspondiente, el sistema valida que se tengan órdenes de compra canceladas, en caso de que no se tengan, el sistema enviará un mensaje con la indicación (Figura 109). Figura 109. Mensaje indicando que no se tienen órdenes de compra complementarias. En caso de que si se cuente con órdenes de compra generadas, el sistema mostrará un listado con las invitaciones y con la opción para consultar cada orden generada (Figura 110). 49

51 Listado Figura 110. Listado de órdenes de compra generadas canceladas. El proveedor puede consultar la información de las órdenes de compra, seleccionando el botón Consultar orden que se ubica al final de cada invitación (Figura 111). Opción Figura 111. Opción para consultar una orden de compra. El sistema solicita la confirmación para consultar la orden seleccionada, en caso de no requerir consultar la orden, debe presionar Cancelar; sin embargo, si está de acuerdo en consultar la orden, deberá seleccionar el botón Aceptar (Figura 112). Figura 112. Mensaje de confirmación para consultar la orden de compra. Al seleccionar Aceptar, se muestra la orden de compra generada (Figura 113). 50

52 Figura 113. Orden de compra generada Folio de orden La segunda opción que puede utilizar el proveedor para realizar búsquedas de órdenes de compra, es a través del Folio de orden (Figura 114). Al seleccionar esta opción se habilitan dos campos donde el proveedor deberá capturar el folio de orden inicial y el folio de orden final de la consulta (Figura 115). Figura 114. Opción de búsqueda por folio de orden. Figura 115. Formulario de búsqueda por folio de orden. 51

53 Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas canceladas, debe consultar el apartado de este documento Fechas El Rango de fechas, también permite al proveedor realizar búsquedas de las órdenes de compra canceladas (Figura 116); al seleccionar la opción se muestra el campo de la fecha inicial y el de la fecha final de consulta (Figura 117). Figura 116. Opción de búsqueda por fechas. Figura 117. Formulario de búsqueda por fechas. Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas canceladas, debe consultar el apartado de este documento Todas La última opción de búsqueda es por todas las órdenes de compra canceladas. En esta opción no se tienen campos que capturar, basta con seleccionar Todas de la lista desplegable (Figura 118). 52

54 Figura 118. Formulario de búsqueda para todas las órdenes de compra. Para conocer como revisar la información de las órdenes de compra generadas canceladas, debe consultar el apartado de este documento Finiquitadas La opción Finiquitadas, permite a un proveedor consultar las órdenes de compra que ya han sido liquidadas (Figura 119). Figura 119. Opción finiquitadas del menú órdenes de compra. Al seleccionar la opción, el sistema primeramente valida que se tengan registros de órdenes de compra finiquitadas, sino enviará un mensaje con la indicación (Figura 120). Figura 120. Mensaje indicando que no se tienen órdenes de compra finiquitadas. 53

55 En caso de que si se tengan órdenes de compra finiquitadas, el sistema mostrará un listado con las órdenes de compra; mostrando el ID de la invitación, el número de folio de compras y el folio de la orden (Figura 121). Figura 121. Listado de órdenes de compra finiquitadas. El proveedor puede seleccionar una orden de compra para conocer el detalle de la información, para esto, debe seleccionar el botón Consular orden que se encuentra ubicado al final de cada invitación (Figura 122). Botón Figura 122. Listado de órdenes de compra finiquitadas. Al seleccionar Consultar orden, el sistema preguntará si está seguro de consultar la orden seleccionada; si no está seguro, puede Cancelar la operación, o bien, puede visualizar la orden al presionar el botón Aceptar (Figura 123) Figura 123. Mensaje de confirmación para consultar la orden de compra. 54

56 Al presionar Aceptar, el sistema muestra la orden de compra finiquitada que seleccionó el proveedor (Figura 124). Figura 124. Orden de compra finiquitada Facturas El menú Facturas permite al Proveedor validar las facturas (Figura 125). Figura 125. Menú Facturas Validar Para que el Proveedor pueda validar la factura debe seleccionar la opción Validar del submenú Facturas (Figura 126). 55

57 Figura 126. Opción para validar factura. Se muestra un formulario donde el Proveedor debe indicar el Tipo de pago que va a solicitar, el cual puede ser Total o Anticipo (Figura 127). Tipos Figura 127. Formulario con los tipos de pago. Al seleccionar el tipo de pago Total, se desplegará la información del número del proveedor y la opción de obtener las ordenes de compra (Figura 128). Figura 128. Formulario del tipo de pago Total. El Proveedor debe seleccionar el botón Obtener órdenes de compra (Figura 128) para que se despliegue el listado de órdenes pendientes de validar y seleccioné la o las órdenes que serán validadas por medio del botón OC (Figura 129). 56

58 Botón Figura 129. Listado de órdenes de compra. Al seleccionar una orden de compra, el sistema despliega otro formulario que debe ser llenado en la información de los campos obligatorios (Figura 130). 57

59 Botón Figura 130. Formulario para validar factura. Una vez que haya capturado los campos en el formulario, el Proveedor debe presionar el botón Validar y se mostrará un mensaje de confirmación para validar la factura (Figura 131). Figura 131. Mensaje de confirmación. 58

60 Al seleccionar el tipo de pago por Anticipo, se desplegará la información del número del proveedor y un formulario para que elija la forma de anticipo Por importe o Por porcentaje (Figura 132). Figura 132. Formulario para tipo de pago total. El Proveedor debe seleccionar el botón Obtener órdenes de compra (Figura 132) para que se despliegue el listado de órdenes pendientes de validar y seleccioné la o las órdenes que serán validadas por medio del botón OC (Figura 133). Figura 133. Listado de órdenes de compra. Al seleccionar una orden de compra, el sistema despliega otro formulario que debe ser llenado en la información de los campos obligatorios (Figura 134). 59

61 Botón Figura 134. Formulario para validar factura. Una vez que haya capturado los campos en el formulario, el Proveedor debe presionar el botón Validar y se mostrará un mensaje de confirmación para validar la factura (Figura 135). Figura 135. Mensaje de confirmación. 60

62 Una vez que haya aceptado la confirmación para validar la factura por el tipo de pago (total o anticipo), el sistema mostrará un mensaje confirmando al Cotizador/Cotizador Especial que se validó correctamente la factura (Figura 136). Figura 136. Mensaje para confirmar la validación de la factura. 2.5 Historial de participación A través del Historial de participación, un proveedor puede generar el reporte de participación en los diferentes tipos de invitación que puede participar, como es subasta, adquisición directa y adquisición directa en sobre cerrado (Figura 137). 61

63 Figura 137. Menú historial de participación Subasta La opción Subasta (Figura 138), permite a un proveedor conocer su historial de participación dentro de las invitaciones de tipo subasta. Figura 138. Opción subasta del menú historial de participación. Al seleccionar esta opción, el proveedor puede realizar la consulta de una invitación Por fecha, Intervalo de fechas, Por mes o Por Subcuenta (Figura 139). Opciones de consulta Figura 139. Opciones de consulta del historial de invitaciones por subasta. Una vez seleccionado el tipo de consulta y capturado la información de búsqueda, al presionar el botón Buscar (Figura 140), el sistema verifica que el proveedor tenga invitaciones por subasta en su historial, de lo contrario enviará un mensaje indicando que no se tiene historial en este tipo de invitaciones (Figura 141). 62

64 Botón Figura 140. Formulario con datos de consulta. Figura 141. Mensaje indicando que no tiene historial de participación. Por otro lado, si el proveedor si cuenta con historial de invitaciones, al seleccionar un número de invitación (Figura 142), el sistema verifica que el proveedor haya cotizado, sino, enviará un mensaje mencionando que no participó en la invitación (Figura 143). Invitación Figura 142. Listado con el historial de invitaciones por subasta. 63

65 Figura 143. Mensaje indicando que no participó en la invitación. Para el caso que el proveedor si haya participado en la invitación, al seleccionar el Número de invitación en el listado (Figura 144), el sistema muestra la información de la cotización para la invitación seleccionada (Figura 145). Invitación Figura 144. Historial de invitaciones por subasta. Figura 145. Información de la cotización para la invitación seleccionada Adquisición directa La opción Adquisición directa (Figura 146), permite a un proveedor conocer su historial de participación dentro de las invitaciones de tipo adquisición directa. 64

66 Figura 146. Opción adquisición directa del menú historial de participación. Al seleccionar esta opción, el proveedor puede realizar la consulta de una invitación Por fecha, Intervalo de fechas, Por mes o Por Subcuenta (Figura 147). Opciones de consulta Figura 147. Opciones de consulta del historial de invitaciones por adquisición directa. Una vez seleccionado el tipo de consulta y capturado la información de búsqueda, al presionar el botón Buscar (Figura 148), el sistema verifica que el proveedor tenga invitaciones por adquisición directa en su historial, de lo contrario enviará un mensaje indicando que no se tiene historial en este tipo de invitaciones (Figura 149). Botón Figura 148. Formulario con datos de consulta. 65

67 Figura 149. Mensaje indicando que no tiene historial de participación. Por otro lado, si el proveedor cuenta con historial de invitaciones, al seleccionar un número de invitación (Figura 150), el sistema verifica que el proveedor haya cotizado, sino, enviará un mensaje mencionando que no participó en la invitación (Figura 151). Invitación Figura 150. Listado con el historial de invitaciones. Figura 151. Mensaje indicando que no participó en la invitación. Para el caso que el proveedor si haya participado en la invitación, al seleccionar el Número de invitación del listado (Figura 152), el sistema mostrará la información de la cotización para la invitación seleccionada (Figura 153). Invitación Figura 152. Historial de invitaciones por adquisición directa. 66

68 Figura 153. Información de la cotización para la invitación seleccionada Adquisición directa sobre cerrado El último historial que puede consultar un proveedor con base al tipo de invitación es el de Adquisición directa sobre cerrado (Figura 154). Figura 154. Opción adquisición directa del menú historial de participación. Al seleccionar esta opción, el proveedor puede realizar la consulta de una invitación Por fecha, Intervalo de fechas, Por mes o Por Subcuenta (Figura 155). 67

69 Opciones de consulta Figura 155. Opciones de consulta del historial de invitaciones por adquisición directa. Una vez seleccionado el tipo de consulta y capturado la información de búsqueda, al presionar el botón Buscar (Figura 156), el sistema verifica que el proveedor tenga invitaciones por adquisición directa sobre cerrado en su historial, de lo contrario enviará un mensaje indicando que no se tiene historial en este tipo de invitaciones (Figura 157). Botón Figura 156. Formulario con datos de consulta. Figura 157. Mensaje indicando que no tiene historial de participación. Por otro lado, si el proveedor cuenta con historial de invitaciones, al seleccionar un número de invitación (Figura 158), el sistema verifica que el proveedor haya cotizado, sino, enviará un mensaje mencionando que no participó en la invitación (Figura 159). 68

70 Invitación Figura 158. Listado con el historial de invitaciones. Figura 159. Mensaje indicando que no participó en la invitación. Para el caso que el proveedor si haya participado en la invitación, al seleccionar el Número de invitación del listado (Figura 160), el sistema mostrará la información de la cotización para la invitación seleccionada (Figura 161). Invitación Figura 160. Historial de invitaciones por adquisición directa. Figura 161. Información de la cotización para la invitación seleccionada. 69

71 2.6 Reportes Al seleccionar Reportes (Figura 162), el proveedor puede generar el reporte con las Solicitudes no cotizadas (Figura 163). Figura 162. Menú reportes. Figura 163. Opción solicitudes no cotizadas del menú reportes. Al seleccionar la opción Solicitudes no cotizadas, el sistema primeramente verifica que el proveedor tenga registros, de lo contrario enviará un mensaje con la indicación (Figura 164). Figura 164. Mensaje indicando que no tiene solicitudes no cotizadas. El sistema muestra un listado con las solicitudes en las que no participó el proveedor, indicando el número de invitación y el número de folio (Figura 165). 70

72 Figura 165. Listado de solicitudes no cotizadas. Al seleccionar un No. de invitación en el listado (Figura 166), el proveedor puede conocer el motivo por el cual no cotizó la invitación (Figura 167). Figura 166. Selección de una invitación. Figura 167. Descripción del motivo por el que no cotizó. 71

73 2.7 Manual Al seleccionar esta opción (Figura 168), se abre una nueva ventana con un archivo PDF que contiene el manual de usuario del sistema para el proveedor (Figura 169). Figura 168. Menú manual. Figura 169. Visualización del manual de usuario del sistema. 2.8 Salir La opción Salir, permite al Usuario cerrar la sesión y regresar a la página de acceso del sistema de Cotizaciones UABC (Figura 170). 72

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