Los iconos que se utilizan para la mayoría de los procesos tienen las siguientes funciones:

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2 2 1. Generalidades Los iconos que se utilizan para la mayoría de los procesos tienen las siguientes funciones: Guarda una nueva solicitud o las modificaciones a una solicitud existente. Busca una solicitud o genera el listado de solicitudes, de acuerdo al criterio de búsqueda. Envía una solicitud capturada. Regresa a la página anterior. Elimina un elemento de los catalogos. Imprime una solicitud o un reporte. Muestra un calendario para seleccionar la fecha.

3 3 Manejo del Sistema INGRESO AL SISTEMA Para ingresar la Solicitud de Servicios, es necesario ir a la dirección de la Intranet de la CODHEM, la cual es: En el menú superior elegir la opción Mantenimiento Vehicular. Ahora tendremos que proporcionar el Usuario y la Contraseña proporcionados por la Subdirección de Recursos Materiales.

4 4 USUARIOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MANTENIMIENTO VEHICULAR El Sistema de Control de Mantenimiento Vehicular, maneja dos tipos de perfil para los usuarios, por un lado está el usuario que captura las solicitudes (Usuario que Captura la Solicitud), y por el otro está el usuario que da atención a las solicitudes y actualiza los catálogos del sistema (Usuario Administrador).

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6 6 Pantalla Principal La pantalla principal se divide en dos partes, la primera de ellas muestra el estatus de todas las solicitudes que tiene el usuario en sesión y está ubicada en la parte superior de la pantalla principal del usuario de captura de solicitudes. En la segunda parte, el usuario capturará las nuevas solicitudes que haga para servicio de sus(s) vehiculo(s) asigando(s).

7 7 Guardar una nueva solicitud En la captura de una nueva solicitud, ya se tiene registrado el nombre del usuario solicitante, y la unidad administrativa a la que pertenece, y se necesita requisitar algunos datos necesarios, como los son: Marca y tipo del vehículo, los vehículos en la lista desplegable que muestra el sistema son los que el usuario y la unidad administrativa tiene asignados, por lo que si algún vehículo está asignado a la unidad administrativa y no se muestra en la lista desplegable, será necesario ponerse en contacto con la Subdirección de Recursos Materiales para que el vehículo faltante sea agregado. Cuando se elige de la lista algún vehículo, el sistema automáticamente muestra el modelo, número de placas, color, número de inventario y kilometraje anterior, estos datos no será posible modificarlos por lo que en caso de existir algún error tendrá que ser notificado a la Subdirección de Recursos Materiales para su corrección. El kilometraje anterior se refiere al kilometraje que se registro como actual en la solicitud anterior de ese vehículo que fue atendida por la Subdirección de Recursos Materiales Se deberá proporcionar además el kilometraje actual del vehículo. Como complemento a la solicitud de servicio vehicular, se especificaran los servicios solicitados para la unidad, entre los que se están: Afinación de motor Suspensión Alineación y balanceo Revisión de frenos Llantas Lavado y engrasado Lavado de carrocería Reparación del sistema eléctrico Otros

8 8 Es posible elegir uno o más servicios en este apartado, en caso de que se seleccione, otros se tendrá que especificar en el campo que para ellos se muestra, que es lo que se requiere. También se deberá de dar una descripción más detallada de los servicios solicitados o de fallas detectadas en el vehículo. Cuando la solicitud este completa hacer clic en, en caso de que algún dato necesario haga falta el sistema mostrará un mensaje indicándolo. Al guardar correctamente la solicitud, se muestra una pantalla de confirmación.

9 9 Muestra un mensaje que dice: LA SOLICITUD HA SIDO GUARDADA, PERO AUN NO ES ENVIADA. PARA ENVIAR LA SOLICITUD HACER CLIC EN "ENVIAR" EN LA LISTA DE SOLICITUDES DE SERVICIO. Lo que indica que la solicitud ya está guardada, pero aun no se envía para su atención, por lo que es posible hacer modificaciones en caso de ser necesarias. Para regresar a la página principal del usuario, hacer clic en

10 10 Modificar una solicitud de servicio Para modificar una solicitud, es necesario que esta no haya sido enviada, es decir, que el estatus de la solicitud este en color azul. Hacer clic en la solicitud que se desea modificar, para proceder con la modificación. Ahora se muestra la pantalla de modificación de la solicitud, la cual es igual a la de captura de una solicitud nueva, solo que la de modificación ya tiene cargados los datos que se guardaron anteriormente. Para proceder a modificar la solicitud siga los pasos descritos en la página11.

11 11 Estatus de las Solicitudes En esta parte se muestran listadas todas las solicitudes que tiene el usuario que se encuentra en sesión, de cada una se muestra el folio de la solicitud, la marca y el tipo de vehículo, el modelo del vehículo, las placas del vehículo, la fecha de la solicitud, el estatus y en caso de que la solicitud no haya sido envida se muestra un icono de enviar solicitud. El estatus de la solicitud está representado por colores y su significado es el siguiente: Indica que la solicitud fue capturada y guardada por el usuario, pero aun no es enviada a la subdirección de recursos materiales, por lo que en este estatus no será atendida. La solicitud ya fue enviada a la Subdirección de Recursos Materiales y ahora serán estos los encargados de dar el seguimiento respectivo. La Subdirección de Recursos Materiales atendió satisfactoriamente la solicitud. La Subdirección de Recursos Materiales, canceló la solicitud, por lo que no se ha procedido con lo solicitado. Además el icono se muestra en todas las solicitudes que ya fueron guardas y están pendientes de enviar, este icono es un acceso para la página de envío de solicitudes.

12 12 Enviar una solicitud Para enviar una solicitud para su atención, hacer clic en el icono encuentra frente a las solicitudes que tiene un estatus de color azul. que se Ahora aparece una pantalla de confirmación, donde se muestran los datos de la solicitud, y se advierte que una vez enviada la solicitud ya no será posible modificarla. Para enviar la solicitud hacer clic en, de lo contrario para cancelar el envío hacer clic en

13 13 Al hacer clic en enviada correctamente. se muestra una confirmación de que la solicitud fue Ahora de procederá con la impresión de la solicitud, haciendo clic en esto para recabar las firmas necesarias y entregar la solicitud impresa la Subdirección de Recursos Materiales.

14 14 Una vez enviada la solicitud, el estatus en el listado de solicitudes para el usuario en sesión cambiará a color amarillo y ya no será posible hacer más modificaciones. Ahora al hacer clic sobre esta solicitud, solo se podrá imprimir la misma y el usuario encargado de capturar la solicitud estará a la espera de que esta sea atendida por la Subdirección de Recursos Materiales.

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16 16 Pantalla Principal La pantalla principal del usuario muestra un menú con las opciones: Solicitudes de Servicios Reportes de Servicios Catalogo de Vehículos Talleres Automotrices Además en la parte inferior de la pantalla principal se muestra un mensaje en caso de que existan solicitudes de servicio nuevas, es decir alguno de los usuarios de captura de solicitudes envío alguna solicitud y esta está pendiente de tender.

17 17 Solicitudes de Servicios En la primera de las opciones del menú, se enlistan todas las solicitudes que los usuario de captura han enviado para su atención, además de aquellas que ya fueron atendidas o canceladas según sea el caso. Para dar seguimiento a alguna de estas solicitudes basta con hacer clic sobre alguna de ellas. Se mostrara ahora el detalle de la solicitud y se procederá dar el seguimiento respectivo a esta solicitud. En esta nueva ventana se elige también el taller encargado de realizar los servicios descritos en la solicitud además de los que pudieran ser necesarios. Se anotará la descripción de los servicios que fueron realizados a la unidad, así como de los importes que se pagaron, teniendo la posibilidad de colocar como máximo 4 facturas y 4 importes, el sistema genera automáticamente el total de los importes colocados.

18 18 Si la solicitud no procede, se marcará la casilla Cancelar Solicitud, y se tendrán que especificar las observaciones por las cuales la solicitud fue cancelada. Cuando se marca la casilla de cancelado, se desactivan las casillas de taller automotriz que realizo el servicio, descripción de los servicios realizados, y los importes.

19 19 Cuando el sistema se atiende correctamente (no se cancela), si no se requisitan alguno de los datos necesarios al dar clic en, se envía un mensaje de error solicitando estos datos. Si todos los datos necesarios han sido completados, al dar clic en se recibe un mensaje de confirmación. Ahora el estatus de la solicitud será de color verde, indicando que la solicitud fue atendida con éxito. En caso de que la se marque la casilla de cancelado y la solicitud, se recibe el mismo mensaje de confirmación, pero ahora el estatus de la solicitud será de color rojo, indicando que la solicitud no procedió.

20 20 Catalogo de Vehículos En la opción se tiene un listado de todos los vehículos con los que cuenta este organismo, y se enlistan en la pagina correspondiente, mostrando marca, tipo, color, modelo, placas y unidad administrativa que lo tiene asignado. Para Agregar un nuevo vehículo, hacer clic en, que está situado en la parte superior derecha de la pantalla, así mismo para modificar un vehículo, hacer clic en el icono, del vehículo correspondiente, de igual forma para modificar hacer clic en el icono.

21 21 Buscar un Vehículo Para realizar la búsqueda de uno de los vehículos dados de alta en el sistema, se deberá colocar un criterio de búsqueda especificando el tipo o la marca del vehículo y haciendo clic en. El sistema muestra las coincidencias encontradas con el criterio especificado, para mostrar todos los vehículos dados de alta en el sistema, hace clic en blanco. sin colocar ningún criterio de búsqueda, es decir con el campo en

22 22 Agregar un Vehículo Al dar de alta un nuevo vehículo, se solicitan los datos: Marca Tipo Modelo Color No. de Placas Tipo de Transmisión No. de Serie No. de Cilindros Kilometraje del vehículo No. de Inventario Unidad administrativa a la que está asignado Resguardatario Proyecto Holograma No circula Verificaciones Al colocar el número de placas del vehículo, el sistema proporciona el día en que no circula, la verificación para el primer semestre y la verificación para el segundo semestre. Se igual forma cuando se selecciona el área administrativa encargada del resguardo del vehículo, el sistema proporciona automáticamente el resguardatario y el proyecto. Si no se proporciona un dato necesario al hacer clic en, el sistema muestra un mensaje alertando al usuario a que proporcione el dato.

23 23 Una vez que todos los datos fueron capturados correctamente, hacer clic en y se mostrara un mensaje confirmando que el vehículo fue agregado correctamente. Se da la posibilidad de seguir capturando otros vehículos o de lo contrario al hacer clic en, se regresa al listado de vehículos dados de alta en el sistema.

24 24 Modificar un vehículo Para modificar un vehículo que fue dado de alta en el sistema, ubicar primero el vehículo ya sea buscándolo en la lista o colocando un criterio y haciendo clic en buscar y después hacer clic en el icono, que se encuentra en el renglón correspondiente. Ahora se muestra la pantalla de captura de un nuevo vehículo, pero con los datos de la unidad solicitada. Y será posible modificar cualquiera de los datos, teniendo en cuenta que cuando se cambia el numero de placas automáticamente cambia el día en que no circula, y las los meses en los que se tiene que llevar a cabo la verificación. De igual forma cuando se cambia la unidad administrativa cambia automáticamente el resguardatario y el proyecto. Así mismo si no algún dato solicitado no es requisitado, y se da clic en, el sistema mostrara un mensaje de alerta indicando que es necesario introducir el dato faltante.

25 25 Si el todos los datos están completos hacer clic en, para finalizar con la el cambio en los datos del vehículo, el sistema mostrará un mensaje confirmando que la operación fue satisfactoria. Y en pantalla se siguen mostrando los datos del vehículo actualizado, dando la posibilidad de realizar otras modificaciones a los mismos. En caso de que no sea necesario llevar a cabo otro cambio hacer clic en para volver al listado de vehículos.

26 26 Eliminar un vehículo Para eliminar un vehículo que fue dado de alta en el sistema, ubicar primero el vehículo ya sea buscándolo en la lista o colocando un criterio y haciendo clic en buscar y después hacer clic en el icono, que se encuentra en el renglón correspondiente. Se muestra una pantalla con todos los datos del vehículo seleccionado y se se tendrá de dar clic en para proceder con la operación, al hacerlo nuevamente se pide confirmación para eliminar el vehículo. Para eliminar el vehículo hacer clic en Aceptar o hacer clic en cancelar en caso contrario. Si se hace clic en Aceptar, entonces se mostrara una pantalla de confirmación indicando que el vehículo fue eliminado del sistema. Si no se quiere proceder con la eliminación del vehículo hacer clic en para volver a la lista de vehículos.

27 27 Catalogo de Talleres Automotrices En la opción se tiene un listado de todos los talleres automotrices que brindan servicio al parque vehicular de este organismo, y se enlistan en la pagina correspondiente, mostrando nombre comercial, propietario, teléfono y especialidad. Para Agregar un nuevo taller, hacer clic en, que está situado en la parte superior derecha de la pantalla, así mismo para modificar un taller, hacer clic en el icono, del taller correspondiente, de igual forma para modificar hacer clic en el icono.

28 28 Buscar un Taller Automotriz Para realizar la búsqueda de uno de los talleres dados de alta en el sistema, se deberá colocar un criterio de búsqueda especificando el nombre del taller y haciendo clic en. El sistema muestra las coincidencias encontradas con el criterio especificado, para mostrar todos los talleres dados de alta en el sistema, hace clic en blanco. sin colocar ningún criterio de búsqueda, es decir con el campo en

29 29 Agregar un Taller Automotriz Al dar de alta un nuevo taller, se solicitan los datos: Nombre Comercial Domicilio Propietario Especialidad Ciudad Teléfono Especialidad Observaciones Si no se proporciona un dato necesario al hacer clic en, el sistema muestra un mensaje alertando al usuario a que proporcione el dato. Una vez que todos los datos fueron capturados correctamente, hacer clic en y se mostrara un mensaje confirmando que el taller fue agregado correctamente. Se da la posibilidad de seguir capturando otros talleres o de lo contrario al hacer clic en, se regresa al listado de talleres dados de alta en el sistema. Modificar un Taller Automotriz

30 30 Para modificar un vehículo que fue dado de alta en el sistema, ubicar primero el vehículo ya sea buscándolo en la lista o colocando un criterio y haciendo clic en buscar y después hacer clic en el icono, que se encuentra en el renglón correspondiente. Ahora se muestra la pantalla de captura de un nuevo taller, pero con los datos de la selección. Y será posible modificar cualquiera de los datos mostrados. Así mismo si no algún dato solicitado no es requisitado, y se da clic en, el sistema mostrara un mensaje de alerta indicando que es necesario introducir el dato faltante.

31 31 Si el todos los datos están completos hacer clic en, para finalizar con la el cambio en los datos del taller, el sistema mostrará un mensaje confirmando que la operación fue satisfactoria. Y en pantalla se siguen mostrando los datos del taller actualizado, dando la posibilidad de realizar otras modificaciones a los mismos. En caso de que no sea necesario llevar a cabo otro cambio hacer clic en para volver al listado de talleres.

32 32 Eliminar un Taller Automotriz Para eliminar un taller automitriz que fue dado de alta en el sistema, ubicar primero el taller ya sea buscándolo en la lista o colocando un criterio y haciendo clic en buscar y después hacer clic en el icono, que se encuentra en el renglón correspondiente. Se muestra una pantalla con todos los datos del taller seleccionado y se se tendrá de dar clic en para proceder con la operación, al hacerlo nuevamente se pide confirmación para eliminar el taller. Para eliminar el taller hacer clic en Aceptar o hacer clic en cancelar en caso contrario. Si se hace clic en Aceptar, entonces se mostrara una pantalla de confirmación indicando que el taller fue eliminado del sistema. Si no se quiere proceder con la eliminación del taller hacer clic en para volver a la lista de vehículos.

33 33 Reportes En la opción de se generan los listados de los servicios solicitados de de las Unidades Administrativas. Estos reportes son generados a partir de un criterio de búsqueda, pudiendo especificar los criterios por vehículo, unidad administrativa o por solicitud de servicio. Para la búsqueda por vehículo, se podrá especificar uno o más de los siguientes criterios: Marca ó Tipo, Placas, No. de Inventario o un rango de fechas para las solicitudes. Para la búsqueda por Unidad Administrativa, se pueden especificar los criterios de búsqueda: Unidad Administrativa, Resguardatario (titular de la Unidad Administrativa) o un rango de fechas para las solicitudes.

34 34 Para la búsqueda por solicitud de servicio se puede especificar el folio o la fecha de recepción de la solicitud de servicio. En todos los casos, los resultados obtenidos se mostraran en una pantalla que muestra la unidad administrativa responsable del vehículo, los datos generales del vehículo y el importe total de los servicios realizados. Pudiendo obtener un detalle más completo de la búsqueda haciendo clic en la parte superior derecha de la pantalla de resultados en, con esto se mostraran los mismos resultados de la búsqueda pero con mas detalles de los servicios realizados a la solicitud.

35 35 De igual forma para regresar a la versión simple, hacer clic en la parte superior derecha de la pantalla.

36 36 Imprimir Reportes Para la impresión de los reportes, una vez que se ha realizado la búsqueda de las solicitudes por alguno de los criterios mencionados, hacer clic en para manda a impresión el reporte.

37 37 4. Descripción de Productos del Sistema. Con el Sistema de Control de Mantenimiento Vehicular, se tiene un registro de todos los servicios que se realizan a los distintos automóviles con los que cuenta este organismo y se obtienen reportes de los mismos para saber los gastos que se llevan a cabo por unidad administrativa y la frecuencia con la que se solicita un servicio para determinada unidad.

38 38 5. Condiciones de Error. El sistema generará un error cuando al capturar o modificar una solicitud, atender una solicitud, capturar nuevo vehículo o taller automotriz no se especifique algún dato necesario. Proceso: Captura de una solicitud de servicio. Error: Si no se selecciona la marca y el tipo de vehículo. Solución: Seleccionar de la lista desplegable la marca y el tipo de vehículo. Proceso: Captura de una solicitud de servicio. Error: Si no se escribe el kilometraje actual del vehículo. Solución: Escribir el kilometraje actual del vehículo. Proceso: Captura de una solicitud de servicio. Error: Si no el kilometraje actual es menor al kilometraje anterior del vehículo. Solución: Escribir un kilometraje actual mayor al kilometraje anterior del vehículo. Proceso: Captura de una solicitud de servicio.

39 39 Error: Si no se selecciona ningún concepto para los servicios solicitados. Solución: Seleccionar uno o más conceptos. Proceso: Captura de una solicitud de servicio. Error: Si no se describen las fallas detectadas para los servicios solicitados. Solución: Escribir las fallas detectadas para los servicios solicitados. Proceso: Captura de una solicitud de servicio. Error: Si se marco la casilla de otros en los servicios solicitados y no se proporciona una descripción. Solución: Escribir la descripción de otros. Proceso: Seguimiento a una solicitud de servicio. Error: Si no se selecciona el taller automotriz encargado de llevar a cabo

40 40 el servicio. Solución: Seleccionar un taller automotriz encargado del servicio. Proceso: Seguimiento a una solicitud de servicio. Error: Si no se especifican los servicios realizados. Solución: Escribir los servicios que le fueron realizados al vehículo. Proceso: Seguimiento a una solicitud de servicio. Error: Si no se escribe por lo menos uno de los importes de los servicios realizados. Solución: Escribir uno o más importes de los servicios realizado. Proceso: Seguimiento a una solicitud de servicio. Error: Si se marca la casilla de cancelar solicitud y no se especifican las

41 41 observaciones de la cancelación. Solución: Escribir las observaciones de la cancelación de la solicitud. Proceso: Búsqueda de vehículos en el catalogo. Error: No se muestra ningún vehículo en la pantalla a la hora de hacer una búsqueda. Solución : Escribir un criterio de búsqueda diferente o no colocar ningún criterio y dar clic en buscar. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe la marca del vehículo. Solución: Escribir la marca del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el tipo del vehículo.

42 42 Solución: Escribir el tipo del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se selecciona el modelo del vehículo. Solución: Seleccionar el modelo del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el color del vehículo. Solución: Escribir el color del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el número de placas del vehículo.

43 43 Solución: Escribir el número de placas del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no el formato del número de placas del vehículo no es correcto. Solución: Escribir el número de placas del vehículo correctamente. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se selecciona el tipo de transmisión del vehículo. Solución: Seleccionar el tipo de transmisión del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el número de seria del vehículo.

44 44 Solución: Escribir el número de serie del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el número de cilindros del vehículo. Solución: Escribir el número de cilindros del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se selecciona la fecha para el número de kilómetros del vehículo. Solución: Seleccionar la fecha para el número de kilómetros del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el número de kilómetros del vehículo en la fecha marcada.

45 45 Solución: Escribir el número de kilómetros del vehículo en la fecha marcada. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el número de inventario del vehículo. Solución: Escribir el número de inventario del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se selecciona la unidad administrativa que tendrá resguardado el vehículo. Solución: Seleccionar la unidad administrativa que tendrá resguardado el vehículo. Proceso: Agregar un nuevo vehículo. Error: Si no se escribe el holograma del vehículo.

46 46 Solución: Escribir el holograma del vehículo. Proceso: Agregar un nuevo taller automotriz. Error: Si no se escribe el nombre comercial del taller automotriz. Solución: Escribir el nombre comercial del taller automotriz. Proceso: Agregar un nuevo taller automotriz. Error: Si no se escribe el nombre del propietario del taller automotriz. Solución: Escribir el nombre del propietario del taller automotriz. Proceso: Agregar un nuevo taller automotriz. Error: Si no se escribe la especialidad del taller automotriz.

47 47 Solución: Escribir la especialidad del taller automotriz. Proceso: Agregar un nuevo taller automotriz. Error: Si no se escribe el teléfono del taller automotriz. Solución: Escribir el teléfono del taller automotriz. Proceso: Agregar un nuevo taller automotriz. Error: Si no se escribe el domicilio del taller automotriz. Solución: Escribir el domicilio del taller automotriz. Proceso: Buscar un taller automotriz. Error: Si no se encuentra coincidencias con el criterio de búsqueda para el taller automotriz.

48 48 Solución: Escribir un nuevo criterio de búsqueda para el taller automotriz o no colocar ningún criterio de búsqueda y hacer clic en buscar para mostrar todos los talleres.