GUÍA IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES

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1 GUÍA IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES

2 INDICE I.- IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES..3 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL ESTADO...4 II.- MENÚ PRINCIPAL...5 CAMBIAR CONTRASEÑA, CERRAR SESIÓN DESCRIPCIÓN DE ÍCONOS...8 III.- UBICAR FUNCIONES DESDE NÓMINA....9 IV.- UBICAR FUNCIÓN DESDE NÓMINA DE OTRO CENTRO DE TRABAJO...10 V.- DESUBICAR UN ELEMENTO DEL LISTADO DE FUNCIONES...12 VI.- GENERAR MENSAJES VII.- ESTABLECER CARGA HORARIA DE DOCENTES VIII.- REPORTES DEFINICIÓN DE AGRUPACIONES GENERALES PRESENTES EN EL REPORTE DE PERSONAL

3 I. IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES Esta es la pantalla de acceso al sistema IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES (figura 1).Cuenta con los siguientes elementos. Fig.1 Pantalla de ingreso al sistema A.- USUARIO: En esta casilla de texto deberá de ingresar la clave de centro de trabajo de 10 caracteres, ejemplo: 33DJN0001S B.- CONTRASEÑA DE ACCESO AL SISTEMA: Clave única de acceso por centro de trabajo. Debe ser cuidadoso al teclear su clave indicando correctamente contiene números, letras mayúsculas ó minúsculas, le recomendamos que desactive el botón Bloq. Mayús. de su computadora al escribir este dato. C.- RECORDAR USUARIO: Mantiene la clave de usuario en próximos accesos al sistema. D.- INGRESAR: Botón de acceso; Una vez establecidos la clave de usuario y la contraseña presionar este botón para iniciar una sesión de trabajo, si los datos no son correctos el sistema le indicará con una leyenda que hay problemas para tener acceso al sistema. E.- DESCARGAR LOS MANUALES: Aquí puede elegir el documento que desea descargar. MANUAL: EXPEDIENTE DE PERSONAL: Al dar clic en este botón aparecerá la información del empleado y la puede imprimir. MANUAL: PLANTILLAS DE PERSONAL: Aquí puede obtener informacion de platillas de personal y la puede imprimir. F.- RECUPERAR CONTRASEÑA: Si usted olvido su contraseña, haga clic sobre el link aquí para poder acceder a la ventana de recuperación de contraseña (figura 2). Posteriormente ingrese su nombre de usuario y presione el botón Buscar, enseguida le aparecerá una pregunta secreta la cual usted respondió la primera ocasión que ingreso al sistema, escriba la 3

4 respuesta de dicha pregunta y haga clic en Aceptar, después de este procedimiento abra recuperado su contraseña y la podrá utilizar para tener acceso al sistema. Fig.2 Pantalla de Recuperar Contraseña. 1.- Aquí inserte su clave de usurario 2.- Dé clic para iniciar la búsqueda de su contraseña. G. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ESTATAL: Presionando el link iremos a la página Web de la SEPyC (Secretaria de Educación Publica y Cultura) Nota 1: El sistema esta configurado inicialmente para que cada usuario tenga una contraseña predefinida, en base al siguiente protocolo Centro de Trabajo: La contraseña será los últimos 8 dígitos de la clave de Usuario, ejemplo: Usuario: 00DES0001S Contraseña: DES0001S Para el caso del archivo del maestro la contraseña será el RFC, ejemplo: RFC: CAST560202CN5 contraseña: CAST560202CN5 Nota 2: Una pantalla le recordará que tiene que cambiar su contraseña predeterminada al momento de ingresar, una vez que cambio su contraseña esta pantalla no volverá aparecer. Le recomendamos anotar su nueva contraseña. Ver figura 3 Fig.3 Pantalla obligatoria de cambio de contraseña cuando es la primera vez que se tiene acceso al sistema de plantillas de personal. 4

5 Nota 2: Solamente puede tener acceso un usuario por centro de trabajo a la vez, un pequeño mensaje le avisará cuando se presente esta situación, es decir, dos o más usuarios no pueden estar trabajando con el mismo centro de trabajo al mismo tiempo. II. MENU PRINCIPAL. Seleccionar del menú: CENTROS DE TRABAJO \ Plantilla como lo ilustra la imagen de la figura 4.. Fig.4 Pantalla De Menú Principal A).- CENTRO DE TRABAJO PLANTILLA (Plantilla) Fig. 5: Pantalla General Identificación de Funciones. A).- Pestañas Expediente del empleado, Identificación de funciones: Al presionar sobre cualquiera de estas pestañas nos presentará la página correspondiente, la pestaña activa se mostrará subrayada; para más detalles del módulo Expediente del Empleado ver: manual de Expediente del Empleado. B).- Datos Generales del Centro de Trabajo: Al presionar el botón podrá ver los datos generales del centro de trabajo como lo ilustra la figura 6, para cerrar este panel presionar nuevamente el mismo botón. 5

6 Fig. 6. Detalles del centro de Trabajo en pantalla de Identificación de Funciones. C).- : Presionando este botón desplegará la ventana de la figura 7, en ella podremos cambiar nuestra contraseña actual por una nueva ingresando los datos que nos solicita la ventana y posteriormente presionando el botón, si deseamos cerrar la ventana presionar el botón ó el botón. Fig. 7. Pantalla de Cambio de Contraseña. D).- : Es la forma correcta de salir del sistema, presionando este botón el sistema nos preguntará si realmente estamos seguros de cerrar la sesión, figura 8. Nota: Si por accidente, descuido u otra causa no cerramos la sesión, es posible que tengamos problemas de ingresar nuevamente al sistema y debamos esperar un lapso aproximado de 40 minutos para poder ingresar nuevamente. Fig. 8: Ventana para cerrar sesión. 6

7 En dado caso que no se le permita ingresar al sistema al momento de firmarse como usuario después del lapso mencionado y el sistema solo le indique la leyenda, Este usuario ya se encuentra conectado al sistema, intente nuevamente en 40 minutos, comuniquese con el área de soporte. E).- : Este botón nos mostrará un menú con los reportes del módulo Identificación de funciones, los reportes disponibles son: - Personal: Resumen del total del personal ubicado y por ubicar, agrupado por función. - Lista Mensajes: Todos los mensajes hechos por el centro de trabajo, clasificados por tipo. - Dictamen: Dictámenes de procedencia hechos por el centro de Trabajo. - Cerrar menú: Cierra el menú de reportes Fig. 10: Lista de Reportes del sistema de identificación de funciones. F).-Información: Al poner el puntero del ratón sobre la etiqueta abrirá un cuadro que indicará qué información esta utilizando el sistema, para cerrar esta opción, sólo mueva el puntero a cualquier otro lugar. Fig.9: Ventana de informe de actualización del sistema. G).- : Este panel nos permite filtrar el personal en nómina por RFC y categoría de pago laborando para el centro de trabajo correspondiente. Si desea ver todo el listado de nómina seleccione: (*) y en el listado de categorías escoja todas. H).- Lista de Nómina: Presenta el listado de personal en nómina del centro de trabajo. 7

8 Fig.11: Lista de Nómina [descripción]. Descripción de los iconos: Personal Ubicado: Personal al cual ya se ha identificado su función. Personal por Ubicar: Personal al cual aún no ha identificado su función. Tomado de otro CT: Cuando se ubica a personal que no cobra en este centro de trabajo (cobra en otro centro de trabajo). Tomado por otro CT: Cuando algún otro centro de trabajo ubica personal de este C.T. Tomado por otro CT parcial: Cuando algún otro centro de trabajo ubica personal de horas, pero no el total de horas de la plaza, ubica una parte parcial del total de horas de la plaza, ejemplo de una plaza de 10 hrs el otro centro de trabajo solo ubica 5 horas. Nuevo fuera de nómina: Cuando el personal no esta en nómina, puede estar pagado por otro sostenimiento Actualizado: Personal con Expediente Actualizado. No Actualizado: Personal con Expediente no actualizado. Flecha de Actualización de lista. Horas: horas restantes por ubicar / Total de horas de la clave presupuestal. Mostrar Filas: Fig. 12 Administrador de páginas En listados muy grandes se podrá administrar las páginas con los siguientes controles: Mostrar filas podemos seleccionar el número de filas que queremos ver en el listado de nómina, de 5 filas hasta 20 filas. El cuadro página nos informa y también establece a la que queremos saltar y en el rectángulo de color obscuro indica el número total de páginas. Los siguientes botones sirven para avanza o regresar las páginas de un en una, es decir, ir a página siguiente o página anterior, o bien con los siguientes botones se puede ir a la página inicial o página final del listado de nómina. I).- Panel de actualización: El panel sirve para indicar las horas a ubicar, función ejercida y turno que labora el personal seleccionado del listado de nómina cuando se le quiere ubicar en la plantilla del centro de trabajo. También en este apartado es posible abrir una ventana para ingresar personal fuera de nómina, es decir, personal que no se encuentra en las nóminas de Secretaría de Educación del Estado, pero labora en el centro de trabajo ejerciendo alguna función. 8

9 J).- Lista de funciones: Presenta, de acuerdo a personal en la lista de nómina seleccionado su función que realiza en el Centro de Trabajo, así como también los botones para asignar un mensaje al personal ubicado y para asignar su carga horaria a los docentes frente a grupo. II. UBICAR FUNCIÓN DESDE NÓMINA (PLAZA JORNADA, PLAZA DE HORAS) PLAZA DE JORNADA 1.- Seleccione de Lista de Nómina a personal de clave presupuestal de jornada (donde la columna HRS sea igual 0/0) como lo ilustra la figura 13. Fig.13: Lista de Nómina [personal de plaza de jornada seleccionado] 2.- Establezca en el panel de actualización su turno y función, posteriormente presione el botón de UBICAR. En el caso de una primaria se incluye la función docente de apoyo en la que se ubicará a personal que realice actividades que impacten en el rubro académico como: tutorías, asesorías, atención a padres de familia, cubrir incidencias de otros docentes y apoyo a la dirección, al ubicar personal de este tipo no podrá editar la casilla de horas. PLAZA DE HORAS 1.- Seleccione de Lista de Nómina a personal de clave presupuestal de horas (donde la columna HRS sea distinto a 0/0) como lo ilustra la figura Establezca en el panel de actualización turno, función posteriormente presione el botón de UBICAR, se puede seleccionar el total de horas de la plaza o una cantidad inferior para dividir la plaza en distintas funciones como en el siguiente ejemplo de la figura 14, no se permite ubicar mas horas que la del total de horas de la plaza ó las horas restantes no ubicadas. 9

10 Fig.14: Lista de Nómina [personal de plaza de horas seleccionado y dividido en dos funciones]. IV. UBICAR FUNCIÓN DESDE NÓMINA DE OTRO CENTRO DE TRABAJO. 1.- En el panel de actualización en el campo RFC ingrese el RFC del personal que no se encuentre en la nómina del centro de trabajo y que desea UBICAR y presione el botón, si el RFC existe se presentará en la lista de nómina. Nota: El RFC debe escribirse completo 13 caracteres. 2.- Si en los datos de nómina se encuentra el personal buscado se desplegará en el listado de nómina y podrá ubicarlo de la misma forma que el personal de nómina, es decir, ubicarlo como plaza por jornada ó horas bajo el mismo procedimiento del apartado anterior. 3.- Una vez ubicado o no ubicado el personal buscado si desea volver a ver el listado de personal en nómina para el centro de trabajo con el que esta trabajando, presione el botón. Fig.15: Búsqueda de un elemento no se refleja en nómina del centro de trabajo 14DES0001S. 10

11 4.- Busque al docente agregado, como lo muestra la figura 16. Fig.16: El personal ubicado desde otro centro de trabajo se identificará por la columna NÓMINA, que indica en que centro de trabajo cobra el personal. UBICAR FUNCIÓN CON OTRO SOSTEMINIENTO. Cuando en el centro de trabajo exista personal pagado por otra instancia diferente a la Secretaría de Educación del Estado, se registra en el sistema de la siguiente forma: 1.- En el Panel de Actualización presione el botón Nuevo fuera de nómina, se desplegará una ventana con la solicitud de datos requeridos. 2.- Ingrese los datos del personal. (Sostenimiento, nombre, RFC, turno, función, horas). 3.- Presione el Botón Guardar. 11

12 Fig.- 17: Agregar personal fuera de nómina Nota 1: Si el nuevo personal a ubicar en la plantilla es de jornada, entonces cada vez que usted seleccione una función de este tipo se pondrá cero en la casilla horas. Nota 2: Si ubica a un nuevo personal fuera de nómina se agregará a su listado de nómina con la clave presupuestal: S/C y se le generará automáticamente su registro de archivo del maestro para ser actualizado. Si usted DESUBICA a un personal fuera de nómina se eliminará del listado de nómina dicho personal así como también su registro de archivo del maestro. V.- DESUBICAR UN ELEMENTO DEL LISTADO DE FUNCIONES. Esta opción permite modificar las funciones que desempeña el personal. 1.- Seleccione un elemento UBICADO del listado de funciones y posteriormente presione el botón DESUBICAR. Nota: Al realizar esta acción si tiene horario establecido será borrado, así como también los mensajes a excepción del mensaje tipo dictamen, el cual una vez registrado ya no es posible borrarlo. 12

13 VI. GENERAR MENSAJES. Los mensajes son aclaraciones y/o notificación adjuntas al proceso de identificación de funciones. Para generar un mensaje siga los siguientes pasos: 1.- Seleccione de la lista de nómina a personal ubicado. 2.- En la lista de funciones de clic sobre el icono para agregar un nuevo mensaje, si el listado de funciones presenta el icono esto indica que este personal ya tiene un mensaje registrado y presionando sobre el permitirá cambiar el contenido del mensaje o borrarlo. 3.- Al presionar el botón aparecerá la pantalla de la figura 18 donde se ingresará el mensaje para ser guardado, para concluir su registro se debe presionar el botón Guardar, y en el listado de personal ubicado cambiará a el botón de mensaje a que indica que el mensaje fue guardado correctamente. 4.- Una vez registrado el mensaje se podrá ser: Actualizarlo, borrarlo, ser impreso, y/o Exportado a Excel Los tipos de mensajes son los siguientes: Fig.- 18: Pantalla para registrar mensajes. 1.- Otros: Alguna nota no relacionada a la persona, plaza o Centro de Trabajo del personal que genera el mensaje. 2.- Al centro de Trabajo: Mensaje relacionado con Centro de Trabajo. 3.- A la persona: Mensaje relacionado con el personal seleccionado. En este tipo de mensaje se deberá señalar para los casos de docentes de tecnología en secundarias Generales o Técnicas las actividades tecnológicas atendidas en el taller a su cargo. Así mismo en los casos de los docentes de asignatura estatal se deberá especificar la nomenclatura asignada, por ejemplo: Historia y Geografía de Zacatecas, etc. Adicionalmente en el caso de las personas Ubicadas en el rubro de Otras Funciones, se deberá agregar un mensaje especificando la función desempeña. 4.- A la plaza: Mensaje relacionado con la plaza del personal seleccionado. 5.- Dictamen (Volante): Mensaje que dará inicio al proceso de validación de reposición de vacancia, Esta mensaje esta relacionado a la persona o a la plaza seleccionada en el listado de funciones, en el cual se seleccionará el motivo de la vacante Es impórtate que se inicie el proceso de validación antes de que la plaza cause baja en la nómina. Nota: Solo se podrá establecer un mensaje por personal ubicado. 13

14 VII. ESTABLECER CARGA HORARIA DE DOCENTES. Para las escuelas de estructura completa en este apartado se señalará la carga horaria o el grado que atienden los docentes frente a grupo. En el caso de las escuelas de estructura incompleta se señalará, los grados que atiende cada docente. En el caso de quien cubre la función de director ya sea con la plaza correspondiente o como encargado, y a su vez atiende grupo es necesario señalar el grado atendido, toda vez que a partir de este dato se identificará la característica de la función directiva:. - Si al personal que se identifica como director tiene categoría de director y no tiene carga horaria registrada es: Director sin grupo. - Si al personal que se identifica como director tiene categoría de director y si tiene carga horaria registrada es: Director con grupo. - Si al personal que se identifica como director no tiene categoría de director y no tiene carga horaria registrada es: Director encargado sin grupo. - Si al personal que se identifica como director no tiene categoría de director y si tiene carga horaria registrada es: Director encargado con grupo. PROCEDIMIENTO Fig.- 19: Pantalla selección de personal para asignar carga horaria. A).- Ubique un personal con función docente. 14

15 B).- Aparecerá una lista, por ejemplo: para secundarias generales y/o secundarias técnicas como lo ilustra la figura 20. Fig. 20: Carga horaria Secundarias Generales y Técnicas. En esta pantalla seleccione hora y día para establecer el grado, materia y grupo que atiende cada docente, posteriormente presione el botón Aceptar, repita este proceso hasta completar todo el horario disponible a ubicar según las horas asignadas a personal ubicado. Si por error estableció una hora y la quiere cambiar, de clic sobre la casilla con símbolo para borrar el dato de ese horario-día y establecerlo en el lugar correcto. Horas plaza: Aparecen el la esquina superior derecha, es el total de horas de la plaza.. Total de horas disponibles: Son las horas asignadas para la función de docente, estas son menor o igual al total de horas de la plaza según como haya divido las horas plaza al ubicar. Horas restantes: Horas disponibles para asignarlas a la carga horaria de docente. VIII. REPORTES. Fig.21 en la imagen se observan los tipos de Dictamen. El sistema de Plantilla de Personal cuenta con tres reportes. 15

16 1.- Reporte de Personal: Agrupa por tipo de función a todo el personal ubicado y por ubicar. Si desea visualizar el detalle de las personas que realizan alguna función en particular presione el botón que se encuentra del lado izquierdo de cada función. Fig. 21: Reporte de personal. Definición de Agrupaciones generales presentes en el reporte de personal: Otras Funciones: Se refiera a todo aquel personal que tiene una función fuera del centro de trabajo, por ejemplo: comisión sindical, comisión área central, entre otras. Plazas sin Ubicar: Se refiera a todo elemento de nómina que no se ha identificado, es decir, falta ubicar en el sistema identificación de funciones. Imprimir Reporte: para imprimir el reporte presione el botón listado tal y como lo observa en pantalla., será impreso el Exportar a Excel: para exportar el listado de personal ubicado a formato Microsoft Excel, presione el botón. 2.- Reporte de Mensajes: Muestra el histórico de todos los mensajes realizados por el Centro de Trabajo clasificados por tipo. Para visualizar todos los mensajes de cierto tipo de clic sobre el botón que se encuentra del lado izquierdo de cada tipo de mensaje. Fig. 22: Reportes, Lista de mensajes. 3.- Reporte de nómina: Es el reporte que de acuerdo a los criterios de programación y optimización determina, la cantidad de personal autorizado en función del tamaño (matrícula) y ubicación geográfica del centro de trabajo. La siguiente imagen nuestra los componentes del Reporte Dictamen. 16

17 A).- Dictamen Fig. 23: Estructura de Dictamen. Nómina: Determina en base a la estructura ocupacional vigente los recursos procedentes para el centro de trabajo. Funciones: Determina en base a la estructura ocupacional vigente los recursos procedentes de acuerdo a la función que el director haya asignado al personal independientemente de la categoría de pago. Funciones Horas: Adicionalmente para el caso de secundarias generales y técnicas se dispone dictamen: Funciones Horas que ilustra las horas aplicadas en base a la carga horaria de los docentes frente a grupo. B).- Proceso Dictamen: Establece el status de la revisión de las áreas responsables sobre la notificación de movimiento de personal generados en el centro de trabajo. 17

18 Fig. 24: Proceso de revisión de dictamen. 1. Identificación del dictamen, folio 2. Fecha de generación del dictamen. 3. Datos de Identificación del Centro de Trabajo donde se genera el dictamen 4. Identificación de la plaza que genera la vacante. 5. Proceso de revisión de las áreas competentes. C).- Histórico de Dictamen: Muestra una lista del histórico de dictámenes generados por el centro de trabajo. 18